Mobiles Arbeiten: Flexibilität und Freiheit in der modernen Arbeitswelt

Entdecken Sie wie hybride Arbeit mit Flexopus vereinfacht werden kann!

Die Arbeitswelt hat sich verändert – und zwar grundlegend. Während noch vor wenigen Jahren die meisten Beschäftigten jeden Tag ins Büro fuhren, ist heute vieles anders geworden. Mobiles Arbeiten gehört für immer mehr Menschen zum Alltag. Ob im Zug, im Café oder auch mal aus dem Ausland: Die Grenzen zwischen festem Arbeitsplatz und flexiblem Arbeiten verschwimmen zunehmend. 

Doch was bedeutet mobiles Arbeiten eigentlich genau? Und welche rechtlichen Rahmenbedingungen gelten in Deutschland? Dieser Artikel beleuchtet alle wichtigen Aspekte rund um mobile Arbeit und zeigt, wie Unternehmen und Beschäftigte gleichermaßen davon profitieren können.

Mobiles Arbeiten Definition

Mobiles Arbeiten bezeichnet die Möglichkeit, berufliche Aufgaben außerhalb der festen Betriebsstätte zu erledigen – und zwar an wechselnden Orten. Anders als im klassischen Home Office ist man dabei nicht an einen bestimmten Ort gebunden, sondern arbeitet dort, wo es gerade passt.

Was ist mobiles Arbeiten?

Beim mobilen Arbeiten gehen Ihre Mitarbeitenden ihrer Tätigkeit von überall aus nach – und zwar ganz einfach über mobile Endgeräte. Der entscheidende Unterschied zwischen mobilem Arbeiten und Home Office: Die Arbeit findet typischerweise an wechselnden Orten statt und ist nicht auf die eigene Wohnung beschränkt. Wichtig ist lediglich, dass die Erreichbarkeit sichergestellt ist. 

Diese Unterscheidung ist nicht nur begrifflich relevant, sondern hat auch rechtliche Konsequenzen. 

Rechtliche Grundlagen für mobiles Arbeiten

In Deutschland können Mitarbeitende grundsätzlich jederzeit den Wunsch äußern, mobil zu arbeiten – etwa von zu Hause oder unterwegs. Ein gesetzlicher Anspruch darauf besteht derzeit allerdings nicht. Wenn Sie mobiles Arbeiten ermöglichen, tun Sie das also auf freiwilliger Basis und können deshalb die Rahmenbedingungen individuell mit Ihren Mitarbeitenden vereinbaren.

Wichtig ist dabei: Auch wenn mobiles Arbeiten gesetzlich nicht definiert ist, heißt das keineswegs, dass keine Regeln gelten. Im Gegenteil – Sie als Arbeitgeber bleiben in der Verantwortung. Das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) gilt uneingeschränkt, ebenso das Arbeitszeitgesetz (ArbZG).

Das bedeutet konkret:

• Sie müssen gemäß § 5 Abs. 1 ArbSchG eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, um mögliche Risiken zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen festzulegen.
• Sie sind verpflichtet, die Ergonomie am Arbeitsplatz und die Sicherheit und Gesundheit Ihrer Mitarbeitenden auch außerhalb der Betriebsstätte sicherzustellen.
• Vorgaben zu Arbeitszeiten, Ruhepausen und Ruhezeiten sowie das Verbot von Sonn- und Feiertagsarbeit gelten unabhängig vom Arbeitsort.

Ein wesentlicher Unterschied zur Telearbeit besteht darin, dass die Arbeitsstättenverordnung beim mobilen Arbeiten keine Anwendung findet. Sie gilt nur für dauerhaft eingerichtete Arbeitsplätze – etwa im Home Office oder in betrieblichen Räumen. Für mobiles Arbeiten im öffentlichen Dienst gelten übrigens gesonderte Vorschriften.

Mobiles Arbeiten in einem hybriden Arbeitsmodell

Die meisten Unternehmen setzen heute nicht mehr auf ein Entweder-oder, sondern auf ein Sowohl-als-auch: Mitarbeitende arbeiten teils im Büro, teils von zuhause oder unterwegs. Dieses hybride Modell bringt spürbar mehr Zufriedenheit und Produktivität – denn es vereint Flexibilität mit Struktur.

Dank leistungsstarker Laptops, sicherer Cloud-Lösungen und BYOD-Konzepten (Bring Your Own Device) ist ortsunabhängiges Arbeiten längst Alltag geworden. Trotzdem bleibt der Büroarbeitsplatz der Ort, an dem konzentriertes Arbeiten, kreativer Austausch und Datenschutz am besten zusammenspielen. Die Mischung macht’s: Mobile Arbeit sorgt für Beweglichkeit, das Büro für Stabilität und Teamgefühl.

Auch für Arbeitgeber ergeben sich durch hybride Modelle interessante Möglichkeiten: Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind, kann die benötigte Bürofläche deutlich reduziert werden. Das spart ekrhebliche Kosten für Miete, Energie und Infrastruktur. Flexible Desk-Sharing-Konzepte ermöglichen es Ihnen also, Ihre Räume im Zusammenhang mit mobilem Arbeiten effizienter zu nutzen. 

Wichtig ist jedoch, dass Sie klare Regelungen treffen, wenn Sie Ihren Teams mobiles Arbeiten erlauben: Wann sind Präsenztage gewünscht? Wie wird die Zusammenarbeit organisiert? Welche technische Ausstattung wird zur Verfügung gestellt? 

Steuererklärung für mobiles Arbeiten

Ein Thema, das Ihre Mitarbeitenden interessieren dürfte: die steuerliche Absetzbarkeit. Seit 2023 gibt es zwei Möglichkeiten, mit denen Arbeitnehmer ihre Kosten für mobiles Arbeiten von der Steuer absetzen können.

Erstens können sie die Home Office-Pauschale nutzen und pro Jahr pauschal bis zu 1.260 Euro (oder 6 Euro pro mobilem Arbeitstag) steuerlich geltend machen – allerdings für maximal 210 Tage im Jahr. Die Tagespauschale wird im Formular N eingetragen, indem die Anzahl der Tage im Home Office angegeben wird.

Zweitens besteht die Möglichkeit, bei einem eingerichteten Arbeitszimmer in den eigenen vier Wänden die realen Kosten anzusetzen. Diese müssen jedoch nachgewiesen und belegt werden können.

Zusätzlich können Ihre Teammitglieder auch Kosten für berufliche Auswärtstätigkeiten absetzen, etwa Fahrtkosten für Fahrten zum Kunden. Die Steuererklärung für mobiles Arbeiten kann sich also durchaus lohnen und sollte in der Kommunikation mit Ihren Beschäftigten thematisiert werden.

Was sind die Vorteile des mobilen Arbeitens?

Mobiles Arbeiten bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für Arbeitnehmende als auch für Unternehmen. Schauen wir uns die wichtigsten einmal genauer an.

Höhere Produktivität und bessere Konzentration

Viele Beschäftigte berichten, dass sie mobil effizienter arbeiten können als im Großraumbüro. Ohne ständige Unterbrechungen durch Kolleginnen und Kollegen lassen sich komplexe Aufgaben besser erledigen. Die Produktivität steigt, weil man sich die Arbeitsumgebung selbst aussuchen kann – ob ruhiges Café, eigene Wohnung oder Hotellounge. Wichtig ist nur, dass die technische Ausstattung stimmt, der Datenschutz gegeben ist und die Konzentration möglich ist.

Mehr Flexibilität und Work-Life-Balance

Mobiles Arbeiten ermöglicht es, Beruf und Privatleben besser miteinander zu vereinbaren. Wer nicht jeden Tag zur Arbeit pendeln muss, spart Zeit und Nerven. Statt zwei Stunden täglich im Stau oder in überfüllten Zügen zu verbringen, kann man diese Zeit sinnvoller nutzen. Das führt zu weniger Stress und mehr Lebensqualität. Allerdings kann Work-Life-Blending – also die Vermischung von Arbeit und Privatleben – auch zur Belastung werden, wenn keine klaren Grenzen gezogen werden, vor allem beim mobilen Arbeiten.

Kostenersparnis für Unternehmen und Mitarbeitende

Für Ihr Unternehmen bedeutet mobiles Arbeiten, dass Sie Kosten senken können. Weniger Bürofläche, geringere Energiekosten, weniger Ausgaben – das summiert sich schnell. Auch Mitarbeitende sparen Geld: Fahrtkosten entfallen, die Verpflegung ist günstiger und auch beim Dresscode kann man entspannter sein. 

Zugang zu einem größeren Talentpool

Wenn der Arbeitsort flexibel ist, können Sie talentierte Fachkräfte aus anderen Städten oder sogar Ländern rekrutieren, denn die geografische Einschränkung fällt weg. Das erhöht die Chancen, die besten Talente zu finden – besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ein nicht zu unterschätzender Vorteil.

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung

New Work Studien zeigen: Wer flexibel arbeiten kann, ist zufriedener mit seinem Job. Die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, die Fluktuation sinkt. Menschen schätzen es, wenn ihnen Vertrauen entgegengebracht wird und sie selbst entscheiden können, wo sie arbeiten möchten. Das stärkt die Bindung an Ihr Unternehmen und macht Sie als Arbeitgeber attraktiver.

Was sind die Nachteile von mobiler Arbeit?

So positiv mobiles Arbeiten auch ist – es gibt durchaus Herausforderungen, die Sie beachten sollten, wenn Sie diese Option in Betracht ziehen:

Eingeschränkte soziale Interaktion

Der spontane Austausch in der Kaffeeküche, das informelle Gespräch nach dem Meeting – all das fehlt beim mobilen Arbeiten. Die soziale Komponente der Arbeit geht teilweise verloren, was sich negativ auf das Teamgefühl und die Unternehmenskultur auswirken kann. Schließlich ersetzen Videokonferenzen  und virtuelle Meetings den persönlichen Kontakt nur bedingt.

Technische und ergonomische Herausforderungen

Nicht überall ist die Internetverbindung stabil und nicht jeder mobile Arbeitsplatz bietet gute Ergonomie. Wer dauerhaft auf dem Sofa, im Café oder am Küchentisch arbeitet, riskiert Rückenschmerzen und Verspannungen. Die Gesundheit im Home Office und beim mobilen Arbeiten sollte nicht vernachlässigt werden. 

Datenschutz- und Sicherheitsrisiken

Wer im Ausland oder im Zug arbeitet, muss besonders auf Datenschutz achten. Offene WLAN-Netzwerke sind ein Sicherheitsrisiko und Bildschirme können von Außenstehenden eingesehen werden. Deshalb sollten Sie klare Sicherheitsrichtlinien kommunizieren und technische Lösungen wie VPN-Verbindungen bereitstellen – am besten halten Sie das auch in einer Vereinbarung fest.

Checkliste für mobiles Arbeiten

Was sollten Sie im Vorfeld vorbereiten, damit Ihre Mitarbeitende mobil arbeiten können? Schließlich gilt es, die gerade beschriebenen Herausforderungen zu minimieren. Daher ist eine gute Planung das A und O. Die folgende Checkliste für mobiles Arbeiten hilft Ihnen, nichts zu vergessen:

• Art der mobilen Arbeit festlegen (z. B. zu Hause oder an wechselnden Orten? Einmalig, gelegentlich oder regelmäßig?)

Sichere VPN-Verbindung einrichten

• Zugang zu allen relevanten Systemen und Tools sicherstellen

• Arbeitsvertragliche Vereinbarungen zur mobilen Arbeit treffen

• Arbeitszeiten und Erreichbarkeit klar definieren

• Datenschutzrichtlinien kommunizieren

• Gefährdungsbeurteilung gemäß Arbeitsschutzgesetz durchführen

• Regelmäßige virtuelle Team-Meetings planen

• Ansprechpartner für technische Probleme benennen

• Hinweise zu ergonomischem Arbeiten geben und ggf. Zuschüsse für ergonomische Ausstattung gewähren

• Schulungen zum sicheren Umgang mit Daten durchführen

• Richtlinien für die Nutzung öffentlicher WLAN-Netze festlegen

• Verschlüsselung sensibler Daten sicherstellen

• Regelungen für Workation oder Home Office im Ausland definieren

• Regelmäßig Feedback einholen und Prozesse anpassen

So stellen Sie sicher, dass bei der Implementierung vom mobilen Arbeiten in Ihrem Unternehmen alles mit rechten Dingen zugeht und Sie die Vorteile voll ausschöpfen können.

Fazit

Mobiles Arbeiten ist mehr als nur ein Trend – es ist eine nachhaltige Veränderung unserer Arbeitswelt. Die Flexibilität, die diese Arbeitsform bietet, kommt sowohl Ihrem Unternehmen als auch Ihren Beschäftigten zugute. Sie können Kosten senken, ihre Bürofläche effizienter nutzen und gleichzeitig attraktiver für Talente werden. Dabei profitieren Ihre Mitarbeitenden von mehr Autonomie, weniger Pendelzeit und einer besseren Work-Life-Balance.

Gleichzeitig dürfen aber auch die Herausforderungen nicht unterschätzt werden. Wer mobiles Arbeiten erfolgreich umsetzen möchte, sollte auf eine durchdachte Strategie setzen. Mit der richtigen Vorbereitung und einer Checkliste für mobiles Arbeiten steht der Arbeit 4.0 nichts mehr im Wege.