Ausgezeichnete Besuchermanagement Software

Die Besuchermanagement Software Flexopus unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung einer modernen Besucherregistrierung und -verwaltung. Mitarbeitende können mit der App ganz einfach externe Besucher anmelden und sicher dokumentieren.

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Digitale Besucherverwaltung

Wie funktioniert das Besuchermanagement mit Flexopus?

Ersetzen Sie die Anmeldung mit Stift und Papier durch ein digitales System, welches ihr Besuchermanagement nahezu vollständig automatisiert. Die Anmeldung von Besuchern erfolgt durch Mitarbeitende am PC, durch die Gäste selbst per Mail oder vor Ort am Empfang auf einem Tablet. Alles digital, schnell und effizient.

Besucher einladen

Der Gastgeber oder Office-Manager kann Besucher vorab anmelden. Die Einladung wird per Mail verschickt.

Besucherverifizierung

Besucher können ihre Anmeldedaten vorab online oder vor Ort auf dem Besucher-Kiosk vervollständigen.

Einchecken

Nach der Verifizierung können Besucher vom Empfangspersonal oder direkt vom Gastgeber eingecheckt werden.

Auschecken

Beim Verlassen werden Besucher ausgecheckt. Das Besuchsprotokoll wird datenschutzkonform gespeichert.

Was ist eine Besuchermanagement App?

Mit einer Besuchermanagement App können Sie Gäste im Büro papierlos erfassen. Die Software digitalisiert den gesamten Prozess der Besuchsverwaltung – von der Anmeldung, über die Verifizierung bis zum Empfang vor Ort inkl. Protokollierung der Besuche. Fremdpersonal erhält die Einladung per Mail und kann sich vorab verifizieren oder die notwendigen Schritte später vor Ort am Besucher-Kiosk durchführen. Zudem gibt es für den Empfang eine Übersicht aller Besucher in Echtzeit inklusive Statistiken.

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Markus Merkle

Sales Manager

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Moderne Besucherregistrierung für Unternehmen

Besucher vorab registrieren

Registrieren Sie Ihre Gäste ganz einfach im Voraus des Besuchs über die Flexopus App, um vor Ort einen schnellen und reibungslosen Check-in-Prozess zu ermöglichen und die Wartezeiten beim Empfang zu verkürzen. Gleichzeitig wissen Sie so jederzeit, wer berechtigt ist, das Büro oder Betriebsgelände zu betreten und sorgen damit für eine erhöhte Unternehmenssicherheit.

Moderne Besucherregistrierung für Unternehmen

Besucher vorab registrieren

Digitales Einladungsmanagement per E-Mail

Online-Einladung für Besucher

Versenden Sie personalisierte Einladungen per E-Mail an Ihre Gäste. Die Besucher haben die Möglichkeit, ihre persönlichen Daten online zu überprüfen und ggf. zu ergänzen. Weiter können Sie wichtige Dokumente wie Anfahrtsbeschreibung oder Sicherheitsrichtlinien vorab zur Verfügung stellen. So verifizieren Sie die Identität Ihrer Besucher bereits im Voraus digital und beschleunigen somit den Check-in-Prozess bei der Ankunft an der Pforte.

Digitales Einladungsmanagement per E-Mail

Online-Einladung für Besucher

Besucherdaten vor Ort erfassen

Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal

Optimieren Sie den Einlass von Besuchern durch eine Verifizierung vor Ort an einem Kiosk-Terminal. Wer nicht bereits vorab per E-Mail seine Besucherdaten vervollständigt hat, kann über ein Touchscreen-Tablet seine Daten mühelos prüfen, ergänzen und bestätigen. Wichtige Dokumente wie Datenschutzerklärung oder Sicherheitshinweise können ebenfalls unterzeichnet werden.

Besucherdaten vor Ort erfassen

Besuchereinlass vor Ort mit Kiosk-Terminal

Flexible Optionen zur BesucherANMELDUNG

Passen Sie Ihre Besuchermanagement Software an!

Konfigurieren Sie in der Besuchermanagement Software von Flexopus individuell, welche Daten die Besucher ausfüllen müssen, um die Verifizierung durchzuführen. Laden Sie Ihre eigenen Dokumente zur Verifizierung hoch und schützen Sie die Daten der Besucher mit entsprechenden Anonymisierungs- und Datenschutzeinstellungen.

Registrierungsfelder auswählen

Konfigurieren Sie die Profilattribute, die Sie während der Verifizierung von Besuchenden abfragen möchten.

Dokumente bereitstellen

Stellen Sie wichtige Dokumente bereit und definieren Sie, welchen davon die Besucher zustimmen müssen.

Datenschutzeinstellungen

Schützen Sie die Privatsphäre Ihrer Besucher durch die Anonymisierung personenbezogener Daten.

Visitor Management Software mit Unterschriften-Workflow

Digitale Unterschrift für Dokumente

Besucher können Unternehmensdokumente einfach digital unterschreiben und damit akzeptieren. Die Dokumente werden mit der Einladungsmail zugesandt oder können vor Ort an einem Kiosk-Tablet eingesehen und unterzeichnet werden. Beispiele: Firmen- oder Besucherrichtlinie, Unterweisungen, Datenschutzerklärungen, Geheimhaltungsvereinbarungen.

Visitor Management Software mit Unterschriften-Workflow

Digitale Unterschrift für Dokumente

Besuchermanagement Software mit Check-in-Prozess

Besucher einfach einchecken

Als Rezeptionist oder Office-Manager können Sie Besuchende einchecken oder den Check-in-Prozess optional an die Personen delegieren, die den Gast ursprünglich eingeladen haben. Der Check-in wird stets von einer internen Person digital in Flexopus durchgeführt, sobald die Verifizierung des Besuchers - per Mail oder am Besucher-Kiosk - abgeschlossen ist.

Besuchermanagement Software mit Check-in-Prozess

Besucher einfach einchecken

Besucherlogbuch für Administratoren

Digitale Besucherliste

Administratoren haben in Flexopus den vollständigen Überblick über alle Besuchereinladungen und können sehen, welche Gäste sich aktuell im Büro aufhalten. Während normale Benutzer nur ihre selbst eingeladenen Besucher sehen, haben Administratoren zusätzlich die Möglichkeit, Einladungen im Namen von anderen zu erstellen und bestehende Besuche zu bearbeiten.

Besucherlogbuch für Administratoren

Digitale Besucherliste

Effiziente und sichere Verwaltung von Besuchern

Was sind die Vorteile einer Besuchermanagement App?

Die Besuchermanagement-App Flexopus bietet zahlreiche Vorteile, die sowohl für kleine als auch große Unternehmen nützlich sind. Das Besuchersystem optimiert nicht nur die Organisation und Sicherheit von Besuchen, sondern trägt auch zu einer positiven Wahrnehmung des Unternehmens bei.

Effizientes Besuchermanagement

Der Einsatz von einer Besuchermanagementsoftware beschleunigt den Prozess. Der Gastgeber erfasst die Basisdaten vom Besucher im Voraus per App. Der Besucher bestätigt seine Daten online oder vor Ort auf einem Tablet in nur wenigen Sekunden. Gestalten Sie den Einlassprozess dank Flexopus digitaler und effizienter.

Professionelles Besuchererlebnis

Der erste Eindruck ist immer ausschlaggebend, insbesondere bei wichtigen Kunden und Besuchern. Durch den Einsatz einer modernen und professionellen Besuchermanagement Software können Sie einen seriösen Eindruck und ein einmaliges Besuchererlebnis hinterlassen, das auch die Qualität Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Besuchsdaten im Überblick

Unsere Visitor Management Software Flexopus erfasst alle Daten des Besuchs digital: Gastgeber, Name des Besuchers inkl. Kontaktdaten, Zeitraum des Besuchs, Unternehmensangaben sowie bestätigte Unterlagen des Besuchers. Diese Daten können Sie als Administrator einsehen und sich stets einen transparenten Überblick verschaffen.

Besucherdaten sicher nach DSGVO verarbeiten

Personenbezogene Daten dürfen laut DSGVO nur zweckgebunden und zeitlich begrenzt gespeichert werden. Mit den individuellen Einstellungen für die Datenanonymisierung in Flexopus können Sie die Daten Ihrer Besucher schützen und gemäß Ihrem Zweck rechtzeitig und sicher eine automatische Anonymisierung der Daten vornehmen.

Mehrere Standorte verwalten

Mit der Workplace Management App Flexopus steuern Sie ihr Besuchermanagement über alle Standorte zentral in einer Software. Office-Manager und Mitarbeitende am Empfang können - je nach Berechtigung - nur die Besucher ihrer oder auch anderer Standorte einsehen, ohne zwingend persönlich vor Ort zu sein.

Sammelliste für Brandschutz

Mit der Besuchermanagement App Flexopus können Berechtigte im Brandfall eine Liste aller aktiven Besucher am Standort einsehen. Diese Sammelliste hilft, um im Notfall oder im Evakuierungsfall in Echtzeit alle relevanten Informationen zur Hand zu haben und sicherzustellen, dass alle Personen das Büro verlassen haben.

Häufig gestellte Fragen zum Besuchermanagement System

Fragen und Antworten zum Besuchermanagement

Was ist eine Visitor Management Software?

Eine Visitor Management Software wie Flexopus hilft Unternehmen, den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu optimieren. Sie ermöglicht die schnelle und sichere Anmeldung, die Dokumentation von Besucherdaten und sorgt für eine unkomplizierte Koordination während des gesamten Besuchsprozesses.

Welche Funktionen sollte ein gutes Visitor Management System bieten?

Ein gutes Visitor Management System sollte u.a. eine einfache Anmeldung, die Möglichkeit zur Vorabregistrierung, Sicherheitsüberprüfungen, digitale Unterschriften, eine Check-In Funktion und die Ausgabe von Namensschildern bieten.

Auf welche Weise hilft eine Visitor Management Software bei der Erstellung und Verwaltung von Besucherlisten?

Eine digitale Visitor Management App wie Flexopus ermöglicht eine einfache Verwaltung von Besucherlisten. Zunächst werden die Besucherdaten erfasst und, falls erforderlich, digital verifiziert und ergänzt. Vor Ort erfolgt eine dokumentierte Anmeldung (Zutrittskontrolle), und nach dem Besuch wird der Check-out durchgeführt. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick darüber, wer sich auf ihrem Gelände aufhält.

Welche Vorteile bietet Flexopus für die Besucherverwaltung?

Flexopus bietet eine einfache Möglichkeit, Besucher zu registrieren und zu verfolgen. Es automatisiert den Check-in-Prozess, sendet Benachrichtigungen und verbessert so den Ablauf der Besucherverwaltung, was zu einer besseren Organisation und einem reibungsloseren Empfang führt. Außerdem können eigene Dokumente zur Unterschrift hochgeladen und Besucher können sich vorab per E-Mail registrieren oder vor Ort an einem Kiosk anmelden.

Wie stelle ich sicher, dass die Besucherregistrierung gemäß ISO 27001 / TISAX rechtssicher erfolgt?

Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder TISAX anstreben, belegen damit die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Eine wichtige Anforderung dieser Normen ist die ordnungsgemäße Dokumentation von externen Besuchern auf dem Unternehmensgelände, um den Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden. Mit einer Besuchermanagementsoftware wie Flexopus können Besucher digital erfasst und gemäß den Vorgaben des ISMS sicher aufbewahrt werden.

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