Excellent logiciel de gestion des visiteurs

Une application de gestion des visiteurs comme Flexopus devrait, en plus de l'enregistrement des visiteurs en ligne, comporter également une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les avis de protection des données, fournir des informations sur l'heure de la visite, les directions ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement/de départ fluide. Les données doivent être documentées individuellement – en fonction de leur finalité – conformément à la réglementation sur la protection des données.

Un bon système de gestion des visiteurs doit décrire le processus, de l'invitation du client à son départ, en passant par l'accueil, de manière conviviale et explicite. Il devrait offrir de nombreuses options de paramétrage individuelles afin de refléter au mieux les processus individuels. Portez une attention particulière aux paramètres de protection et de confidentialité des données ainsi qu'à l'emplacement de stockage des données.

La gestion des visiteurs est un outil important pour la sécurité de l'information et des visiteurs. Sécurité des informations : Les visiteurs doivent connaître et respecter les politiques de l'entreprise, par exemple : Interdiction des enregistrements vidéo ou restrictions d'accès aux zones sensibles. Des certifications telles que l'ISO27001 ou TISAX peuvent prescrire de tels processus afin d'assurer la protection des informations. Sécurité des visiteurs : Une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d'urgence, il est utile d'avoir sous la main une liste complète des personnes évacuées. De plus, les plans d'évacuation et les consignes de sécurité peuvent être intégrés à l'enregistrement des visiteurs.

Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d'autres nécessitent seulement un accusé de réception. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus efficace de gestion des visiteurs. Tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par e-mail via l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, ou bien sur place via une borne interactive à la réception. Politique de confidentialité : Conformément au RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, notamment de sa finalité, de sa durée, de leurs droits et des responsables du traitement, ainsi que de leur droit de retrait. Politique relative aux visiteurs : Politique qui définit les règles de conduite à respecter lors d’une visite au bureau, telles que l’interdiction de prendre des photos et des vidéos ou l’accès aux zones de sécurité. Consignes de sécurité : Informations sur la protection contre l'incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de non-divulgation : afin de protéger les informations sensibles, car les visiteurs pourraient avoir accès à des informations confidentielles ou entendre des conversations.