Excellent logiciel de gestion des visiteurs

Flexopus simplifie l’enregistrement moderne des visiteurs. Les employés peuvent inscrire et documenter les visiteurs externes facilement via l’application.

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Gestion numérique des visiteurs

Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?

Remplacez l'enregistrement par un stylo et du papier par un système numérique qui automatise presque complètement la gestion de vos visiteurs. Les visiteurs sont enregistrés par les employés sur le PC, par les invités eux-mêmes par e-mail ou sur place à la réception sur une tablette. Tout est numérique, rapidement et efficacement.

Inviter des visiteurs

L'hôte ou le responsable du bureau peut enregistrer les visiteurs à l'avance. L'invitation sera envoyée par email.

Vérification des visiteurs

Les visiteurs peuvent compléter leurs informations d'inscription à l'avance en ligne ou sur place au kiosque des visiteurs.

Enregistrement

Après vérification, les visiteurs peuvent être enregistrés par le personnel de la réception ou directement par l'hôte.

Vérifier

Les visiteurs sont contrôlés à leur départ. Le journal des visites est conservé conformément aux réglementations en matière de protection des données.

Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?

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Markus Merkle

Directeur des ventes

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Enregistrement moderne des visiteurs pour les entreprises

Enregistrer les visiteurs à l'avance

Enregistrez facilement vos invités avant leur visite à l'aide de l'application Flexopus pour garantir un processus d'enregistrement rapide et fluide et réduire les temps d'attente à la réception. En même temps, vous savez à tout moment qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise, garantissant ainsi une sécurité accrue de l'entreprise.

Enregistrement moderne des visiteurs pour les entreprises

Enregistrer les visiteurs à l'avance

Gestion des invitations numériques par e-mail

Invitation en ligne pour les visiteurs

Envoyez des invitations personnalisées à vos invités par e-mail. Les visiteurs ont la possibilité de consulter leurs données personnelles en ligne et de les compléter si nécessaire. Vous pouvez également fournir à l’avance des documents importants tels que des instructions ou des consignes de sécurité. Cela vous permet de vérifier numériquement à l'avance l'identité de vos visiteurs et ainsi d'accélérer le processus d'enregistrement à l'arrivée à la porte.

Gestion des invitations numériques par e-mail

Invitation en ligne pour les visiteurs

Collecter les données des visiteurs sur le site

Entrée des visiteurs sur place avec borne kiosque

Optimisez l'entrée des visiteurs grâce à une vérification sur place à un terminal de kiosque. Ceux qui n'ont pas encore complété leurs données de visiteur au préalable par e-mail peuvent facilement vérifier, compléter et confirmer leurs données à l'aide d'une tablette tactile. Des documents importants tels que des déclarations de confidentialité ou des avis de sécurité peuvent également être signés.

Collecter les données des visiteurs sur le site

Entrée des visiteurs sur place avec borne kiosque

Options d'enregistrement flexibles des visiteurs

Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !

Dans le logiciel de gestion des visiteurs de Flexopus, vous pouvez configurer individuellement les données que les visiteurs doivent remplir pour terminer la vérification. Téléchargez vos propres documents pour vérification et protégez les données des visiteurs avec des paramètres d'anonymisation et de confidentialité appropriés.

Sélectionnez les champs d'inscription

Configurez les attributs de profil que vous souhaitez interroger lors de la vérification des visiteurs.

Fournir des documents

Fournissez les documents importants et définissez ceux que les visiteurs doivent accepter.

Paramètres de confidentialité

Protégez la confidentialité de vos visiteurs en anonymisant les données personnelles.

Logiciel de gestion des visiteurs avec workflow de signature

Signature numérique pour les documents

Les visiteurs peuvent facilement signer et accepter numériquement les documents de l’entreprise. Les documents seront envoyés avec l'email d'invitation ou pourront être consultés et signés sur place sur une tablette kiosque. Exemples : politiques de l’entreprise ou des visiteurs, formation, déclarations de confidentialité, accords de confidentialité.

Logiciel de gestion des visiteurs avec workflow de signature

Signature numérique pour les documents

Logiciel de gestion des visiteurs avec processus d'enregistrement

Enregistrez simplement les visiteurs

En tant que réceptionniste ou responsable de bureau, vous pouvez enregistrer les visiteurs ou éventuellement déléguer le processus d'enregistrement aux personnes qui ont initialement invité le client. L'enregistrement s'effectue toujours numériquement dans Flexopus par une personne interne dès que la vérification du visiteur - par e-mail ou au kiosque visiteur - est terminée.

Logiciel de gestion des visiteurs avec processus d'enregistrement

Enregistrez simplement les visiteurs

Journal des visiteurs pour les administrateurs

Liste numérique des visiteurs

Les administrateurs ont un aperçu complet de toutes les invitations de visiteurs dans Flexopus et peuvent voir quels invités sont actuellement au bureau. Alors que les utilisateurs normaux ne voient que les visiteurs qu'ils ont eux-mêmes invités, les administrateurs ont également la possibilité de créer des invitations au nom d'autres personnes et de modifier les visites existantes.

Journal des visiteurs pour les administrateurs

Liste numérique des visiteurs

Gérez les visiteurs de manière efficace et sécurisée

Quels sont les avantages d'une application de gestion des visiteurs ?

L'application de gestion des visiteurs Flexopus offre de nombreux avantages utiles aux petites comme aux grandes entreprises. Le système des visiteurs optimise non seulement l'organisation et la sécurité des visites, mais contribue également à une perception positive de l'entreprise.

Gestion efficace des visiteurs

L’utilisation d’un logiciel de gestion des visiteurs accélère le processus. L'hôte collecte au préalable les données de base du visiteur via l'application. Le visiteur confirme ses données en ligne ou sur place sur une tablette en quelques secondes seulement. Rendez le processus d'admission plus numérique et efficace grâce à Flexopus.

Expérience de visiteur professionnelle

Les premières impressions sont toujours cruciales, en particulier pour les clients importants et les visiteurs. En utilisant un logiciel de gestion des visiteurs moderne et professionnel, vous pouvez laisser une impression sérieuse et offrir une expérience visiteur unique qui reflète également la qualité de votre entreprise.

Aperçu des données de visite

Notre logiciel de gestion des visiteurs Flexopus enregistre numériquement toutes les données de visite : hôte, nom du visiteur avec coordonnées, heure de la visite, informations sur l'entreprise et documents du visiteur confirmé. En tant qu'administrateur, vous pouvez consulter ces données et avoir toujours un aperçu transparent.

Traiter les données des visiteurs en toute sécurité conformément au RGPD

Conformément au RGPD, les données personnelles ne peuvent être conservées que dans un but précis et pour une durée limitée. Grâce aux paramètres individuels d'anonymisation des données dans Flexopus, vous pouvez protéger les données de vos visiteurs et anonymiser automatiquement les données de manière opportune et sécurisée en fonction de votre objectif.

Gérer plusieurs emplacements

Avec l'application de gestion du lieu de travail Flexopus, vous pouvez contrôler la gestion de vos visiteurs sur tous les sites de manière centralisée dans un seul logiciel. Les responsables de bureau et le personnel de la réception peuvent - en fonction de leur autorisation - uniquement voir les visiteurs de leur emplacement ou d'autres emplacements sans nécessairement être présents en personne.

Liste de collecte pour la protection incendie

Avec l'application de gestion des visiteurs Flexopus, les personnes autorisées peuvent consulter une liste de tous les visiteurs actifs sur le site en cas d'incendie. Cette liste de collecte permet d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main en temps réel en cas d'urgence ou d'évacuation et de s'assurer que tout le monde a quitté le bureau.

Questions fréquemment posées sur le système de gestion des visiteurs

Questions et réponses sur la gestion des visiteurs

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des visiteurs ?

Les logiciels de gestion des visiteurs tels que Flexopus aident les entreprises à optimiser l’accueil et la gestion des visiteurs. Il permet un enregistrement rapide et sécurisé, la documentation des données des visiteurs et garantit une coordination simple tout au long du processus de visite.

Quelles fonctionnalités un bon système de gestion des visiteurs doit-il offrir ?

Un bon système de gestion des visiteurs doit offrir, entre autres, une inscription facile, la possibilité de pré-inscription, des contrôles de sécurité, des signatures numériques, une fonction d'enregistrement et la distribution de badges nominatifs.

Comment un logiciel de gestion des visiteurs aide-t-il à créer et à gérer des listes de visiteurs ?

Une application de gestion des visiteurs numériques comme Flexopus permet une gestion facile des listes de visiteurs. Dans un premier temps, les données des visiteurs sont enregistrées et, si nécessaire, vérifiées et complétées numériquement. Un enregistrement documenté (contrôle d'accès) a lieu sur place, et le check-out a lieu après la visite. Cela permet aux entreprises de savoir à tout moment qui se trouve dans leurs locaux.

Quels avantages offre Flexopus pour la gestion des visiteurs ?

Flexopus fournit un moyen simple d'enregistrer et de suivre les visiteurs. Il automatise le processus d'enregistrement, envoie des notifications et améliore ainsi le processus de gestion des visiteurs, ce qui se traduit par une meilleure organisation et un accueil plus fluide. De plus, les visiteurs peuvent télécharger leurs propres documents pour signature et s'inscrire à l'avance par e-mail ou à un kiosque sur place.

Comment puis-je m'assurer que l'enregistrement des visiteurs est légalement conforme à la norme ISO 27001 / TISAX ?

Les entreprises souhaitant obtenir une certification selon la norme ISO/IEC 27001 ou TISAX démontrent ainsi la mise en œuvre d'un système de gestion de la sécurité de l'information (SGSI). Une exigence importante de ces normes est la documentation appropriée des visiteurs externes dans les locaux de l'entreprise afin de répondre aux exigences de sécurité. Avec un logiciel de gestion des visiteurs tel que Flexopus, les visiteurs peuvent être enregistrés numériquement et stockés en toute sécurité conformément aux exigences du SMSI.

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