Excellent logiciel de gestion des visiteurs

Outre l'enregistrement en ligne des visiteurs, une application de gestion des visiteurs telle que Flexopus doit également comporter une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les informations relatives à la protection des données, les informations sur l'heure de la visite, l'itinéraire ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement et de départ fluide. En fonction de l'objectif, les données doivent être documentées individuellement conformément aux réglementations en matière de protection des données.

Un bon système de gestion des visiteurs doit décrire le processus qui va de l'invitation d'un client à la réception et au départ d'une manière conviviale et explicite. Il doit proposer de nombreux paramètres individuels afin de pouvoir représenter au mieux les processus individuels. Portez une attention particulière aux paramètres de protection des données et de confidentialité ainsi qu'à l'emplacement de stockage des données.

La gestion des visiteurs est un outil important pour l'information et la sécurité des visiteurs. ‍ ‍ Sécurité de l'information : les visiteurs doivent connaître et respecter les directives de l'entreprise, telles que l'interdiction des enregistrements vidéo ou la restriction de l'accès aux zones sensibles. Des certifications telles que ISO27001 ou TISAX peuvent nécessiter de tels processus pour garantir la protection des informations. ‍ Sécurité des visiteurs : une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d'urgence, il est utile de disposer d'une liste complète des personnes évacuées. De plus, des plans d'évacuation et des consignes de sécurité peuvent être intégrés à l'enregistrement des visiteurs.

Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d'autres doivent simplement être lus. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus de gestion des visiteurs efficace. Grâce à l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par e-mail, ou sur place via une borne kiosque à la réception. Politique de confidentialité ‍ : Selon le RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, y compris de l'objectif, de la durée, des droits et des personnes responsables du traitement des données, ainsi que des droits de retrait. ‍ Politique relative aux visiteurs : Politique qui définit les règles de conduite lors de la visite d'un bureau, telles que l'interdiction d'enregistrer des photos et des vidéos ou d'accéder à des zones sécurisées. ‍ Consignes de sécurité : Informations sur la sécurité incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de confidentialité ‍ : pour protéger les informations sensibles, car les visiteurs pourraient potentiellement accéder à des informations confidentielles ou espionner les conversations.

Non, aucun appareil spécial n'est requis pour utiliser le logiciel de gestion des visiteurs Flexopus. Le logiciel est basé sur le Web et peut être utilisé sur des tablettes, des ordinateurs ou des systèmes de kiosques de réception existants. Des solutions d'enregistrement par code PIN numérique et des badges visiteurs peuvent être intégrés en option.

Le logiciel de gestion des visiteurs est idéal pour les entreprises ayant un trafic de visiteurs régulier, par exemple les clients, les partenaires ou les candidats. Il numérise le processus de réception, garantit transparence et sécurité, tout en créant une première impression professionnelle pour vos clients. De plus, vous disposez chaque jour d'une liste à jour de toutes les personnes présentes dans le bâtiment, conformément à de nombreuses réglementations en matière de protection incendie.