Système numérique de gestion des visiteurs
Le système de gestion des visiteurs Flexopus aide les entreprises à mettre en place un enregistrement et une gestion modernes. Grâce à l'application, les employés peuvent facilement inviter des visiteurs externes et documenter leur présence en toute sécurité.
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Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?
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Inviter des visiteurs
L'hôte ou le responsable de bureau peut pré-enregistrer les visiteurs et leur envoyer automatiquement une invitation par e-mail.
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Vérification des visiteurs
Les visiteurs invités ou spontanés peuvent facilement compléter leurs informations en ligne à l'avance ou directement sur place via la borne d'accueil.
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Enregistrement
Une fois la vérification effectuée, l'enregistrement se fait en autonomie ou via l'accueil ou l'hôte.
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Sortie
Les visiteurs sont enregistrés à leur sortie. Le registre des visites est conservé conformément à la réglementation sur la protection des données.
Réserver des places de parking en même temps
Les hôtes peuvent demander lors du processus d'enregistrement si les invités arrivent en voiture. Si nécessaire, des places de parking adaptées peuvent être réservées pour les visiteurs. Bien entendu, des postes de travail et des salles de réunion peuvent également être réservés pour les invités. Ces derniers reçoivent un e-mail personnalisé avec l'heure de réservation, la ressource choisie et un plan d'étage. Les administrateurs gardent une vue d'ensemble sur l'historique des réservations ; les réservations d'invités sont marquées séparément.
Pré-enregistrer les visiteurs
Enregistrez facilement vos invités avant leur arrivée via l'application Flexopus pour garantir un processus d'accueil rapide et fluide sur place, tout en réduisant les temps d'attente. Vous savez ainsi à tout moment qui est autorisé à accéder à vos locaux, renforçant ainsi la sécurité de votre entreprise.
Pré-enregistrer les visiteurs
Enregistrez facilement vos invités avant leur arrivée via l'application Flexopus pour garantir un processus d'accueil rapide et fluide sur place, tout en réduisant les temps d'attente. Vous savez ainsi à tout moment qui est autorisé à accéder à vos locaux, renforçant ainsi la sécurité de votre entreprise.
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Inviter vos visiteurs en toute flexibilité
Invitez des visiteurs individuels ou des groupes entiers à l'avance, directement via Flexopus ou facilement depuis Outlook. Il est également possible d'ajouter des visiteurs sans adresse e-mail. Ceux disposant d'une adresse e-mail reçoivent automatiquement une invitation personnalisée avec un calendrier, leur permettant de compléter leurs informations avant leur arrivée.
Inviter vos visiteurs en toute flexibilité
Invitez des visiteurs individuels ou des groupes entiers à l'avance, directement via Flexopus ou facilement depuis Outlook. Il est également possible d'ajouter des visiteurs sans adresse e-mail. Ceux disposant d'une adresse e-mail reçoivent automatiquement une invitation personnalisée avec un calendrier, leur permettant de compléter leurs informations avant leur arrivée.
Accueil des visiteurs sur site via borne interactive
Optimisez l'accueil des visiteurs via une borne interactive ou sans contact grâce à un QR code sur leur propre smartphone. Les visiteurs peuvent vérifier et compléter leurs données sur place, confirmer ou signer des documents et obtenir un accès au Wi-Fi invité si nécessaire. Les visiteurs spontanés peuvent également s'enregistrer directement à la borne.
Accueil des visiteurs sur site via borne interactive
Optimisez l'accueil des visiteurs via une borne interactive ou sans contact grâce à un QR code sur leur propre smartphone. Les visiteurs peuvent vérifier et compléter leurs données sur place, confirmer ou signer des documents et obtenir un accès au Wi-Fi invité si nécessaire. Les visiteurs spontanés peuvent également s'enregistrer directement à la borne.
Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !
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Fournir des documents
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Paramètres de confidentialité
Signature numérique de documents
Les visiteurs peuvent consulter et signer numériquement des documents d'entreprise tels que des politiques, des instructions, des déclarations de confidentialité ou des accords de non-divulgation, soit à l'avance par e-mail d'invitation, soit directement sur une borne. Pour les documents obligatoires, il est possible de garantir qu'ils soient lus intégralement avant toute approbation. Une solution idéale pour les entreprises ayant des exigences élevées en matière de sécurité et de conformité, notamment dans le cadre des normes ISO 27001 ou TISAX.
Signature numérique de documents
Les visiteurs peuvent consulter et signer numériquement des documents d'entreprise tels que des politiques, des instructions, des déclarations de confidentialité ou des accords de non-divulgation, soit à l'avance par e-mail d'invitation, soit directement sur une borne. Pour les documents obligatoires, il est possible de garantir qu'ils soient lus intégralement avant toute approbation. Une solution idéale pour les entreprises ayant des exigences élevées en matière de sécurité et de conformité, notamment dans le cadre des normes ISO 27001 ou TISAX.
Contrôlez la sécurité de vos visiteurs de manière personnalisée
Les visites peuvent être sécurisées individuellement grâce à des processus de validation et des niveaux de sécurité. Certaines catégories de visiteurs peuvent être pré-approuvées et les visites classées selon un niveau de risque faible, moyen ou élevé. Les rôles et autorisations permettent également de définir quels utilisateurs sont habilités à inviter des visiteurs, à consulter leurs données ou à gérer uniquement certains bâtiments.
Contrôlez la sécurité de vos visiteurs de manière personnalisée
Les visites peuvent être sécurisées individuellement grâce à des processus de validation et des niveaux de sécurité. Certaines catégories de visiteurs peuvent être pré-approuvées et les visites classées selon un niveau de risque faible, moyen ou élevé. Les rôles et autorisations permettent également de définir quels utilisateurs sont habilités à inviter des visiteurs, à consulter leurs données ou à gérer uniquement certains bâtiments.
Automatiser la réception et le facility management
Automatisez les processus liés à la réception et au facility management : les hôtes sont informés de l'arrivée de leurs visiteurs et reçoivent un rappel automatique en cas d'oubli de check-out. De plus, le facility management peut recevoir quotidiennement un récapitulatif des visiteurs attendus par bâtiment.
Automatiser la réception et le facility management
Automatisez les processus liés à la réception et au facility management : les hôtes sont informés de l'arrivée de leurs visiteurs et reçoivent un rappel automatique en cas d'oubli de check-out. De plus, le facility management peut recevoir quotidiennement un récapitulatif des visiteurs attendus par bâtiment.
Gardez un œil sur vos visiteurs à tout moment
Les administrateurs ont une vue d'ensemble de toutes les invitations, ainsi que des visiteurs présents ou ayant déjà quitté les lieux. Ils peuvent gérer les visites pour le compte de tiers, analyser les tendances, exporter des rapports journaliers et consulter la liste des personnes présentes en cas d'évacuation.
Gardez un œil sur vos visiteurs à tout moment
Les administrateurs ont une vue d'ensemble de toutes les invitations, ainsi que des visiteurs présents ou ayant déjà quitté les lieux. Ils peuvent gérer les visites pour le compte de tiers, analyser les tendances, exporter des rapports journaliers et consulter la liste des personnes présentes en cas d'évacuation.
Solutions matérielles recommandées
*Nous n'offrons actuellement de support logiciel officiel que pour les appareils répertoriés dans la boutique de nos partenaires B2B. Vous pouvez également utiliser Flexopus sur d'autres appareils avec une prise en charge limitée.
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Quels sont les avantages d'une application de gestion des visiteurs ?
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Expérience visiteur professionnelle
La première impression est toujours déterminante, surtout auprès des clients et visiteurs importants. Grâce à un logiciel de gestion des visiteurs moderne et professionnel, vous renvoyez une image sérieuse et offrez une expérience unique qui reflète la qualité de votre entreprise.
Traiter les données des visiteurs en toute sécurité selon le RGPD
Conformément au RGPD, les données personnelles ne doivent être conservées que pour une finalité précise et pour une durée limitée. Grâce aux paramètres de personnalisation de l'anonymisation des données dans Flexopus, vous protégez les informations de vos visiteurs et assurez une anonymisation automatique, sécurisée et conforme à vos objectifs.
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Gérer plusieurs sites
Avec l'application de gestion d'espace de travail Flexopus, pilotez la gestion de vos visiteurs sur tous vos sites de manière centralisée. Selon leurs droits d'accès, les office managers et le personnel d'accueil peuvent consulter les visiteurs de leur site ou d'autres sites, sans avoir à être présents sur place.
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Liste de rassemblement pour la sécurité incendie
Grâce à l'application de gestion des visiteurs Flexopus, les personnes autorisées peuvent consulter la liste des visiteurs présents sur le site en cas d'incendie. Cette liste de rassemblement permet de disposer en temps réel de toutes les informations nécessaires lors d'une urgence ou d'une évacuation, afin de s'assurer que tout le monde a bien quitté les bureaux.
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Avis clients sur l'application de gestion des espaces de travail
Questions et réponses sur la gestion des visiteurs
Quelles fonctionnalités une application de gestion des visiteurs devrait-elle proposer ?
Une application de gestion des visiteurs telle que Flexopus devrait inclure, outre l'enregistrement en ligne des visiteurs, une invitation intelligente (permettant de compléter les données personnelles, de confirmer les mentions relatives à la protection des données, de fournir des informations sur l'heure de la visite, l'itinéraire ou les possibilités de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception ainsi qu'une fonction de check-in/check-out fluide. Les données doivent être documentées de manière individuelle, selon l'objectif, et en conformité avec la protection des données.
Comment reconnaître un bon système d'enregistrement des visiteurs ?
Un bon système de gestion des visiteurs doit couvrir le processus de manière conviviale et intuitive, de l'invitation d'un invité à son accueil, jusqu'au check-out. Il doit offrir de nombreuses options de configuration pour permettre de refléter au mieux les processus individuels. Portez une attention particulière aux paramètres de protection des données et de confidentialité, ainsi qu'au lieu de stockage des données.
Comment une gestion numérique des visiteurs renforce-t-elle la sécurité ?
La gestion des visiteurs est un outil essentiel pour la sécurité des informations et des personnes. Sécurité des informations : les visiteurs doivent connaître et respecter les directives de l'entreprise, par exemple l'interdiction d'enregistrements vidéo ou les restrictions d'accès aux zones sensibles. Des certifications telles que ISO27001 ou TISAX peuvent imposer de tels processus pour garantir la protection des informations. Sécurité des visiteurs : une gestion efficace des visiteurs soutient également la protection incendie. En cas d'urgence, elle permet de disposer d'une liste complète des personnes évacuées. De plus, les plans d'évacuation et les consignes de sécurité peuvent être intégrés à l'enregistrement des visiteurs.
Comment documenter les visiteurs de manière conforme aux normes ISO 27001 / TISAX ?
Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d'autres doivent simplement être pris en compte. Pour un processus de gestion des visiteurs efficace, les documents suivants sont fréquemment utilisés. Tous ces documents, et bien d'autres, peuvent être confirmés ou signés à l'avance par e-mail grâce à l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, ou alternativement sur place via une borne interactive à la réception. Déclaration de protection des données : conformément au RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, y compris la finalité, la durée, les droits et les responsables du traitement des données, ainsi que les droits de révocation. Politique des visiteurs : une directive qui définit les règles de conduite lors d'une visite au bureau, comme l'interdiction de prendre des photos ou des vidéos, ou l'accès aux zones de sécurité. Consignes de sécurité : informations sur la protection incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de confidentialité : pour protéger les informations sensibles, car les visiteurs pourraient avoir accès à des informations confidentielles ou entendre des conversations.
Articles de blog sur la gestion des visiteurs
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