Comment Krämer IT Service GmbH allie gestion de l'espace de travail et efficacité énergétique avec Flexopus

La Krämer IT Service GmbH est présente sur trois sites et emploie plus de 180 personnes. Le quotidien y est très dynamique : de nombreux collaborateurs changent régulièrement de site ou utilisent des bureaux flexibles plutôt que des postes fixes.

Cette flexibilité a toutefois engendré de nouveaux défis. Sans visibilité claire sur l'occupation des espaces, l'organisation est devenue complexe. C'est précisément sur ce point que Lukas Linnenbach s'est penché dans le cadre de son projet de fin d'études : le Workplace Management ne devait pas rester théorique, mais résoudre un problème concret du quotidien.

Le projet est devenu particulièrement intéressant grâce à son intégration avec la gestion technique du bâtiment, comme le pilotage automatique du chauffage basé sur l'occupation des salles. Un projet de numérisation durable et tourné vers l'avenir a ainsi vu le jour.

Le travail hybride au quotidien

Chez Krämer IT Service, l'utilisation du télétravail et la présence au bureau varient fortement selon les métiers. Si les techniciens de terrain travaillent majoritairement sur site, les équipes de développement utilisent intensivement le télétravail. Beaucoup décident spontanément de leur lieu de travail, en consultant le plan en direct de Flexopus.

Une approche centrale était déterminante : tous les modèles de travail devaient pouvoir être intégrés dans un seul système, afin de réduire au maximum les freins à l'adoption d'un nouveau logiciel.

Le point de départ : un manque de structure face à une flexibilité croissante

L'impulsion concrète du projet est née du quotidien professionnel. Avec Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach a développé le concept de gestion des espaces de travail à partir de zéro.

« L'un des plus grands défis était l'absence de standardisation des postes. Sans système unifié, il était difficile de planifier avec souplesse, d'optimiser l'utilisation des salles ou d'avoir une visibilité sur l'occupation », explique M. Linnenbach.

Les modèles organisationnels rigides ne correspondaient plus à la flexibilité croissante de l'entreprise. Une solution numérique est devenue indispensable.

Flexopus : une introduction progressive plutôt qu'un changement radical

L'implémentation de Flexopus a débuté par une analyse détaillée des besoins des collaborateurs. L'accent a été mis sur l'accompagnement au changement afin d'assurer une adoption optimale par les équipes.

« Nous avons dû harmoniser ou clarifier certains processus, notamment concernant les standards des postes de travail. Dans l'ensemble, il s'agissait davantage d'une évolution structurée que d'une rupture totale », précise M. Linnenbach au sujet du déploiement.

Quelques processus que Krämer IT Service a dû définir :

• Standardisation des postes de travail
  
• Définition claire des processus de réservation
  
• Concertation sur les scénarios d'utilisation
  

L'utilisation quotidienne de Flexopus aujourd'hui

Aujourd'hui, Flexopus est parfaitement intégré au quotidien : les collaborateurs réservent leurs postes flexibles chaque jour, l'administration gère les salles de réunion de manière centralisée et la Display App affiche l'occupation en temps réel sur place. Les demandes d'information sont réduites et la coordination spontanée au bureau est grandement facilitée.

Avantages mesurables : le confort allié à l'efficacité énergétique

Depuis son introduction, des améliorations nettes ont été constatées, tant sur le plan organisationnel que durable.

L'intégration technique constitue un point fort particulier : grâce à des appels API, le chauffage est automatiquement piloté en fonction des réservations Flexopus. Les espaces ne sont chauffés que lorsqu'ils sont réellement utilisés. Résultat : une meilleure efficacité énergétique, une réduction des coûts d'exploitation et une utilisation plus durable des bâtiments.

Les retours des collaborateurs sont également très positifs. Les points les plus souvent mentionnés sont :

• l'interface utilisateur élégante
  
• la facilité d'utilisation intuitive
  
• la prise en main rapide

Un projet de fin d'études à réelle valeur ajoutée

Pour Lukas Linnenbach, ce projet a été bien plus qu'un simple exercice de formation. L'introduction de Flexopus a su allier approche pratique et bénéfice concret pour l'entreprise, ce qui lui a valu une excellente évaluation.

Son bilan : « Le projet était concret, pertinent et a apporté une réelle valeur ajoutée. Je referais exactement la même chose sans hésiter. »

Recommandations aux entreprises et aux apprentis

Aux entreprises qui envisagent une gestion de l'espace de travail, Krämer IT Service recommande une approche pragmatique : « Lancez-vous simplement, testez une version d'essai et simulez votre propre configuration. En quelques jours, on réalise souvent la valeur ajoutée qu'un tel système peut apporter. »

Pour les apprentis également, un projet de gestion de l'espace de travail peut constituer un mémoire de fin d'études idéal : axé sur la pratique, techniquement exigeant et avec un impact mesurable.