Comment Krämer IT Service GmbH combine gestion de l'espace de travail et efficacité énergétique avec Flexopus

Krämer IT Service GmbH est représentée sur trois sites et emploie plus de 180 personnes. Le travail quotidien est très dynamique : de nombreux collègues se déplacent régulièrement d'un site à l'autre ou utilisent ce que l'on appelle des bureaux flexibles au lieu de bureaux fixes.

Cependant, cette méthode de travail flexible a entraîné de nouveaux défis. Sans transparence claire sur le lieu de travail et l'utilisation de l'espace, l'organisation est devenue de plus en plus complexe. C'est exactement là que Lukas Linnenbach est intervenu dans le cadre de son projet final : Gestion du lieu de travail devrait non seulement rester un concept théorique, mais devrait également résoudre un véritable problème de la vie professionnelle quotidienne.

Le projet était particulièrement intéressant en raison de la connexion avec le système de contrôle existant du bâtiment et de la maison, tel que la régulation automatique du chauffage, en fonction de l'occupation des pièces. Le résultat a été un projet de numérisation durable et orienté vers l'avenir.

Une présence flexible au bureau dans le cadre de la vie quotidienne

Chez Krämer IT Service, l'utilisation de Bureau à domicile et une forte présence dans les bureaux en fonction du domaine d'activité. Alors que les représentants technico-commerciaux travaillent principalement localement, les équipes de développement et de développement utilisent intensivement les bureaux à domicile. De nombreux employés décident spontanément s'ils préfèrent travailler à domicile ou au bureau. Un coup d'œil au plan Flexopus Live les aidera à prendre cette décision.

Une approche centralisée a été décisive : il devrait être possible de cartographier tous les modèles de travail dans un seul système afin de réduire autant que possible les obstacles à la création de nouveaux logiciels.

Le point de départ : manque de structure associé à une flexibilité accrue

L'impulsion concrète du projet est venue de mon travail quotidien. En collaboration avec Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach a développé le concept de gestion du lieu de travail à partir de zéro.

« L'un des plus grands défis était le manque de standardisation des lieux de travail. Sans système uniforme, il était difficile de planifier de manière flexible, d'utiliser les pièces de manière optimale ou de créer de la transparence en matière d'occupation », explique M. Linnenbach.

Les modèles organisationnels rigides ne sont plus adaptés à la flexibilité croissante de l'entreprise. Une solution numérique était nécessaire.

Flexopus : introduction étape par étape au lieu d'un changement radical

La mise en œuvre de Flexopus a débuté par une analyse détaillée des exigences et des besoins des employés. Un accent particulier a été mis sur l'intégration afin d'atteindre un niveau élevé d'acceptation par les employés.

« Nous avions besoin de normaliser ou de définir certains processus plus clairement, notamment dans le domaine des normes en matière de travail. Dans l'ensemble, cependant, il s'agissait davantage d'un développement structuré que d'une rupture complète », explique M. Linnenbach à propos de l'introduction du logiciel.

Certains des processus que Krämer IT Service a dû définir :

• Les normes sur le lieu de travail ont été harmonisées
  
• Des processus de réservation clairement définis
  
• Utilisez des scénarios coordonnés ensemble
  

C'est ainsi que Flexopus est utilisé au quotidien

Aujourd'hui, Flexopus est solidement intégré à la vie professionnelle quotidienne : les employés réservent quotidiennement leurs postes de travail Flex via le système, l'administration organise les salles de réunion récurrentes de manière centralisée et le Afficher l'application affiche les professions en cours directement sur place. Les demandes sont ainsi réduites et la coordination spontanée au bureau est considérablement facilitée.

Des avantages mesurables : le confort rencontre l'efficacité énergétique

Depuis son introduction, de nettes améliorations ont été apportées, à la fois sur le plan organisationnel et durable.

L'intégration technique est un point fort en particulier : À propos Requêtes d'API Les appareils de chauffage sont contrôlés automatiquement en fonction des réservations Flexopus. Les chambres ne sont chauffées que lorsqu'elles sont réellement utilisées. Le résultat : une efficacité énergétique accrue, des coûts d'exploitation réduits et une utilisation plus durable des bâtiments.

Les commentaires des employés sont également toujours positifs. Les éléments suivants sont mentionnés particulièrement fréquemment :

• l'interface utilisateur élégante
  
• la facilité d'utilisation intuitive
  
• la faible barrière à l'entrée lors de l'utilisation

Un projet final avec une réelle valeur ajoutée

Pour Lukas Linnenbach, le projet était bien plus qu'une simple tâche de formation. L'introduction de Flexopus a combiné une pertinence pratique à de réels avantages commerciaux et a donc été très bien notée.

Sa conclusion : « Le projet était pratique, pertinent et créait une réelle valeur ajoutée. Je referais la même chose à tout moment. »

Recommandation aux entreprises et aux stagiaires

Krämer IT Service recommande une approche pragmatique aux entreprises qui envisagent la gestion de l'environnement de travail : « Il suffit de commencer, d'essayer une version d'essai et de tester votre propre configuration. La valeur ajoutée qu'un tel système peut créer apparaît souvent en quelques jours. »

Un projet de gestion du lieu de travail peut également constituer une thèse idéale pour les stagiaires : axé sur la pratique, techniquement exigeant et ayant un impact mesurable.