Comment Krämer IT Service GmbH combine gestion de l'espace de travail et efficacité énergétique avec Flexopus

La Krämer IT Service GmbH est présente sur trois sites et emploie plus de 180 collaborateurs. Le quotidien professionnel y est marqué par un grand dynamisme : de nombreux collègues se déplacent régulièrement entre les sites ou utilisent des bureaux flexibles (flex-desks) plutôt que des postes de travail fixes.

Ce mode de travail flexible a toutefois engendré de nouveaux défis. En l'absence de transparence sur l'utilisation des postes et des espaces, l'organisation est devenue de plus en plus complexe. C'est précisément sur ce point que Lukas Linnenbach s'est penché dans le cadre de son projet de fin d'études : La gestion de l'espace de travail (Workplace Management) ne devait pas rester un concept théorique, mais résoudre un problème concret du quotidien de l'entreprise.

Le projet est devenu particulièrement intéressant grâce à son intégration avec le système de gestion technique du bâtiment existant, comme le chauffage automatique basé sur l'occupation des salles. Un projet de numérisation tourné vers l'avenir et durable a ainsi vu le jour.

La flexibilité au bureau comme quotidien

Chez Krämer IT Service, l'utilisation du télétravail et la présence au bureau varient fortement selon les domaines d'activité. Alors que les techniciens de terrain travaillent principalement sur site, les équipes de développement et de logiciels privilégient le télétravail. De nombreux collaborateurs décident spontanément s'ils préfèrent travailler depuis chez eux ou au bureau. Un coup d'œil sur le plan en direct de Flexopus les aide à prendre cette décision.

Une approche centrale était déterminante : tous les modèles de travail devaient pouvoir être représentés dans un seul système, afin de réduire au maximum les freins à l'adoption d'un nouveau logiciel.

Le point de départ : un manque de structure face à une flexibilité croissante

L'impulsion concrète du projet est née du quotidien professionnel. Avec Oliver Zeitz, Lukas Linnenbach a développé le concept de gestion de l'espace de travail à partir de zéro.

« L'un des plus grands défis était l'absence de standardisation des postes de travail. Sans système uniforme, il était difficile de planifier de manière flexible, d'optimiser l'occupation des espaces ou d'assurer la transparence sur les disponibilités », explique M. Linnenbach.

Les modèles organisationnels rigides ne correspondaient plus à la flexibilité croissante de l'entreprise. Une solution numérique est devenue nécessaire.

Flexopus : une introduction progressive plutôt qu'un changement radical

La mise en œuvre de Flexopus a débuté par une analyse détaillée des exigences et des besoins des collaborateurs. L'accent a été mis sur l'intégration (onboarding) afin d'assurer une large adhésion des équipes.

« Nous avons dû harmoniser ou définir plus clairement certains processus, notamment en ce qui concerne les standards des postes de travail. Dans l'ensemble, il s'agissait davantage d'une évolution structurée que d'une rupture totale », précise M. Linnenbach au sujet de l'introduction du logiciel. 

Quelques-uns des processus que Krämer IT Service a dû définir :

• Les normes de poste de travail ont été harmonisées
  
• Les processus de réservation ont été clairement définis
  
• Les scénarios d'utilisation ont été convenus en commun
  

Voici comment Flexopus est utilisé au quotidien aujourd'hui

Aujourd'hui, Flexopus est parfaitement intégré au quotidien professionnel : les collaborateurs réservent leurs postes de travail flexibles chaque jour via le système, l'administration gère les salles de réunion récurrentes de manière centralisée et la Display App affiche les taux d'occupation actuels directement sur place. Les demandes d'information sont ainsi réduites et les coordinations spontanées au bureau sont considérablement facilitées.

Avantages mesurables : le confort rencontre l'efficacité énergétique

Depuis son introduction, des améliorations nettes sont visibles, tant sur le plan organisationnel que durable.

L'intégration technique constitue un point fort particulier : grâce à des requêtes API , le chauffage est automatiquement régulé en fonction des réservations Flexopus. Les pièces ne sont chauffées que lorsqu'elles sont réellement utilisées. Résultat : une meilleure efficacité énergétique, une réduction des coûts d'exploitation et une utilisation plus durable des bâtiments.

Le retour des collaborateurs est également très positif. Les points les plus souvent mentionnés sont :

• l'interface utilisateur élégante
  
• la facilité d'utilisation intuitive
  
• la faible barrière à l'entrée lors de l'utilisation

Un projet de fin d'études à réelle valeur ajoutée

Pour Lukas Linnenbach, ce projet était bien plus qu'un simple exercice de formation. L'introduction de Flexopus a su allier approche pratique et bénéfice réel pour l'entreprise, et a été évaluée en conséquence de manière très positive.

Sa conclusion : « Le projet était concret, pertinent et a créé une réelle valeur ajoutée. Je referais exactement la même chose sans hésiter. »

Recommandation aux entreprises et aux apprentis

Pour les entreprises qui envisagent de mettre en place une gestion de l'espace de travail, Krämer IT Service recommande une approche pragmatique : « Commencez simplement, testez une version d'essai et simulez votre propre configuration. En quelques jours seulement, il devient souvent évident de constater la valeur ajoutée qu'un tel système peut apporter. »

Un projet de gestion de l'espace de travail peut également constituer un sujet de mémoire idéal pour des apprentis : une approche axée sur la pratique, techniquement stimulante et aux résultats mesurables.