Protection des données et vie privée

Vos données vous appartiennent, et à personne d'autre. Le logiciel de gestion de l'espace de travail Flexopus a été développé en Allemagne dans le respect des normes les plus strictes et se positionne comme un leader en matière de protection des données, de sécurité informatique et de vie privée.

Contrat de sous-traitance (DPA)

Nous concluons avec tous nos clients un contrat de sous-traitance conformément aux directives du RGPD afin de formaliser contractuellement le traitement des données personnelles. Ce contrat précise la finalité du traitement des données, la nature des données, les catégories de personnes concernées, les sous-traitants de Flexopus ainsi que les droits des personnes concernées.

Hébergé en Allemagne (UE)

Vos données sont en sécurité avec nous. Flexopus est exploité exclusivement sur des serveurs dédiés de notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH, en République fédérale d'Allemagne. Vos données sont donc hébergées en Allemagne par une entreprise allemande. Hetzner est certifié ISO 27001, ce qui répond aux exigences les plus élevées en matière de procédures de sécurité informatique et de systèmes de gestion de la sécurité de l'information. Nous avons délibérément choisi de ne pas utiliser d'hébergement chez des hyperscalers comme Amazon Web Services (AWS) ou Google Cloud, car leurs sociétés mères sont basées aux États-Unis, ce qui signifie qu'un accès par des tiers ne peut être totalement exclu, notamment en raison du Cloud Act.

Conforme au RGPD

Flexopus respecte les directives du RGPD et met systématiquement en œuvre les principes suivants :

• Conclusion de contrats de sous-traitance conformément à l'art. 28 al. 3 du RGPD
• Anonymisation et absence de stockage de données personnelles sans finalité précise
• Aucun échange de données avec des tiers ni transfert de données au-delà des frontières nationales
• Formation régulière de tous les collaborateurs en matière de protection des données, de sécurité informatique et de vie privée
• Développement continu des normes de sécurité via des audits et l'adaptation de nos documentations, processus, structures ou fonctionnalités, ainsi que des mesures techniques et organisationnelles

Flexopus est développé selon les concepts de « Privacy by default » et « Privacy by design », intégrant ainsi la protection des données dès la conception.

Stockage des données limité à leur finalité

Les données personnelles stockées sont utilisées exclusivement aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.

Anonymisation des données

Avec Flexopus, vous déterminez après quelle période les données personnelles doivent être anonymisées ou supprimées du système. Pour vos analyses de taux d'occupation, les détails de réservation tels que l'heure de début et de fin restent conservés.

Cependant, ces informations ne peuvent plus être rattachées à une personne spécifique. Vous gardez ainsi une vue d'ensemble sur l'utilisation des ressources disponibles pour optimiser vos bureaux, tout en protégeant les données sensibles de vos collaborateurs.

Vie privée des collaborateurs

Avec Flexopus, vous décidez si les réservations de postes de travail ou d'autres objets doivent être visibles par tous les collaborateurs de votre entreprise ou non. Bien que nous recommandions cette transparence dans un environnement de travail collaboratif, il peut être judicieux dans certains cas de laisser les utilisateurs décider eux-mêmes si leur siège réservé est visible par les autres.

Sélection rigoureuse des fournisseurs

Flexopus accorde une attention particulière à la protection des données et à la fiabilité lors du choix de ses sous-traitants. Nous sélectionnons exclusivement des sous-traitants basés dans l'UE :

• Fournisseur de serveur : Hetzner Online GmbH
  L'application est hébergée sur un cluster de serveurs dédiés à Falkenstein. Notre infrastructure de sauvegarde est située à Nuremberg.
• Fournisseur SMTP
  Nous utilisons RapidMail, basé en Allemagne, comme fournisseur SMTP principal. Nous utilisons MailJet, basé en France, comme fournisseur SMTP secondaire.
• Équipe de développement
  Les développeurs et les sous-traitants logiciels sont exclusivement basés dans l'UE.

Routines de suppression automatisées

Flexopus permet de configurer des politiques de suppression personnalisées conformément à vos directives internes de protection des données. Par exemple, les comptes utilisateurs inactifs peuvent être supprimés automatiquement et les journaux système ou applicatifs effacés après une période définie. Nous garantissons ainsi que les données personnelles ne sont conservées que le temps nécessaire et autorisé.

Délégué à la protection des données externe

Pour protéger vos données, nous avons nommé un délégué à la protection des données externe et indépendant : PROLIANCE GmbH. De plus, nous exploitons un système de gestion de la protection des données (SGPD) structuré qui surveille et améliore en permanence le respect de toutes les exigences légales en vigueur.

Déclarations de confidentialité

Utilisez notre déclaration de confidentialité générée automatiquement ou téléchargez votre propre document. Vous pouvez également décider si vous souhaitez exiger une confirmation de consentement de la part de tous vos collaborateurs.

Contrats soumis au droit allemand

La société Flexopus GmbH a son siège social à Stuttgart, en Allemagne. Les contrats sont exclusivement conclus selon le droit allemand. Made in Germany. Hébergé en Allemagne.