Protection des données et confidentialité

Vos données vous appartiennent et à personne d'autre. Le logiciel de gestion des lieux de travail Flexopus a été développé en Allemagne conformément aux normes les plus élevées et est un leader en matière de protection des données, de sécurité des données & et de confidentialité.

Accord de traitement des données (DPA)

Nous concluons avec tous nos clients un accord de traitement des données conformément au RGPD afin de stipuler contractuellement le traitement des données personnelles. Le présent contrat définit la finalité du traitement des données, le type de données, les groupes de personnes concernés, les sous-traitants de Flexopus et les droits des personnes concernées.

Organisé en Allemagne (UE)

Vos données sont en sécurité chez nous. Flexopus est exploité exclusivement sur les serveurs de la société Hetzner en République fédérale d'Allemagne, vos données ne quitteront donc en aucun cas le pays. Hetzner est certifiée ISO 27001, ce qui répond aux exigences les plus élevées en matière de procédures de sécurité informatique et de systèmes de gestion de la sécurité de l'information.

conforme au RGPD

Flexopus se conforme aux directives du RGPD et met notamment en œuvre de manière constante les directives suivantes :

• Conclusion d'accords de traitement des données (contrats de traitement des données) conformément à Article 28, paragraphe 3 du RGPD
• Anonymisation et absence de conservation des données personnelles sans finalité spécifique
• Aucun échange de données avec des tiers ni transfert de données au-delà des frontières nationales.
• Formation régulière de tous les employés concernant la protection des données, la sécurité des données et la confidentialité
• Amélioration continue des normes de sécurité sous forme d'audits et d'adaptation de notre documentation, de nos processus, de nos structures ou de nos fonctionnalités, ainsi que de mesures techniques et organisationnelles.

Flexopus est développé selon les concepts de « protection des données par défaut » et de « protection des données dès la conception », prenant ainsi en compte la protection des données du début à la fin.

Stockage de données à usage spécifique

Les données personnelles enregistrées seront utilisées exclusivement aux fins prévues.

anonymisation des données

Avec Flexopus, vous déterminez après combien de temps les données personnelles sont anonymisées ou supprimées du système. Toutefois, pour les analyses d'occupation, vous conserverez les détails des réservations, tels que l'heure de début et de fin.

Cependant, il n'est plus possible de les relier à une personne en particulier. Cela vous permet de suivre l'utilisation des ressources disponibles afin d'optimiser votre bureau tout en protégeant les données sensibles de vos employés.

confidentialité des employés

Avec Flexopus, vous décidez si les réservations de postes de travail ou d'autres objets doivent être visibles par tous les employés de votre entreprise ou non. Bien que nous recommandions cette approche dans un environnement d'entreprise collaboratif, il peut s'avérer très utile, dans certains cas spécifiques, de laisser les utilisateurs décider eux-mêmes si leur siège réservé est visible par les autres.

Sélection rigoureuse des fournisseurs

Flexopus accorde une attention particulière à la protection des données et à la fiabilité lors de la sélection de ses sous-traitants. Nous sélectionnons exclusivement des sous-traitants de l'UE :

• Fournisseur de serveur : Hetzner Online GmbH
  L'application est hébergée sur un cluster de serveurs dédiés à Falkenstein. Notre infrastructure de sauvegarde est située à Nuremberg.
• Fournisseur SMTP
  Nous utilisons RapidMail, basé en Allemagne, comme principal fournisseur SMTP. Nous utilisons MailJet, basé en France, comme fournisseur SMTP secondaire.
• Équipe de développement
  Les développeurs et les sous-traitants de logiciels sont situés exclusivement dans l'UE.

Routines de suppression automatisées

Flexopus permet de configurer individuellement les concepts de suppression conformément à vos directives internes en matière de protection des données. Par exemple, les comptes d'utilisateurs inactifs peuvent être automatiquement supprimés, ou les journaux système et d'application peuvent être effacés après une période définie. Cela garantit que les données personnelles ne sont conservées que pendant la durée nécessaire et autorisée.

Délégué externe à la protection des données

Pour protéger vos données, nous avons désigné un délégué à la protection des données externe et indépendant : PROLIANCE GmbH. De plus, nous exploitons un système structuré de gestion de la protection des données (DSMS) qui surveille et développe en permanence la conformité à toutes les exigences pertinentes en matière de protection des données.

Politiques de confidentialité

Utilisez notre politique de confidentialité, qui est générée automatiquement, ou téléchargez votre propre document. Par ailleurs, décidez si vous souhaitez demander une confirmation de consentement à tous les employés.

Contrats en droit allemand

La société Flexopus GmbH a son siège social à Stuttgart, en Allemagne. Les contrats sont conclus exclusivement sous le droit allemand. Fabriqué en Allemagne. Organisé en Allemagne.