Gegevensbescherming & privacy

Uw gegevens zijn van u en van niemand anders. De werkplekbeheersoftware Flexopus is in Duitsland ontwikkeld volgens de hoogste standaarden en is toonaangevend op het gebied van gegevensbescherming, gegevensbeveiliging & privacy.

Verwerkersovereenkomst (VWO)

Wij sluiten met al onze klanten een verwerkersovereenkomst af volgens de richtlijnen van de AVG om de verwerking van persoonsgegevens contractueel vast te leggen. Het doel van de gegevensverwerking, het type gegevens, de betrokken groepen personen, de subverwerkers van Flexopus en de rechten van de betrokkenen worden in deze overeenkomst vastgelegd.

Gehost in Duitsland (EU)

Uw gegevens zijn bij ons veilig. Flexopus wordt uitsluitend beheerd op dedicated servers van onze hostingpartner Hetzner Online GmbH in de Bondsrepubliek Duitsland. Uw gegevens worden dus in Duitsland gehost bij een Duits bedrijf. Hetzner is ISO 27001-gecertificeerd, wat voldoet aan de hoogste eisen voor IT-beveiligingsprocedures en informatiebeveiligingsmanagementsystemen. Wij kiezen er bewust voor om geen hosting af te nemen bij hyperscalers zoals Amazon Web Services (AWS) of Google Cloud, omdat de moederbedrijven daarvan in de VS zijn gevestigd en toegang door derden, onder meer vanwege de Cloud Act, niet volledig kan worden uitgesloten.

AVG-conform

Flexopus voldoet aan de richtlijnen van de AVG en voert met name de volgende richtlijnen consequent uit:

• Afsluiten van verwerkersovereenkomsten conform art. 28 lid 3 AVG
• Anonimisering en geen opslag van persoonsgegevens zonder specifiek doel
• Geen enkele gegevensuitwisseling met derden of gegevensoverdracht over landsgrenzen heen
• Regelmatige training van alle medewerkers op het gebied van gegevensbescherming, gegevensbeveiliging en privacy
• Continue doorontwikkeling van beveiligingsstandaarden door middel van audits en het aanpassen van onze documentatie, processen, structuren of functionaliteiten, evenals technische en organisatorische maatregelen

Flexopus wordt ontwikkeld volgens de concepten "privacy by default" en "privacy by design", waardoor gegevensbescherming vanaf het begin tot het einde is gewaarborgd.

Doelgebonden gegevensopslag

De opgeslagen persoonsgegevens worden uitsluitend voor het beoogde doel gebruikt.

Gegevensanonimisering

Met Flexopus bepaalt u na welke periode persoonsgegevens worden geanonimiseerd of uit het systeem worden verwijderd. Voor bezettingsanalyses blijven boekingsdetails zoals de start- en eindtijd van een boeking echter behouden.

Deze kunnen echter niet meer naar een specifieke persoon worden herleid. Zo behoudt u het overzicht over de bezetting van de beschikbare middelen om uw kantoor te optimaliseren, terwijl u tegelijkertijd de gevoelige gegevens van uw medewerkers beschermt.

Privacy van medewerkers

Met Flexopus beslist u of boekingen van werkplekken of andere objecten zichtbaar moeten zijn voor alle medewerkers van uw bedrijf of niet. Hoewel we dit in de samenwerkingsomgeving van een bedrijf aanbevelen, kan het in specifieke gevallen zinvol zijn om de gebruikers zelf te laten beslissen of de geboekte werkplek voor anderen zichtbaar is.

Zorgvuldige selectie van leveranciers

Flexopus besteedt bij de selectie van subverwerkers extra aandacht aan gegevensbescherming en betrouwbaarheid. Wij selecteren uitsluitend subverwerkers uit de EU:

• Serverprovider: Hetzner Online GmbH
  De applicatie wordt gehost op een dedicated servercluster in Falkenstein. Onze back-upinfrastructuur is opgezet in Neurenberg.
• SMTP-provider
  Als primaire SMTP-provider gebruiken we RapidMail, gevestigd in Duitsland. Als secundaire SMTP-provider gebruiken we MailJet, gevestigd in Frankrijk.
• Ontwikkelteam
  De ontwikkelaars en software-onderaannemers zijn uitsluitend gevestigd in de EU.

Geautomatiseerde verwijderingsroutines

Flexopus maakt individueel configureerbare verwijderingsconcepten mogelijk volgens uw interne privacyrichtlijnen. Zo kunnen bijvoorbeeld inactieve gebruikersaccounts automatisch worden verwijderd of systeem- en applicatielogs na een gedefinieerde periode worden gewist. Hiermee garanderen we dat persoonsgegevens alleen worden bewaard zolang dit noodzakelijk en toegestaan is.

Externe functionaris gegevensbescherming

Voor de bescherming van uw gegevens hebben we een onafhankelijke, externe functionaris gegevensbescherming aangesteld: PROLIANCE GmbH. Daarnaast hanteren we een gestructureerd privacybeheersysteem (DSMS) dat de naleving van alle relevante privacywetgeving continu bewaakt en verder ontwikkelt.

Privacyverklaringen

Gebruik onze automatisch gegenereerde privacyverklaring of upload uw eigen document. Bepaal bovendien of u van alle medewerkers een bevestiging van toestemming wilt vereisen.

Contracten volgens Duits recht

Het bedrijf Flexopus GmbH heeft zijn hoofdkantoor in Stuttgart, Duitsland. Contracten worden uitsluitend gesloten volgens Duits recht. Made in Germany. Hosted in Germany.