Inchecken en uitchecken met Flexopus
Met de check-in- en check-outfunctie zorgt u ervoor dat werkplekken altijd bezet zijn. Vooral in bedrijven met meer medewerkers dan werkplekken is het bureau een waardevol hulpmiddel. Reserveringen vervallen na een zelf in te stellen tijdsperiode als medewerkers zich niet op tijd melden.
Waarom moet ik de Check-in & Check-out module gebruiken?
Medewerkers reserveren een werkplek, maar kunnen op korte termijn niet werken, worden ziek of besluiten spontaan om thuis te werken. Zonder handmatige tussenkomst blijft de boeking actief in het systeem en is de accommodatie bezet. Dit betekent dat de ruimte op het terrein ongebruikt blijft, wat leidt tot een slechte benutting van de kantoorruimte.
INCHECKEN
Door het activeren van de check-in en check-out functie worden zowel een remedie als nieuwe routines gecreëerd. Door te vereisen dat de boeking bij het inchecken na een individueel definieerbare tijd wordt bevestigd, voorkomt u dat objecten niet worden gebruikt. Indien er geen check-in plaatsvindt, vervalt de boeking en kunnen andere collega's de vrijgekomen accommodatie op de gebruikelijke manier weer boeken.
UITCHECKEN
Als medewerkers hun werkplek eerder verlaten dan gepland, kan de uitcheckfunctie worden gebruikt om de accommodatie vrij te geven voor anderen. Indien er geen uitchecken plaatsvindt, vindt dit automatisch plaats aan het einde van de reguliere boekingstijd.
Door de combinatie van het verplicht in- en uitchecken van medewerkers met Smart Analytics en onze uitgebreide exportfuncties is het ook denkbaar om Flexopus in te zetten voor het registreren van werkuren, wat sinds september 2022 verplicht is volgens een uitspraak van het Federale Arbeidsgerechtshof.
E-mail met incheckherinnering
Wanneer u Flexopus dagelijks gebruikt, kan het gebeuren dat u vergeet in te checken. Gebruikers kunnen zelf bepalen of ze kort voor aanvang van de boeking per e-mail aan het inchecken herinnerd willen worden. De e-mail bevat een directe link om in te checken.
Pushmeldingen voor apps
Medewerkers kunnen ook herinneringen over openstaande check-ins ontvangen via pushmeldingen op hun smartphone. Binnen het vooraf gedefinieerde inchecktijdsvenster vindt het inchecken vervolgens plaats door op de pushmelding te klikken.
Inchecken met de QR-codemodule
Met de extra module “QR-codes” zorgt u ervoor dat uw medewerkers zich eenvoudig en gemakkelijk ter plaatse kunnen in- en uitchecken. Door op de werkplek of in de vergaderruimte een QR-code te scannen met uw smartphone, kan dit binnen enkele seconden.
.svg)
QR-codemodule
Met de extra module “QR-codes” kunt u het gebruik van de Desk Booking App Flexopus nog eenvoudiger en handiger maken. Maak het in- en uitchecken van medewerkers gemakkelijker of maak ad-hocboekingen van flexibele werkplekken en vergaderruimten op locatie mogelijk.
