Veelgestelde vragen (FAQ's)

In tegenstelling tot vaste werkplekken worden flexibele werkplekken niet door slechts één persoon gebruikt, maar staan ze ter beschikking van vele, soms alle, werknemers. Medewerkers kunnen, afhankelijk van hun werkzaamheden, flexibel bepalen aan welk bureau ze willen werken: aan een plek in een kantoortuin, aan een bureau in een privékantoor of aan een tafel met speciale apparatuur. Het werkplekboekingssysteem Flexopus zorgt voor een ordelijke reservering via de app.

Bureaudelen (ook wel “hotdesking”, “shared desk”, “flexibel kantoor) is een concept van werkplekorganisatie waarbij werkplekken niet aan een specifieke persoon worden toegewezen. De bureaus worden voor iedereen kosteloos ter beschikking gesteld. Bureaudelen wordt vaak gecombineerd met thuiswerken, om de werkplekken op kantoor beter te benutten. Voor het beheer van gedeelde bureaus wordt vaak gebruikgemaakt van software zoals Flexopus.

Flexopus, een app voor het delen van bureaus die de German Design Award heeft gewonnen, maakt het reserveren van flexibele werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen heel eenvoudig en snel. Gebruikers van de app boeken hun bronnen in slechts drie stappen: 1. Selecteer periode 2. Selecteer locatie of verdieping 3. Selecteer en reserveer een werkplek. Optioneel kunt u ook filteren op functies en favorieten.

Naast het reserveren van gedeelde bureaus , kunt u met de werkplekreserveringsapp Flexopus ook vergaderruimtes en parkeerplaatsenreserveren. Catering- en schoonmaakdiensten kunnen ook worden besteld. De registratie of van bezoekers kunt u ook met Flexopus beheren. In principe kunt u met Flexopus alle hulpmiddelen op de werkplek visueel weergeven en flexibel boekbaar maken.

Flexopus kan eenvoudig worden geïntegreerd in de Microsoft Outlook-agenda via e-mailboekingsbevestiging en bijgevoegd .ics-bestand. Dit betekent dat elke boeking automatisch in uw persoonlijke agenda terechtkomt. Naast de Microsoft Outlook-agenda kunnen Flexopus .ics Bookings ook worden geïntegreerd in alle andere gangbare agenda-applicaties, zoals Google Agenda of Apple Agenda. Naast boekingsbevestigingen kunt u ook onze Microsoft Outlook Plugin installeren. Onze Microsoft Outlook-plug-in staat ook officieel vermeld als een Microsoft Outlook-invoegtoepassing: Outlook Plugin Store

Wanneer gebeurde er veel of weinig op kantoor? Dankzij de Smart Analytics-functies van Flexopus kunt u met slechts een paar klikken het gebruik van uw gehele gebouw en alle verdiepingen, tot op individuele werkplekken, analyseren, over- of onderbezetting in een vroeg stadium identificeren en passende maatregelen nemen. De gegevens kunnen eenvoudig worden geëxporteerd of automatisch verder worden verwerkt via de REST API van Flexopus.

U kunt ons van maandag tot en met vrijdag tijdens onze reguliere kantooruren bereiken via e-mail op info@flexopus.com, telefonisch op +49 711 342 085 05, via het contactformulier of op onze sociale mediakanalen Instagram, of LinkedIn. Ons team neemt dan zo snel mogelijk contact met u op. U kunt ook rechtstreeks een afspraak bij ons maken. U kunt ons ook persoonlijk bezoeken op ons hoofdkantoor in Stuttgart na een afspraak.

Als u een bug in onze software ontdekt, kunt u deze rechtstreeks melden aan support@flexopus.com . Onze IT-experts zullen het probleem dan zo snel mogelijk aanpakken, onderzoeken en oplossen, en contact met u opnemen als ze nog vragen hebben.

Als u kiest voor een van onze twee selfservicepakketten, Flexopus Starter of Flexopus Business, kunt u zich direct online registreren en aan de slag gaan. Tijdens het registratieproces verstrekt u alle relevante informatie over uw bedrijf. U heeft ook een plattegrond van uw kantoor en uw creditcardgegevens nodig.

Bent u geïnteresseerd in ons Flexopus Enterprise-pakket, maak dan een afspraak met ons verkoopteam. Daar krijgt u eerst persoonlijk advies en vertellen wij u vooraf welke gegevens wij van u nodig hebben. Zodra wij alle informatie hebben, duurt het slechts enkele werkdagen voordat wij uw individuele instantie hebben ingericht en in gebruik hebben genomen.

Bij Flexopus kunt u kiezen tussen standaard- en premiumkaarten. 

Belangrijke opmerking: voor een consistente kwaliteit en een vlekkeloze gebruikerservaring in Flexopus adviseren wij u om de premiumkaarten in eerste instantie altijd één keer te laten maken.

Standaardkaarten zijn afbeeldingsbestanden die u rechtstreeks in de software uploadt en waarin u met behulp van de Flexopus-kaarteneditor boekbare objecten markeert. Met de geïntegreerde kaarteditor kunt u bovendien met slechts enkele klikken zelf wijzigingen in de kaarten aanbrengen.

Premiumkaarten zijn vectorgebaseerde afbeeldingen die door ons team van ervaren grafisch ontwerpers worden gemaakt op basis van aangeleverde gegevens, tegen betaling. U kunt zelf wijzigingen aanbrengen in de premiumkaarten met behulp van de Flexopus-kaarteditor. Voor klanten in het Enterprise-pakket bieden wij, afhankelijk van het ondersteuningsniveau, ook ondersteuning voor wijzigingsverzoeken.

‍

Bij de pakketten Flexopus Starter en Flexopus Business verloopt de onboarding uitsluitend via selfservice. Dit betekent dat bedrijven zich online registreren en na de configuratie direct aan de slag kunnen. Tijdens het registratieproces verstrekt u informatie over het bedrijf. Vervolgens maakt u alle relevante instellingen en uploadt u digitale standaardkaarten vanuit uw kantoor rechtstreeks naar Flexopus. Als u Premium Cards wilt kopen, kunt u deze direct na registratie bestellen. U ontvangt de professioneel gemaakte vectorbestanden binnen maximaal 5 werkdagen direct in het systeem. Het Flexopus Help Center (ook wel de online handleiding genoemd) ondersteunt u ook met veel artikelen over het instellen van Flexopus. Er is ook informatie- en trainingsmateriaal beschikbaar voor beheerders en eindgebruikers.

Bij het Flexopus Enterprise pakket wordt u gedurende het gehele onboardingproces ondersteund door een persoonlijke Key Account Manager. Zodra ons team alle relevante informatie van u heeft ontvangen om aan de slag te gaan met Flexopus, zetten we binnen enkele werkdagen uw eigen Flexopus-instantie voor u op. Na een succesvolle eerste configuratie ontvangt u van ons een link om de software te accepteren. Ook krijgt u van onze key account een introductie (beheerderstraining) in het systeem. Ook na afloop beantwoorden wij graag persoonlijk al uw vragen. Bovendien is het Flexopus Help Center ook gratis beschikbaar voor alle klanten van het Enterprise-pakket.

Flexopus is een schaalbare software die meegroeit met uw bedrijf. 

In de pakketten Flexopus Starter en Flexopus Business kunt u extra bronnen toevoegen via de kaarteditor. De extra resources worden apart gefactureerd (afhankelijk van de geselecteerde factureringswijze - jaarlijks of maandelijks).

In het Flexopus Enterprise-pakket kunt u bovendien op elk gewenst moment eenvoudig extra bronnen toevoegen via de kaarteditor. U kunt ook eenvoudig contact opnemen met ons Flexopus serviceteam. Wij voeren dan een kaartwijziging voor u uit of maken een extra premiumkaartaan. Het Enterprise-pakket biedt alleen de jaarlijkse facturering aan, waarbij de extra gemaakte kosten aan het einde van de factureringsperiode in een eindfactuur worden verrekend.

Ja, er is een demoversie van Flexopus. Neem hiervoor contact met ons op.

Met eenmalige aanmelding via Google of Microsoft hoeven gebruikers geen nieuw gebruikersaccount aan te maken. In plaats daarvan worden de gegevens bij de eerste aanmelding rechtstreeks naar de Workplace Management Software Flexopus verzonden via een SAML2- of OAuth2.0-interface. Dit betekent dat gebruikers niet individueel voor Flexopus uitgenodigd hoeven te worden. Als het bedrijf de koppeling met Google of Microsoft tot stand heeft gebracht, loggen gebruikers ook uit bij Flexopus met hun persoonlijke Google- of Microsoft-inloggegevens. Meer informatie hierover vindt u in het Flexopus Help Center in de sectie  Integraties.

Naast naam en e-mailadres kunnen ook andere kenmerken, zoals functienamen of afdelingsaansluitingen, dankzij SAML2 in realtime met Flexopus worden gesynchroniseerd. Dit biedt het voordeel dat de gegevens van uw medewerkers slechts op één plek beheerd hoeven te worden (de Active Directory van het bedrijf). Naast de SAML2 SSO-authenticatie biedt de werkplekbeheersoftware Flexopus ook een SCIM API-interface voor gebruikers- en groepssynchronisatie.

Ja. Het Flexopus Workplace Management Platform ondersteunt talloze andere Identity Providers (IdP's) met betrekking tot Single Sign-On (SSO). Met SSO hoeven gebruikers geen nieuw gebruikersaccount aan te maken, maar kunnen ze zich bij Flexopus aanmelden met hun bekende inloggegevens van de IdP die door het bedrijf wordt gebruikt. De SAML2- en SCIM-protocollen zijn generiek geïmplementeerd, zodat we naast Google en Microsoft ook andere IdP's kunnen ondersteunen. Meer informatie over dit onderwerp vindt u in het Flexopus Help Center onder Integraties.

Flexopus wordt gehost door onze hostingpartner Hetzner Online GmbH op onze eigen dedicated servers uitsluitend in Duitsland (Neurenberg en Falkenstein). Zowel Hetzner als Flexopus zijn gecertificeerd volgens ISO 27001 en voldoen daarmee aan alle normen voor informatiebeveiliging. Flexopus gebruikt GEEN Amazon Web Services (AWS) en GEEN Google of Microsoft Cloud-infrastructuur. Dit betekent dat wij altijd volledige controle hebben over de data, infrastructuur en applicatie. Meer informatie over gegevensbescherming en gegevensbeveiliging vindt u hier.

De Workplace Management App Flexopus valt onder de vereisten van de AVG en is en wordt ontwikkeld onder deze voorwaarden en volgens de concepten "privacy by default" en "privacy by design", waarmee van begin tot eind rekening wordt gehouden met gegevensbescherming. Flexopus biedt bijvoorbeeld uitgebreide, individueel configureerbare instellingen voor gegevensbescherming en privacy. Zo kan bijvoorbeeld de anonimisering van persoonlijke boekingsgegevens individueel worden geconfigureerd en kunnen geautomatiseerde verwijderroutines worden aangemaakt. Daarnaast kunnen persoonlijke gegevens in de gebruikersapp op verzoek volledig worden geanonimiseerd. Flexopus levert de hostinginfrastructuur in een dedicated serverinfrastructuur bij onze hostingpartner Hetzner Online GmbH in Duitsland. Hetzner is een toonaangevende server- en hostingprovider uit Duitsland en is, net als Flexopus zelf, ISO 27001-gecertificeerd. Meer informatie over het uitgebreide gegevensbeschermingsbeleid van Flexopus vindt u hier.

De werkplekbeheersoftware Flexopus is vanaf het begin ontwikkeld als een responsieve en mobiele applicatie. Puur technisch gezien is Flexopus dus een zogenaamde Progressive Web Application (PWA). Bovendien kan FLexopus worden geïnstalleerd als een native Android- en iOS-app via Google PlayStore en via de Apple AppStore . Bovendien is Flexopus beschikbaar als officieel uitgebrachte Microsoft Teams-applicatie en kan deze in slechts enkele seconden rechtstreeks vanuit de Microsoft Teams App Library worden geïnstalleerd.

Dankzij de moderne, volledig responsieve applicatie kan Flexopus gebruikt worden op ieder apparaat met een moderne browser en een internetverbinding. Of u nu een smartphone, tablet, laptop of desktop-pc gebruikt, Flexopus kunt u overal snel en eenvoudig gebruiken. Bovendien is de gebruikersapplicatie van de werkplekbeheersoftware Flexopus toegankelijk volgens WCAG.

‍

Met Flexopus Cloud geniet u van onze complete, zorgeloze service. In de cloudversie verzorgen wij voor u de hosting, de exploitatie, het onderhoud en alle relevante beveiliging en versie-updates. U hoeft niets te installeren. Zo kunt u zich concentreren op uw kernactiviteiten en uw middelen inzetten waar ze daadwerkelijk nodig zijn.

Dankzij de cloudversie kan het Flexopus Workplace Management Platform in elk bedrijf worden gebruikt, ongeacht de eigen IT-infrastructuur. Om Flexopus te gebruiken, hebt u alleen een moderne browser en een internetverbinding nodig. Voor de inrichting hebben we ook plattegronden van uw kantoor nodig, met daarop aangegeven de hulpmiddelen.

Bij Flexopus richten we ons op het ontwikkelen van software die zo slank, krachtig en gebruiksvriendelijk mogelijk is. Wij geloven niet in hardwareoplossingen zoals bewegingssensoren, omdat deze meestal erg duur en foutgevoelig zijn en bovendien vaak kritisch worden bekeken door ondernemingsraden en functionarissen voor gegevensbescherming, omdat ze een te grote controle over de medewerkers opleveren. De sensoren helpen weliswaar de stoelbezetting te meten, maar bieden geen oplossing voor het delen van bureaus, omdat stoelen vooraf gereserveerd moeten worden. Als goed alternatief raden we onze QR-codesaan, die u kunt gebruiken voor ad-hocboekingen ter plaatse of voor in- en uitchecken.

De maandelijkse licentiekosten worden berekend op basis van het aantal toegewezen resources in Flexopus. Een object is een werkplek, een vergaderruimte of een parkeerplaats. In tegenstelling tot veel van onze concurrenten is het aantal gebruikers voor ons niet relevant. Bij het delen van bureaus wordt er in principe van uitgegaan dat er meer medewerkers zijn dan beschikbare werkplekken. Voor de meeste bedrijven is de metriek 'resource' dan ook qua prijs aanzienlijk aantrekkelijker dan facturering op basis van gebruikers. 

Flexopus biedt drie pakketten aan. Flexopus Starter en Flexopus Business kunt u als selfservicepakket rechtstreeks op onze website boeken tegen vaste prijzen . De kosten voor Flexopus Enterprise kunnen variëren afhankelijk van het aantal resources, serviceniveau en gewenste extra modules. Neem hiervoor contact op met ons verkoopteam .

Sommige van onze klanten hebben aantoonbaar op vaste kosten bespaard met Flexopus, doordat zij hun kantoorruimte (aanzienlijk) hebben verkleind bij gelijkblijvende personeelsaantallen. Dit betekent dat er gemiddeld twee medewerkers per werkplek aanwezig zijn, waardoor de ruimtes optimaal benut kunnen worden. Het besparingspotentieel is vaak aanzienlijk hoger dan de licentiekosten van de bureausoftware. Daarom is de introductie van desksharing in combinatie met Flexopus in vrijwel alle gevallen een rendabele investering.

Dankzij onze gebouwbeheermoduleis het delen van bureaus met Flexopus mogelijk voor zowel kleine bedrijven met 10 medewerkers als voor grote ondernemingen met enkele duizenden medewerkers, ongeacht de omvang of branche. Onze selfservicepakketten Flexopus Starter en Flexopus Business zijn geschikt voor bedrijven tot 100 werkplekken en kunt u direct via onze website boeken. Flexopus Enterprise is geschikt voor grotere bedrijven en organisaties. In een persoonlijk gesprek kunnen we meestal snel analyseren of het concept van flexibele werkplekken zinvol is voor uw bedrijf. U kunt op elk moment contact met ons opnemen.