Werkplek boeken
Wat is een flexibele werkplek?
In tegenstelling tot vaste werkplekken worden flexibele werkplekken niet alleen door één persoon gebruikt. Medewerkers kunnen dus vrij en flexibel beslissen aan welk bureau ze elke dag willen werken. Als gevolg hiervan zijn werkplekken niet langer gepersonaliseerd, maar worden ze gedeeld door meerdere mensen of zelfs door het hele personeelsbestand.
Wat is het delen van bureaus of hotdesking?
Desk sharing (ook bekend als „hot desking”, „shared desk”, „" flexibel kantoor "”) is een concept voor de organisatie van de werkplek waarbij werknemers vrij kunnen beslissen op welke werkplek ze willen zitten.” Desk sharing wordt vaak geïntroduceerd in combinatie met een thuiskantoor om werkplekken beter te benutten of om op lange termijn ruimte te besparen. Bij het delen van bureaus is het daarom gebruikelijk dat er minder werkplekken zijn dan werknemers.
Wat is een boekingssysteem voor werkplekken?
Met een boekingssysteem voor werkplekken (ook bekend als „software voor het delen van bureaus”) kunnen werknemers flexibele werkplekken op kantoor boeken. Software voor het delen van bureaus maakt een soepele organisatie van flexibele werkplekken mogelijk. Het systeem laat zien welke stoelen beschikbaar zijn en wanneer en helpt bij het coördineren van boekingen. Het Flexopus boekingssysteem voor werkplekken ondersteunt ook de analyse van het kantoorgebruik.
Hoe werkt Flexopus-software voor het delen van bureaus?
Flexopus maakt het eenvoudig, intuïtief en snel om flexibele werkplekken, vergaderruimten en parkeerplaatsen te boeken in slechts drie stappen:
1. Selecteer een periode
2. Selecteer locatie of verdieping
3. Selecteer een werkplek/boek
Kun je alleen werkstations boeken met Flexopus?
Naast het boeken Gedeelde bureaus Kunt u met de Flexopus hotdesk-software ook reserveren vergaderzalen en parkeerplaatsen. In principe kan met Flexopus elk object flexibel worden geboekt, zolang het maar visueel kan worden weergegeven.
Kan Flexopus worden geïntegreerd met Microsoft Outlook?
Ja, Flexopus kan worden geïntegreerd in de Microsoft Outlook-agenda via een boekingsbevestiging per e-mail en een bijgevoegd.ics-bestand. Als gevolg hiervan wordt elke boeking automatisch overgezet naar de persoonlijke kalender. Naast de Microsoft Outlook-agenda kunnen Flexopus .ics-boekingen ook worden geïntegreerd in alle andere populaire agendatoepassingen zoals de Google- of Apple-agenda.
Naast boekingsbevestigingen kunt u ook gebruik maken van onze Microsoft Outlook-plug-in installeren. Onze Microsoft Outlook-plug-in is ook officieel vermeld als een Microsoft Outlook-invoegtoepassing: Outlook-plugin-winkel
Kan ik het kantoorgebruik meten en analyseren met Flexopus?
Met dank aan Slimme analysefuncties Met Flexopus kunt u met enkele muisklikken de werklast van uw hele kantoor tot aan de afzonderlijke werkstations analyseren, overbevolking of onderbezetting in een vroeg stadium identificeren en passende maatregelen nemen.
Ondersteuning en contact
Hoe kan ik in contact komen met Flexopus?
Je kunt ons van maandag tot en met vrijdag mailen op info@flexopus.com, telefonisch op het nummer +49 711 342 085 05, via het contactformulier of op onze sociale mediakanalen instagram, of linkedin bereiken. Onze medewerkers nemen dan zo snel mogelijk contact met je op.
Je kunt ook Boek direct een afspraak met ons.
Als alternatief kunt u ook, door een afspraak te maken, naar stuttgart persoonlijk bezoeken.
Waar kan ik een bug melden?
Als je een bug ontdekt in onze software, kun je die vinden op support@flexopus.com voorleggen. Onze IT-afdeling neemt dan zo snel mogelijk contact met u op om het probleem op te lossen.
Welke informatie is nodig om met Flexopus aan de slag te gaan?
Om met Flexopus aan de slag te gaan, moet u ons het aantal werkplekken en verdiepingen geven waar u flexibele boekingen wilt maken. We hebben ook de plattegronden nodig van uw bedrijfspand met gemarkeerde werkplekken en vergaderruimten. Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, hebben we uw logo en uw gewenste subdomein nodig. Als alle informatie beschikbaar is, wordt uw installatie binnen enkele werkdagen voor u ingesteld en operationeel.
Hoe komen de kaarten in Flexopus terecht en kun je ze wijzigen?
Uw plattegronden worden gedigitaliseerd door ons team van ervaren grafische ontwerpers op basis van de ingediende gegevens. Dit stelt ons in staat om consistente kwaliteit en een vlekkeloze gebruikerservaring te bieden in Flexopus. Wijzigingen in de kaarten kunnen door ons worden aangebracht of door uzelf in het beheergedeelte.
Hoe werkt het onboardingproces met Flexopus?
Nadat uw instance is ingesteld, ontvangt u een link om de software te accepteren en een introductie door onze medewerkers. We ondersteunen u ook bij de introductie van de Flexopus Hot Desking Solution in uw bedrijf met sjablonen voor veranderingscommunicatie en een handboek.
Wat gebeurt er als mijn bedrijf groeit en ik meer flexibele werkplekken nodig heb?
Flexopus is schaalbare software die met uw bedrijf meegroeit. Als u extra werkplekken of verdiepingen nodig heeft, kunt u op elk gewenst moment contact met ons opnemen en we zullen de kaart voor u wijzigen of een extra plattegrond maken. Aan het einde van de factureringsperiode worden de extra kosten verrekend in een eindafrekening - vergelijkbaar met elektriciteits- of gasleveranciers.
Is er een demoversie van Flexopus die ik aan mijn collega's kan laten zien?
Ja, er is een demoversie van Flexopus. Neem hierover contact met ons op.
Technische gegevens
Hoe werkt de SSO-integratie (Single Sign On) tussen Google of Microsoft en Flexopus?
Met eenmalige aanmelding via Google of Microsoft hoeven gebruikers geen nieuw gebruikersaccount aan te maken. In plaats daarvan worden de gegevens rechtstreeks naar Flexopus overgedragen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt via een SAML2- of OAuth2.0-interface. Dit betekent dat gebruikers niet individueel voor Flexopus hoeven te worden uitgenodigd.
Welke gegevens kunnen worden gesynchroniseerd van Microsoft ADFS of Microsoft Azure Active Directory naar Flexopus?
Naast namen en e-mailadressen kunnen dankzij SAML2 ook andere kenmerken, zoals functietitels of afdelingsrelaties, in realtime met Flexopus worden gesynchroniseerd. Dit heeft als voordeel dat de gegevens van uw werknemers slechts op één plek beheerd hoeven te worden (de Active Directory van het bedrijf).
Over de SAML2 SSO-authenticatie Flexopus biedt ook een SCIM API-interface voor synchronisatie van gebruikers en groepen.
Ondersteunt Flexopus ook andere identiteitsbeheerders (bijvoorbeeld: Keycloak, Ping Federation, CAS, Shibboleth, Okta, enz.)?
Ja, Flexopus ondersteunt tal van andere systemen via SSO. De SAML2- en SCIM-protocollen zijn generiek geïmplementeerd, zodat we ook andere ontheemden kunnen ondersteunen. Als je nog vragen hebt, neem dan gerust contact op met ons ondersteuningsteam: support@flexopus.com
Waar worden Flexopus-gegevens gehost?
Flexopus wordt gebruikt door onze serviceprovider Hetzner Online GmbH exclusief gehost in Duitsland (Neurenberg en Falkenstein). Hetzner is ISO 27001-gecertificeerd en voldoet daarom aan alle normen voor informatiebeveiliging. Flexopus gebruikt GEEN AWS-, Google- of Microsoft-cloudinfrastructuur, dus we hebben volledige controle over de gegevens, infrastructuur en applicatie.
Hoe worden persoonsgegevens beschermd bij Flexopus?
Meer informatie over onze veiligheidsnormen hier.
Flexopus voldoet 100% aan de EU GDPR.
Flexopus biedt alle instellingen op het beheerdersdashboard: In de standaard Flexopus-configuratie worden persoonlijke boekingsgegevens na 14 dagen automatisch geanonimiseerd. Daarnaast kunnen persoonsgegevens in de frontend op verzoek ook worden geanonimiseerd.
Flexopus levert de hostinginfrastructuur in een dedicated serverinfrastructuur door onze hostingserviceprovider Hetzner Online GmbH klaar. Hetzner is een toonaangevende serverprovider uit Duitsland, ISO 27001-gecertificeerd en voldoet daarom aan alle normen om uw persoonlijke gegevens te beschermen.
Heeft Flexopus ook een mobiele applicatie?
Ja, Flexopus kan Google Play Store En door Apple AppStore worden geïnstalleerd. Naast de winkels kan Flexopus ook als PWA (Progressive Web Application) worden geïnstalleerd.
Op welke apparaten kan Flexopus worden gebruikt?
Dankzij de moderne, volledig responsieve gebruikersinterface kan Flexopus worden gebruikt op elk apparaat met een moderne browser en een internetverbinding. Of het nu gaat om een smartphone, tablet, laptop of desktop-pc, Flexopus kan overal snel en foutloos worden bediend.
Biedt Flexopus ook een versie op locatie aan?
Ja, maar alleen voor grote klanten met meer dan 1000 jobs. We raden aan om onze cloudversie te gebruiken. Neem voor meer informatie contact op met ons verkoopteam: info@flexopus.com
Wat zijn de voordelen van software in de cloud ten opzichte van een versie op locatie?
Met Flexopus Cloud kunt u genieten van onze allround zorgeloze service. In de cloudversie zorgen wij voor hosting, bediening, onderhoud en alle relevante beveiligings- en versie-updates voor u. Het is niet nodig om het van uw kant te installeren. Zo kunt u zich concentreren op uw kernactiviteiten en uw capaciteiten inzetten waar ze daadwerkelijk nodig zijn.
Aan welke vereisten moet worden voldaan om Flexopus te kunnen gebruiken?
Dankzij de cloudversie kan Flexopus in elk bedrijf worden gebruikt, ongeacht de IT-infrastructuur. Het enige dat u nodig hebt om met Flexopus aan de slag te gaan, zijn plattegronden van uw kantoor met getekende bureaus, een vectorbestand van uw logo en uw gewenste subdomein. Wij doen de rest voor je.
Voor de vereisten van de on-premise variant kunt u contact opnemen met onze verkoopafdeling.
Biedt Flexopus ook hardware aan, zoals bewegingssensoren?
Bij Flexopus richten we ons op het ontwikkelen van software die zo slank, krachtig en gebruiksvriendelijk mogelijk is. Wij geloven niet op hardwareoplossingen zoals bewegingssensoren, omdat deze meestal erg duur zijn en foutgevoelig zijn. Hoewel de sensoren helpen om de bezetting van stoelen te meten, bieden ze geen oplossing voor het delen van bureaus, aangezien stoelen vooraf moeten worden geboekt. Als goed alternatief raden we onze QR-codes.
Kosten en winstgevendheid
Hoeveel kost Flexopus-software voor het delen van bureaus?
De kosten van Flexopus zijn gekoppeld aan het aantal objecten (tafels, vergaderruimten, parkeerplaatsen) en niet aan het aantal gebruikers. Aangezien het delen van bureaus vereist dat er meer werknemers zijn dan beschikbare banen, blijkt dit model winstgevender te zijn.
De kosten van Flexopus kunnen variëren, afhankelijk van de locatie, de grootte van het bedrijf, het serviceniveau en de gewenste aanvullende modules. Neem contact met ons op, een van onze medewerkers zal u gedetailleerde en op maat gemaakte prijsinformatie geven: info@flexopus.com
Kun je vaste kosten besparen met Flexopus?
Met Flexopus besparen sommige van onze klanten aantoonbaar vaste kosten door hun kantoorruimte te verkleinen en tegelijkertijd hetzelfde personeelsbestand te behouden. Dit betekent dat meerdere medewerkers op één werkplek werken, wat de benutting van de kamers kan optimaliseren. Het besparingspotentieel is vaak aanzienlijk hoger dan de licentiekosten van software voor het delen van bureaus. De introductie van desk sharing in combinatie met Flexopus is daarom een waardevolle investering.
Voor welke bedrijven (grootte) wordt software voor het delen van bureaus aanbevolen?
Het delen van bureaus met Flexopus is dankzij onze Module voor gebouwbeheer, mogelijk voor zowel een klein bedrijf met 10 werknemers als voor bedrijven met enkele duizenden werknemers, ongeacht de sector. Neem gerust contact met ons op. In een persoonlijk gesprek kunnen we samen analyseren of het concept van flexibele werkplekken ook zinvol is voor uw bedrijf.
