Foire aux questions (FAQ)

Contrairement aux postes de travail fixes, les espaces de travail flexibles ne sont pas réservés à une seule personne, mais sont mis à la disposition de plusieurs collaborateurs, voire de l'ensemble du personnel. Selon leurs tâches, les employés choisissent librement leur bureau : en open space, dans un bureau individuel ou sur un poste équipé spécifiquement. Le système de réservation Flexopus garantit une organisation fluide via une application.

Le desk sharing (également appelé « hot desking », « bureau partagé » ou « bureau flexible ») est un concept d'organisation du travail où les postes ne sont pas attribués individuellement. Les bureaux sont mis à la disposition de tous. Il est souvent associé au télétravail pour optimiser l'occupation des espaces. Un logiciel de gestion, comme Flexopus, est fréquemment utilisé pour gérer ces bureaux partagés.

Flexopus, une application de desk sharing récompensée par le German Design Award, permet de réserver rapidement et facilement des postes de travail flexibles, des salles de réunion et des places de parking. Les utilisateurs réservent leurs ressources en trois étapes : 1. Choisir la période 2. Sélectionner le site ou l'étage 3. Choisir et réserver le poste de travail. Il est également possible de filtrer par équipements et favoris.

En plus de la réservation de bureaux partagés, l'application de réservation Flexopus permet également de réserver des salles de réunion et des places de parking. Il est aussi possible de commander des services de restauration ou d'entretien. La gestion des visiteurs peut également être assurée via Flexopus. En principe, Flexopus permet de visualiser et de rendre réservable n'importe quelle ressource liée à l'espace de travail.

Flexopus s'intègre facilement au calendrier Microsoft Outlook grâce aux confirmations de réservation par e-mail et aux fichiers .ics joints. Chaque réservation est ainsi automatiquement ajoutée à votre calendrier personnel. Outre Microsoft Outlook, les fichiers .ics de Flexopus sont compatibles avec les autres applications de calendrier populaires, telles que Google ou Apple. En complément des confirmations par e-mail, vous pouvez également installer notre plugin Microsoft Outlook. Notre plugin est officiellement répertorié en tant que complément Microsoft Outlook : Outlook Plugin Store

Quelle était l'affluence au bureau ? Grâce aux fonctionnalités Smart Analytics de Flexopus, analysez en quelques clics le taux d'occupation de vos bâtiments, étages et postes de travail, identifiez rapidement les sous-utilisations ou surcharges et prenez les mesures adaptées. Les données sont exportables ou traitables automatiquement via l'API REST de Flexopus.

Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi, durant nos heures de bureau, par e-mail à info@flexopus.com, par téléphone au +49 711 342 085 05, via notre formulaire de contact ou sur nos réseaux sociaux Instagram et LinkedIn. Notre équipe reviendra vers vous dans les meilleurs délais. Vous pouvez également prendre rendez-vous directement avec nous. Enfin, vous avez la possibilité de nous rencontrer en personne à notre siège de Stuttgart, sur rendez-vous.

Si vous découvrez un bug dans notre logiciel, vous pouvez le signaler directement à support@flexopus.com. Nos experts informatiques s'en occuperont dans les plus brefs délais, analyseront ou résoudront le problème et vous contacteront si nécessaire.

Si vous optez pour l'un de nos deux forfaits en libre-service, Flexopus Starter ou Flexopus Business, vous pouvez vous inscrire en ligne et commencer immédiatement. Lors du processus d'inscription, vous saisirez toutes les informations pertinentes concernant votre entreprise. Vous devrez également avoir à portée de main le plan de vos bureaux ainsi que vos coordonnées bancaires.

Si vous êtes intéressé par notre forfait Flexopus Enterprise, veuillez prendre rendez-vous avec notre équipe commerciale. Vous bénéficierez d'un conseil personnalisé et nous vous indiquerons les informations nécessaires. Une fois ces éléments reçus, il ne nous faudra que quelques jours ouvrables pour configurer et déployer votre instance personnalisée.

Avec Flexopus, vous avez le choix entre utiliser vos propres plans ou ceux de Flexopus.

Remarque importante : pour garantir une qualité constante et une expérience utilisateur optimale dans Flexopus, nous recommandons de faire créer les plans Flexopus par nos soins lors de la configuration initiale.

Vos propres plans sont des fichiers image que vous téléchargez directement dans le logiciel et sur lesquels vous marquez les objets réservables à l'aide du planificateur Flexopus. Les modifications peuvent également être effectuées en toute autonomie et en quelques clics grâce à l'outil intégré.

Les plans Flexopus sont des graphiques vectoriels créés par notre équipe de graphistes experts à partir des données que vous nous transmettez, moyennant des frais. Vous pouvez ensuite modifier ces plans vous-même via le planificateur Flexopus. Pour les clients du forfait Enterprise, nous proposons également une assistance pour les demandes de modification, selon le niveau de support.

Pour les forfaits Flexopus Starter et Flexopus Business, l'intégration s'effectue exclusivement en libre-service. Les entreprises s'inscrivent en ligne et peuvent démarrer immédiatement après la configuration. Lors de l'inscription, vous saisissez les informations relatives à votre entreprise, effectuez les réglages nécessaires et téléchargez vos plans de bureaux directement dans Flexopus. Si vous souhaitez des plans Flexopus, vous pouvez les commander juste après votre inscription. Vous recevrez des fichiers vectoriels professionnels directement dans le système sous 5 jours ouvrés maximum. Le centre d'aide Flexopus (ou manuel en ligne) vous accompagne également dans la configuration de Flexopus grâce à de nombreux articles. Vous y trouverez aussi des informations et du matériel de formation pour les administrateurs et les utilisateurs finaux.

Avec le forfait Flexopus Enterprise, vous bénéficiez d'un accompagnement personnalisé par un Key Account Manager tout au long du processus d'intégration. Une fois que notre équipe a reçu toutes les informations nécessaires, nous configurons votre instance Flexopus personnalisée en quelques jours ouvrés. Après la configuration initiale, vous recevrez un lien pour valider le logiciel ainsi qu'une formation administrateur dispensée par votre responsable de compte. Nous restons à votre disposition pour toute question ultérieure. Par ailleurs, le centre d'aide Flexopus reste accessible à tous les clients Enterprise.

Flexopus est un logiciel évolutif qui évolue avec votre entreprise. 

Dans les packages Flexopus Starter et Flexopus Business, vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires via Flexopus Floorplanner. Les ressources supplémentaires seront facturées séparément (selon le mode de facturation choisi - annuellement ou mensuellement).

Dans le package Flexopus Enterprise, vous pouvez également ajouter facilement des ressources supplémentaires à tout moment via le Flexopus Floorplanner. Vous pouvez également simplement contacter notre équipe de service Flexopus et nous effectuerons un changement de plan pour vous ou créerons un plan d'étage Flexopus supplémentaire . Le forfait Entreprise propose uniquement le mode de facturation annuelle, où les coûts supplémentaires engagés sont recalculés dans une facture finale à la fin de la période de facturation.

Oui, une version de démonstration de Flexopus est disponible. Veuillez nous contacter à ce sujet.

Grâce à l'authentification unique (SSO) via Google ou Microsoft, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte. Lors de la première connexion, les données sont transmises directement au logiciel de gestion d'espace de travail Flexopus via une interface SAML2 ou OAuth2.0. Il n'est donc pas nécessaire d'inviter les utilisateurs individuellement. Une fois la connexion établie par l'entreprise, les utilisateurs accèdent à Flexopus avec leurs identifiants Google ou Microsoft habituels. Pour en savoir plus, consultez la section Intégrations du centre d'aide Flexopus.

Outre le nom et l'adresse e-mail, SAML2 permet de synchroniser en temps réel d'autres attributs avec Flexopus, tels que les intitulés de poste ou les départements. Cela présente l'avantage de ne gérer les données de vos collaborateurs qu'à un seul endroit (l'Active Directory de l'entreprise). Au-delà de la SAML2 SSO Authentication, le logiciel de gestion d'espace de travail Flexopus propose également une interface API SCIM pour la synchronisation des utilisateurs et des groupes.

Oui. La plateforme de gestion d'espace de travail Flexopus prend en charge de nombreux autres fournisseurs d'identité (IdP) via l'authentification unique (SSO). Grâce au SSO, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte et peuvent se connecter à Flexopus avec les identifiants de l'IdP utilisé par leur entreprise. Les protocoles SAML2 et SCIM ayant été implémentés de manière générique, nous pouvons prendre en charge d'autres IdP en plus de Google et Microsoft. Pour en savoir plus, consultez la section Intégrations du centre d'aide Flexopus.

Flexopus est hébergé chez notre partenaire Hetzner Online GmbH sur des serveurs dédiés situés exclusivement en Allemagne (Nuremberg et Falkenstein). Hetzner et Flexopus sont certifiés ISO 27001 et répondent ainsi à toutes les normes de sécurité de l'information. Flexopus n'utilise AUCUN service Amazon Web Services (AWS) ni AUCUNE infrastructure cloud Google ou Microsoft. Nous conservons donc un contrôle total sur les données, l'infrastructure et l'application. En savoir plus sur la protection des données et la sécurité des données.

L'application de gestion d'espace de travail Flexopus est conforme au RGPD. Elle a été conçue selon les principes de « Privacy by default » et « Privacy by design », intégrant la protection des données dès sa conception. Flexopus propose ainsi des paramètres de confidentialité complets et configurables. Il est possible de personnaliser l'anonymisation des données de réservation et de définir des routines de suppression automatique. De plus, les données personnelles peuvent être totalement anonymisées dans l'application utilisateur. Flexopus utilise une infrastructure serveur dédiée chez notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH en Allemagne. Hetzner est un fournisseur d'hébergement de premier plan, certifié ISO 27001, tout comme Flexopus. Découvrez-en plus sur la protection des données chez Flexopus.

Le logiciel de gestion d'espace de travail Flexopus a été conçu dès le départ comme une application responsive et mobile. D'un point de vue technique, Flexopus est une Progressive Web Application (PWA). De plus, Flexopus peut être installé en tant qu'application native Android et iOS via le Google Play Store et l'Apple App Store. Flexopus est également disponible en tant qu'application Microsoft Teams officielle et peut être installé en quelques secondes directement depuis la bibliothèque d'applications Teams.

Grâce à son application moderne et entièrement responsive, Flexopus est accessible sur tout appareil équipé d'un navigateur récent et d'une connexion internet. Que ce soit sur smartphone, tablette, ordinateur portable ou de bureau, Flexopus s'utilise partout avec fluidité. De plus, l'interface utilisateur du logiciel de gestion d'espaces de travail Flexopus est conforme aux normes d'accessibilité WCAG.

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Avec Flexopus Cloud, vous bénéficiez de notre service tout compris. Dans la version cloud, nous prenons en charge l'hébergement, l'exploitation, la maintenance ainsi que toutes les mises à jour de sécurité et de version. Aucune installation n'est requise de votre part. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre cœur de métier et allouer vos ressources là où elles sont réellement nécessaires.

Grâce à sa version cloud, la plateforme de gestion d'espace de travail Flexopus peut être utilisée dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit son infrastructure informatique. Il vous suffit d'un navigateur moderne et d'une connexion internet. Pour la configuration, nous avons également besoin des plans de vos bureaux avec les ressources indiquées.

Chez Flexopus, nous nous concentrons sur le développement d'un logiciel aussi léger, performant et intuitif que possible. Nous ne croyons pas aux solutions matérielles telles que les capteurs de mouvement, car elles sont souvent coûteuses, sujettes aux erreurs et fréquemment critiquées par les comités d'entreprise et les responsables de la protection des données en raison d'une surveillance excessive des employés. Bien que ces capteurs permettent de mesurer l'occupation des postes, ils n'apportent aucune solution au partage de bureau, car les places doivent être réservées à l'avance. Comme alternative efficace, nous recommandons nos codes QR, qui peuvent être utilisés pour des réservations sur place ou pour un enregistrement d'arrivée et de départ.

Les frais de licence mensuels sont calculés en fonction du nombre de ressources gérées dans Flexopus. Un objet correspond à un poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking. Contrairement à de nombreux concurrents, le nombre d'utilisateurs n'a aucune incidence sur notre tarification. Le principe du flex-office reposant sur un nombre de collaborateurs supérieur au nombre de postes disponibles, la mesure par « ressource » est nettement plus avantageuse pour la grande majorité des entreprises qu'une facturation par utilisateur.

Flexopus propose trois forfaits. Flexopus Starter et Flexopus Business sont des offres en libre-service disponibles directement sur notre site web à prix fixe. Le coût de Flexopus Enterprise varie en fonction du nombre de ressources, du niveau de service et des modules complémentaires souhaités. Veuillez contacter notre équipe commerciale à ce sujet.

Certains de nos clients réalisent des économies de coûts fixes prouvées avec Flexopus en réduisant (considérablement) leurs surfaces de bureaux tout en conservant le même effectif. En moyenne, deux collaborateurs se partagent un poste de travail, ce qui optimise l'occupation des locaux. Le potentiel d'économie dépasse très souvent largement le coût de licence du logiciel de desk sharing. L'introduction du desk sharing avec Flexopus constitue donc, dans presque tous les cas, un investissement rentable.

Grâce à notre module de gestion immobilière, le desk sharing avec Flexopus est accessible à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur, de la PME de 10 collaborateurs aux grands groupes de plusieurs milliers de personnes. Nos offres en libre-service, Flexopus Starter et Flexopus Business, sont conçues pour les entreprises comptant jusqu'à 100 postes de travail et peuvent être souscrites directement sur notre site. Pour les organisations de plus grande envergure, nous proposons Flexopus Enterprise. Un échange personnalisé permet généralement de déterminer rapidement si le concept de flex-office est adapté à votre structure. Contactez-nous à tout moment pour en discuter.