Questions fréquemment posées (FAQs)

Contrairement aux postes de travail permanents, les postes de travail flexibles ne sont pas utilisés par une seule personne, mais sont accessibles à de nombreux employés, parfois à tous. En fonction de leur travail, les employés peuvent décider de manière flexible à quel bureau ils souhaitent travailler : à un endroit dans un bureau ouvert, à un bureau dans un bureau privé ou à une table avec un équipement spécial. Le système de réservation de postes de travail Flexopus garantit une réservation ordonnée via l'application.

Le partage de bureau (également appelé « hot desking », « bureau partagé », «bureau flexible») est un concept d'organisation du lieu de travail dans lequel les postes de travail ne sont attribués à aucune personne. Les bureaux sont mis à disposition de tous gratuitement. Le partage de bureau est souvent introduit en conjonction avec le télétravail pour mieux utiliser les postes de travail. Les logiciels de partage de bureaux tels que Flexopus sont souvent utilisés pour gérer les bureaux partagés.

Flexopus, une application de partage de bureau qui a remporté le German Design Award, rend la réservation d'espaces de travail flexibles, de salles de réunion et de places de parking incroyablement simple et rapide. Les utilisateurs de l'application réservent leurs ressources en seulement trois étapes : 1. Sélectionnez la période 2. Sélectionnez l'emplacement ou l'étage 3. Sélectionnez et réservez un poste de travail. En option, vous pouvez également filtrer par fonctionnalités et favoris.

En plus de réserver bureaux partagés , l'application de réservation de lieux de travail Flexopus vous permet également de réserver salles de réunion et places de parking. Des services de restauration ou de conciergerie peuvent également être commandés. L'enregistrement ou de visiteurs peut également être géré avec Flexopus. En principe, Flexopus peut être utilisé pour afficher visuellement chaque ressource sur le lieu de travail et la rendre réservable de manière flexible.

Flexopus peut être facilement intégré au calendrier Microsoft Outlook via une confirmation de réservation par e-mail et un fichier .ics joint. Cela signifie que chaque réservation est automatiquement transférée vers votre calendrier personnel. En plus du calendrier Microsoft Outlook, les réservations Flexopus .ics peuvent également être intégrées dans toutes les autres applications de calendrier populaires telles que Google ou Apple Calendar. En plus des confirmations de réservation, vous pouvez également installer notre Microsoft Outlook Plugin . Notre plugin Microsoft Outlook est également officiellement répertorié comme un complément Microsoft Outlook : Boutique de plugins Outlook

Quand y avait-il beaucoup ou peu de choses à faire au bureau ? Grâce aux fonctions Smart Analytics de Flexopus , vous pouvez analyser l'utilisation de l'ensemble de votre bâtiment et de vos étages jusqu'aux postes de travail individuels en quelques clics, identifier la suroccupation ou la sous-occupation à un stade précoce et lancer les mesures appropriées. Les données peuvent être facilement exportées ou traitées automatiquement via l'API REST de Flexopus.

Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi pendant nos heures de bureau habituelles par e-mail à info@flexopus.com, par téléphone au +49 711 342 085 05, via le formulaire de contact ou sur nos réseaux sociaux Instagram, ou LinkedIn. Notre équipe vous contactera ensuite dans les plus brefs délais. Vous pouvez également prendre rendez-vous directement avec nous. Alternativement, vous pouvez également nous rendre visite en personne à notre siège social à Stuttgart après avoir pris rendez-vous.

Si vous découvrez un bug dans notre logiciel, vous pouvez le signaler directement à support@flexopus.com . Nos experts informatiques traiteront ensuite le problème le plus rapidement possible, enquêteront et résoudront le problème, et vous contacteront s'ils ont d'autres questions.

Si vous choisissez l'un de nos deux forfaits en libre-service, Flexopus Starter ou Flexopus Business, vous pouvez vous inscrire directement en ligne et commencer. Lors du processus d'inscription, vous fournissez toutes les informations pertinentes sur votre entreprise. Vous aurez également besoin d’un plan d’étage de vos bureaux et des détails de votre carte de crédit.

Si vous êtes intéressé par notre package Flexopus Enterprise, veuillez prendre rendez-vous avec notre équipe commerciale. Vous y recevrez d'abord des conseils personnalisés et nous vous indiquerons au préalable les informations dont nous avons besoin de votre part. Une fois que nous aurons toutes les informations, il ne faudra que quelques jours ouvrables pour que nous ayons configuré votre instance individuelle et la mettions en service.

Chez Flexopus, vous pouvez choisir entre des cartes standard ou premium. 

Remarque importante : pour une qualité constante et une expérience utilisateur sans faille dans Flexopus, nous recommandons toujours de créer les cartes premium une seule fois dans un premier temps.

Les cartes standard sont des fichiers image que vous téléchargez directement dans le logiciel et dans lesquels vous marquez des objets réservables à l'aide de l'éditeur de cartes Flexopus. Les modifications apportées aux cartes peuvent également être effectuées entièrement par vous-même en quelques clics grâce à l'éditeur de cartes intégré.

Les cartes Premium sont des graphiques vectoriels créés par notre équipe de graphistes expérimentés sur la base de données soumises moyennant des frais. Vous pouvez apporter vous-même des modifications aux cartes premium à l'aide de l'éditeur de cartes Flexopus. Pour les clients du forfait Entreprise, nous fournissons également une assistance pour les demandes de modification, en fonction du niveau de support.

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Dans les packages Flexopus Starter et Flexopus Business, l'intégration s'effectue exclusivement en libre-service. Cela signifie que les entreprises s'inscrivent en ligne et peuvent démarrer immédiatement après la configuration. Lors du processus d'inscription, vous fournissez des informations sur l'entreprise. Ensuite, vous effectuez tous les réglages pertinents et téléchargez les cartes numériques standard depuis votre bureau directement dans Flexopus. Si vous souhaitez acheter Cartes Premium , vous pouvez les commander directement après votre inscription. Vous recevrez les fichiers vectoriels créés de manière professionnelle directement dans le système dans un délai maximum de 5 jours ouvrables. Le Centre d'aide Flexopus (également appelé manuel en ligne) vous assiste également avec de nombreux articles sur la configuration de Flexopus. Il existe également du matériel d’information et de formation pour les administrateurs et les utilisateurs finaux.

Avec le package Flexopus Enterprise, vous serez accompagné par un Key Account Manager personnel tout au long du processus d'intégration. Une fois que notre équipe aura reçu toutes les informations pertinentes de votre part pour démarrer avec Flexopus, nous configurerons votre instance Flexopus individuelle pour vous dans quelques jours ouvrables. Après une configuration initiale réussie, vous recevrez un lien pour accepter le logiciel ainsi qu'une introduction (formation administrateur) au système de la part de notre compte clé. Nous sommes également disponibles personnellement pour répondre à toutes vos questions par la suite. De plus, le Centre d'aide Flexopus est également disponible gratuitement pour tous les clients du package Enterprise.

Flexopus est un logiciel évolutif qui évolue avec votre entreprise. 

Dans les packages Flexopus Starter et Flexopus Business, vous pouvez ajouter des ressources supplémentaires à l'aide de l'éditeur de cartes. Les ressources supplémentaires seront facturées séparément (selon le mode de facturation sélectionné - annuellement ou mensuellement).

Dans le package Flexopus Enterprise, vous pouvez également ajouter facilement des ressources supplémentaires à tout moment à l'aide de l'éditeur de cartes. Vous pouvez également simplement contacter notre équipe de service Flexopus et nous effectuerons un changement de carte pour vous ou créerons une carte premium supplémentaire . Le forfait Entreprise propose uniquement le mode de facturation annuelle, où les coûts supplémentaires engagés sont recalculés dans une facture finale à la fin de la période de facturation.

Oui, il existe une version démo de Flexopus. Veuillez nous contacter à cet effet.

Avec l’authentification unique via Google ou Microsoft, les utilisateurs n’ont pas besoin de créer un nouveau compte utilisateur. Au lieu de cela, les données sont transférées directement vers le logiciel de gestion du lieu de travail Flexopus via une interface SAML2 ou OAuth2.0 lors de la première connexion. Cela signifie que les utilisateurs n’ont pas besoin d’être invités individuellement à Flexopus. Si l'entreprise a établi le lien avec Google ou Microsoft, les utilisateurs se déconnecteront également de Flexopus en utilisant les informations de connexion personnelles Google ou Microsoft qu'ils connaissent. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans le Flexopus Centre d'aide dans la section  Intégrations.

Outre le nom et l'adresse e-mail, d'autres attributs tels que les intitulés de poste ou les affiliations aux départements peuvent également être synchronisés avec Flexopus en temps réel grâce à SAML2. Cela offre l’avantage que les données de vos employés ne doivent être gérées qu’à un seul endroit (l’Active Directory de l’entreprise). En plus de l'authentification SAML2 SSO , le logiciel de gestion du lieu de travail Flexopus propose également une interface API SCIM pour la synchronisation des utilisateurs et des groupes.

Oui. La plateforme de gestion du lieu de travail Flexopus prend en charge de nombreux autres fournisseurs d'identité (IdP) en matière d'authentification unique (SSO). Avec SSO, les utilisateurs n'ont pas besoin de créer un nouveau compte utilisateur, mais peuvent se connecter à Flexopus avec leurs identifiants connus de l'IdP utilisé par l'entreprise. Les protocoles SAML2 et SCIM ont été implémentés de manière générique, nous pouvons donc prendre en charge d'autres IdP en plus de Google et Microsoft. Vous pouvez trouver plus d'informations sur ce sujet dans le centre d'aide Flexopus sous Intégrations.

Flexopus est hébergé par notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH sur nos propres serveurs dédiés exclusivement en Allemagne (Nuremberg et Falkenstein). Hetzner et Flexopus sont tous deux certifiés ISO 27001 et répondent ainsi à toutes les normes de sécurité de l'information. Flexopus utilise AUCUNE Amazon Web Services (AWS) et AUCUNE infrastructure Google ou Microsoft Cloud. Cela signifie que nous avons toujours un contrôle total sur les données, l’infrastructure et l’application. Vous pouvez en savoir plus sur la protection et la sécurité des données ici.

L'application de gestion du lieu de travail Flexopus est soumise aux exigences du RGPD et a été et est développée dans ces conditions ainsi que selon les concepts de « privacy by default » et de « privacy by design », prenant ainsi en compte la protection des données du début à la fin. Par exemple, Flexopus propose des paramètres de protection des données et de confidentialité complets et configurables individuellement. Par exemple, l'anonymisation des données de réservation personnelles peut être configurée individuellement et des routines de suppression automatisées peuvent être créées. De plus, les données personnelles de l'application utilisateur peuvent être entièrement anonymisées sur demande. Flexopus fournit l'infrastructure d'hébergement dans une infrastructure de serveur dédiée chez notre partenaire d'hébergement Hetzner Online GmbH en Allemagne. Hetzner est un fournisseur leader de serveurs et d'hébergement en Allemagne et, comme Flexopus lui-même, est certifié ISO 27001. Apprenez-en davantage sur la politique complète de protection des données de Flexopus ici.

Le logiciel de gestion du lieu de travail Flexopus a été développé dès le départ comme une application réactive et mobile. D'un point de vue purement technique, Flexopus est donc une application Web dite Progressive (PWA). De plus, FLexopus peut être installé en tant qu'application Android et iOS native via Google PlayStore et via l' Apple AppStore . De plus, Flexopus est disponible en tant qu'application Microsoft Teams officiellement publiée et peut être installé directement à partir de la bibliothèque d'applications Microsoft Teams en quelques secondes seulement.

Grâce à l'application moderne et entièrement réactive, Flexopus peut être utilisé sur n'importe quel appareil doté d'un navigateur moderne et d'une connexion Internet. Que vous utilisiez un smartphone, une tablette, un ordinateur portable ou un ordinateur de bureau, Flexopus peut être utilisé rapidement et facilement n'importe où. De plus, l'application utilisateur du logiciel de gestion du lieu de travail Flexopus est accessible selon WCAG.

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Avec Flexopus Cloud, vous bénéficiez de notre service complet et sans souci. Dans la version cloud, nous nous occupons de l'hébergement, de l'exploitation, de la maintenance et de toutes les mises à jour de sécurité et de version pertinentes pour vous. Aucune installation n'est nécessaire de votre part. Cela vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et d’utiliser vos ressources là où elles sont réellement nécessaires.

Grâce à sa version cloud, la plateforme de gestion du lieu de travail Flexopus peut être utilisée dans n'importe quelle entreprise, quelle que soit sa propre infrastructure informatique. Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser Flexopus est un navigateur moderne et une connexion Internet. Pour l'installation, nous avons également besoin des plans d'étage de votre bureau avec les ressources marquées dessus.

Chez Flexopus, nous nous concentrons sur le développement de logiciels aussi simples, puissants et faciles à utiliser que possible. Nous ne croyons pas aux solutions matérielles telles que les capteurs de mouvement, car elles sont généralement très coûteuses et sujettes aux erreurs, et sont également souvent considérées d'un œil critique par les comités d'entreprise et les délégués à la protection des données car elles exercent un contrôle excessif sur les employés. Bien que les capteurs aident à mesurer l’occupation des sièges, ils n’offrent pas de solution pour le partage des bureaux, car les sièges doivent être réservés à l’avance. Comme bonne alternative, nous recommandons nos QR codes, qui peuvent être utilisés pour des réservations ponctuelles sur place ou pour l'enregistrement/le départ.

Les frais de licence mensuels sont calculés en fonction du nombre de ressources mappées dans Flexopus. Un objet est un lieu de travail, une salle de réunion ou une place de parking. Contrairement à beaucoup de nos concurrents, le nombre d’utilisateurs n’a aucune importance pour nous. Le partage de bureau suppose essentiellement qu’il y a plus d’employés que de postes de travail disponibles. Ainsi, pour la plupart des entreprises, la mesure des « ressources » est nettement plus attractive en termes de prix que la facturation basée sur les utilisateurs. 

Flexopus propose trois forfaits. Flexopus Starter et Flexopus Business peuvent être réservés en tant que packages en libre-service directement sur notre site Web à des prix fixes . Les coûts de Flexopus Enterprise peuvent varier en fonction du nombre de ressources, du niveau de service et des modules supplémentaires souhaités. Veuillez contacter notre équipe commerciale à cet effet.

Certains de nos clients ont démontré qu'ils ont économisé des coûts fixes grâce à Flexopus en réduisant (de manière significative) leur espace de bureau tout en conservant la même taille d'effectif. Cela signifie qu'il y a en moyenne deux employés par poste de travail, ce qui permet d'optimiser l'utilisation des locaux. Le potentiel d’économies est souvent nettement supérieur aux coûts de licence du logiciel de partage de bureau. Par conséquent, l’introduction du partage de bureau en conjonction avec Flexopus constitue un investissement rentable dans presque tous les cas.

Le partage de bureau avec Flexopus est possible, grâce à notre module de gestion de bâtiment , aussi bien pour les petites entreprises de 10 salariés que pour les sociétés de plusieurs milliers de salariés, quelle que soit leur taille et leur secteur d'activité. Nos forfaits libre-service Flexopus Starter et Flexopus Business conviennent aux entreprises comptant jusqu'à 100 postes de travail et peuvent être réservés directement via notre site Internet. Flexopus Enterprise convient aux grandes entreprises et organisations. Lors d'un entretien personnel, nous pouvons généralement analyser rapidement si le concept de lieux de travail flexibles est judicieux pour votre entreprise. N'hésitez pas à nous contacter à tout moment.