Paramètres globaux et personnalisation
Grâce à ses options de personnalisation diverses et précises, Flexopus s'adapte parfaitement à votre entreprise. Personnalisez le processus de réservation, la protection des données, la confidentialité, les notifications et bien plus encore en fonction de vos besoins spécifiques.
Restrictions de réservation
Personnalisez le processus de réservation et adaptez-le précisément à vos besoins spécifiques : déterminez par exemple quels jours de la semaine et pendant quelles périodes les réservations peuvent être effectuées. Le délai à partir duquel les réservations à l'avance peuvent être effectuées peut également être limité. La période de réservation anticipée peut être ajustée en fonction du type de ressource.
Visibilité des données utilisateur
Flexopus attache la plus grande importance possible à la protection des données, à la sécurité des données et à la confidentialité. Vous pouvez donc déterminer individuellement si les noms complets de vos employés sont visibles ou non dans l'interface utilisateur. Par ailleurs, la décision peut également être déléguée aux employés : ils décident alors eux-mêmes si leurs noms sont affichés. Coordonnez ce paramètre avec le délégué à la protection des données et/ou le comité d’entreprise.
Anonymisation des données
Les données personnalisées ne sont stockées dans Flexopus que pendant la durée nécessaire au traitement des données. Les données personnelles de réservation peuvent donc être automatiquement anonymisées par le système après une période de temps librement sélectionnable. Flexopus accorde la plus grande importance aux principes de « confidentialité par défaut » et de « confidentialité dès la conception ».
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Réservations en série
Précisez si vos employés peuvent effectuer des réservations récurrentes. Si les réservations en série sont activées, elles peuvent être répétées quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Soit pour un certain nombre de rendez-vous, soit jusqu'à une date précise. Par défaut, le paramètre est désactivé.
Protection des données et confidentialité
En plus du contrat de traitement de commande obligatoire conformément à Conformément à l'article 28 (3) du RGPD, nous sommes heureux de vous fournir un exemple de déclaration de protection des données pour votre instance Flexopus. De plus, vous pouvez utiliser votre propre déclaration et décider si le consentement est requis pour chaque employé. Flexopus est hébergé en Allemagne conformément au RGPD ; vos données ne sont ni partagées avec des tiers ni transférées hors du pays.
Notifications et e-mails
Décidez globalement pour l'ensemble de votre organisation si vous souhaitez envoyer des confirmations de réservation à vos employés par e-mail. En option, un fichier .ical peut être ajouté pour confirmation, ce qui intègre la réservation dans le calendrier personnel. Les employés peuvent ensuite décider eux-mêmes dans leur profil personnel s'ils souhaitent recevoir des notifications par e-mail. De plus, des récapitulatifs quotidiens des réservations peuvent également être envoyés par courriel.
Identité d'entreprise et personnalisation
Adaptez Flexopus à votre identité d'entreprise. Par exemple, vous pouvez télécharger le logo de l’entreprise et définir les informations de l’entreprise. Au-delà des plans et aménagements personnalisés, vous pouvez télécharger des images de vos bureaux pour rendre le processus de réservation encore plus intuitif et transparent.
