Gérez les salles de conférence avec le système de réservation de salles Flexopus
Flexopus est un système de réservation de salles qui permet de réserver de manière simple et intuitive des salles de réunion pour un travail collaboratif en quelques étapes seulement. Rendez votre réservation de chambre avec Flexopus plus efficace que jamais.
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Déjà utilisé dans plus de 4000 bureaux !
Comment fonctionne le système de réservation de salles Flexopus
Réservation de chambre simplifiée !
Affichage et statistiques des réservations
Les plans d'étage interactifs vous permettent de visualiser toutes les réservations de chambres existantes ou d'effectuer directement de nouvelles réservations. De plus, l'occupation minute par minute des différentes pièces est visualisée dans une carte thermique.
Panneaux de porte électroniques
Le module complémentaire d'affichage numérique Flexopus permet l'utilisation de panneaux de porte électroniques pour afficher l'occupation des salles de conférence. En plus de l'affichage des réservations, des réservations spontanées et ponctuelles de salles de réunion peuvent également être effectuées via des systèmes de kiosque.
Service de restauration
Commandez du café et des gâteaux pour vos réunions en toute simplicité via le module de service traiteur. Les commandes peuvent être facilement gérées dans Flexopus et sont transmises directement au prestataire de services responsable.
Intégrations transparentes
Synchronisez les réservations de salles de réunion de Microsoft ou Google avec Flexopus. Cela permet d'évaluer les réservations, de les afficher sur des panneaux de porte électroniques et de les enregistrer via Flexopus. De plus, des événements peuvent également être créés et gérés.
Module de check-in
Les salles de réunion sont souvent réservées aux rendez-vous réguliers, mais ceux-ci ne sont souvent pas annulés ou se déroulent uniquement en ligne. Grâce au module d'enregistrement, les salles de réunion inutilisées peuvent être automatiquement libérées si les participants ne confirment pas leur présence sur place.
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Voici ce que propose le logiciel de réservation de salle
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Filtre d'équipement
Filtrez les espaces de travail par équipement (écran, bureau assis-debout, etc.) pour trouver l'endroit idéal.
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Réservation ad hoc
Effectuez vos réservations directement sur l'écran du site.
Réserver des chambres
Réservez directement la chambre de votre choix lors de la création de l'événement.
Réservez les services de traiteur et autres prestations en option.
En clair, la restauration et d'autres services comme... peuvent être intégrés dans un même processus. Agencement de sièges supplémentaire.
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Réservez une démonstration en direct !
Cela vous intéresse ou avez-vous des questions ?
Avantages du système de réservation de salles Flexopus
Réservation de salle en 3 étapes
La réservation de salle avec Flexopus est simple et ne prend que quelques instants. Sélectionnez simplement la période et l'emplacement souhaités, puis réservez votre espace sur le plan en vue aérienne.
Réservation de salle en 3 étapes
La réservation de salle avec Flexopus est simple et ne prend que quelques instants. Sélectionnez simplement la période et l'emplacement souhaités, puis réservez votre espace sur le plan en vue aérienne.
Réservation de salle immédiate
Vous pouvez facilement effectuer des réservations ponctuelles via l'application Flexopus ou directement sur le panneau de porte électronique et les annuler à cet endroit. Cela permettra d’améliorer encore l’utilisation flexible des salles de réunion et d’optimiser leur utilisation des capacités.
Réservation de salle immédiate
Vous pouvez facilement effectuer des réservations ponctuelles via l'application Flexopus ou directement sur le panneau de porte électronique et les annuler à cet endroit. Cela permettra d’améliorer encore l’utilisation flexible des salles de réunion et d’optimiser leur utilisation des capacités.
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Plaques de porte électroniques
Connectez votre plan d'occupation des salles dans Outlook aux panneaux de porte électroniques de Flexopus et transformez sans effort votre bureau en un Smart Office. Avec le module complémentaire Digital Signage, vous pouvez étendre efficacement votre environnement de travail avec des panneaux de porte numériques.
Plaques de porte électroniques
Connectez votre plan d'occupation des salles dans Outlook aux panneaux de porte électroniques de Flexopus et transformez sans effort votre bureau en un Smart Office. Avec le module complémentaire Digital Signage, vous pouvez étendre efficacement votre environnement de travail avec des panneaux de porte numériques.
Service de restauration
Les processus de restauration peuvent être cartographiés efficacement dans Flexopus. Configurez les produits disponibles pour les employés et saisissez les commandes de restauration directement via Flexopus. Ces commandes peuvent ensuite être transmises en interne à la direction de la cantine ou du bureau.
Service de restauration
Les processus de restauration peuvent être cartographiés efficacement dans Flexopus. Configurez les produits disponibles pour les employés et saisissez les commandes de restauration directement via Flexopus. Ces commandes peuvent ensuite être transmises en interne à la direction de la cantine ou du bureau.
Check-in / Check-out
Les salles de réunion sont souvent réservées aux rendez-vous réguliers, mais ceux-ci ne sont souvent pas annulés ou se déroulent uniquement en ligne. Le module de check-in permet de libérer automatiquement les salles inutilisées si les participants ne confirment pas leur présence sur place. Cela est possible dans Outlook, l'application Flexopus ou via un code QR.
Check-in / Check-out
Les salles de réunion sont souvent réservées aux rendez-vous réguliers, mais ceux-ci ne sont souvent pas annulés ou se déroulent uniquement en ligne. Le module de check-in permet de libérer automatiquement les salles inutilisées si les participants ne confirment pas leur présence sur place. Cela est possible dans Outlook, l'application Flexopus ou via un code QR.
Gestion des réservations en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité d'afficher, de gérer et de supprimer toutes les réservations de salles de réunion. En option, les réservations synchronisées depuis Microsoft Exchange Online et Google Calendar peuvent également être supprimées directement via Flexopus.
Gestion des réservations en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité d'afficher, de gérer et de supprimer toutes les réservations de salles de réunion. En option, les réservations synchronisées depuis Microsoft Exchange Online et Google Calendar peuvent également être supprimées directement via Flexopus.
Utilisation et analyse dans une seule application
En plus de la gestion opérationnelle des salles et de la réservation de salles de conférence et d'autres objets, vous pouvez analyser en détail l'utilisation de vos salles de réunion avec Flexopus. Les décisions futures sur la conception des zones peuvent donc également être prises de manière basée sur les données.
Utilisation et analyse dans une seule application
En plus de la gestion opérationnelle des salles et de la réservation de salles de conférence et d'autres objets, vous pouvez analyser en détail l'utilisation de vos salles de réunion avec Flexopus. Les décisions futures sur la conception des zones peuvent donc également être prises de manière basée sur les données.
Intégrations pour la réservation de salles
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questions et réponses
Comment fonctionne la réservation de chambres avec Flexopus ?
Oui, Flexopus vous permet de créer des réservations récurrentes, par exemple pour des réunions régulières. Vous pouvez définir individuellement la fréquence et la durée de la réservation. De plus, vous pouvez définir l'équipement ou les exigences spécifiques, telles que... la taille de pièce souhaitée ou l'équipement technique. Flexopus vous informe également des éventuels conflits au sein de la série, afin que des salles ou des horaires alternatifs puissent être trouvés rapidement.
Quels sont les avantages de réserver des salles de conférence avec Flexopus ?
Flexopus simplifie la gestion et la réservation de la salle de conférence grâce à une interface intuitive et à une synchronisation en temps réel, éliminant ainsi les doubles réservations. L'intégration avec MS Outlook et d'autres calendriers courants garantit un flux de travail sans faille, tandis que des fonctionnalités telles que les filtres par équipement ou par emplacement permettent une sélection ciblée. De plus, Flexopus prend en charge les modèles de travail hybrides en favorisant une utilisation optimale de l'espace et en fournissant des informations précieuses sur l'utilisation des ressources.
Les modifications de la pièce sont-elles synchronisées entre Outlook et Flexopus ?
Oui, les modifications ou annulations des réservations de chambres sont automatiquement synchronisées entre Flexopus et Outlook. Cela permet de s'assurer que toutes les parties concernées sont toujours au courant et d'éviter les doubles réservations. Dans le même temps, la salle libérée est immédiatement affichée comme disponible à nouveau, afin qu'elle puisse être utilisée par d'autres collègues. Cette synchronisation automatique permet de gagner du temps et de réduire considérablement les efforts d'organisation.
Ai-je besoin d'un logiciel supplémentaire pour la réservation de salles Outlook avec Flexopus ?
Non, l'intégration se fait via un module complémentaire Outlook déployé au sein de votre entreprise. Une fois installé, vous pourrez réserver votre salle de conférence dans votre environnement Outlook habituel, sans avoir à installer d'outils supplémentaires. Les réservations sont synchronisées de manière bidirectionnelle avec Flexopus afin d'éviter les doubles réservations.
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