Gérez les salles de conférence avec le système de réservation de salles Flexopus
Réservez vos salles de conférence avec Flexopus en quelques étapes seulement et connectez votre calendrier Outlook pour permettre une synchronisation bidirectionnelle des systèmes de réservation de salles - simple, fluide et convivial !
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Déjà utilisé dans plus de 4 000 bureaux !
Comment fonctionne le système de réservation de salles Flexopus
Les principales caractéristiques du logiciel de réservation de chambres
Affichage et statistiques des réservations
Les plans interactifs permettent de consulter toutes les réservations de chambres existantes ou d'effectuer directement de nouvelles réservations. De plus, le taux d'occupation de chaque pièce, minute par minute, est visualisé sur une carte thermique.
Panneaux de porte électroniques
Le module complémentaire Flexopus Digital Signage permet d'utiliser des panneaux de porte électroniques pour afficher l'occupation des salles de conférence. Outre l'affichage des réservations, les réservations spontanées et ponctuelles de salles de réunion peuvent également être effectuées via des bornes interactives.
Service de restauration
Planifiez vos réunions en incluant la restauration, le support informatique ou le nettoyage. Vous pouvez facilement ajouter tous les éléments à la réservation de chambre via le module de services. Flexopus coordonne les commandes et informe tous les prestataires de services directement et automatiquement.
Intégrations transparentes
Synchronisez les réservations de salles de réunion depuis Microsoft ou Google avec Flexopus. Cela permet d'évaluer les réservations, de les afficher sur des panneaux de porte électroniques et de les enregistrer via Flexopus. De plus, il est possible de créer et de gérer des événements.
Module de check-in
Les salles de réunion sont souvent réservées pour des rendez-vous réguliers, qui ne sont généralement pas annulés ou qui se déroulent uniquement en ligne. Grâce au module d'enregistrement, les salles de réunion inutilisées peuvent être automatiquement libérées si les participants ne confirment pas leur présence sur place.
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Les avantages du logiciel de réservation de chambres
Organisé en Allemagne
Pour garantir la sécurité du stockage des données, Flexopus est hébergé en Allemagne sur des serveurs dédiés de Hetzner Online GmbH.
Certifié ISO 27001
Flexopus est certifié par TÜV Rheinland selon la norme ISO 27001:2022 et offre donc une sécurité de l'information certifiée pour votre entreprise.
Modèle de facturation équitable
Nous facturons en toute transparence en fonction des ressources disponibles plutôt que du nombre d'utilisateurs – ce qui est particulièrement pratique pour les entreprises comptant de nombreux employés.
Intégration rapide
Grâce à sa structure intuitive, Flexopus est prêt à l'emploi en un rien de temps, vous permettant ainsi de commencer à être productif immédiatement.
Règles de réservation granulaires
Définir des droits et des règles précis pour les différentes équipes, les différents sites ou les différentes ressources individuelles.
intégrations IoT
Associez Flexopus à des équipements intelligents tels que des capteurs ou des panneaux de porte numériques pour une gestion de l'espace encore plus efficace.
Pour toutes les tailles de bureau
Que vous gériez un petit bureau ou plusieurs sites, Flexopus peut être adapté individuellement.
Accessibilité
Notre logiciel est conçu pour être aussi simple et accessible à tous les employés.
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Les avantages de notre système de réservation de chambres
Réservation de salle en 3 étapes
La réservation de salle avec Flexopus est simple et ne prend que quelques instants. Il vous suffit de sélectionner la période et le lieu souhaités, puis de réserver votre chambre directement sur la carte, en vue aérienne.
Réservation de salle en 3 étapes
La réservation de salle avec Flexopus est simple et ne prend que quelques instants. Il vous suffit de sélectionner la période et le lieu souhaités, puis de réserver votre chambre directement sur la carte, en vue aérienne.
Réservation de salle immédiate
Vous pouvez facilement effectuer des réservations ponctuelles via l'application Flexopus ou directement sur le panneau de porte électronique et les annuler à cet endroit. Cela permettra d’améliorer encore l’utilisation flexible des salles de réunion et d’optimiser leur utilisation des capacités.
Réservation de salle immédiate
Vous pouvez facilement effectuer des réservations ponctuelles via l'application Flexopus ou directement sur le panneau de porte électronique et les annuler à cet endroit. Cela permettra d’améliorer encore l’utilisation flexible des salles de réunion et d’optimiser leur utilisation des capacités.
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Plaques de porte électroniques
Connectez votre plan d'occupation des salles dans Outlook aux panneaux de porte électroniques de Flexopus et transformez sans effort votre bureau en un Smart Office. Avec le module complémentaire Digital Signage, vous pouvez étendre efficacement votre environnement de travail avec des panneaux de porte numériques.
Plaques de porte électroniques
Connectez votre plan d'occupation des salles dans Outlook aux panneaux de porte électroniques de Flexopus et transformez sans effort votre bureau en un Smart Office. Avec le module complémentaire Digital Signage, vous pouvez étendre efficacement votre environnement de travail avec des panneaux de porte numériques.
Services de restauration et de bureau
Flexopus permet une cartographie efficace des processus de restauration et autres services de bureau. Configurez les services disponibles pour les employés et enregistrez les commandes directement via Flexopus. Ces commandes peuvent ensuite être transmises en interne à la direction de la cantine ou du bureau.
Services de restauration et de bureau
Flexopus permet une cartographie efficace des processus de restauration et autres services de bureau. Configurez les services disponibles pour les employés et enregistrez les commandes directement via Flexopus. Ces commandes peuvent ensuite être transmises en interne à la direction de la cantine ou du bureau.
Check-in / Check-out
Les salles de réunion sont fréquemment réservées pour des rendez-vous réguliers, qui ne sont souvent pas annulés ou qui se déroulent uniquement en ligne. Le module de check-in permet de libérer automatiquement les salles inutilisées si les participants ne confirment pas leur présence sur place. Cela est possible dans Outlook, l'application Flexopus ou via un code QR.
Check-in / Check-out
Les salles de réunion sont fréquemment réservées pour des rendez-vous réguliers, qui ne sont souvent pas annulés ou qui se déroulent uniquement en ligne. Le module de check-in permet de libérer automatiquement les salles inutilisées si les participants ne confirment pas leur présence sur place. Cela est possible dans Outlook, l'application Flexopus ou via un code QR.
Gestion des réservations en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité d'afficher, de gérer et de supprimer toutes les réservations de salles de réunion. En option, les réservations synchronisées depuis Microsoft Exchange Online et Google Calendar peuvent également être supprimées directement via Flexopus.
Gestion des réservations en tant qu'administrateur
En tant qu'administrateur, vous avez la possibilité d'afficher, de gérer et de supprimer toutes les réservations de salles de réunion. En option, les réservations synchronisées depuis Microsoft Exchange Online et Google Calendar peuvent également être supprimées directement via Flexopus.
Utilisation et analyse dans une seule application
En plus de la gestion opérationnelle des salles et de la réservation de salles de conférence et d'autres objets, vous pouvez analyser en détail l'utilisation de vos salles de réunion avec Flexopus. Les décisions futures sur la conception des zones peuvent donc également être prises de manière basée sur les données.
Utilisation et analyse dans une seule application
En plus de la gestion opérationnelle des salles et de la réservation de salles de conférence et d'autres objets, vous pouvez analyser en détail l'utilisation de vos salles de réunion avec Flexopus. Les décisions futures sur la conception des zones peuvent donc également être prises de manière basée sur les données.
Intégrations intelligentes avec l'outil de réservation de chambres Flexopus
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Avis clients sur l'application de gestion des espaces de travail
Questions et réponses
Comment fonctionne la réservation de chambres avec Flexopus ?
Oui, Flexopus vous permet de créer des réservations récurrentes, par exemple pour des réunions régulières. Vous pouvez définir individuellement la fréquence et la durée des réservations. De plus, vous pouvez définir l'équipement ou les exigences spécifiques, telles que... la taille de pièce souhaitée ou l'équipement technique. Flexopus vous informe également des éventuels conflits au sein de la série, afin que des salles ou des horaires alternatifs puissent être trouvés rapidement.
Quels sont les avantages de réserver des salles de conférence avec Flexopus ?
Flexopus simplifie la gestion et la réservation des salles de conférence grâce à une interface utilisateur intuitive et une synchronisation en temps réel, éliminant ainsi les doubles réservations. L'intégration avec MS Outlook et d'autres calendriers courants garantit un flux de travail sans faille, tandis que des fonctionnalités telles que les filtres par équipement ou par emplacement permettent une sélection ciblée. De plus, Flexopus prend en charge les modèles de travail hybrides en favorisant une utilisation optimale de l'espace et en fournissant des informations précieuses sur l'utilisation des ressources.
Les modifications de salle sont-elles synchronisées entre Outlook et Flexopus ?
Oui, les modifications ou annulations de réservations de chambres sont automatiquement synchronisées entre Flexopus et Outlook. Cela permet de s'assurer que toutes les parties concernées sont toujours au courant et d'éviter les doubles réservations. Dans le même temps, la salle libérée est immédiatement affichée comme disponible à nouveau, afin qu'elle puisse être utilisée par d'autres collègues. Cette synchronisation automatique permet de gagner du temps et de réduire considérablement les efforts d'organisation.
Ai-je besoin d'un logiciel supplémentaire pour la réservation de salles Outlook avec Flexopus ?
Non, l'intégration se fait via un module complémentaire Outlook déployé au sein de votre entreprise. Une fois installé, vous pourrez réserver vos salles de conférence directement dans votre environnement Outlook habituel, sans avoir à installer d'outils supplémentaires. Les réservations sont synchronisées de manière bidirectionnelle avec Flexopus afin d'éviter les doubles réservations.
Articles de blog sur la réservation de salles
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