Le desk sharing dans l'artisanat : quand tradition rime avec flex-office

La Chambre des métiers de la région de Stuttgart compte environ 220 collaborateurs répartis sur deux sites. Outre des postes fixes, elle propose 25 postes flexibles réservables via l'application Flexopus.

Comment cela fonctionne-t-il et quelle est l'acceptation du flex office ? Peter Pfeiffer, responsable informatique et communication de la Chambre des métiers de la région de Stuttgart, a répondu à ces questions et à d'autres sur la gestion de l'espace de travail avec Flexopus.

Présentation de l'organisation : en tant que représentant central de l'artisanat dans la région de Stuttgart, la Chambre des métiers soutient plus de 32 000 entreprises, de la menuiserie à la mécanique de précision. Au-delà de son rôle de représentation politique, la HWK conseille également les entreprises artisanales du Land.

L'introduction du flex office : concepts de travail modernes avec postes flexibles et fixes

« En raison de l'augmentation du nombre de collaborateurs et des modèles de temps de travail modernes, il était nécessaire de mettre en place un concept de travail mobile ainsi qu'un modèle de bureau partagé », explique Peter Pfeiffer.

Le travail hybride et la flexibilité des horaires exigeaient une solution intelligente de réservation de postes. La HWK a finalement opté pour le flex office et a introduit différents types de bureaux dans ses locaux. La HWK de Stuttgart distingue ses postes selon leur usage et leurs modalités de réservation, créant ainsi les catégories suivantes :

Poste flexible : Tous les collaborateurs peuvent réserver ces bureaux.

Poste fixe : Un collaborateur dispose d'une place attitrée (par exemple pour le traitement de données sensibles).

Poste ancré : Réservé à un groupe spécifique ; si le poste n'est pas réservé avant une date donnée, il est libéré pour tous.

Une gestion de l'espace de travail intuitive, simple et abordable

À la recherche d'une solution économique, intuitive et facile à utiliser, la Chambre des métiers de la région de Stuttgart a découvert Flexopus. La création simple et rapide des plans par le designer Flexopus ainsi que l'administration aisée du logiciel ont également été des facteurs décisifs.

L'introduction du flex office repose aussi sur une communication adaptée et une politique de « bureau propre » (Clean Desk Policy) acceptée. Initialement accueillie avec scepticisme, la démarche a été rapidement adoptée par les collaborateurs grâce à un aménagement moderne et une communication claire. L'interface utilisateur intuitive de Flexopus a grandement facilité cette transition.

La Chambre des métiers de la région de Stuttgart a optimisé ses espaces de travail grâce à Flexopus. Bien qu'il s'agisse d'une solution standard, Flexopus s'adapte aux besoins individuels des entreprises. « La flexibilité offerte par Flexopus apporte une valeur ajoutée immense à notre organisation », souligne le responsable informatique de la HWK.

Conseils et astuces pour l'introduction de Flexopus par la Chambre des métiers de la région de Stuttgart

Quels ont été les défis lors de l'introduction du logiciel de gestion de l'espace de travail et quels conseils Peter Pfeiffer donne-t-il pour le passage au bureau partagé ?
« Le plus grand obstacle est l'équipement des collaborateurs. Des casiers et un standard informatique et de bureau uniforme sont des conditions préalables essentielles. »

Pfeiffer recommande également d'établir une politique de « bureau propre » et de concevoir précisément l'aménagement des bureaux avant le lancement. Lorsque les postes sont équipés selon les critères de travail requis, chaque collaborateur peut travailler efficacement et en toute sérénité.

Quel est le bilan de la HWK après près de 3 ans de flex office avec Flexopus ?

Peter Pfeiffer résume l'utilisation de Flexopus par la HWK de la région de Stuttgart en une phrase :

« Avec Flexopus, nous disposons d'un système de réservation simple et efficace, bien plus pratique que les calendriers Outlook que nous utilisions auparavant ».

Flexopus ne remplace pas Microsoft 365, mais complète intelligemment les systèmes existants en offrant la possibilité de réserver des postes de travail et des salles de réunion. De plus, les fonctions d'analyse de Flexopus offrent à tout moment une vue d'ensemble de l'utilisation de toutes les ressources. Cela permet une gestion efficace des bâtiments et de réduire les surfaces inutilisées, ce qui diminue considérablement les coûts courants tels que le loyer et l'énergie.