Le partage de bureau dans le secteur de l'artisanat : la tradition rencontre le flex office

Mourez Chambre régionale des métiers de Stuttgart compte environ 220 employés répartis sur deux sites. Outre les postes de travail fixes, il existe 25 postes de travail flexibles qui peuvent être réservés via l'application Flexopus.

Comment cela fonctionne-t-il et quelle est l'acceptation du partage de bureau ? Notre interlocuteur Peter Pfeiffer, responsable informatique et communication à la Chambre des métiers de Stuttgart, a répondu à ces questions et à d'autres sur la gestion de l'espace de travail avec Flexopus.

En bref sur l'entreprise : En tant que représentant central de l'artisanat de la région de Stuttgart, la Chambre des métiers de la région de Stuttgart soutient plus de 32 000 entreprises, des charpentiers à la mécanique de précision. En plus de représenter les intérêts politiques des entreprises artisanales de l'État, le HWK est donc également disponible pour les conseiller.

L'introduction du partage de bureau : concepts de travail modernes avec des postes de travail flexibles et fixes

« En raison du nombre croissant d'employés et des modèles modernes de temps de travail, il était nécessaire de mettre en place un modèle de bureau partagé en plus d'un concept de travail mobile », explique Peter Pfeiffer.

Le travail hybride et la possibilité de commencer et de terminer la journée à des heures de travail différentes nécessitaient une solution intelligente pour la réservation des lieux de travail. Finalement, HWK a décidé d'introduire le partage de bureau et a donc introduit différentes variantes de tables dans ses locaux. La région du HWK Stuttgart différencie ses lieux de travail en fonction de leur utilisation et de la manière dont les tables peuvent être réservées. Cela a donné lieu aux variantes de poste de travail suivantes :

Lieu de travail flexible : Tous les employés peuvent réserver ces tables.

Fixer le lieu de travail : Un salarié a un poste fixe (lorsqu'il travaille avec des données sensibles, par exemple).

Lieu de travail principal : Réservé à un groupe, si vous ne réservez pas avant la date X, l'espace est libéré pour tout le monde.

Une gestion de l'espace de travail intuitive et rentable qui correspond au prix

Dans sa recherche d'une solution rentable, intuitive et facile à utiliser, la Chambre des métiers de la région de Stuttgart a découvert Flexopus. De plus, la création facile et rapide des plans d'étage par Flexopus Designers et la simplicité d'administration du logiciel ont été convaincantes.

L'introduction du partage de bureau nécessite également une communication appropriée en matière de changement et l'introduction d'une politique de bureau propre acceptée. Au HWK de la région de Stuttgart, l'introduction du partage de bureau a d'abord été accueillie avec scepticisme, mais a été rapidement acceptée par les employés grâce à une conception moderne des espaces de travail et à une bonne communication. Flexopus y a également contribué grâce à son interface utilisateur simple et conviviale.

La Chambre des métiers de la région de Stuttgart a réparti ses lieux de travail de manière idéale en fonction de leurs besoins et les a rendus réservables auprès de Flexopus. Bien que Flexopus soit une solution standard, elle s'adapte à l'utilisation et aux besoins individuels des entreprises. « La flexibilité que Flexopus nous offre ici représente une immense valeur ajoutée pour notre organisation », déclare le responsable informatique de HWK.

Conseils et astuces pour l'introduction de Flexopus de la Chambre des métiers de la région de Stuttgart

Que s'est-il passé lors de l'introduction de Logiciel de gestion du lieu de travail difficile et quels sont les conseils de Peter Pfeiffer lors de l'introduction de bureaux partagés ?
« Le principal obstacle est d'équiper les employés. Des casiers ainsi qu'un bureau et des normes informatiques uniformes sont des exigences importantes. »

Pfeiffer recommande également qu'avec l'introduction du partage de bureau, une politique de bureaux propres soit créée et que la conception exacte des bureaux soit conçue à l'avance. Si les tables sont équipées exactement selon les critères de travail, chaque employé peut travailler efficacement et sans soucis.

Quelle est la conclusion de HWK après presque 3 ans de partage de bureau avec Flexopus ?

Peter Pfeiffer résume l'utilisation de Flexopus dans la région HWK de Stuttgart en une phrase :

« Avec Flexopus, nous disposons d'un système de réservation simple et efficace, bien plus pratique que les précédents calendriers Outlook. »

Flexopus ne remplace pas Microsoft 365, mais complète intelligemment les systèmes existants avec la possibilité de réserver des postes de travail et des salles de réunion. En outre, les fonctions d'analyse de Flexopus fournissent un aperçu global de l'utilisation de toutes les ressources à tout moment. De cette manière, une gestion efficace des bâtiments peut être gérée et l'espace inutilisé peut être économisé. Cela réduit considérablement les coûts de fonctionnement tels que le loyer et les coûts énergétiques.