Le partage de bureau dans le secteur de l'artisanat : la tradition rencontre le flex office

La Chambre de métiers de la région de Stuttgart compte environ 220 collaborateurs répartis sur deux sites. Outre les postes de travail fixes, il existe 25 postes flexibles qui sont réservés via l'application Flexopus. 

Comment cela fonctionne-t-il et quel est le niveau d'acceptation du partage de bureau ? Notre interlocuteur Peter Pfeiffer, responsable informatique et communication de la Chambre de métiers de la région de Stuttgart, a répondu à ces questions et à bien d'autres concernant la gestion de l'espace de travail avec Flexopus.

Présentation de l'entreprise : en tant que représentant central de l'artisanat dans la région de Stuttgart, la Chambre de métiers de la région de Stuttgart soutient plus de 32 000 entreprises, de la menuiserie à l'ingénierie de précision. Outre la défense des intérêts politiques des entreprises artisanales dans le Land, la HWK est également à leur disposition pour les conseiller.

L'introduction du partage de bureau : des concepts de travail modernes avec des postes flexibles et fixes

« En raison du nombre croissant de collaborateurs et des modèles de temps de travail modernes, il était nécessaire, en plus d'un concept de travail mobile, d'établir un modèle de bureau partagé », explique Peter Pfeiffer.

Le travail hybride et la possibilité de commencer et de terminer la journée à des horaires différents exigeaient une solution intelligente pour la réservation des postes de travail. Finalement, la HWK a opté pour l'introduction du partage de bureau et a, dans ce cadre, mis en place différents types de bureaux dans ses locaux. La HWK de la région de Stuttgart distingue ses postes de travail en fonction de leur utilisation et des modalités de réservation. Les variantes de postes de travail suivantes ont ainsi été créées :

Poste de travail flexible : Tous les collaborateurs peuvent réserver ces bureaux.

Poste de travail fixe : Un collaborateur dispose d'une place attitrée (par exemple, parce qu'il travaille avec des données sensibles).

Poste de travail d'ancrage : Réservé à un groupe ; en l'absence de réservation avant une date X, la place est libérée pour tous.

Une gestion intuitive et abordable des postes de travail, au juste prix

À la recherche d'une solution abordable, intuitive et facile à utiliser, la Chambre de métiers de la région de Stuttgart a découvert Flexopus. La création simple et rapide des plans par les concepteurs de Flexopus ainsi que la facilité d'administration du logiciel ont également été des arguments convaincants. 

L'introduction du partage de bureau repose également sur une communication adaptée au changement et sur la mise en place d'une politique de bureau propre (Clean Desk Policy) acceptée par tous. À la HWK de la région de Stuttgart, l'introduction du partage de bureau a d'abord suscité du scepticisme, mais a été rapidement acceptée par les collaborateurs grâce à un aménagement moderne des postes de travail et à une communication appropriée. Flexopus y a également contribué grâce à son interface utilisateur simple et conviviale.

La Chambre de métiers de la région de Stuttgart a réparti ses postes de travail de manière idéale pour ses besoins et les a rendus réservables avec Flexopus. Bien que Flexopus soit une solution standard, elle s'adapte à l'utilisation et aux besoins individuels des entreprises. « La flexibilité que nous offre Flexopus représente une valeur ajoutée immense pour notre organisation », déclare le responsable informatique de la HWK.

Conseils et astuces pour l'introduction de Flexopus par la Chambre de métiers de la région de Stuttgart

Quels ont été les éléments clés lors de l'introduction de Logiciel de gestion d'espace de travail quels sont les défis et quels conseils Peter Pfeiffer donne-t-il pour la mise en place du flex office ?
« Le principal obstacle est l'équipement des collaborateurs. Des casiers ainsi qu'un standard de bureau et informatique uniforme sont des conditions préalables essentielles. »

Pfeiffer recommande également, lors de l'introduction du flex office, d'établir une politique de bureau propre (Clean Desk Policy) et de concevoir précisément l'aménagement des bureaux en amont. Lorsque les postes sont équipés en fonction des critères de travail, chaque collaborateur peut travailler efficacement et en toute sérénité.

Quel est le bilan de la HWK après près de 3 ans de flex office avec Flexopus ?

Peter Pfeiffer résume l'utilisation de Flexopus par la HWK de la région de Stuttgart en une phrase :

« Avec Flexopus, nous disposons d'un système de réservation simple et efficace, bien plus confortable que les calendriers Outlook que nous utilisions auparavant. »

Flexopus ne remplace pas Microsoft 365, mais complète intelligemment les systèmes existants en offrant la possibilité de réserver des postes de travail et des salles de réunion. De plus, les fonctions d'analyse de Flexopus offrent à tout moment une vue d'ensemble complète de l'occupation de toutes les ressources. Cela permet une gestion efficace des bâtiments et de réduire les surfaces inutilisées. Les coûts de fonctionnement, tels que le loyer et l'énergie, s'en trouvent considérablement réduits.