Desk Sharing im Handwerk: Tradition trifft Flex-Office

Die Handwerkskammer Region Stuttgart umfasst rund 220 Mitarbeitende, die auf zwei Standorte verteilt sind. Neben Fix-Arbeitsplätzen gibt es 25 flexible Arbeitsplätze, die über die Flexopus App gebucht werden. 

Wie geht das und wie ist die Akzeptanz zu Desk Sharing? Diese und weitere Fragen rund um das Workplace Management mit Flexopus beantwortete uns unser Ansprechpartner Peter Pfeiffer, IT- und Kommunikationsleiter der Handwerkskammer Region Stuttgart.

Kurz zum Unternehmen: Als zentrale Vertretung des Handwerks in der Region rund um Stuttgart unterstützt die Handwerkskammer Region Stuttgart über 32.000 Betriebe, von Schreiner bis Feinwerktechnik. Die HWK steht somit neben der politischen Interessenvertretung der Handwerksbetriebe im Land auch beratend für diese zur Stelle.

Die Einführung von Desk Sharing: Moderne Arbeitskonzepte mit Flex- und Fix-Arbeitsplätzen

“Durch die steigende Zahl der Mitarbeitenden und moderne Arbeitszeitmodelle war neben einem Konzept zum mobilen Arbeiten auch die Etablierung eines Shared-Desk-Modells notwendig”, sagt Peter Pfeiffer.

Hybrides Arbeiten und die Möglichkeit, zu unterschiedlichen Arbeitszeiten zu starten und den Tag zu beenden, forderten eine smarte Lösung zur Arbeitsplatzbuchung. Letztendlich entschied sich die HWK für die Einführung von Desksharing und führte in diesem Zuge unterschiedliche Varianten von Tischen in ihren Räumlichkeiten ein. Die HWK Region Stuttgart unterscheidet ihre Arbeitsplätze nach Nutzung und wie die Tische gebucht werden dürfen. So kamen folgende Arbeitsplatzvarianten zustande:

Flex-Arbeitsplatz: Alle Mitarbeitenden können diese Tische buchen.

Fix-Arbeitsplatz: Ein Mitarbeiter hat einen festen Platz (da er bspw. mit sensiblen Daten arbeitet).

Ankerarbeitsplatz: Einer Gruppe vorbehalten, bei Nichtbuchung bis zu Datum X, wird der Platz für alle freigegeben.

Intuitives und preisgünstiges Arbeitsplatzmanagement, das preislich passt

Auf der Suche nach einer preislich passenden Lösung, die intuitiv und einfach zu handhaben ist, stieß die Handwerkskammer Region Stuttgart auf Flexopus. Zusätzlich überzeugten die unkomplizierte und schnelle Erstellung der Grundrisse durch die Flexopus Designer sowie die einfache Administration der Software. 

Bei der Einführung von Desk Sharing kommt es außerdem auf die richtige Change Kommunikation und das Einführen einer akzeptierten Clean Desk Policy an. Bei der HWK Region Stuttgart stieß die Einführung von Desk Sharing erst auf Skepsis, aber wurde von den Mitarbeitenden dank einer modernen Arbeitsplatzgestaltung und der richtigen Kommunikation doch schnell angenommen. Hierzu trug auch Flexopus mit seiner nutzerfreundlichen, einfachen Bedienoberfläche bei.

Die Handwerkskammer Region Stuttgart hat ihre Arbeitsplätze ideal für ihre Zwecke aufgeteilt und mit Flexopus buchbar gemacht. Flexopus ist zwar eine Standardlösung, passt sich jedoch an die Nutzung und individuellen Bedürfnisse der Unternehmen an. “Die Flexibilität, die Flexopus uns hier bietet, hat einen immensen Mehrwert für unsere Organisation”, so der IT-Leiter der HWK.

Tipps und Tricks für die Einführung von Flexopus von der Handwerkskammer Region Stuttgart

Was war bei Einführung der Workplace Management Software herausfordernd und was rät Peter Pfeiffer bei Einführung von Shared Desks?
“Der größte Stolperstein ist die Ausstattung der Mitarbeiter. Schließfächer und ein einheitlicher Büro- und IT Standard sind wichtige Voraussetzungen.”

Außerdem empfiehlt Pfeiffer, mit der Einführung von Desk Sharing, auch eine Clean-Desk Policy zu erstellen sowie die genaue Ausgestaltung der Büros vorher zu konzipieren. Wenn die Tische genau nach den Arbeitskriterien ausgestattet sind, kann jeder Mitarbeitende effizient und ohne Sorgen arbeiten.

Was ist das Fazit der HWK nach knapp 3 Jahren Desk Sharing mit Flexopus?

Peter Pfeiffer fasst die Nutzung der HWK Region Stuttgart von Flexopus in einem Satz zusammen:

“Mit Flexopus haben wir ein einfaches und effektives Buchungssystem, welches deutlich komfortabler ist als die bisherigen Outlookkalender”.

Flexopus ersetzt Microsoft 365 nicht, sondern ergänzt die bestehenden Systeme geschickt durch die Möglichkeit zur Arbeitsplatz- und Meetingraumbuchung. Außerdem bieten die Analysefunktionen in Flexopus jederzeit eine ganzheitliche Übersicht der Auslastung sämtlicher Ressourcen. So kann effizientes Gebäudemanagement betrieben werden und ungenutzte Fläche eingespart werden. Dies reduziert erheblich laufende Kosten wie die Miete und Energiekosten.