Bureaudeling in de kunstnijverheid: traditie ontmoet flexkantoor

Sterven Regionale Kamer van Ambachten van Stuttgart telt ongeveer 220 medewerkers verdeeld over twee locaties. Naast vaste werkplekken zijn er 25 flexibele werkplekken die via de Flexopus-app geboekt kunnen worden.

Hoe werkt dat en wat is de acceptatie van desk sharing? Onze contactpersoon Peter Pfeiffer, IT- en communicatiemanager bij de Stuttgartse Kamer van Ambachten, beantwoordde deze en andere vragen over werkplekbeheer met Flexopus.

In het kort over het bedrijf: Als centrale vertegenwoordiger van de ambachten in de regio rond Stuttgart ondersteunt de Stuttgartse Kamer van Ambachten meer dan 32.000 bedrijven, van timmerlieden tot fijnmechanica. Naast het behartigen van de politieke belangen van ambachtelijke bedrijven in de staat, is de HWK daarom ook beschikbaar om hen te adviseren.

De introductie van desk sharing: moderne werkconcepten met flex- en fix-werkplekken

„Door het toenemende aantal werknemers en moderne werktijdmodellen was het noodzakelijk om naast een concept voor mobiel werken ook een shared desk-model op te stellen”, zegt Peter Pfeiffer.

Hybride werken en de mogelijkheid om de dag op verschillende werkuren te beginnen en te eindigen vereisten een slimme oplossing voor het boeken van werkplekken. Uiteindelijk besloot HWK om desk sharing in te voeren en als gevolg daarvan verschillende varianten van tafels in haar gebouwen te introduceren. De regio HWK Stuttgart onderscheidt haar werkplekken op basis van hoe ze worden gebruikt en hoe de tafels kunnen worden geboekt. Dit resulteerde in de volgende werkplekvarianten:

Flexwerkplek: Alle medewerkers kunnen deze tafels boeken.

Werkplek repareren: Een werknemer heeft een vaste functie (omdat hij bijvoorbeeld met gevoelige gegevens werkt).

Ankerwerkplek: Gereserveerd voor een groep, als je niet voor datum X boekt, wordt de ruimte voor iedereen vrijgegeven.

Intuïtief en kosteneffectief werkplekbeheer dat bij de prijs past

In hun zoektocht naar een kosteneffectieve oplossing die intuïtief en gebruiksvriendelijk is, stuitte de Kamer van Ambachten van de regio Stuttgart op Flexopus. Bovendien waren de eenvoudige en snelle creatie van de plattegronden door Flexopus Designers en de eenvoudige administratie van de software overtuigend.

De introductie van desk sharing vereist ook de juiste veranderingscommunicatie en de invoering van een geaccepteerd clean desk-beleid. In de regio HWK Stuttgart stuitte de introductie van het delen van bureaus aanvankelijk op scepsis, maar dankzij de moderne inrichting van de werkplek en de juiste communicatie werd deze snel geaccepteerd door de werknemers. Flexopus heeft hier ook aan bijgedragen met zijn gebruiksvriendelijke, eenvoudige gebruikersinterface.

De Kamer van Ambachten in de regio Stuttgart heeft haar werkplekken ideaal voor hun doeleinden ingedeeld en ze boekbaar gemaakt bij Flexopus. Hoewel Flexopus een standaardoplossing is, past deze zich aan het gebruik en de individuele behoeften van bedrijven aan. „De flexibiliteit die Flexopus ons hier biedt, heeft een enorme toegevoegde waarde voor onze organisatie”, zegt de IT-manager van HWK.

Tips en trucs voor de introductie van Flexopus van de Kamer van Ambachten in de regio Stuttgart

Wat gebeurde er bij de introductie van Software voor werkplekbeheer uitdagend en welk advies heeft Peter Pfeiffer bij de introductie van gedeelde bureaus?
„Het grootste struikelblok is de uitrusting van werknemers. Lockers en een uniforme kantoor- en IT-standaard zijn belangrijke vereisten.”

Pfeiffer raadt ook aan om met de introductie van het delen van bureaus een clean desk-beleid te creëren en vooraf het exacte ontwerp van de kantoren te ontwerpen. Als de tafels precies volgens de werkcriteria zijn uitgerust, kan elke medewerker efficiënt en zorgeloos werken.

Wat is de conclusie van HWK na bijna 3 jaar bureaudeling met Flexopus?

Peter Pfeiffer vat het gebruik van Flexopus in de HWK-regio Stuttgart samen in één zin:

„Met Flexopus hebben we een eenvoudig en effectief boekingssysteem dat veel handiger is dan eerdere Outlook-agenda's.”

Flexopus vervangt Microsoft 365 niet, maar vult bestaande systemen slim aan met de mogelijkheid om werkstations en vergaderruimten te boeken. Bovendien bieden de analysefuncties in Flexopus op elk moment een holistisch overzicht van het gebruik van alle middelen. Op deze manier kan efficiënt gebouwbeheer worden uitgevoerd en kan ongebruikte ruimte worden bespaard. Dit verlaagt de bedrijfskosten, zoals huur- en energiekosten, aanzienlijk.