Desk sharing in de ambachtelijke sector: traditie ontmoet flex-office

De Handwerkskammer Region Stuttgart telt ongeveer 220 medewerkers, verdeeld over twee locaties. Naast vaste werkplekken zijn er 25 flexibele plekken die via de Flexopus-app worden geboekt.

Hoe werkt dit en hoe wordt desk sharing ontvangen? Deze en andere vragen over workplace management met Flexopus beantwoordde onze contactpersoon Peter Pfeiffer, hoofd IT en communicatie bij de Handwerkskammer Region Stuttgart.

Kort over de organisatie: Als centrale vertegenwoordiging van het ambacht in de regio Stuttgart ondersteunt de Handwerkskammer Region Stuttgart ruim 32.000 bedrijven, van timmerlieden tot fijnmechanici. De HWK fungeert naast de politieke belangenbehartiging ook als adviseur voor deze bedrijven.

De introductie van desk sharing: Moderne werkconcepten met flex- en vaste werkplekken

“Door het groeiende aantal medewerkers en moderne werktijden was naast een concept voor mobiel werken ook de invoering van een shared-desk-model noodzakelijk”, zegt Peter Pfeiffer.

Hybride werken en de mogelijkheid om op verschillende tijden te beginnen en te stoppen, vroegen om een slimme oplossing voor het boeken van werkplekken. Uiteindelijk koos de HWK voor desk sharing en introduceerde ze verschillende soorten bureaus in hun ruimtes. De HWK Region Stuttgart maakt onderscheid op basis van gebruik en boekingswijze. Zo ontstonden de volgende werkplekvarianten:

Flex-werkplek: Alle medewerkers kunnen deze bureaus boeken.

Vaste werkplek: Een medewerker heeft een vaste plek (bijvoorbeeld vanwege het werken met gevoelige gegevens).

Ankerwerkplek: Voorbehouden aan een groep; indien niet geboekt voor datum X, komt de plek voor iedereen vrij.

Intuïtief en betaalbaar werkplekbeheer dat past bij het budget

Op zoek naar een betaalbare oplossing die intuïtief en eenvoudig in gebruik is, kwam de Handwerkskammer Region Stuttgart uit bij Flexopus. Daarnaast overtuigden de ongecompliceerde en snelle creatie van plattegronden door de Flexopus Designer en het eenvoudige beheer van de software.

Bij de invoering van desk sharing zijn de juiste verandercommunicatie en een geaccepteerd clean-desk-beleid essentieel. Bij de HWK Region Stuttgart stuitte de invoering aanvankelijk op scepsis, maar werd dankzij een moderne inrichting en de juiste communicatie snel geaccepteerd door de medewerkers. Flexopus droeg hieraan bij met zijn gebruiksvriendelijke interface.

De Handwerkskammer Region Stuttgart heeft haar werkplekken optimaal ingedeeld en boekbaar gemaakt met Flexopus. Hoewel Flexopus een standaardoplossing is, past het zich aan het gebruik en de individuele behoeften van bedrijven aan. “De flexibiliteit die Flexopus ons biedt, is van enorme toegevoegde waarde voor onze organisatie”, aldus de IT-manager van de HWK.

Tips en trucs voor de introductie van Flexopus van de Handwerkskammer Region Stuttgart

Wat was uitdagend bij de introductie van de workplace management software en wat adviseert Peter Pfeiffer bij de invoering van shared desks?
“De grootste drempel is de uitrusting van de medewerkers. Kluisjes en een uniforme kantoor- en IT-standaard zijn belangrijke voorwaarden.”

Daarnaast adviseert Pfeiffer om bij de invoering van desk sharing ook een clean-desk-beleid op te stellen en de inrichting van de kantoren vooraf goed te plannen. Als de bureaus precies zijn uitgerust volgens de werkcriteria, kan elke medewerker efficiënt en zorgeloos werken.

Wat is de conclusie van de HWK na bijna 3 jaar desk sharing met Flexopus?

Peter Pfeiffer vat het gebruik van Flexopus door de HWK Regio Stuttgart in één zin samen:

“Met Flexopus hebben we een eenvoudig en effectief boekingssysteem dat veel prettiger werkt dan de Outlook-agenda’s die we voorheen gebruikten”.

Flexopus vervangt Microsoft 365 niet, maar vormt een slimme aanvulling op de bestaande systemen door de mogelijkheid om werkplekken en vergaderruimtes te boeken. Bovendien bieden de analysefuncties in Flexopus op elk gewenst moment een volledig overzicht van de bezettingsgraad van alle middelen. Zo kan efficiënt gebouwbeheer worden gevoerd en kan onbenutte ruimte worden bespaard. Dit verlaagt de lopende kosten, zoals huur en energie, aanzienlijk.