Hoe digitaal bureau Banauten 75.000€ per jaar bespaart met de Flexopus app voor werkplekbeheer

Sterven Banauten GmbH is een social first digital agency uit Stuttgart — en een goed voorbeeld van hoe modern werkplekbeheer er in de praktijk uit kan zien. Wat aanvankelijk begon als een pragmatische oplossing voor meer flexibiliteit is uitgegroeid tot een echt succesverhaal: Banauts gebruiken Flexopus nu als een centraal alles-in-één platform voor hun dagelijkse kantoorleven.

Het resultaat is indrukwekkend: 50 werknemers delen 25 banen — dit maakt een besparing van ongeveer 75.000 euro per jaar mogelijk voor anders noodzakelijke huurruimte in het centrum van Stuttgart.

Van het openen van een kantoor tot het boeken van een werkplek

Als de werkdag begint bij Banauts, is Flexopus het eerste aanspreekpunt voor medewerkers: ze parkeren hun auto op de parkeerplaats die bij Flexopus is geboekt in de ondergrondse parkeergarage. Met behulp van kentekenherkenning detecteert de camera van partner Apcoa het voertuig en opent de slagboom.

Medewerkers openen vervolgens het slimme kantoordeurslot met de Flexopus-app, waardoor het overhandigen van sleutels aan werknemers tot het verleden behoort. Nieuwe teamleden worden eenvoudig toegevoegd aan de juiste gebruikersgroep en hebben toegang tot het digitale slot.

Oriëntatie in één oogopslag dankzij de display-app van Flexopus en digitale QR-codes

Eenmaal op kantoor in Stuttgart kijken medewerkers eerst naar de smart-tv: daar kunnen ze in één oogopslag zien wie er vandaag op kantoor is en waar hun favoriete collega zit.

Op de werkplek verwelkomen kleine digitale displays iedereen. Een kleine functie met een groot effect: het biedt niet alleen oriëntatie, maar dient ook om in te checken met behulp van een QR-code om te bevestigen dat u er bent.

Mededelingen en spontane informatie worden ook weergegeven in de Flexopus-app: als er voor iedereen taart is omdat er iemand jarig was, weet iedereen het.

Dankzij de praktische serieboeking is elke ochtend dezelfde vergaderruimte gereserveerd voor de dagelijkse stand-up en is deze zoals gewoonlijk toegankelijk voor de aanwezige collega's. Dit betekent dat er geen verrassingen meer zijn over welke ruimte al dan niet vrij is: de juiste vergaderruimte is betrouwbaar beschikbaar.

Als een vergadering spontaan nog in behandeling is of als er een vertrouwelijk gesprek wordt ontvangen, kan de Flexopus Display-app worden gebruikt om op elk gewenst moment een ad-hocboeking te maken, rechtstreeks op elektronisch deurbord van de vergaderruimte of telefooncel.

Slimme kluisjes, vermogensbeheer en digitale probleemrapporten

Naast werkstations en vergaderruimten ondersteunt Flexopus Banauts ook met veel andere zaken in het dagelijkse kantoorleven — van kluisjes tot IT-apparatuur en probleemmeldingen.

Persoonlijke spullen of laptops kunnen worden opgeborgen in slimme kluisjes, die gemakkelijk via de app kunnen worden geboekt, geopend en gesloten. Dit betekent dat iedereen altijd weet welk compartiment op dit moment wordt gebruikt, zonder sleutels of papierwerk.

Technologie en andere middelen vallen ook onder de Vermogensbeheer beheerd door Flexopus: Of het nu gaat om een monitor, presentatieapparatuur of een poolwagen — alles kan rechtstreeks in de app worden gereserveerd.

En als iets niet werkt, is de weg naar een oplossing ook kort: Storingen zoals een defect scherm kunnen rechtstreeks in Flexopus worden gemeld en worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke personen. Alle informatie is direct beschikbaar en het probleem wordt meestal net zo snel opgelost.

Digitaal bezoekersbeheer

Wanneer de Banauts gasten verwachten, kunnen ze gebruik maken van de digitale Bezoekersbeheer door Flexopus worden uitgenodigd en geregistreerd. Ze kunnen ook alle relevante documenten opsturen die moeten worden bekeken en ondertekend. Ter plaatse kunnen gasten vervolgens inchecken bij een kioskterminal en hun bezoekerspasjes uitprinten. Foutgevoelige Excel-lijsten en bureaucratische chaos behoren dus tot het verleden.

Voor workshops en vergaderingen kunnen medewerkers via Flexopus ook catering en andere kantoordiensten boeken. Daarom biedt de klantenwerkplaats boterpretzels, drankjes en fruit aan — verzorgd door het kantoormanagement nadat de catering vooraf via Flexopus is geboekt.

Enorme kostenbesparingen sinds de introductie van Flexopus

„Met iets meer dan 50 actieve gebruikers op slechts 25 werkstations werkt het hybride model uitstekend in het team van Stuttgart. Dat zou ondenkbaar zijn zonder Flexopus, want anders hadden de Banauten een andere verdieping moeten huren”, legt Stefanie uit.

De kosten voor een extra gebied zouden aanzienlijk zijn geweest:

63.000€ jaarlijkse koude huur voor nog eens 300 m² + 12.000€ bijkomende kosten (energie en schoonmaak) = 75.000€ per jaar

De Banauten besparen volledig op deze kosten en Flexopus neemt daar in vergelijking slechts een fractie van voor zijn rekening. Het vrijgekomen budget kan verstandig worden gebruikt: „Voor apparatuur voor thuiskantoren, werk of andere personeelsbeloningen”, zegt Stefanie.

Flexopus als partner voor de lange termijn

Banauts waarderen niet alleen de functies, maar ook de verdere ontwikkeling van het product: „We vinden het geweldig dat de software voortdurend wordt ontwikkeld.”

Het bedrijf is Flexopus blijven integreren in bestaande processen en heeft zo geleidelijk processen geoptimaliseerd, zonder veel veranderingsinspanningen en onboarding van medewerkers.

„We zijn begonnen met het delen van bureaus, en net zoals Flexopus functies en producten bleef uitbreiden, konden we ook onze interne processen continu optimaliseren”, zegt Stefanie. Het werkplekbeheersysteem is daarom niet alleen een boekingstool voor werkplekken, maar begeleidt werknemers ook gedurende de dag: „Je boekt niet alleen een tafel — je beheert de hele dag met Flexopus”, vat Stefanie samen. Het vindt ook de volledige integratie met Microsoft Outlook en Microsoft Teams bijzonder praktisch, zodat werknemers hun gebruikelijke werkomgeving niet hoeven te verlaten. „Velen boeken hun werkplek rechtstreeks in de Flexopus-app in Microsoft Teams of boeken vergaderruimten en catering via de Flexopus Outlook-add-in.”

Conclusie: Succesvol werkplekbeheer met maximale toegevoegde waarde

Banauten GmbH laat zien hoe modern werkruimtebeheer eruit kan zien als er consequent over wordt nagedacht. Flexopus is hier niet alleen een hulpmiddel — het is de digitale metgezel gedurende de hele kantoordag en maakt hybride werken op zijn best mogelijk.

Het resultaat:

• Slimme kantoororganisatie
• Tevreden medewerkers
• Beperkt oppervlak
• Besparingen van 75.000€ per jaar
• En een kantoor waar iedereen graag inlogt — in de ware zin van het woord

Transparantieverklaring: Banauten GmbH is een zusterbedrijf van Flexopus GmbH.