Hoe het digitale bureau Banauten met de workplace management-app Flexopus € 75.000 per jaar bespaart

Die Banauten GmbH ist eine social-first Digitalagentur aus Stuttgart – und ein Paradebeispiel dafür, wie modernes Workplace Management in der Praxis aussehen kann. Was zunächst als pragmatische Lösung für mehr Flexibilität begann, hat sich zu einer echten Erfolgsstory entwickelt: Die Banauten nutzen Flexopus inzwischen als zentrale All-in-One-Plattform für ihren Büroalltag.

Het resultaat is indrukwekkend: 50 medewerkers delen 25 werkplekken. Dit levert een jaarlijkse besparing op van ongeveer 75.000 euro aan kantoorhuur in het centrum van Stuttgart.

Van het openen van het kantoor tot het boeken van een werkplek

Wanneer de werkdag bij de Banauten begint, is Flexopus het eerste aanspreekpunt voor de medewerkers: ze parkeren hun auto op de plek in de parkeergarage die ze via Flexopus hebben gereserveerd.

Vervolgens openen de medewerkers het slimme slot van de kantoordeur met de Flexopus-app. Het uitwisselen van fysieke sleutels behoort daarmee tot het verleden. Nieuwe teamleden worden eenvoudig aan de juiste gebruikersgroep toegevoegd en krijgen direct toegang tot het digitale slot.

Overzicht in één oogopslag dankzij de Flexopus Display App en QR-codes

Eenmaal op kantoor in Stuttgart kijken de medewerkers eerst op het smart-tv-scherm: daar zien ze in één oogopslag wie er vandaag aanwezig is en waar hun favoriete collega's zitten.

Bij de werkplekken verwelkomen kleine digitale displays elke medewerker. Een kleine functie met een groot effect: het zorgt niet alleen voor overzicht, maar dient ook voor het inchecken via een QR-code, zodat men kan bevestigen dat men aanwezig is.

Aankondigingen en spontane informatie worden bovendien in de Flexopus-app getoond: als er bijvoorbeeld taart is omdat iemand jarig is, weet iedereen het meteen.

Dankzij de handige serieboeking is elke ochtend dezelfde vergaderruimte gereserveerd voor de dagelijkse stand-up, waardoor collega's altijd weten waar ze moeten zijn. Zo zijn er geen verrassingen meer over de beschikbaarheid van ruimtes: de juiste vergaderruimte staat altijd klaar.

Mocht er toch spontaan een vergadering nodig zijn of een vertrouwelijk telefoongesprek plaatsvinden, dan kan via de Flexopus Display App op elk moment een ad-hoc boeking worden gemaakt bij het elektronische deurbordje van de vergaderruimte of belcel.

Slimme kluisjes, assetmanagement en digitale storingsmeldingen

Naast werkplekken en vergaderruimtes ondersteunt Flexopus de Banauten ook bij vele andere kantoorzaken – van kluisjes en IT-apparatuur tot het melden van problemen.

Persoonlijke spullen of laptops kunnen worden opgeborgen in slimme kluisjes, die eenvoudig via de app kunnen worden gereserveerd, geopend en gesloten. Zo weet iedereen altijd welk kluisje in gebruik is, zonder gedoe met sleutels of briefjes.

Ook techniek en andere middelen worden beheerd via het assetmanagement van Flexopus: of het nu gaat om een monitor, presentatieapparatuur of een poolauto – alles kan direct in de app worden gereserveerd.

En als er toch iets niet werkt, is de weg naar een oplossing kort: storingen, zoals een defect scherm, kunnen direct in Flexopus worden gemeld en naar de verantwoordelijke personen worden doorgestuurd. Alle informatie is direct beschikbaar en het probleem is meestal snel verholpen.

Digitaal bezoekersbeheer

Wanneer de Banauten gasten verwachten, kunnen deze met het digitale bezoekersbeheer van Flexopus worden uitgenodigd en geregistreerd. Bovendien kunnen alle relevante documenten die moeten worden ingezien en ondertekend, worden meegestuurd. Op locatie kunnen gasten inchecken bij een kiosk-terminal en hun bezoekerspas printen. Foutgevoelige Excel-lijsten en bureaucratische chaos behoren hiermee tot het verleden.

Voor workshops en vergaderingen kunnen medewerkers via Flexopus ook catering en andere kantoordiensten boeken. Zo zijn er bij een klantworkshop krakelingen, drankjes en fruit beschikbaar – verzorgd door het office management na een voorafgaande boeking via Flexopus.

Enorme kostenbesparing sinds de introductie van Flexopus

“Met iets meer dan 50 actieve gebruikers op slechts 25 werkplekken werkt het hybride model in het Stuttgartse team uitstekend. Dat zou zonder Flexopus ondenkbaar zijn, want anders hadden de Banauten een extra verdieping moeten huren”, legt Stefanie uit.

De kosten voor extra ruimte zouden aanzienlijk zijn geweest:

€ 63.000 kale jaarhuur voor 300 m² extra + € 12.000 servicekosten (energie & schoonmaak) = € 75.000 per jaar

Deze uitgaven besparen de Banauten volledig en Flexopus kost in vergelijking slechts een fractie daarvan. Het vrijgekomen budget kan zinvol worden ingezet: “Voor thuiswerkplekinrichting, workations of andere secundaire arbeidsvoorwaarden”, aldus Stefanie.

Flexopus als langetermijnpartner

De Banauten waarderen niet alleen de functies, maar ook de doorontwikkeling van het product: „We vinden het geweldig dat de software continu wordt doorontwikkeld.”

Het bedrijf heeft Flexopus steeds verder in bestaande workflows geïntegreerd en zo gaandeweg processen geoptimaliseerd, zonder grote veranderingsinspanningen of onboarding van medewerkers.

„We zijn begonnen met desksharing, en naarmate Flexopus functies en producten bleef uitbreiden, konden ook wij onze interne processen continu optimaliseren”, zegt Stefanie. Het workplace management-systeem is dus niet alleen een boekingstool voor werkplekken, maar begeleidt medewerkers gedurende de hele dag:

„Je boekt niet alleen een bureau – je regelt je hele dag met Flexopus”, vat Stefanie samen.

Ze vindt de volledige integratie in Microsoft Outlook en Microsoft Teams bijzonder praktisch, waardoor medewerkers hun vertrouwde werkomgeving niet hoeven te verlaten. “Er zijn er veel die hun werkplek direct boeken in de Flexopus-app in Microsoft Teams of de vergaderruimte en catering via de Flexopus Outlook-add-in regelen.”

Conclusie: Succesvol workplace management met maximale meerwaarde

Banauten GmbH laat zien hoe modern workspace management eruit kan zien als het consequent wordt aangepakt. Flexopus is hier niet zomaar een tool – het is de digitale metgezel gedurende de hele kantoordag en maakt hybride werken optimaal mogelijk.

Het resultaat:

• Slimme kantoororganisatie
• Tevreden medewerkers
• Minder kantooroppervlak
• Jaarlijkse besparing van € 75.000
• En een kantoor waar iedereen graag inlogt – in de letterlijke zin van het woord

Transparantiemelding: Banauten GmbH is een zusterbedrijf van Flexopus GmbH.