Hoe digitaal bureau Banauten 75.000€ per jaar bespaart met de Flexopus app voor werkplekbeheer

De Banauten GmbH is een social-first digitaal bureau uit Stuttgart – en een schoolvoorbeeld van hoe modern workplace management er in de praktijk uit kan zien. Wat begon als een pragmatische oplossing voor meer flexibiliteit, is uitgegroeid tot een echt succesverhaal: de Banauten gebruiken Flexopus inmiddels als hun centrale all-in-one platform voor het dagelijkse kantoorleven.

Het resultaat is indrukwekkend: 50 medewerkers delen 25 werkplekken – dit zorgt voor een besparing van ongeveer 75.000 euro per jaar aan anders noodzakelijke huurkosten in de binnenstad van Stuttgart.

Van het openen van het kantoor tot het boeken van een werkplek

Wanneer de werkdag bij de Banauten begint, is Flexopus het eerste contactpunt voor de medewerkers: ze parkeren hun auto op de parkeerplaats in de parkeergarage die ze via Flexopus hebben gereserveerd.

Vervolgens openen de medewerkers het slimme slot van de kantoordeur met de Flexopus-app. Het overhandigen van sleutels aan medewerkers behoort daarmee tot het verleden. Nieuwe teamleden worden eenvoudig toegevoegd aan de betreffende gebruikersgroep en hebben direct toegang tot het digitale slot.

Overzicht in één oogopslag dankzij de Flexopus Display App en digitale QR-codes

Eenmaal aangekomen op het kantoor in Stuttgart werpen de medewerkers eerst een blik op de smart-tv: daar zien ze in één oogopslag wie er vandaag op kantoor is en waar hun favoriete collega zit.

Bij de werkplekken verwelkomen kleine digitale displays iedereen. Een kleine functie met een groot effect: het zorgt niet alleen voor overzicht, maar dient ook voor het inchecken via een getoonde QR-code, zodat men kan bevestigen dat men aanwezig is.

Aankondigingen en spontane informatie worden bovendien in de Flexopus-app getoond: als er bijvoorbeeld taart is voor iedereen omdat iemand jarig is, is iedereen direct op de hoogte.

Dankzij de handige serieboeking is elke ochtend dezelfde vergaderruimte gereserveerd voor de dagelijkse stand-up en wordt deze zoals gebruikelijk door de aanwezige collega's gebruikt. Zo zijn er geen verrassingen meer over welke ruimte vrij is of niet: de juiste vergaderruimte staat betrouwbaar klaar.

Mocht er toch spontaan een vergadering zijn of een vertrouwelijk telefoongesprek moeten plaatsvinden, dan kan via de Flexopus Display App op elk gewenst moment een ad-hoc boeking direct bij het elektronische deurbordje van de vergaderruimte of de belcel worden gemaakt. 

Slimme kluisjes, asset management en digitale probleemmeldingen

Naast werkplekken en vergaderruimtes ondersteunt Flexopus de Banauten ook bij vele andere zaken in het dagelijkse kantoorleven – van kluisjes en IT-apparatuur tot het melden van problemen.

Persoonlijke eigendommen of laptops kunnen worden opgeborgen in slimme kluisjes, die gemakkelijk via de app kunnen worden geboekt, geopend en gesloten. Zo weet iedereen op elk moment welk kluisje in gebruik is, zonder gedoe met sleutels of papierwerk.

Ook techniek en andere middelen worden via het asset management beheerd door Flexopus: Of het nu gaat om een monitor, presentatieapparatuur of een poolauto – alles kan direct in de app worden gereserveerd.

En mocht er toch iets niet werken, dan is de weg naar een oplossing ook kort: storingen zoals een defect scherm kunnen direct in Flexopus worden gemeld en worden doorgegeven aan de verantwoordelijke personen. Alle informatie is direct beschikbaar en het probleem is meestal net zo snel verholpen.

Digitaal bezoekersbeheer 

Wanneer de Banauten gasten verwachten, kunnen deze met het digitale bezoekersbeheer van Flexopus worden uitgenodigd en geregistreerd. Bovendien kunnen ze alle relevante documenten die moeten worden ingezien en ondertekend, meesturen. Ter plaatse kunnen de gasten vervolgens inchecken bij een kiosk-terminal en hun bezoekerspas uitprinten. Zo behoren foutgevoelige Excel-lijsten en bureaucratische chaos tot het verleden. 

Voor workshops en vergaderingen kunnen medewerkers via Flexopus bovendien catering en andere kantoordiensten boeken. Daarom zijn er bij de klantworkshop krakelingen, drankjes en fruit – verzorgd door het office-management na een voorafgaande boeking van de catering via Flexopus.

Enorme kostenbesparing sinds de invoering van Flexopus

“Met iets meer dan 50 actieve gebruikers op slechts 25 werkplekken werkt het hybride model in het Stuttgart-team uitstekend. Dat zou zonder Flexopus ondenkbaar zijn, want anders hadden de Banauten een extra verdieping moeten huren”, legt Stefanie uit.

De kosten voor extra ruimte zouden aanzienlijk zijn geweest:

€ 63.000 jaarlijkse kale huur voor 300 m² extra + € 12.000 servicekosten (energie & schoonmaak) = € 75.000 per jaar

Deze uitgaven besparen de Banauten volledig en Flexopus kost in vergelijking slechts een fractie daarvan. Het vrijgekomen budget kan zinvol worden ingezet: “Voor thuiswerkapparatuur, workations of andere secundaire arbeidsvoorwaarden”, aldus Stefanie.

Flexopus als langetermijnpartner

De Banauten waarderen niet alleen de functies, maar ook de doorontwikkeling van het product: „Wij vinden het super dat de software continu wordt doorontwikkeld.”

Het bedrijf heeft Flexopus steeds verder geïntegreerd in bestaande workflows en zo gaandeweg processen geoptimaliseerd, zonder grote veranderingsinspanningen en onboarding van medewerkers.

„We zijn gestart met desk sharing, en naarmate Flexopus functies en producten steeds verder heeft uitgebreid, konden ook wij onze interne processen continu optimaliseren”, zegt Stefanie. Het workplace management-systeem is daarmee niet alleen een boekingstool voor werkplekken, maar begeleidt de medewerkers gedurende de hele dag:

„Je boekt niet alleen een bureau – je regelt de hele dag met Flexopus”, vat Stefanie samen.

Bijzonder praktisch vindt ze ook de volledige integratie in Microsoft Outlook en Microsoft Teams, zodat medewerkers hun vertrouwde werkomgeving niet hoeven te verlaten. “Er zijn er veel die hun werkplekboeking direct in de Flexopus-app in Microsoft Teams of de vergaderruimte- en cateringboeking via de Flexopus Outlook-add-in doen.”

Conclusie: Succesvol workplace management met maximale meerwaarde

De Banauten GmbH laat zien hoe modern workspace management eruit kan zien als het consequent wordt aangepakt. Flexopus is hier niet zomaar een tool – het is de digitale metgezel gedurende de hele kantoordag en maakt hybride werken in topvorm mogelijk.

Het resultaat:

• Slimme kantoororganisatie
• Tevreden medewerkers
• Minder kantooroppervlakte
• Een jaarlijkse besparing van € 75.000
• En een kantoor waar iedereen graag inlogt – in de meest letterlijke zin van het woord

Transparantiemelding: Banauten GmbH is een zusteronderneming van Flexopus GmbH.