Digital signage in een hybride kantoor: waarom het zinvol is

Ontdek hoe Flexopus uw kantoor kan optimaliseren met de juiste digital signage-software!

Digital signage verwijst naar het gebruik van digitale displays om informatie, inhoud of statusberichten in realtime weer te geven. In een werkcontext wordt digital signage voornamelijk aangetroffen in kantoren, hoofdkantoren van bedrijven en openbare gebouwen, bijvoorbeeld in de vorm van elektronische deurborden, informatiedisplays of displays voor vergaderruimten voor het boeken van vergaderzalen en het boeken van kamers.

In de nieuwe werkomgeving is digital signage lange tijd meer geweest dan alleen een manier om informatie weer te geven. Als het op de juiste manier wordt gebruikt, wordt het een centraal onderdeel voor efficiënt ruimtegebruik en een betere oriëntatie in het dagelijkse kantoorleven.

Wat is digital signage?

Digital signage is een verzamelnaam voor digitale displaysystemen die inhoud dynamisch, centraal gestuurd en locatiegebaseerd weergeven. In tegenstelling tot gedrukte mededelingen of statische borden kan informatie op elk moment worden bijgewerkt, geautomatiseerd en weergegeven in een context die afhankelijk is van de context.

Typische vormen van digital signage in kantoren zijn onder andere:

• Digitale deurborden in vergaderruimten
• Elektronische deurborden in afzonderlijke kantoren of zones
• Displays voor het boeken van vergaderruimten en het boeken van kamers
• Informatieschermen in receptieruimtes of gemeenschappelijke ruimtes

De belangrijkste vragen van medewerkers worden snel beantwoord: Wie gebruikt welke kamer en wanneer? Is een vergaderruimte leeg of bezet? Welke boeking is de volgende? Waar zit mijn favoriete collega vandaag? Waar kan ik de eerste hulp vinden in geval van nood?

Bovendien kan een boeking direct op het display worden gemaakt als er ad hoc een kamer nodig is. Via Smart TV kunt u ook Aanwezigheidsindicator of er kan een vergaderruimtezoeker worden weergegeven om het kantoor nog efficiënter te maken.

Wat doet digital signage?

De kerntaak van digital signage is om informatie op een zichtbare, actuele en begrijpelijke manier aan te bieden. In het dagelijkse werk vervult digital signage voornamelijk vier centrale functies:

1. Bekijk informatie in realtime

Digitale displays kunnen onmiddellijk de bezettingsstatus, tijden, boekingsgegevens of informatie weergeven. Wijzigingen zijn onmiddellijk zichtbaar — zonder dat u borden of mededelingen handmatig hoeft te vervangen.

2. Vergemakkelijk de oriëntatie op kantoor

Digital signage zorgt voor duidelijkheid, vooral bij flexibele kantoorconcepten met gedeelde bureaus en variabele vergaderruimten: werknemers kunnen in één oogopslag zien waar vergaderingen plaatsvinden of welke kamers beschikbaar zijn. In grotere kantoren kunnen werknemers gebruik maken van de Zoeker voor vergaderruimten Zie in één oogopslag tot welke kamer of telefooncel je toegang hebt.

3. Processen vereenvoudigen

De combinatie van software en display maakt het boeken van kamers veel intuïtiever. Kamers kunnen niet alleen digitaal worden geboekt, maar kunnen ook ter plaatse op het display worden bekeken of, afhankelijk van het systeem, rechtstreeks worden gereserveerd. Ideaal, vooral voor spontane afspraken, gesprekken of workshops.

4. Creëer transparantie

Digital signage maakt het gebruik zichtbaar. Wie een kamer zoekt, kan direct zien of deze vrij is of binnenkort nodig zal zijn. Dit vermindert aanvragen, dubbele boekingen en onzekerheden. Bovendien kan een zichtbaar aanwezigheidsdisplay worden gebruikt om te zien waar collega's zitten, zodat de EHBO-er in geval van nood onmiddellijk kan worden gevonden.

Digital signage in het dagelijkse werk

In het moderne kantoor is digital signage geen geïsoleerd hulpmiddel, maar onderdeel van een efficiënte Beheer van de werkplek. Het gebruik ervan is met name relevant op de volgende gebieden:

Digitale en elektronische deurborden

Digitale deurborden vervangen klassieke naamborden of kamerborden. Ze laten zien:

• Kamernaam en kamernummer
• Huidige bezettingsstatus: Is de kamer leeg of bezet?
• Naam van de vergadering of persoon die de boeking heeft gemaakt
• Begin- en eindtijd van de boeking
• Aankomende kamerboekingen

Elektronische deurborden met Flexopus updaten zichzelf automatisch en geven de werkelijke gebruiksstatus weer. Dit is vooral handig in dynamische kantooromgevingen waar kamers niet langer permanent worden toegewezen.

Maak het boeken van vergaderruimten zichtbaar

Een centraal gebruiksscenario van digital signage is het boeken van vergaderruimten. Op de schermen van de vergaderruimten wordt duidelijk aangegeven of een ruimte leeg of bezet is en wanneer een nieuwe boeking kan worden gemaakt.
Dit elimineert het klassieke „testen van de deurkrukken” (en in het ergste geval een afspraak maken) of de frustrerende zoektocht naar vrije plekken. Vergaderingen beginnen stipter, spontane coördinatie wordt eenvoudiger en de dagelijkse routine wordt soepeler.

In veel kantoorconcepten worden kamers digitaal gepland, maar fysiek gebruikt. Digital signage verbindt deze twee werelden. Medewerkers kunnen direct ter plaatse zien hoe een ruimte wordt gebruikt en kunnen hun planning daarop aanpassen.

Waarom heb je digital signage nodig op kantoor?

De behoefte aan digital signage wordt voornamelijk veroorzaakt door veranderingen in de werkmethoden. Hybride werken, flexibele aanwezigheid en gedeelde middelen stellen nieuwe eisen aan de organisatie van de ruimte.

1. Flexibele werkmodellen

Wanneer alle werknemers niet meer tegelijkertijd op kantoor zijn, veranderen de bezettingspatronen. Digital signage helpt om deze dynamiek zichtbaar te maken en middelen verstandig te gebruiken.

2. Gedeelde kamers in plaats van vaste toewijzing

Vergaderruimten, projectruimten of focuszones worden niet langer toegewezen aan individuele teams. Digitale displays laten zien hoe deze kamers momenteel worden gebruikt, zonder extra handmatige coördinatie.

3. Minder coördinatie, meer duidelijkheid

Hoe transparanter de informatie is, hoe minder vragen er zijn. Digital signage beperkt interne communicatie tot de essentie omdat veel vragen al visueel worden beantwoord.

Wat zijn de voordelen van digital signage?

De praktische meerwaarde van digital signage komt vooral tot uiting in het dagelijks leven. Een van de dingen die het makkelijker maakt, is tijd besparen bij het zoeken naar kamers die nog beschikbaar zijn. Met de vergaderruimtezoeker zie je in één oogopslag welke ruimte bezet is en welke niet. Zo'n vergaderruimtezoeker kan op een smart-tv worden weergegeven en centraal op kantoor worden geplaatst.

Een andere opluchting is zeker dat er minder verstoringen zijn wanneer collega's wanhopig naar een kamer zoeken en per ongeluk een vergadering binnenstormen. Dit is uitgesloten met digital signage en daarom kan volledige concentratie aan de vergadering worden besteed.

Digital signage zorgt ook voor een beter en hoger ruimtegebruik. Door boekingen transparant weer te geven, worden kamers bewuster gebruikt. Stationair draaien en onjuiste opdrachten kunnen worden verminderd. Het gebruik van de displays is intuïtief en spreekt voor zich. Kleuren, symbolen en duidelijke informatie maken de status van een ruimte direct begrijpelijk, zelfs voor nieuwe medewerkers of gasten.

Bovendien maakt de digitale aanwezigheidsindicator het eenvoudiger om naar teamleden te zoeken. De functionaris voor gegevensbescherming of IT-expert is sneller te vinden en kan gericht worden aangesproken.

Digital signage en kamerboeking in combinatie

De volledige voordelen van digital signage komen in combinatie met een digitaal kamerboekingssysteem zoals Flexopus. Terwijl de software boekingen op de achtergrond beheert, zorgt het display voor visuele communicatie ter plaatse.

Dit samenspel zorgt ervoor dat:

• Boekingen worden correct weergegeven
• Wijzigingen zijn direct zichtbaar
• De fysieke ruimte komt overeen met de digitale kalender

Vooral bij het boeken van een vergaderruimte is deze verbinding erg ontlastend voor medewerkers, omdat je dan spontaan een kamer kunt vinden en boeken. Als bijvoorbeeld een belangrijke klant, leverancier, partner of collega belt en u moet vertrouwelijk praten, dan moet er snel een kamer of telefooncel beschikbaar zijn — zonder dat u uw laptop hoeft te openen of uw smartphone hoeft uit te trekken om een kamer te zoeken en te boeken.

Onderscheid: digital signage vs. klassieke signage

In vergelijking met analoge borden biedt digital signage duidelijke voordelen:

• Tijdigheid: inhoud wordt automatisch gewijzigd, gesynchroniseerd met de agenda van Microsoft, Google, enz.
• Flexibiliteit: ruimten kunnen opnieuw worden gedefinieerd zonder de tekens te veranderen
• Schaalbaarheid: meer kamers betekent niet meer administratief werk
• Integratie: displays voor vergaderruimten kunnen worden geïntegreerd in bestaande systemen
  
  

Dit maakt digital signage een integraal onderdeel van de moderne kantoororganisatie.

Conclusie: Digital signage als onderdeel van moderne werkomgevingen

Digital signage is binnen Nieuwe werkcontext veel meer dan alleen een technische bijkomstigheid. Het zorgt voor transparantie, vereenvoudigt processen, minimaliseert frustratie en ondersteunt flexibele werkmodellen. Vooral in combinatie met het boeken van digitale vergaderruimten wordt digital signage een onmisbaar hulpmiddel in het dagelijkse kantoorleven.

Bedrijven die afhankelijk zijn van flexibel ruimtegebruik, hybride werk en duidelijke communicatie profiteren rechtstreeks van digital signage: door minder frustratie, betere oriëntatie en een merkbaar efficiëntere werkdag.

Flexopus biedt volledig digital signage en biedt dus een alles-in-één oplossing als moderne Software voor werkplekbeheer.