Segnaletica digitale in un ufficio ibrido: perché ha senso

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Il digital signage si riferisce all'uso di display digitali per visualizzare informazioni, contenuti o messaggi di stato in tempo reale. In un contesto lavorativo, il digital signage si trova principalmente negli uffici, nelle sedi aziendali e negli edifici pubblici, ad esempio sotto forma di insegne elettroniche per porte, display informativi o display per sale riunioni per la prenotazione delle sale riunioni e delle camere.

Nel nuovo ambiente di lavoro, il digital signage è stato a lungo più di un semplice modo per visualizzare informazioni. Se usato correttamente, diventa un componente centrale per un uso efficiente dello spazio e un migliore orientamento nella vita quotidiana in ufficio.

Cos'è il digital signage?

Il digital signage è un termine collettivo per i sistemi di visualizzazione digitale che visualizzano i contenuti in modo dinamico, controllato centralmente e basato sulla posizione. A differenza degli avvisi stampati o dei cartelli statici, le informazioni possono essere aggiornate, automatizzate e visualizzate in un contesto dipendente dal contesto in qualsiasi momento.

Le forme tipiche di digital signage negli uffici includono:

• Insegne digitali per porte nelle sale riunioni
• Segnaletica elettronica per porte in singoli uffici o zone
• Display per la prenotazione di sale riunioni e la prenotazione di camere
• Schermi informativi nelle aree di accoglienza o nelle aree comuni

Le domande chiave poste dai dipendenti ricevono una risposta rapida: chi utilizza quale stanza e quando? Una sala riunioni è vuota o occupata? Qual è la prossima prenotazione? Dov'è seduto il mio collega preferito oggi? Dove posso trovare il primo soccorritore in caso di emergenza?

Inoltre, è possibile effettuare una prenotazione direttamente sul display se è necessaria una camera ad hoc. Tramite Smart TV, puoi anche Indicatore di frequenza oppure è possibile visualizzare un programma di ricerca delle sale riunioni per rendere l'ufficio ancora più efficiente.

Cosa fa il digital signage?

Il compito principale del digital signage è fornire informazioni in modo visibile, aggiornato e comprensibile. Nel lavoro quotidiano, il digital signage svolge principalmente quattro funzioni centrali:

1. Visualizza le informazioni in tempo reale

I display digitali possono visualizzare immediatamente lo stato di occupazione, gli orari, i dettagli o le informazioni della prenotazione. Le modifiche sono immediatamente visibili, senza la necessità di sostituire manualmente cartelli o avvisi.

2. Facilitare l'orientamento in ufficio

Il digital signage offre chiarezza, soprattutto nei concetti di ufficio flessibili con condivisione della scrivania e sale riunioni variabili: i dipendenti possono vedere a colpo d'occhio dove si svolgono le riunioni o quali sale sono disponibili. Negli uffici più grandi, i dipendenti possono utilizzare il Trova una sala riunioni Scopri a colpo d'occhio a quale stanza o cabina telefonica puoi accedere.

3. Semplifica i processi

La combinazione di software e display rende la prenotazione delle camere molto più intuitiva. Le camere non solo possono essere prenotate digitalmente, ma possono anche essere visualizzate in loco sul display o, a seconda del sistema, prenotate direttamente. Ideale soprattutto per appuntamenti spontanei, chiamate o workshop.

4. Crea trasparenza

Il digital signage rende visibile l'utilizzo. Chiunque cerchi una stanza può immediatamente vedere se è libera o se ne avrà bisogno a breve. Ciò riduce le richieste, le doppie prenotazioni e le incertezze. Inoltre, un display visibile delle presenze può essere utilizzato per vedere dove sono seduti i colleghi e quindi il primo soccorritore può essere trovato immediatamente in caso di emergenza.

Il digital signage nel lavoro quotidiano

Nell'ufficio moderno, il digital signage non è uno strumento isolato, ma parte di un efficiente Gestione del posto di lavoro. Il suo utilizzo è particolarmente rilevante nelle seguenti aree:

Insegne digitali ed elettroniche per porte

Le insegne digitali per porte sostituiscono le classiche targhette con i nomi o le insegne per camere Mostrano:

• Nome e numero della camera
• Stato attuale dell'occupazione: la camera è libera o occupata?
• Nome della riunione o della persona che effettua la prenotazione
• Ora di inizio e fine della prenotazione
• Prossime prenotazioni delle camere

Le insegne elettroniche per porte con Flexopus si aggiornano automaticamente e riflettono lo stato effettivo di utilizzo. Ciò è particolarmente utile in ambienti di ufficio dinamici in cui le stanze non sono più assegnate in modo permanente.

Rendi visibile la prenotazione della sala riunioni

Un caso d'uso centrale del digital signage è la prenotazione di sale riunioni. I display delle sale riunioni sulle camere mostrano chiaramente se una camera è libera o occupata e quando è possibile effettuare una nuova prenotazione.
Questo elimina il classico «test della maniglia» (e, nel peggiore dei casi, l'irruzione in un appuntamento) o la frustrante ricerca di spazi liberi. Le riunioni iniziano più puntualmente, la coordinazione spontanea diventa più facile e la routine quotidiana diventa più fluida.

In molti concetti di ufficio, gli ambienti sono progettati digitalmente ma utilizzati fisicamente. Il digital signage collega questi due mondi. I dipendenti possono vedere come viene utilizzata una stanza direttamente in loco e possono modificare di conseguenza la loro pianificazione.

Perché hai bisogno del digital signage in ufficio?

La necessità del digital signage è causata principalmente dai cambiamenti nei metodi di lavoro. Il lavoro ibrido, la partecipazione flessibile e le risorse condivise impongono nuove esigenze all'organizzazione dello spazio.

1. Modelli di lavoro flessibili

Quando tutti i dipendenti non sono più in ufficio contemporaneamente, i modelli di occupazione cambiano. Il digital signage aiuta a rendere visibile questa dinamica e a utilizzare le risorse con saggezza.

2. Camere condivise invece di allocazione fissa

Le sale riunioni, le sale progetti o le aree di interesse non vengono più assegnate ai singoli team. I display digitali mostrano come vengono attualmente utilizzate queste sale, senza ulteriore coordinamento manuale.

3. Meno coordinamento, più chiarezza

Maggiore è la trasparenza delle informazioni, minore è il numero di domande. Il digital signage riduce la comunicazione interna all'essenziale perché molte domande hanno già una risposta visiva.

Quali sono i vantaggi del digital signage?

Il valore aggiunto pratico del digital signage è particolarmente evidente nella vita di tutti i giorni. Una delle cose che semplifica è il risparmio di tempo nella ricerca di stanze ancora disponibili. Con il Meeting Room Finder puoi vedere a colpo d'occhio quale stanza è occupata e quale no. Tale strumento di ricerca per sale riunioni può essere visualizzato su una smart TV e posizionato centralmente nell'ufficio.

Un altro sollievo è sicuramente che ci sono meno interruzioni quando i colleghi cercano disperatamente una stanza e irrompono accidentalmente in una riunione. Ciò è escluso con il digital signage e quindi è possibile dedicare la massima concentrazione alla riunione.

Il digital signage garantisce inoltre un utilizzo migliore e più elevato della stanza. Visualizzando le prenotazioni in modo trasparente, le camere vengono utilizzate in modo più consapevole. Le inattività e le assegnazioni errate possono essere ridotte. L'uso dei display è intuitivo e si spiega da sé. Colori, simboli e informazioni chiare rendono immediatamente comprensibile lo stato di una stanza, anche per i nuovi dipendenti o gli ospiti.

Inoltre, l'indicatore di presenza digitale semplifica la ricerca dei membri del team. Il responsabile della protezione dei dati o l'esperto IT può essere trovato più rapidamente e può essere contattato in modo mirato.

Segnaletica digitale e prenotazione delle camere in combinazione

Tutti i vantaggi del digital signage si ottengono se combinati con un sistema digitale di prenotazione delle camere come Flexopus. Mentre il software gestisce le prenotazioni in background, il display si occupa della comunicazione visiva in loco.

Questa interazione garantisce che:

• Le prenotazioni vengono visualizzate correttamente
• Le modifiche sono immediatamente visibili
• Lo spazio fisico corrisponde al calendario digitale

Soprattutto quando si prenota una sala riunioni, questa connessione è molto utile per i dipendenti, in quanto consente di trovare e prenotare una stanza spontaneamente. Ad esempio, se un cliente, un fornitore, un partner o un collega importante chiama e avete bisogno di parlare in modo riservato, una camera o una cabina telefonica dovrebbero essere disponibili rapidamente, senza dover aprire il laptop o estrarre lo smartphone per trovare e prenotare una camera.

Distinzione: digital signage vs. signage classico

Rispetto alla segnaletica analogica, la segnaletica digitale offre evidenti vantaggi:

• Tempestività: i contenuti cambiano automaticamente, sincronizzati con il calendario di Microsoft, Google, ecc.
• Flessibilità: gli spazi possono essere ridefiniti senza cambiare segnaletica
• Scalabilità: più sale non significano più lavoro amministrativo
• Integrazione: i display delle sale riunioni possono essere integrati nei sistemi esistenti
  
  

Ciò rende il digital signage parte integrante della moderna organizzazione dell'ufficio.

Conclusione: il digital signage come componente dei moderni ambienti di lavoro

Il digital signage è in corso Nuovo contesto lavorativo molto più di un semplice extra tecnico. Crea trasparenza, semplifica i processi, riduce al minimo le frustrazioni e supporta modelli di lavoro flessibili. Soprattutto se combinato con la prenotazione digitale delle sale riunioni, il digital signage sta diventando uno strumento indispensabile nella vita quotidiana in ufficio.

Le aziende che si affidano a un uso flessibile dello spazio, al lavoro ibrido e a una comunicazione chiara traggono vantaggio direttamente dal digital signage: grazie a una minore frustrazione, a un migliore orientamento e a una giornata lavorativa notevolmente più efficiente.

Flexopus offre il digital signage completo e offre quindi una soluzione all-in-one come un moderno Software di gestione del posto di lavoro.