Digital Signage im hybriden Büro: Warum es sinnvoll ist

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Digital Signage bezeichnet den Einsatz digitaler Displays zur Anzeige von Informationen, Inhalten oder Statusmeldungen in Echtzeit. Im Arbeitskontext begegnet man Digital Signage vor allem in Büros, Unternehmenszentralen und öffentlichen Gebäuden, z.B. in Form von elektronischen Türschildern, Infodisplays oder Besprechungsraum-Displays für die Meetingraumbuchung und Raumbuchung.

Im New-Work-Umfeld ist Digital Signage längst mehr als ein Weg, um Informationen anzuzeigen. Richtig eingesetzt, wird es zu einem zentralen Baustein für effiziente Raumnutzung und eine bessere Orientierung im Büroalltag.

Was ist Digital Signage?

Digital Signage ist ein Sammelbegriff für digitale Anzeigesysteme, die Inhalte dynamisch, zentral gesteuert und ortsbezogen darstellen. Im Gegensatz zu gedruckten Aushängen oder statischen Schildern können Informationen jederzeit aktualisiert, automatisiert und kontextabhängig ausgespielt werden.

Typische Formen von Digital Signage im Büro sind:

• Digitale Türschilder an Besprechungsräumen
• Elektronische Türschilder an Einzelbüros oder Zonen
• Displays für Meetingraumbuchung und Raumbuchung 
• Informationsscreens im Empfangsbereich oder in Gemeinschaftszonen

Die zentralen Fragen von Mitarbeitenden werden so schnell beantwortet: Wer nutzt welchen Raum wann? Ist ein Meetingraum frei oder belegt? Welche Buchung steht als Nächstes an? Wo sitzt mein Lieblingskollege heute? Wo finde ich den Ersthelfer im Notfall?

Zusätzlich kann direkt am Display eine Buchung vorgenommen werden, wenn ad-hoc ein Raum gebraucht wird. Via Smart TV können außerdem Anwesenheitsanzeige oder ein Besprechungsraum-Finder angezeigt werden, um das Büro noch effizienter zu gestalten.

Was macht Digital Signage?

Die Kernaufgabe von Digital Signage ist es, Information sichtbar, aktuell und verständlich bereitzustellen. Im Arbeitsalltag übernimmt Digital Signage vor allem vier zentrale Funktionen:

1. Informationen in Echtzeit anzeigen

Digitale Displays können Belegungsstatus, Uhrzeiten, Buchungsdetails oder Hinweise sofort darstellen. Änderungen werden unmittelbar sichtbar – ohne manuelles Austauschen von Schildern oder Aushängen.

2. Orientierung im Büro erleichtern

Gerade in flexiblen Bürokonzepten mit Desk Sharing und variablen Meetingräumen sorgt Digital Signage für Klarheit: Mitarbeitende erkennen auf einen Blick, wo Meetings stattfinden oder welche Räume verfügbar sind. In größeren Büroräumlichkeiten können Mitarbeitende via des Besprechungsraumfinders auf einen Blick sehen, welchen Raum oder welche Telefonzelle sie ansteuern können. 

3. Prozesse vereinfachen 

Durch die Kombination aus Software und Display wird die Raumbuchung deutlich intuitiver. Räume können nicht nur digital gebucht, sondern auch vor Ort am Display eingesehen oder, je nach System, direkt reserviert werden. Gerade für spontane Termine, Calls oder Workshops ideal. 

4. Transparenz schaffen

Digital Signage macht Nutzung sichtbar. Wer einen Raum sucht, sieht sofort, ob er frei ist oder bald benötigt wird. Das reduziert Rückfragen, Doppelbuchungen und Unsicherheiten. Außerdem kann auf einer präsenten Anwesenheitsanzeige nachvollzogen werden, wo Kolleginnen und Kollegen sitzen, und so im Ernstfall der Ersthelfer sofort gefunden werden. 

Digital Signage im Arbeitsalltag

Im modernen Büro ist Digital Signage kein isoliertes Tool, sondern Teil eines effizienten Workplace Managements. Besonders relevant ist der Einsatz in folgenden Bereichen:

Digitale und elektronische Türschilder

Digitale Türschilder ersetzen klassische Namens- oder Raumschilder. Sie zeigen:

• Raumname und Raumnummer
• Aktuellen Belegungsstatus: Ist der Raum frei oder belegt?
• Name des Meetings oder der buchenden Person
• Start- und Endzeit der Buchung
• Kommende Buchungen des Raumes

Elektronische Türschilder mit Flexopus aktualisieren sich automatisch und spiegeln den tatsächlichen Nutzungsstatus wider. Das ist besonders hilfreich in dynamischen Büroumgebungen, in denen Räume nicht mehr fest zugewiesen sind.

Meetingraumbuchung sichtbar machen

Ein zentraler Anwendungsfall von Digital Signage ist die Meetingraumbuchung. Besprechungsraum-Displays an Räumen zeigen klar, ob ein Raum frei oder belegt ist und ab wann eine erneute Buchung stattfinden kann.
Dadurch entfällt das klassische „Türklinken-Testen“ (und im schlimmsten Fall in einen Termin reinplatzen) oder das frustrierende Suchen nach freien Räumen. Meetings beginnen pünktlicher, spontane Abstimmungen werden einfacher und der Tagesablauf flüssiger.

In vielen Bürokonzepten werden Räume digital geplant, aber physisch genutzt. Digital Signage verbindet diese beiden Welten. Mitarbeitende sehen direkt vor Ort, wie ein Raum genutzt wird, und können ihre Planung entsprechend anpassen.

Warum braucht man Digital Signage im Büro?

Der Bedarf an Digital Signage entsteht vor allem durch veränderte Arbeitsweisen. Hybrides Arbeiten, flexible Anwesenheiten und geteilte Ressourcen stellen neue Anforderungen an die Organisation der Fläche.

1. Flexible Arbeitsmodelle

Wenn nicht mehr alle Mitarbeitenden gleichzeitig im Büro sind, verändern sich Belegungsmuster. Digital Signage hilft dabei, diese Dynamik sichtbar zu machen und Ressourcen sinnvoll zu nutzen.

2. Geteilte Räume statt fester Zuordnung

Meetingräume, Projekträume oder Fokuszonen werden nicht mehr einzelnen Teams zugewiesen. Digitale Displays zeigen, wie diese Räume aktuell genutzt werden, ohne zusätzliche manuelle Abstimmung.

3. Weniger Abstimmung, mehr Klarheit

Je transparenter Informationen sind, desto weniger Rückfragen entstehen. Digital Signage reduziert interne Kommunikation auf das Wesentliche, weil viele Fragen bereits visuell beantwortet werden.

Welche Erleichterungen bringt Digital Signage?

Der praktische Mehrwert von Digital Signage zeigt sich vor allem im Alltag. Eine Erleichterung ist unter anderem die Zeitersparnis, nach Räumen zu suchen, die noch verfügbar sind. Mit dem Besprechungsraumfinder sieht man auf einen Blick, welcher Raum belegt ist und welcher nicht. Ein solcher Besprechungsraumfinder kann auf einem Smart TV abgebildet und zentral im Büro platziert werden.

Eine weitere Erleichterung ist definitiv, dass weniger Störungen stattfinden, wenn Kolleginnen und Kollegen verzweifelt nach einem Raum suchen und versehentlich ins Meeting platzen. Dies wird mit Digital Signage ausgeschlossen und somit kann volle Konzentration in die Besprechung gegeben werden.

Digital Signage sorgt zudem für eine bessere und höhere Raumauslastung. Durch transparente Anzeige von Buchungen werden Räume bewusster genutzt. Leerlauf und Fehlbelegungen können reduziert werden. Die Nutzung der Displays ist intuitiv und selbsterklärend. Farben, Symbole und klare Informationen machen den Status eines Raumes sofort verständlich, auch für neue Mitarbeitende oder Gäste.

Zudem erleichtert die digitale Anwesenheitsanzeige die Suche nach Teammitgliedern. Der Datenschutzbeauftragte oder die IT-Expertin sind schneller gefunden und können gezielt angesprochen werden. 

Digital Signage und Raumbuchung im Zusammenspiel

Der volle Nutzen von Digital Signage entfaltet sich im Zusammenspiel mit einem digitalen Raumbuchungssystem wie Flexopus. Während die Software im Hintergrund Buchungen verwaltet, übernimmt das Display die visuelle Kommunikation vor Ort.

Dieses Zusammenspiel sorgt dafür, dass:

• Buchungen korrekt angezeigt werden
• Änderungen sofort sichtbar sind
• der physische Raum mit dem digitalen Kalender übereinstimmt

Gerade bei einer Meetingraumbuchung ist diese Verbindung für Mitarbeitende sehr entlastend, da man so spontan einen Raum finden und buchen kann. Wenn etwa ein wichtiger Kunde, Lieferant, Partner oder Kollege anruft und man vertraulich sprechen muss, sollte schnell ein Raum oder eine Telefonzelle zur Verfügung stehen – ohne dass man den Laptop aufklappen oder das Smartphone zücken muss, um einen Raum zu finden und zu buchen. 

Abgrenzung: Digital Signage vs. klassische Beschilderung

Im Vergleich zu analogen Schildern bietet Digital Signage klare Vorteile:

• Aktualität: Inhalte ändern sich automatisch, synchronisiert mit dem Kalender aus Microsoft, Google etc. 
• Flexibilität: Räume können neu definiert werden, ohne Schilder auszutauschen
• Skalierbarkeit: Mehr Räume bedeuten nicht mehr Verwaltungsaufwand
• Integration: Besprechungsraumdisplays lassen sich in bestehende Systeme einbinden
  
  

Damit wird Digital Signage zu einem festen Bestandteil moderner Büroorganisation.

Fazit: Digital Signage als Baustein moderner Arbeitswelten

Digital Signage ist im New-Work-Kontext weit mehr als ein technisches Extra. Es schafft Transparenz, vereinfacht Prozesse, minimiert Frust und unterstützt flexible Arbeitsmodelle. Besonders in Verbindung mit digitaler Meetingraumbuchung wird Digital Signage zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Büroalltag.

Unternehmen, die auf flexible Flächennutzung, hybride Arbeit und klare Kommunikation setzen, profitieren unmittelbar von Digital Signage: durch weniger Frust, bessere Orientierung und einen spürbar effizienteren Arbeitsalltag.

Flexopus bietet Digital Signage vollumfänglich an und bietet so eine All-in-One-Lösung als moderne Workplace Management Software.