Arbeitsplatz Sharing: Modelle, Regeln und Tools für die Praxis

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Arbeitsplatz Sharing ist längst mehr als ein Trend aus der New-Work-Blase. Immer mehr Unternehmen setzen auf flexible Bürokonzepte, um Flächen optimaler zu nutzen, Zusammenarbeit zu fördern und hybride Arbeitsmodelle praktikabel zu machen. Damit Arbeitsplatz Sharing im Alltag funktioniert, braucht es jedoch klare Modelle, passende Tools und gut kommunizierte Regeln, denn sonst wird aus Flexibilität schnell Chaos.

Was ist Arbeitsplatz Sharing?

Unter Arbeitsplatz Sharing versteht man ein Arbeitsplatzkonzept, bei dem Mitarbeitende keinen dauerhaft festen Schreibtisch haben, sondern Arbeitsplätze bedarfsorientiert nutzen. Wer ins Büro kommt, bucht den passenden Platz: zum Beispiel einen Fokus-Arbeitsplatz, einen Platz mit spezieller Ausstattung (z.B. mit Doppelmonitor) oder einen Platz in der Nähe bestimmter Kolleginnen und Kollegen.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Arbeitsplatz Sharing nicht bedeutet „sich jeden Tag irgendwo hinsetzen“. Es ist ein strukturierter Ansatz, der Flächennutzung, Anwesenheiten und Arbeitsweisen berücksichtigt. Damit Unternehmen davon profitieren, muss klar sein:

• Wie viele Arbeitsplätze stehen zur Verfügung?
• Wer darf wann buchen oder nutzen?
• Welche Bereiche sind wofür gedacht (Fokus, Calls, Projektarbeit)?
• Wie wird Transparenz geschaffen (Belegung, Anwesenheiten, Regeln)?

In der Praxis ist Arbeitsplatz Sharing häufig eng verknüpft mit Desk Sharing, hybrider Arbeit und effizienter Büroflächenplanung.

Welche Modelle von Arbeitsplatzsharing gibt es?

Arbeitsplatz Sharing lässt sich in unterschiedlichen Modellen umsetzen. Welches Modell zum Unternehmen passt, hängt von Teamstruktur, Anwesenheitszeiten und Tätigkeiten ab.

1. Desk Sharing (flexible Arbeitsplätze)

Das klassische Modell: Es gibt mehr Mitarbeitende als Schreibtische, weil nie alle gleichzeitig im Büro sind. Arbeitsplätze werden frei gewählt oder vorab gebucht. Ziel ist eine bessere Flächenauslastung und flexible Zusammenarbeit.

2. Hot Desking (tagesaktuelle, spontane Nutzung)

Hot Desking ist die „spontanste“ Form: Plätze werden häufig ohne Vorab-Buchung genutzt – nach dem Prinzip „first come, first served“. Das kann funktionieren, braucht aber besonders klare Regeln (z. B. Clean Desk) und oft eine Belegungsübersicht, um Frust zu vermeiden.

3. Shared Desks im Team (Zonen oder Teamflächen)

Hier teilen sich Teams eine definierte Anzahl an Arbeitsplätzen in einem eigenen Bereich, auch “Home Zone” genannt. Das schafft Orientierung und reduziert das Gefühl von „ständigem Umziehen“. Gleichzeitig bleibt Flexibilität bestehen – besonders sinnvoll bei Abteilungen mit festen Kollaborationsbedürfnissen.

4. Activity Based Worzking (arbeitsaktivitätsbasiertes Modell)

Nicht der „eigene Platz“ steht im Vordergrund, sondern die passende Umgebung zur Aufgabe: Fokuszone, Kollaborationsbereich, Telefonbox, Projekträume, Kreativflächen. Arbeitsplatz Sharing wird hier Teil eines ganzheitlichen Raumkonzepts.

5. Hybride Modelle (Mix aus festen und flexiblen Plätzen)

Viele Unternehmen starten mit einem Mischmodell: Einige Rollen benötigen feste Plätze (z. B. Videocutter), andere arbeiten im Arbeitsplatz Sharing. Entscheidend ist, dass das Modell transparent und fair ist, da sonst schnell „A- und B-Plätze“ entstehen können.

Tools für ein erfolgreiches Arbeitsplatz Sharing

Arbeitsplatz Sharing steht und fällt mit der Organisation im Alltag. Je flexibler das Konzept, desto wichtiger sind digitale Tools, die Buchung, Transparenz und Regeln abbilden.

1. Desk Sharing Software

Eine zentrale Lösung für das Buchen von Arbeitsplätzen hilft, Belegung zu steuern, Engpässe zu vermeiden und Planungssicherheit zu schaffen. Typische Funktionen sind:

• Arbeitsplatz auswählen und buchen (nach Standort, Etage, Ausstattung)
• Favoriten (Kollegen und Plätze) und einfache Buchung
• Regeln und Kontingente (z. B. Teams, Standorte, Zeitfenster)
• Übersicht über Belegung und Verfügbarkeit durch einen Live-Plan
  

2. Anwesenheits- und Teamübersicht

Gerade im hybriden Arbeiten ist wichtig zu wissen: Wer ist wann im Büro? Eine Anwesenheitsanzeige erleichtert Abstimmung, reduziert unnötige Wege und unterstützt Teamtage.

3. Integrationen in den Arbeitsalltag

Damit Mitarbeitende Tools wirklich nutzen, sollten sie sich nahtlos in bestehende Prozesse integrieren (z. B. Kalender, SSO, Microsoft 365 oder Google Workspace etc). So wird Arbeitsplatz Sharing nicht zur zusätzlichen „Extra-App“, sondern Teil des Workflows.

4. Raum- und Ressourcenbuchung als Ergänzung

Arbeitsplatz Sharing funktioniert am besten, wenn neben Schreibtischen auch Besprechungsräume, Telefonboxen, Parkplätze oder weitere Ressourcen strukturiert buchbar sind. So entsteht ein konsistentes Workplace-Management.

5. Daten und Auswertung zur Flächenoptimierung

Ein großes Potenzial von Arbeitsplatz Sharing liegt in der Frage: Wie werden Flächen wirklich genutzt? Büroauslastungsanalysen und Auswertungen helfen, Flächenkonzepte realitätsnah weiterzuentwickeln, ohne Bauchgefühl.

Arbeitsplatz Sharing Regeln

Regeln sind beim Arbeitsplatz Sharing kein „Nice to Have”, sondern die Voraussetzung für Fairness, Hygiene und reibungslose Abläufe. Gute Regeln sind kurz, verständlich und konsequent kommuniziert. Häufige Bestandteile:

• Clean Desk Policy: Arbeitsplatz nach Nutzung sauber hinterlassen, keine dauerhafte „Reservierung“ durch Gegenstände.
• Buchungsregeln: Wie weit im Voraus darf gebucht werden? Gibt es Limits pro Woche/Tag?
• Check-in / No-Show-Regeln: Was passiert, wenn jemand bucht, aber nicht erscheint?
• Zonenregeln: Fokusbereiche sind leise, Telefonie nur in vorgesehenen Bereichen, Teamzonen für Austausch.
• Ausstattung & Standards: Monitor, Docking, Ergonomie – je klarer die Basis, desto weniger Reibung im Alltag
• Fairness & Priorisierung: Wer hat Vorrang, wenn Plätze knapp sind (z. B. bestimmte Rollen, Projektphasen, Standortteams)?
• Kommunikation: Wo stehen Regeln, wie werden Änderungen angekündigt, an wen wendet man sich bei Problemen?
  
  

Praxisnah gedacht aber die klare Empfehlung: Lieber wenige Regeln, die funktionieren, als ein Regelwerk, das niemand liest.

Arbeitsplatz Sharing Fazit

Arbeitsplatz Sharing ist ein wirksames Konzept, um hybride Arbeit, Flächeneffizienz und moderne Zusammenarbeit miteinander zu verbinden. Entscheidend ist, dass Unternehmen nicht nur Schreibtische „flexibel machen“, sondern ein stimmiges Zusammenspiel aus Modell, Tools und Regeln schaffen. Wer Arbeitsplatz Sharing klar strukturiert, macht das Büro zu einem Ort, an den Mitarbeitende gerne kommen, weil er planbar ist, funktioniert und zur Arbeit passt.