Google Workspace und Flexopus – So gelingt die nahtlose Google Integration mit dem Buchungssystem

Hybrides Arbeiten, flexible Büroflächen und digitale Prozesse sind heute fester Bestandteil moderner Arbeitskonzepte. Gleichzeitig stehen Unternehmen vor der Herausforderung, eine Vielzahl an Tools sinnvoll miteinander zu verbinden, ohne die Mitarbeitenden mit verschiedenen Softwares, Apps und Prozessen zu überfordern. Wenn Sie Google Workspace als zentrale Arbeitsplattform nutzen, ist eine reibungslose Integration mit anderen Softwares und Workplace Tools entscheidend für Akzeptanz, Sicherheit und Effizienz des Arbeitsalltags. Darunter fällt auch die Einführung von Desk Sharing Software wie Flexopus.

Bei Flexopus ist eine Vielzahl unterschiedlicher Integrationen möglich, darunter auch Google Workspace. Als Smart Office Lösung fügt sich Flexopus nahtlos in bestehende IT-Landschaften ein und bietet alle gängigen Google Integrationen, die das digitale Büro sinnvoll erweitern. In diesem Artikel zeigen wir, wie Flexopus mit Google Workspace harmoniert und warum die Kombination aus Arbeitsplatzbuchung und Google-Ökosystem einen echten Mehrwert im alltäglichen Arbeitsleben schafft. Ganz ohne die Einführung völlig neuer Prozesse und Anlegung doppelter Nutzung. Das schafft Flexopus all-in-one mit Google Workspace Integrationen wie SAML2, Google OAuth und dem Google Kalender Sync - sogar Profilbilder können übertragen werden!

Warum die Integration mit Google Workspace für moderne Unternehmen entscheidend ist

Google Workspace mitsamt Kalender und Google Mail ist in vielen Unternehmen das Herzstück der täglichen Zusammenarbeit, da hier die tägliche Kommunikation und Unternehmensplanung via Mails und Mitarbeiter-Kalender stattfinden. Google Mail dient als zentrale Kommunikationsplattform, Google Kalender als verbindliches Planungstool und Google Workspace selbst als Identity Provider für zahlreiche Anwendungen. Damit Teams flexibel, sicher und ohne Medienbrüche arbeiten können, muss sich eine Workplace Management Software wie Flexopus nahtlos in die bestehende digitale Infrastruktur integrieren.

Dafür gibt es verschiedene Google Integrationen mit Flexopus. Sie sorgen dafür, dass Anmeldung im Workplace Management System, Terminplanung und Ressourcenbuchung nicht in isolierten Systemen stattfinden, sondern Teil eines einheitlichen digitalen Workflows werden. Das Ergebnis ist eine deutlich höhere Nutzerakzeptanz und ein viel geringerer administrativer Aufwand.

Single Sign-On mit Google Workspace SAML2

Ein Herzstück der Google Integration ist die Anbindung von Flexopus über Google Workspace SAML2. Diese Integration ermöglicht es Unternehmen, Google als zentralen Identity Provider zu nutzen und den Zugriff auf Flexopus vollständig über die Google Workspace Admin Konsole zu steuern.

Für Mitarbeitende bedeutet das konkret, dass sie sich mit ihrem bestehenden Google-Account bei Flexopus anmelden können, ohne ein zusätzliches Passwort und einen Account verwalten zu müssen. Das nennt man SSO (Single-Sign-on) über den Google Account. Für Administratoren bietet diese Integration maximale Kontrolle und Übersicht über Benutzerrechte, Domains und Zugriffsregeln. Die Authentifizierung erfolgt über den etablierten SAML2-Standard, der in professionellen IT-Umgebungen weit verbreitet ist und ein hohes Sicherheitsniveau bietet.

Gerade in Kombination mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, beispielsweise über den Google Authenticator, fügt sich Flexopus nahtlos in bestehende Sicherheitskonzepte ein. Das reduziert nicht nur Risiken und erhöht den Datenschutz, sondern vereinfacht auch das Onboarding und Anlegen neuer Nutzer, sowie das Offboarding und Löschen ausgeschiedener Mitarbeitenden.

Alternative Anmeldung über Google OAuth

Neben der klassischen Google SAML2-Integration unterstützt Flexopus auch eine Anmeldung über Google OAuth. Diese Variante bietet eine unkomplizierte Möglichkeit, Nutzern den Login über ihren Google-Account zu ermöglichen, ohne eine vollständige SAML2-Konfiguration vorzunehmen. 

Auch hier bleibt die Anmeldung vertraut, da sie auf der bekannten Google-Login-Logik basiert. Unternehmen können festlegen, welche Mail-Domains zugelassen sind, und so sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf Flexopus erhalten. In Kombination mit Sicherheitsfunktionen aus Google Workspace, wie dem Google Authenticator, erreicht man über OAuth eine hohe Datensicherheit.

Welche Variante besser geeignet ist, hängt von den internen IT-Richtlinien ab. Während Google SAML2 besonders für größere Umgebungen mit vielen Nutzern empfohlen wird, eignet sich OAuth gut für einfachere, kleinere Setups oder als ergänzende Login-Option.

Google Kalender Integration für Raum- und Ressourcenbuchungen

Ein besonders praxisnaher Bestandteil der Google Integration ist die Synchronisation von Flexopus mit Google Kalender. In vielen Unternehmen ist der Google Kalender das zentrale Organ für Termin- und Raumplanung. Flexopus erweitert diesen Workflow um eine strukturierte Ressourcenverwaltung, ohne bestehende Prozesse zu ersetzen.

Durch die Anbindung von Google Kalender Ressourcen können Buchungen zwischen beiden Systemen synchronisiert werden. Termine, die in Google Kalender für Besprechungsräume angelegt werden, erscheinen automatisch in Flexopus. Gleichzeitig werden Buchungen, die in Flexopus vorgenommen werden, ob digital oder auf einem Display am Besprechungsraum, direkt im Google Kalender sichtbar.

So entsteht eine konsistente Datenbasis, unabhängig davon, welche Software für die Buchung genutzt wird. Mitarbeitende arbeiten weiterhin mit ihrem gewohnten Google Kalender, während Flexopus im Hintergrund für Transparenz, Auslastungsanalysen und strukturierte Buchungslogiken sorgt.

Google Mail als Bestandteil der täglichen Nutzung

Auch Google Mail kann mit Flexopus nahtlos verknüpft werden. Buchungsbestätigungen, Erinnerungen oder organisatorische Hinweise werden per E-Mail versendet und landen direkt im Google-Postfach der Nutzer. Dadurch bleiben alle relevanten Informationen rund um Arbeitsplatz- oder Raumbuchungen zentral gebündelt und jederzeit auffindbar. Außerdem können bei Flexopus Catering und Facility Services zu jedem Meetingraum bequem hinzugebucht werden. Dieser Prozess findet mit Google Mail statt.

Gerade im hybriden Arbeitsalltag sorgt diese enge Verzahnung von Google Mail und Flexopus dafür, dass Mitarbeitende stets informiert sind und aus einem Guss agieren können, ohne aktiv in mehreren Systemen nachschauen zu müssen.

Profilbild- und weitere Informationen: Synchronisation aus Google Workspace

Ein weiteres Detail der Google Integration ist die optionale Synchronisation von Informationen wie zB. Profilbildern aus Google Workspace mit der Google Profilbild Synchronisierung. Nutzerprofile in Flexopus werden automatisch mit den Bildern aus dem Google-Account ergänzt. Das sorgt für eine einheitliche Darstellung in Flexopus und dem Google Workspace und erleichtert die Orientierung und fördert das Teamgefüge, etwa in Team- oder Standortübersichten.

So nutzen Sie die Google Integration optimal aus

• Stellen Sie sicher, dass Sie Administratorzugriff auf Ihr Google Workspace Unternehmenskonto haben
  
• Entscheiden Sie sich für Google SAML2, wenn Sie maximale Sicherheit und zentrale Benutzerverwaltung wünschen, sowie die bidirektionale Synchronisation der Systeme
  
• Nutzen Sie Google OAuth als flexible Alternative oder ergänzende Login-Option per SSO
  
• Aktivieren Sie die Google Kalender Integration, um Raum- und Ressourcenbuchungen systemübergreifend zu synchronisieren
  
• Binden Sie Google Mail in die internen Kommunikationsprozesse ein, um Nutzer automatisch über Buchungen zu informieren
  
• Für mehr Persönlichkeit und Individualisierung integrieren Sie die Profilbild Synchronisation zwischen Flexopus und Google
  

Fazit: Flexopus und Google Workspace als starkes Set Up für das moderne Office

Die Google Integration mit Flexopus verbindet modernes Workplace Management mit der vertrauten Google-Arbeitsumgebung. Die Google SAML2 Integration bietet eine sichere Anmeldefunktion, eine flexible Authentifizierung ist mit Google OAuth und Google Authenticator möglich und mittels eines Kalenderlinks ist die intelligente Raumplanung über den Google Kalender möglich. Flexopus fügt sich nahtlos in alle Prozesse ihres Google Workspace ein und ergänzt ihre Prozesse intelligent.

Unternehmen profitieren von klaren Prozessen, weniger administrativen Aufwand und einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Wer Google Workspace bereits nutzt, schafft mit Flexopus die ideale Ergänzung für ein effizientes, flexibles und zukunftsfähiges Büro mittels der Ergänzung zur Arbeitsplatzbuchung, Parkplatzbuchung oder Meetingraumbuchung.