Hybrides Arbeiten und Hot Desking - modernes Arbeiten mit Flexopus
Inhalt
Moderne Arbeitsmodelle sind immer häufiger vertreten. Vorbei sind die Tage, an denen in der 40-Stunden-Woche jeden Tag 8 Stunden an einem festen Schreibtisch gearbeitet wird. Stattdessen finden neue Arbeitsweisen wie Remote Work, hybride Büros, Coworking Spaces und flexible Arbeitsmodelle ihren Platz in unserer Arbeitswelt. Das Arbeitsumfeld, wie man es kennengelernt hat, ist in stetigem Wandel.
Bei all der Flexibilität und Freiheit ist vor allem eines von großer Bedeutung: ein guter Überblick, eine reibungslose Organisation und eine gemeinsame Schnittstelle, über die alles verwaltet werden kann. Dank der Flexopus Hot Desking Software gelingt das Umsetzen dieser neuen Arbeitsweisen im Handumdrehen. So profitieren Mitarbeitende von maximaler Flexibilität, während Unternehmen ihre Büroflächen optimal nutzen und deren maximale Auslastung garantieren können.
Hot Desking Bedeutung
Der Begriff Hot Desk (zu Deutsch: heißer Tisch) beschreibt dauerhaft besetzte Arbeitsplätze, die aufgrund ihrer hohen Auslastung niemals „kalt laufen“. Der Begriff fällt häufig in Zusammenhang mit Desk Sharing und Hybrid Work und bildet somit einen Teil neuer Arbeitsmodelle.
Im Grunde geht es bei Hot Desking darum, Arbeitsplätze so zu gestalten, dass sie von mehreren Personen genutzt werden können. Der typische „persönliche Arbeitsplatz“ entfällt. Ziel ist, dass kein Mitarbeitender an aufeinanderfolgenden Tagen am gleichen Platz sitzt. Das sorgt nicht nur für Abwechslung und regt den Austausch unter den Kollegen an, sondern wirkt zudem unterstützend bei der Optimierung der Ressourcennutzung in den Büroräumen.
Jeder Nutzer sollte selbstständig einen Arbeitsplatz belegen können, ohne dass zuvor nochmal kommuniziert werden muss. So wird nicht nur sichergestellt, dass es keine Komplikationen in der Zuordnung von Schreibtischen gibt, sondern auch Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit oder Homeoffice unterstützt.
Desk Sharing vs Hot Desking
Die Begriffe Desk Sharing und Hot Desking unterscheiden sich im Wesentlichen in ihrer Ordnung und in der Planungsfähigkeit. Während es beim allgemeinen Desk Sharing darum geht, ein bestimmtes Pensum an Arbeitsplätzen vorausschauend aufzuteilen und zu organisieren, haben Mitarbeitende beim Hot Desking freie Hand.
Unterschiede
Hot Desking und Desk Sharing unterscheiden sich deutlich in der Ausführung. Beim Hot Desking wählt jeder Mitarbeiter tagesaktuell einen Arbeitsplatz aus und erhält somit das höchstmögliche Maß an Flexibilität. Hot Desking stellt somit eine vereinfachte Form des Desk Sharings dar.
Desk Sharing hingegen befasst sich mit der Planung und Verteilung der verfügbaren Arbeitsplätze auf alle an dem Tag anwesenden Mitarbeitenden. Hierfür wird häufig eine passende Software hinzugezogen, die zudem Einsichten in die Ressourcennutzung gewährt und alles übersichtlich über eine Schnittstelle steuert.
Gemeinsamkeiten
Hot Desking ist ein essenzieller Teil von Desk Sharing. Das Grundprinzip, aus einem Pool von freien Arbeitsplätzen auswählen zu können, bleibt bei beiden Modellen bestehen. So auch der Gedanke, nie den gleichen Schreibtisch an zwei aufeinander folgenden Tagen zu belegen.
Vorteile einer Hot Desking Software
Eine Software zur Verwaltung von Hot Desking kann nicht nur den Schritt zum vollen Desk Sharing vereinfachen, sondern maßgeblich zu einem geregelten und organisierten Arbeitsalltag beitragen. Eine erfolgreiche Hot Desking Software sollte dabei über einige Funktionen verfügen:
Arbeitsplatzbuchung
Die Arbeitsplatzbuchung bildet die Kernfunktion einer Hot Desking Software. Hierüber kann die Belegschaft einfach und unkompliziert den gewünschten Arbeitsplatz reservieren. Die Buchung sollte hierbei so granular wie möglich sein, inklusive Datum, Zeit und Standort des Arbeitsplatzes sowie Ausstattungsmerkmalen, wie speziellen Geräten. Die Hot Desking Software sollte den Mitarbeitenden ermöglichen, ihren Arbeitsplatz nach Bedarf zu buchen und jederzeit umzubuchen.
Verwaltung der Nutzer
Die Verwaltung der Nutzer ist bei einer Hot Desking Software von hohem Stellenwert. Hierüber werden alle Nutzerdaten, wie das Buchungsverhalten und die Präsenz im Büro, erfasst. Administratoren erhalten Einsicht über diese Daten und können so die Nutzung der Hot Desking Software und das allgemeine Buchungsverhalten optimieren.
Übersichtliche Gestaltung
Um Hot Desking und Desk Sharing erfolgreich umzusetzen, ist eine übersichtliche Gestaltung der Anwendung essenziell. Durch einfache Abläufe, eine intuitive Bedienung und eine gute Übersicht lassen sich Buchungs- und Verwaltungsprozesse schnell abwickeln, ohne dabei auf unnötige Hindernisse zu stoßen.
Funktionen einer Hot Desking App
Ausstattungsfilter
Kategorisieren und filtern Sie Ihre Arbeitsplätze nach der gewünschten Ausstattung. Egal ob ultra-wide Monitor, höhenverstellbarer Schreibtisch oder ergonomischer Stuhl – hier kann auf einen Blick einfach und unkompliziert gebucht werden.
Benutzergruppen
Durch die ausgeprägte Benutzergruppen-Verwaltung kann granular bestimmt werden, wer sich wo einbuchen darf. So kann auf die Berechtigungen von Teams und Gruppen, aber auch auf die jedes einzelnen Nutzers eingegangen werden.
Interaktive Karten
Über den interaktiven Live Plan können der Belegungsstatus, die Ausstattungsmerkmale und die Sitznachbarn eingesehen werden. Zudem kann direkt per Mausklick ein Arbeitsplatz, Besprechungsraum oder Parkplatz gebucht werden.
Echtzeitübersicht
Neben einer simplen Anwesenheitsliste kann zudem über den Live Plan eingesehen werden, wer gerade anwesend ist und welcher Schreibtisch für welche Uhrzeit gebucht wurde. So sind auch spontane Besuche kein Problem.
QR-Code Buchung
Über am Arbeitsplatz angebrachte QR-Codes können Buchungen ganz einfach getätigt werden. Mit einem Kamera-Scan wird man direkt in die App geleitet und kann eine neue Buchung anlegen oder eine bestehende bearbeiten.
Favoriten festlegen
Über die Favoriten-Funktion können Nutzer markiert werden. In der Favoritenübersicht sieht man so auf einen Blick, wer wann wo sitzt und kann hier ebenfalls in der Nähe eine Schnellbuchung durchführen.
Check-in-Funktion
Die optionale Check-in-Funktion verlangt bei jeder angetretenen Buchung eine Bestätigung per App. So werden nicht angetretene Buchungen gelöscht und die Arbeitsplätze wieder freigegeben.
Hot Desking mit Flexopus
Mit Flexopus wird Hot Desking einfach und unkompliziert. Mitarbeitende können täglich ihren Arbeitsplatz nach Bedarf auswählen, ohne sich an einen festen Schreibtisch zu binden. Flexopus ermöglicht eine unkomplizierte Reservierung von Arbeitsplätzen, die je nach Bedarf und Ausstattungsmerkmalen flexibel gebucht werden können.
Die intuitive Benutzeroberfläche und die Echtzeitübersicht sorgen für eine schnelle und einfache Verwaltung, sowohl für Mitarbeitende als auch für Administratoren. Mit interaktiven Karten, Favoritenfunktionen und QR-Code-Buchungen wird die Nutzung der Arbeitsplätze noch komfortabler. Das ausgeklügelte Rechte- und Rollensystem stellt sicher, dass nur berechtigte Nutzer Zugang zu bestimmten Ressourcen haben.
Flexopus optimiert die Ressourcennutzung und fördert ein modernes, flexibles Arbeitsumfeld, das ideal für hybride Arbeitsmodelle und Desk Sharing ist.
