Hybride werken en hot desking - modern werken met Flexopus

Moderne werkmodellen komen steeds vaker voor. De tijd dat we in een 40-urige werkweek elke dag 8 uur aan een vast bureau werkten, ligt achter ons. In plaats daarvan vinden nieuwe manieren van werken, zoals remote work, hybride kantoren, co-working spacesenflexibele werkmodellen hun plek in onze arbeidswereld. De werkomgeving zoals we die kenden, is voortdurend in beweging.

Bij al die flexibiliteit en vrijheid is één ding van groot belang: een goed overzicht, een soepele organisatie en een gemeenschappelijk platform waar alles beheerd kan worden. Dankzij de Flexopus hot desking-software is het implementeren van deze nieuwe manieren van werken een fluitje van een cent. Zo profiteren medewerkers van maximale flexibiliteit, terwijl bedrijven hun kantoorruimte optimaal benutten en een maximale bezettingsgraad kunnen garanderen.

Betekenis van hot desking

De termHot desking beschrijft werkplekken die continu bezet zijn en door hun hoge bezettingsgraad nooit "koud" worden. De term valt vaak in de context van desk sharing en hybride werken en vormt daarmee een onderdeel van nieuwe werkmodellen.

In de basis draait hot desking erom werkplekken zo in te richten dat ze door meerdere personen gebruikt kunnen worden. De typische "persoonlijke werkplek" komt te vervallen. Het doel is dat geen enkele medewerker op opeenvolgende dagen aan dezelfde plek zit. Dit zorgt niet alleen voor afwisseling en stimuleert de uitwisseling tussen collega's, maar ondersteunt ook de optimalisatie van het gebruik van middelen in de kantoorruimtes.

Elke gebruiker moet zelfstandig een werkplek kunnen reserveren zonder dat daarvoor eerst overleg nodig is. Zo wordt niet alleen voorkomen dat er complicaties ontstaan bij de toewijzing van bureaus, maar worden ook werkmodellen zoals remote werken of thuiswerken ondersteund.

Desk sharing vs. hot desking

De termen desk sharing en hot desking verschillen in essentie in hun structuur en planbaarheid. Waar het bij algemeen desk sharing gaat om het proactief verdelen en organiseren van een bepaald aantal werkplekken, hebben medewerkers bij hot desking de vrije hand.

Verschillen

Hot desking en desk sharing verschillen duidelijk in de uitvoering. Bij hot desking kiest elke medewerker per dag een werkplek en krijgt zo de grootst mogelijke mate van flexibiliteit. Hot desking is daarmee een vereenvoudigde vorm van desk sharing.

Desk sharing daarentegen houdt zich bezig met de planning en verdeling van de beschikbare werkplekken over alle medewerkers die op die dag aanwezig zijn. Hiervoor wordt vaak passende software gebruikt, die bovendien inzicht geeft in het gebruik van middelen en alles overzichtelijk via één interface beheert.

Overeenkomsten

Hot desking is een essentieel onderdeel van desk sharing. Het basisprincipe om uit een pool van beschikbare werkplekken te kunnen kiezen, blijft bij beide modellen behouden. Dat geldt ook voor het idee om nooit twee dagen achter elkaar aan hetzelfde bureau te zitten.

Voordelen van hot desking-software

Software voor het beheer van hot desking kan niet alleen de stap naar volledig desk sharing vereenvoudigen, maar ook aanzienlijk bijdragen aan een gestructureerde en georganiseerde werkdag. Succesvolle hot desking-software zou over de volgende functies moeten beschikken:

Werkplekreservering

Het boeken van een werkplek is de kernfunctie van hot desking-software. Hiermee kunnen medewerkers eenvoudig en snel de gewenste plek reserveren. De boeking moet zo gedetailleerd mogelijk zijn, inclusief datum, tijd, locatie van de werkplek en voorzieningen zoals specifieke apparatuur. De software moet medewerkers in staat stellen hun werkplek naar behoefte te boeken en op elk gewenst moment te wijzigen.

Gebruikersbeheer

Gebruikersbeheer is van groot belang bij hot desking-software. Hiermee worden alle gebruikersgegevens, zoals het boekingsgedrag en de aanwezigheid op kantoor, vastgelegd. Beheerders krijgen inzicht in deze gegevens en kunnen zo het gebruik van de software en het algemene boekingsgedrag optimaliseren.

Overzichtelijk ontwerp

Om hot desking en desk sharing succesvol te implementeren, is een overzichtelijk ontwerp van de applicatie essentieel. Dankzij eenvoudige processen, een intuïtieve bediening en een goed overzicht kunnen boekings- en beheertaken snel worden afgehandeld, zonder onnodige obstakels.

Functies van een hot desking-app

Filter voor voorzieningen

Categoriseer en filter uw werkplekken op basis van de gewenste uitrusting. Of het nu gaat om een ultra-wide monitor, een in hoogte verstelbaar bureau of een ergonomische stoel – u boekt in één oogopslag eenvoudig en snel de juiste plek.

Gebruikersgroepen

Dankzij het geavanceerde beheer van gebruikersgroepen kan nauwkeurig worden bepaald wie waar mag boeken. Zo kan er rekening worden gehouden met de rechten van teams en groepen, maar ook met die van elke individuele gebruiker.

Interactieve plattegronden

Via de interactieve live plattegrond kunnen de bezettingsstatus, de aanwezige voorzieningen en de directe collega's worden bekeken. Bovendien kan met één klik direct een werkplek, vergaderruimte of parkeerplaats worden geboekt.

Realtime overzicht

Naast een eenvoudige aanwezigheidslijst Via het Live Plan kun je bovendien zien wie er momenteel aanwezig is en welk bureau voor welk tijdstip is gereserveerd. Zo zijn ook spontane bezoeken geen probleem.

QR-code boeking

Via op de werkplek aangebrachte QR-codes kunnen boekingen heel eenvoudig worden gemaakt. Met een scan van de camera word je direct naar de app geleid, waar je een nieuwe boeking kunt aanmaken of een bestaande kunt bewerken.

Favorieten instellen

Met de favorietenfunctie kunnen gebruikers worden gemarkeerd. In het favorietenoverzicht zie je in één oogopslag wie wanneer waar zit en kun je direct in de buurt een snelle boeking uitvoeren.

Check-in-functie

De optionele Check-in-functie vereist bij elke boeking een bevestiging via de app. Zo worden niet-gebruikte boekingen verwijderd en komen de werkplekken weer vrij.

Hot desking met Flexopus

MetFlexopus wordt hot desking eenvoudig en ongecompliceerd. Medewerkers kunnen dagelijks hun werkplek naar behoefte kiezen, zonder vast te zitten aan een vaste plek. Flexopus maakt het eenvoudig om werkplekken te reserveren, die afhankelijk van de behoefte en faciliteiten flexibel kunnen worden geboekt.

De intuïtieve gebruikersinterface en het realtime overzicht zorgen voor een snel en eenvoudig beheer, zowel voor medewerkers als voor beheerders. Met interactieve plattegronden, favorietenfuncties en QR-code-boekingen wordt het gebruik van werkplekken nog comfortabeler. Het uitgekiende rechten- en rollensysteem zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot specifieke bronnen.

Flexopus optimaliseert het gebruik van middelen en bevordert een moderne, flexibele werkomgeving die ideaal is voor hybride werkmodellen en desk sharing.