Trabajo híbrido y hot desking: trabajo moderno con Flexopus

Los modelos de trabajo modernos son cada vez más frecuentes. Atrás quedaron los días de la semana laboral de 40 horas con 8 horas diarias en un escritorio fijo. En su lugar, nuevas formas de trabajar como el trabajo remoto, las oficinas híbridas, los espacios de coworkingylos modelos de trabajo flexibles se están abriendo paso en nuestro entorno laboral. El entorno de trabajo, tal y como lo conocíamos, está en constante cambio.

Con toda esta flexibilidad y libertad, hay algo de gran importancia: una buena visión general, una organización fluida y una interfaz común desde la que gestionar todo. Gracias al software de hot desking de Flexopus la implementación de estas nuevas formas de trabajo se logra en un abrir y cerrar de ojos. De este modo, los empleados se benefician de la máxima flexibilidad, mientras que las empresas pueden aprovechar al máximo sus espacios de oficina y garantizar su ocupación óptima.

Significado de hot desking

El términoEl hot desking describe puestos de trabajo ocupados de forma permanente que, debido a su alta tasa de utilización, nunca quedan "fríos". El término se utiliza a menudo en relación con el al desk sharing trabajo híbrido y, por tanto, forma parte de los nuevos modelos de trabajo.

Básicamente, el hot desking consiste en diseñar los puestos de trabajo de forma que puedan ser utilizados por varias personas. El típico "puesto de trabajo personal" desaparece. El objetivo es que ningún empleado se siente en el mismo sitio días consecutivos. Esto no solo aporta variedad y fomenta el intercambio entre compañeros, sino que también ayuda a la optimización del uso de los recursos en las oficinas.

Cada usuario debería poder ocupar un puesto de trabajo de forma independiente, sin necesidad de comunicación previa. Esto no solo garantiza que no haya complicaciones en la asignación de escritorios, sino que también respalda modelos de trabajo como el trabajo remoto o el teletrabajo.

Desk sharing frente a hot desking

Los términos desk sharing y hot desking se diferencian esencialmente en su orden y capacidad de planificación. Mientras que el desk sharing general consiste en repartir y organizar de forma proactiva un determinado número de puestos de trabajo, en el hot desking los empleados tienen total libertad.

Diferencias

El hot desking y el desk sharing difieren claramente en su ejecución. En el hot desking, cada empleado elige un puesto de trabajo cada día, obteniendo así el mayor grado de flexibilidad posible. Por tanto, el hot desking representa una forma simplificada de desk sharing.

El desk sharing, por otro lado, se ocupa de la planificación y distribución de los puestos de trabajo disponibles entre todos los empleados presentes ese día. Para ello, a menudo se utiliza un software adecuado que, además, ofrece información sobre el uso de los recursos y gestiona todo de forma clara a través de una interfaz.

Similitudes

El hot desking es una parte esencial del desk sharing. El principio básico de poder elegir entre un grupo de puestos de trabajo disponibles se mantiene en ambos modelos. Lo mismo ocurre con la idea de no ocupar nunca el mismo escritorio dos días consecutivos.

Ventajas de un software de hot desking

Un software para la gestión del hot desking no solo puede simplificar el paso hacia un desk sharing completo, sino que también contribuye significativamente a una rutina laboral organizada y regulada. Un software de hot desking eficaz debería contar con varias funciones:

Reserva de puestos de trabajo

La reserva de puestos de trabajo constituye la función principal de un software de hot desking. A través de ella, el personal puede reservar el puesto deseado de forma sencilla y directa. La reserva debe ser lo más detallada posible, incluyendo fecha, hora y ubicación del puesto, así como características del equipamiento, como dispositivos especiales. El software de hot desking debe permitir a los empleados reservar su puesto según sus necesidades y modificar la reserva en cualquier momento.

Gestión de usuarios

La gestión de usuarios es de gran importancia en un software de hot desking. A través de ella se registran todos los datos de los usuarios, como el comportamiento de reserva y la presencia en la oficina. Los administradores obtienen acceso a estos datos y pueden así optimizar el uso del software de hot desking y el comportamiento general de reserva.

Diseño claro

Para implementar con éxito el hot desking y el desk sharing, es esencial un diseño claro de la aplicación. Gracias a procesos sencillos, un manejo intuitivo y una buena visión general, los procesos de reserva y gestión pueden realizarse rápidamente sin encontrar obstáculos innecesarios.

Funciones de una aplicación de hot desking

Filtro de equipamiento

Categorice y filtre sus puestos de trabajo según el equipamiento deseado. Ya sea un monitor ultra ancho, un escritorio de altura regulable o una silla ergonómica, aquí podrá reservar de forma sencilla y rápida con un solo vistazo.

Grupos de usuarios

Gracias a la avanzada gestión de grupos de usuarios se puede determinar de forma detallada quién puede reservar en qué lugar. De este modo, se pueden gestionar los permisos de equipos y grupos, así como los de cada usuario individual.

Mapas interactivos

A través del plano interactivo en tiempo real, se puede consultar el estado de ocupación, las características del equipamiento y los compañeros de asiento. Además, se puede reservar un puesto de trabajo, una sala de reuniones o una plaza de aparcamiento directamente con un clic del ratón.

Visión general en tiempo real

Además de una lista de asistencia sencilla Además, a través del Live Plan se puede ver quién está presente en ese momento y qué escritorio se ha reservado y para qué hora. De este modo, las visitas espontáneas no suponen ningún problema.

Reserva mediante código QR

A través de los códigos QR colocados en el puesto de trabajo, Códigos QR se pueden realizar reservas de forma muy sencilla. Al escanear el código con la cámara, se accede directamente a la aplicación para crear una nueva reserva o modificar una existente.

Establecer favoritos

La función de favoritos permite marcar a otros usuarios. En la vista general de favoritos se puede ver de un vistazo quién está sentado dónde y cuándo, y realizar una reserva rápida en las proximidades.

La función de registro de entrada

La función opcional de La función de registro de entrada requiere una confirmación a través de la aplicación cada vez que se inicia una reserva. De esta forma, las reservas que no se utilizan se cancelan y los puestos de trabajo quedan libres de nuevo.

Hot Desking con Flexopus

ConFlexopus hace que el hot desking sea sencillo y directo. Los empleados pueden elegir su puesto de trabajo cada día según sus necesidades, sin estar atados a un escritorio fijo. Flexopus permite reservar fácilmente puestos de trabajo que pueden seleccionarse de forma flexible según las necesidades y el equipamiento disponible.

La interfaz intuitiva y la vista general en tiempo real garantizan una gestión rápida y sencilla, tanto para los empleados como para los administradores. Gracias a los mapas interactivos, las funciones de favoritos y las reservas mediante código QR, el uso de los puestos de trabajo resulta aún más cómodo. El sofisticado sistema de derechos y roles garantiza que solo los usuarios autorizados tengan acceso a determinados recursos.

Flexopus optimiza el uso de los recursos y fomenta un entorno de trabajo moderno y flexible, ideal para modelos de trabajo híbridos y el desk sharing.