Trabajo híbrido y hot desking: trabajo moderno con Flexopus

Los modelos de trabajo modernos son cada vez más comunes. Atrás quedaron los días en que se trabajaban 8 horas diarias en un escritorio fijo durante una semana laboral de 40 horas. En su lugar, nuevas formas de trabajo como el trabajo remoto, las oficinas híbridas, espacios de coworking y modelos de trabajo flexibles están encontrando su lugar en nuestro mundo laboral. El entorno laboral tal como lo conocíamos está en constante cambio.

Con toda esta flexibilidad y libertad, una cosa es de suma importancia: una buena visión general, una organización fluida y una interfaz común a través de la cual se pueda gestionar todo. Gracias a la Flexopus Hot Desking Software la implementación de estas nuevas formas de trabajo se logra en un abrir y cerrar de ojos. Así, los empleados se benefician de la máxima flexibilidad, mientras que las empresas pueden optimizar el uso de sus espacios de oficina y garantizar su máxima ocupación.

Significado de Hot Desking

El término Hot Desk (literalmente: escritorio caliente) describe puestos de trabajo ocupados de forma permanente que, debido a su alta utilización, nunca quedan inactivos. El término se utiliza a menudo en relación con Desk Sharing y el trabajo híbrido, formando así parte de los nuevos modelos de trabajo.

Básicamente, el hot desking consiste en diseñar los puestos de trabajo de manera que puedan ser utilizados por varias personas. El típico "puesto de trabajo personal" desaparece. El objetivo es que ningún empleado se siente en el mismo lugar en días consecutivos. Esto no solo proporciona variedad y fomenta el intercambio entre compañeros, sino que también contribuye a la optimización del uso de los recursos en las oficinas.

Cada usuario debería poder ocupar un puesto de trabajo de forma autónoma, sin necesidad de comunicación previa. De esta manera, no solo se garantiza que no haya complicaciones en la asignación de escritorios, sino que también se apoyan modelos de trabajo como el trabajo remoto o el teletrabajo.

Desk Sharing vs. Hot Desking

Los términos Desk Sharing y Hot Desking se diferencian esencialmente en su organización y capacidad de planificación. Mientras que el Desk Sharing general consiste en distribuir y organizar de forma anticipada un determinado número de puestos de trabajo, en el Hot Desking los empleados tienen total libertad.

Diferencias

El hot desking y el desk sharing difieren significativamente en su implementación. Con el hot desking, cada empleado elige un puesto de trabajo a diario, obteniendo así el mayor grado de flexibilidad posible. El hot desking constituye, por tanto, una forma simplificada de desk sharing.

El desk sharing, por otro lado, se ocupa de la planificación y distribución de los puestos de trabajo disponibles entre todos los empleados presentes ese día. Para ello, a menudo se utiliza un software adecuado que, además, proporciona información sobre el uso de los recursos y gestiona todo de forma clara a través de una interfaz.

Similitudes

El hot desking es una parte esencial del desk sharing. El principio básico de poder elegir entre un conjunto de puestos de trabajo libres se mantiene en ambos modelos. Así como la idea de no ocupar nunca el mismo escritorio dos días consecutivos.

Ventajas de un software de hot desking

Un software para la gestión del hot desking no solo puede simplificar el paso hacia un desk sharing completo, sino que también contribuye significativamente a una rutina de trabajo ordenada y organizada. Un software de hot desking exitoso debería contar con las siguientes funciones:

Reserva de puestos de trabajo

La reserva de puestos de trabajo constituye la función principal de un software de hot desking. A través de ella, el personal puede reservar de forma sencilla y sin complicaciones el puesto de trabajo deseado. La reserva debe ser lo más granular posible, incluyendo fecha, hora y ubicación del puesto de trabajo, así como características del equipamiento, como dispositivos especiales. El software de hot desking debe permitir a los empleados reservar su puesto de trabajo según sus necesidades y cambiar la reserva en cualquier momento.

Gestión de usuarios

La gestión de usuarios es de gran importancia en un software de hot desking. A través de ella, se registran todos los datos de los usuarios, como el comportamiento de reserva y la presencia en la oficina. Los administradores obtienen acceso a estos datos y pueden así optimizar el uso del software de hot desking y el comportamiento general de las reservas.

Diseño claro

Para implementar con éxito el hot desking y el desk sharing, es esencial un diseño claro de la aplicación. Mediante procesos sencillos, un manejo intuitivo y una buena visión general, los procesos de reserva y administración se pueden llevar a cabo rápidamente, sin encontrar obstáculos innecesarios.

Funciones de una aplicación de hot desking

Filtros de equipamiento

Categorice y filtre sus puestos de trabajo según el equipamiento deseado. Ya sea un monitor ultra ancho, un escritorio de altura regulable o una silla ergonómica, aquí se puede reservar de forma sencilla y sin complicaciones de un vistazo.

Grupos de usuarios

Gracias a la avanzada gestión de grupos de usuarios se puede determinar de forma granular quién puede reservar dónde. De este modo, se pueden tener en cuenta los permisos de equipos y grupos, así como los de cada usuario individual.

Mapas interactivos

A través del plano interactivo en vivo, se puede consultar el estado de ocupación, las características del equipamiento y los compañeros de asiento. Además, se puede reservar directamente un puesto de trabajo, una sala de reuniones o un aparcamiento con un solo clic.

Vista general en tiempo real

Además de una sencilla lista de asistencia , el plano en vivo también permite ver quién está presente en ese momento y qué escritorio se ha reservado para qué hora. Así, las visitas espontáneas tampoco son un problema.

Reserva con código QR

A través de los códigos QR instalados en el puesto de trabajo, las reservas se pueden realizar fácilmente. Con un escaneo de la cámara, se accede directamente a la aplicación y se puede crear una nueva reserva o editar una existente.

Establecer favoritos

La función de favoritos permite marcar usuarios. En la vista general de favoritos, se puede ver de un vistazo quién está sentado dónde y cuándo, y también se puede realizar una reserva rápida cerca de ellos.

Función de check-in

La función de check-in opcional requiere una confirmación a través de la aplicación para cada reserva iniciada. De este modo, las reservas no utilizadas se cancelan y los puestos de trabajo se liberan de nuevo.

Hot desking con Flexopus

Con Flexopus , el hot desking se vuelve sencillo y sin complicaciones. Los empleados pueden elegir su puesto de trabajo diariamente según sus necesidades, sin estar atados a un escritorio fijo. Flexopus permite una reserva sencilla de puestos de trabajo que se pueden reservar de forma flexible según las necesidades y las características del equipamiento.

La interfaz de usuario intuitiva y la visión general en tiempo real garantizan una gestión rápida y sencilla, tanto para empleados como para administradores. Con mapas interactivos, funciones de favoritos y reservas mediante código QR, el uso de los puestos de trabajo resulta aún más cómodo. El sofisticado sistema de derechos y roles asegura que solo los usuarios autorizados tengan acceso a recursos específicos.

Flexopus optimiza el uso de los recursos y fomenta un entorno de trabajo moderno y flexible, ideal para modelos de trabajo híbridos y el uso compartido de escritorios.