Preguntas frecuentes (FAQ)

A diferencia de los lugares de trabajo asignados de forma permanente, los lugares de trabajo flexibles no son utilizados por una sola persona, sino que están disponibles para muchos empleados, a veces todos. Dependiendo de su trabajo, los empleados pueden decidir de forma flexible en qué escritorio desean trabajar: en un lugar en una oficina abierta, en un escritorio en una oficina privada o en una mesa con equipamiento especial. El sistema de reserva de puestos de trabajo Flexopus garantiza una reserva ordenada a través de la aplicación.

Compartir escritorio (también llamado “hot desking”, “shared desk”, “oficina flexible”) es un concepto de organización del lugar de trabajo en el que las estaciones de trabajo no están asignadas a ninguna persona. Los escritorios están disponibles para todos de forma gratuita. El uso compartido de escritorios se suele implementar junto con el trabajo en casa para hacer un mejor uso de las estaciones de trabajo de la oficina. El software para compartir escritorios, como Flexopus, se utiliza a menudo para gestionar escritorios compartidos.

Flexopus, una aplicación para compartir escritorios que ganó el Premio de Diseño Alemán, hace que reservar espacios de trabajo flexibles, salas de reuniones y plazas de aparcamiento sea increíblemente fácil y rápido. Los usuarios de la app reservan sus recursos en tan solo tres pasos: 1. Seleccione el período 2. Seleccione ubicación o piso 3. Seleccione y reserve una estación de trabajo. Opcionalmente, también puedes filtrar por características y favoritos.

Además de reservar escritorios compartidos , la aplicación de reserva de lugares de trabajo Flexopus también te permite reservar salas de reuniones y espacios de estacionamiento. También se pueden solicitar servicios de catering o de limpieza. El registro de de visitantes también se puede gestionar con Flexopus. En principio, Flexopus permite representar visualmente todos los recursos en el lugar de trabajo y permitir su reserva de forma flexible.

Flexopus se puede integrar fácilmente en el calendario de Microsoft Outlook mediante confirmación de reserva por correo electrónico y un archivo .ics adjunto. Esto significa que cada reserva se transfiere automáticamente a su calendario personal. Además del calendario de Microsoft Outlook, las reservas de Flexopus .ics también se pueden integrar en todas las demás aplicaciones de calendario populares como Google o Apple Calendar. Además de las confirmaciones de reserva, también puedes instalar nuestro Complemento de Microsoft Outlook . Nuestro complemento de Microsoft Outlook también figura oficialmente como complemento de Microsoft Outlook: Outlook Plugin Store

¿Cuándo hubo mucha o poca actividad en la oficina? Gracias a las funciones de análisis inteligente de Flexopus , puede analizar la utilización de todo su edificio y pisos hasta las estaciones de trabajo individuales con solo unos pocos clics, identificar la sobreocupación o la subocupación en una etapa temprana e iniciar las medidas apropiadas. Los datos se pueden exportar fácilmente o procesar de forma automática a través de la API REST de Flexopus.

Puede comunicarse con nosotros de lunes a viernes durante nuestro horario de oficina habitual por correo electrónico a info@flexopus.com, por teléfono al +49 711 342 085 05, a través del formulario de contacto o en nuestros canales de redes sociales Instagram, o LinkedIn. Nuestro equipo se pondrá en contacto con usted lo antes posible. También puedes reservar una cita con nosotros directamente. Alternativamente, también puede visitarnos personalmente en nuestra sede en Stuttgart después de concertar una cita.

Si descubre un error en nuestro software, puede informarlo directamente a support@flexopus.com . Nuestros expertos en TI abordarán el problema lo más rápidamente posible, lo investigarán y lo resolverán, y se comunicarán con usted si tienen más preguntas.

Si elige uno de nuestros dos paquetes de autoservicio, Flexopus Starter o Flexopus Business, puede registrarse directamente en línea y comenzar. Durante el proceso de registro, usted proporciona toda la información relevante sobre su empresa. También necesitará un plano de sus oficinas y los datos de su tarjeta de crédito.

Si está interesado en nuestro paquete Flexopus Enterprise, programe una cita con nuestro equipo de ventas . Allí recibirás primero un asesoramiento personalizado y te diremos con antelación qué información necesitamos de ti. Una vez que tengamos toda la información, sólo pasarán unos días hábiles hasta que configuremos su instancia individual y la pongamos en funcionamiento.

En Flexopus puedes elegir entre tarjetas estándar o premium. 

Nota importante: Para una calidad constante y una experiencia de usuario impecable en Flexopus, siempre recomendamos crear las tarjetas premium una sola vez inicialmente.

Las tarjetas estándar son cualquier archivo de imagen que usted carga directamente en el software y marca en ellos objetos que se pueden reservar usando el editor de tarjetas Flexopus. También puedes realizar cambios en los mapas de forma totalmente automática con solo unos clics utilizando el editor de mapas integrado.

Los mapas premium son gráficos basados en vectores creados por nuestro equipo de diseñadores gráficos experimentados a partir de datos enviados por una tarifa. Puede realizar cambios en las tarjetas premium usted mismo utilizando el editor de tarjetas Flexopus. Para los clientes del paquete Enterprise, también proporcionamos soporte para solicitudes de cambio, según el nivel de soporte.

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En los paquetes Flexopus Starter y Flexopus Business, la incorporación se realiza exclusivamente mediante autoservicio. Esto significa que las empresas se registran en línea y pueden comenzar inmediatamente después de la configuración. Durante el proceso de registro, usted proporciona información sobre la empresa. A continuación, realiza todos los ajustes pertinentes y carga las tarjetas estándar digitales desde tu oficina directamente a Flexopus. Si deseas comprar Tarjetas Premium , puedes solicitarlas directamente después de registrarte. Recibirá los archivos vectoriales creados profesionalmente directamente en el sistema en un plazo máximo de 5 días laborables. El Centro de ayuda de Flexopus (también llamado manual en línea) también lo apoya con muchos artículos sobre la configuración de Flexopus. También hay información y material de capacitación para administradores y usuarios finales.

Con el paquete Flexopus Enterprise, usted recibirá el respaldo de un Gerente de Cuenta Clave personal durante todo el proceso de incorporación. Una vez que nuestro equipo haya recibido toda la información relevante para comenzar a utilizar Flexopus, configuraremos su instancia individual de Flexopus para usted dentro de unos pocos días hábiles. Después de una configuración inicial exitosa, recibirá un enlace para aceptar el software, así como una introducción (capacitación de administrador) al sistema por parte de nuestra cuenta clave. También estamos disponibles personalmente para responder cualquier pregunta que pueda tener después. Además, el Centro de ayuda de Flexopus también está disponible de forma gratuita para todos los clientes del paquete Enterprise.

Flexopus es un software escalable que crece con su negocio. 

En los paquetes Flexopus Starter y Flexopus Business, puede agregar recursos adicionales utilizando el editor de tarjetas. Los recursos adicionales se facturarán por separado (dependiendo del modo de facturación seleccionado - anualmente o mensualmente).

En el paquete Flexopus Enterprise, también puede agregar fácilmente recursos adicionales en cualquier momento utilizando el editor de mapas. También puede simplemente comunicarse con nuestro equipo de servicio Flexopus y haremos un cambio de tarjeta para usted o crearemos una tarjeta premium adicional de . El paquete Enterprise solo ofrece el modo de facturación anual, donde los costos adicionales incurridos se recalculan en una factura final al final del período de facturación.

Sí, hay una versión de demostración de Flexopus. Por favor, póngase en contacto con nosotros para este fin.

Con el inicio de sesión único a través de Google o Microsoft, los usuarios no tienen que crear una nueva cuenta de usuario. En cambio, los datos se transfieren directamente al software de gestión del lugar de trabajo Flexopus a través de una interfaz SAML2 u OAuth2.0 durante el primer inicio de sesión. Esto significa que no es necesario invitar a los usuarios a Flexopus individualmente. Si la empresa ha establecido el vínculo con Google o Microsoft, los usuarios también cerrarán la sesión de Flexopus utilizando los datos de inicio de sesión personales de Google o Microsoft que conozcan. Puede obtener más información sobre esto en el Centro de ayuda de Flexopus en la sección Integraciones.

Además del nombre y la dirección de correo electrónico, otros atributos como puestos de trabajo o afiliaciones a departamentos también se pueden sincronizar con Flexopus en tiempo real gracias a SAML2. Esto ofrece la ventaja de que los datos de sus empleados solo necesitan administrarse en un solo lugar (el Directorio Activo de la empresa). Además de la autenticación SSO SAML2 , el software de gestión del lugar de trabajo Flexopus también ofrece una interfaz API SCIM para la sincronización de usuarios y grupos.

Sí. La plataforma de gestión del lugar de trabajo Flexopus admite numerosos otros proveedores de identidad (IdP) con respecto al inicio de sesión único (SSO). Con SSO, los usuarios no tienen que crear una nueva cuenta de usuario, sino que pueden iniciar sesión en Flexopus con sus credenciales conocidas del IdP utilizado por la empresa. Los protocolos SAML2 y SCIM se han implementado de forma genérica, por lo que podemos admitir otros IdP además de Google y Microsoft. Puede encontrar más información sobre este tema en el Centro de ayuda de Flexopus en Integraciones.

Flexopus está alojado por nuestro socio de hosting Hetzner Online GmbH en nuestros propios servidores dedicados exclusivamente en Alemania (Nuremberg y Falkenstein). Tanto Hetzner como Flexopus están certificados según la norma ISO 27001 y, por tanto, cumplen todos los estándares de seguridad de la información. Flexopus utiliza NO Amazon Web Services (AWS) y NO infraestructura de Google o Microsoft Cloud. Esto significa que siempre tenemos control total sobre los datos, la infraestructura y la aplicación. Puede obtener más información sobre protección de datos y seguridad de datos aquí.

La aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus está sujeta a los requisitos del RGPD y fue y está siendo desarrollada bajo estas condiciones, así como de acuerdo con los conceptos de "privacidad por defecto" y "privacidad por diseño", considerando así la protección de datos de principio a fin. Por ejemplo, Flexopus ofrece configuraciones de privacidad y protección de datos amplias y configurables individualmente. Por ejemplo, se puede configurar individualmente la anonimización de datos personales de reserva y crear rutinas de eliminación automáticas. Además, los datos personales en la aplicación del usuario se pueden anonimizar por completo si así se solicita. Flexopus proporciona la infraestructura de alojamiento en una infraestructura de servidor dedicada en nuestro socio de alojamiento Hetzner Online GmbH en Alemania. Hetzner es un proveedor líder de servidores y hosting de Alemania y, al igual que Flexopus, cuenta con la certificación ISO 27001. Obtenga más información sobre la política integral de protección de datos de Flexopus aquí.

El software de gestión del puesto de trabajo Flexopus se desarrolló desde el principio como una aplicación responsiva y móvil. Desde un punto de vista puramente técnico, Flexopus es una denominada aplicación web progresiva (PWA). Además, FLexopus se puede instalar como una aplicación nativa de Android e iOS a través de Google PlayStore y a través de Apple AppStore . Además, Flexopus está disponible como una aplicación de Microsoft Teams lanzada oficialmente y se puede instalar directamente desde la Biblioteca de aplicaciones de Microsoft Teams en tan solo unos segundos.

Gracias a la aplicación moderna y totalmente responsiva, Flexopus se puede utilizar en cualquier dispositivo con un navegador moderno y una conexión a Internet. Ya sea que utilice un teléfono inteligente, una tableta, una computadora portátil o una PC de escritorio, Flexopus se puede utilizar de manera rápida y sencilla en cualquier lugar. Además, la aplicación de usuario del software de gestión del lugar de trabajo Flexopus es accesible de acuerdo con WCAG.

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Con Flexopus Cloud disfrutarás de nuestro servicio integral y sin preocupaciones. En la versión en la nube, nos encargamos del alojamiento, operación, mantenimiento y todas las actualizaciones de seguridad y versiones relevantes para usted. No es necesaria ninguna instalación por su parte. Esto le permite centrarse en su negocio principal y utilizar sus recursos donde realmente se necesitan.

Gracias a su versión en la nube, la plataforma de gestión del lugar de trabajo Flexopus se puede utilizar en cualquier empresa independientemente de su propia infraestructura TI. Todo lo que necesitas para utilizar Flexopus es un navegador moderno y una conexión a Internet. Para la instalación, también necesitamos planos de su oficina con los recursos marcados en ellos.

En Flexopus, nos centramos en desarrollar software que sea lo más sencillo, potente y fácil de usar posible. No creemos en soluciones de hardware como sensores de movimiento, ya que suelen ser muy caros y propensos a errores, y además suelen ser vistos con crítica por los comités de empresa y los responsables de protección de datos porque proporcionan un control excesivo sobre los empleados. Aunque los sensores ayudan a medir la ocupación de los asientos, no ofrecen una solución para compartir escritorios, ya que los asientos deben reservarse con antelación. Como buena alternativa, recomendamos nuestros códigos QR , que se pueden utilizar para reservas ad-hoc en el sitio o para el check-in/check-out.

Las tarifas de licencia mensuales se calculan en función de la cantidad de recursos mapeados en Flexopus. Un objeto es un lugar de trabajo, una sala de reuniones o una plaza de aparcamiento. A diferencia de muchos de nuestros competidores, el número de usuarios es irrelevante para nosotros. Compartir escritorios básicamente supone que hay más empleados que estaciones de trabajo disponibles, por lo que para la mayoría de las empresas, la métrica de “recursos” es significativamente más atractiva en términos de precio que la facturación basada en usuarios. 

Flexopus ofrece tres paquetes. Flexopus Starter y Flexopus Business se pueden reservar como paquetes de autoservicio directamente en nuestro sitio web a precios fijos . Los costos de Flexopus Enterprise pueden variar según la cantidad de recursos, el nivel de servicio y los módulos adicionales deseados. Comuníquese con nuestro equipo de ventas para este propósito.

Algunos de nuestros clientes han ahorrado costes fijos de forma demostrable con Flexopus al reducir (significativamente) su espacio de oficina manteniendo el mismo tamaño de plantilla. Esto significa que hay una media de dos empleados por puesto de trabajo, lo que puede optimizar la utilización de las salas. El potencial de ahorro suele ser significativamente mayor que los costos de licencia del software para compartir escritorio. Por lo tanto, la introducción del uso compartido de escritorios junto con Flexopus es una inversión que vale la pena en casi todos los casos.

Compartir escritorio con Flexopus es posible, gracias a nuestro módulo de gestión de edificios , tanto para pequeñas empresas con 10 empleados como para corporaciones con varios miles de empleados, independientemente del tamaño y la industria. Nuestros paquetes de autoservicio Flexopus Starter y Flexopus Business son adecuados para empresas con hasta 100 estaciones de trabajo y se pueden reservar directamente a través de nuestro sitio web. Flexopus Enterprise es adecuado para empresas y organizaciones grandes. En una conversación personal normalmente podemos analizar rápidamente si el concepto de lugares de trabajo flexibles tiene sentido para su empresa. No dudes en contactarnos en cualquier momento.