Preguntas frecuentes (FAQ)

A diferencia de los puestos asignados de forma fija, los puestos de trabajo flexibles no son utilizados por una sola persona, sino que están a disposición de muchos o incluso de todos los empleados. Según la tarea, los trabajadores pueden decidir libremente dónde sentarse: en una oficina abierta, en un despacho individual o en una mesa con equipamiento especial. El sistema de reserva de puestos Flexopus garantiza una gestión ordenada a través de su aplicación.

El desk sharing (también conocido como “hot desking”, “shared desk” o “oficina flexible”) es un concepto de organización laboral en el que los puestos de trabajo no están asignados a personas concretas. Los escritorios están a disposición de todos. A menudo se implementa junto con el teletrabajo para optimizar la ocupación de las oficinas. Para gestionar estos espacios, se suele utilizar un software de desk sharing como Flexopus.

Flexopus, una aplicación de desk sharing galardonada con el German Design Award, permite reservar de forma rápida y sencilla puestos de trabajo flexibles, salas de reuniones y plazas de aparcamiento. Los usuarios reservan sus recursos en solo tres pasos: 1. Elegir el periodo 2. Seleccionar la ubicación o planta 3. Elegir y reservar el puesto. Opcionalmente, se puede filtrar por equipamiento y favoritos.

Además de reservar puestos de trabajo compartidos, la aplicación de reserva de espacios Flexopus también permite reservar salas de reuniones y plazas de aparcamiento. Asimismo, se pueden solicitar servicios de catering o de mantenimiento. La gestión de visitantes también se puede realizar con Flexopus. En principio, cualquier recurso relacionado con el lugar de trabajo puede visualizarse y reservarse de forma flexible con Flexopus.

Flexopus se integra fácilmente en el calendario de Microsoft Outlook mediante la confirmación de reserva por correo electrónico y el archivo .ics adjunto. De este modo, cada reserva se transfiere automáticamente al calendario personal. Además de Microsoft Outlook, las reservas .ics de Flexopus pueden integrarse en otras aplicaciones de calendario populares, como Google Calendar o Apple Calendar. Más allá de las confirmaciones de reserva, también puede instalar nuestro plugin de Microsoft Outlook. Nuestro plugin de Microsoft Outlook también figura oficialmente como complemento de Microsoft Outlook en el: Outlook Plugin Store

¿Cuándo hubo más o menos actividad en la oficina? Gracias a las funciones de Smart Analytics de Flexopus, puede analizar la ocupación de todo su edificio, desde las plantas hasta los puestos de trabajo individuales, con solo unos clics, detectar a tiempo la sobreocupación o subocupación y tomar las medidas adecuadas. Los datos se pueden exportar fácilmente o procesar de forma automatizada a través de la API REST de Flexopus.

Puede contactarnos de lunes a viernes durante nuestro horario de oficina por correo electrónico en info@flexopus.com, por teléfono al +49 711 342 085 05, a través del formulario de contacto o en nuestros canales de redes sociales Instagram, o LinkedIn. Nuestro equipo le responderá lo antes posible. También puede reservar una cita directamente con nosotros. Alternativamente, puede visitarnos personalmente en nuestra sede en Stuttgart previa cita.

Si encuentra algún error en nuestro software, puede comunicarlo directamente a support@flexopus.com. Nuestro equipo técnico lo analizará y resolverá a la mayor brevedad posible, y nos pondremos en contacto con usted si necesitamos más información.

Si elige uno de nuestros dos paquetes de autoservicio, Flexopus Starter o Flexopus Business, puede registrarse en línea y comenzar de inmediato. Durante el proceso de registro, deberá introducir los datos relevantes de su empresa. También necesitará tener a mano un plano de sus oficinas y los datos de su tarjeta de crédito.

Si le interesa nuestro paquete Flexopus Enterprise, concierte una cita con nuestro equipo de ventas. Recibirá asesoramiento personalizado y le indicaremos qué información necesitamos de antemano. Una vez recibida, tardaremos pocos días laborables en configurar y poner en marcha su instancia personalizada.

En Flexopus, puedes elegir entre tus propios planos y los de Flexopus. 

Nota importante: Para lograr una calidad constante y una experiencia de usuario impecable en Flexopus, siempre recomendamos crear los planos de planta de Flexopus una sola vez inicialmente.

Sus propios planos de planta son cualquier archivo de imagen que usted carga directamente en el software y marca en ellos objetos que se pueden reservar usando Flexopus Floorplanner. También es posible realizar cambios en los planos de planta de forma totalmente independiente con solo unos clics utilizando el Flexopus Floorplanner integrado.

Los planos de planta de Flexopus son gráficos basados en vectores creados por nuestro equipo de diseñadores gráficos experimentados a partir de datos enviados por una tarifa. Puede realizar cambios en los planos de planta de Flexopus usted mismo utilizando el Planificador de planos de Flexopus. Para los clientes del paquete Enterprise, también proporcionamos soporte para solicitudes de cambio, según el nivel de soporte.

En los paquetes Flexopus Starter y Flexopus Business, la incorporación se realiza exclusivamente mediante autoservicio. Esto significa que las empresas se registran en línea y pueden comenzar de inmediato tras la configuración. Durante el proceso de registro, usted proporciona la información de su empresa, realiza los ajustes pertinentes y carga los planos digitales de su oficina directamente en Flexopus. Si necesita planos de Flexopus, puede solicitarlos justo después del registro. Recibirá los archivos vectoriales profesionales en el sistema en un plazo máximo de 5 días laborables. El Centro de ayuda de Flexopus (también conocido como manual en línea) le ofrece además numerosos artículos para ayudarle a configurar Flexopus, así como información y material de formación para administradores y usuarios finales.

En el paquete Flexopus Enterprise, contará con el apoyo de un Key Account Manager personal durante todo el proceso de incorporación. Una vez que nuestro equipo reciba toda la información necesaria para comenzar, configuraremos su instancia personalizada de Flexopus en pocos días laborables. Tras la configuración inicial, recibirá un enlace para validar el software y una sesión de formación para administradores impartida por su gestor de cuenta. Estaremos a su disposición para resolver cualquier duda posterior. Además, todos los clientes del paquete Enterprise tienen acceso libre al Centro de ayuda de Flexopus.

Flexopus es un software escalable que crece junto con su empresa.

En los paquetes Flexopus Starter y Flexopus Business, puede añadir más recursos a través del planificador de espacios de Flexopus. Los recursos adicionales se facturarán aparte (según el ciclo de facturación elegido: anual o mensual).

En el paquete Flexopus Enterprise, también puede añadir más recursos fácilmente en cualquier momento a través del planificador de espacios. Puede contactar con nuestro equipo de atención al cliente para que realicemos cambios en el plan o creemos planos de planta de Flexopus adicionales. El paquete Enterprise solo ofrece facturación anual, por lo que los costes adicionales se liquidarán en una factura final al concluir el periodo de facturación.

Sí, existe una versión de demostración de Flexopus. Por favor, póngase en contacto con nosotros.

Gracias al inicio de sesión único (SSO) a través de Google o Microsoft, los usuarios no necesitan crear una cuenta nueva. Los datos se transfieren directamente al software de gestión de espacios Flexopus durante el primer inicio de sesión mediante una interfaz SAML2 u OAuth2.0. De este modo, no es necesario invitar a los usuarios a Flexopus de forma individual. Una vez que la empresa ha establecido la conexión con Google o Microsoft, los usuarios pueden acceder a Flexopus utilizando sus credenciales personales habituales. Encontrará más información en el centro de ayuda de Flexopus, en la sección Integraciones.

Además del nombre y la dirección de correo electrónico, gracias a SAML2 es posible sincronizar en tiempo real con Flexopus otros atributos, como cargos o departamentos. Esto permite gestionar los datos de sus empleados en un único lugar: el Active Directory de la empresa.SAML2 SSO Authentication, el software de gestión de espacios de trabajo Flexopus también ofrece una interfaz API SCIM para la sincronización de usuarios y grupos.

Sí. La plataforma de gestión de espacios de trabajo Flexopus es compatible con numerosos proveedores de identidad (IdP) para el inicio de sesión único (SSO). Gracias al SSO, los usuarios no necesitan crear una cuenta nueva, sino que pueden acceder a Flexopus con las credenciales que ya utilizan en el IdP de su empresa. Los protocolos SAML2 y SCIM se han implementado de forma genérica, lo que nos permite admitir otros IdP además de Google y Microsoft. Encontrará más información al respecto en el centro de ayuda de Flexopus, en la sección Integraciones.

Flexopus se aloja en servidores dedicados propios exclusivamente en Alemania (Núremberg y Falkenstein) a través de nuestro socio de hosting Hetzner Online GmbH. Tanto Hetzner como Flexopus cuentan con la certificación ISO 27001, cumpliendo así con todos los estándares de seguridad de la información. Flexopus NO utiliza Amazon Web Services (AWS) ni NINGUNA infraestructura en la nube de Google o Microsoft. De este modo, mantenemos el control total sobre los datos, la infraestructura y la aplicación. Obtenga más información sobre protección de datos y seguridad de datos.

La aplicación de gestión de espacios de trabajo Flexopus cumple con los requisitos del RGPD y ha sido desarrollada bajo los principios de "privacidad desde el diseño" y "privacidad por defecto", integrando la protección de datos en todo su proceso. Flexopus ofrece ajustes de privacidad amplios y configurables, como la anonimización personalizada de datos de reserva y rutinas de borrado automático. Además, los datos personales pueden anonimizarse por completo en la aplicación. Flexopus utiliza una infraestructura de servidor dedicada con nuestro socio de alojamiento Hetzner Online GmbH en Alemania. Hetzner es un proveedor líder de alojamiento en Alemania y, al igual que Flexopus, cuenta con la certificación ISO 27001. Descubra más sobre la protección de datos en Flexopus.

El software de gestión de espacios de trabajo Flexopus se diseñó desde el principio como una aplicación móvil y adaptable. Técnicamente, Flexopus es una aplicación web progresiva (PWA). Además, puede instalarse como aplicación nativa para Android e iOS a través de Google Play Store y Apple App Store. Asimismo, Flexopus está disponible como aplicación oficial de Microsoft Teams y puede instalarse en segundos directamente desde la biblioteca de aplicaciones de Teams.

Gracias a su aplicación moderna y totalmente adaptable, Flexopus puede utilizarse en cualquier dispositivo con un navegador actualizado y conexión a internet. Ya sea desde un smartphone, tablet, portátil o PC de sobremesa, Flexopus funciona de forma rápida y fluida en todas partes. Además, la interfaz de usuario del software de gestión de espacios de trabajo Flexopus es accesible según las normas WCAG.

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Con Flexopus Cloud, usted disfruta de nuestro servicio integral. En la versión en la nube, nos encargamos del alojamiento, el funcionamiento, el mantenimiento y todas las actualizaciones de seguridad y versiones pertinentes. No requiere instalación por su parte, lo que le permite centrarse en su actividad principal y dedicar sus recursos donde realmente se necesitan.

Gracias a su versión en la nube, la plataforma de gestión de espacios de trabajo Flexopus puede utilizarse en cualquier empresa, independientemente de su infraestructura informática. Solo necesita un navegador moderno y conexión a internet. Para la configuración, requerimos los planos de su oficina con los recursos señalados.

En Flexopus nos centramos en desarrollar un software lo más ágil, potente y fácil de usar posible. No creemos en soluciones de hardware como los sensores de movimiento, ya que suelen ser muy costosos, propensos a errores y, a menudo, cuestionados por comités de empresa y expertos en protección de datos debido a un control excesivo de los empleados. Aunque los sensores ayudan a medir la ocupación, no ofrecen una solución para el desk sharing, ya que los puestos deben reservarse con antelación. Como alternativa, recomendamos nuestros códigos QR, que pueden utilizarse para reservas in situ o para el registro de entrada y salida.

Las tarifas de licencia mensuales se calculan en función de la cantidad de recursos mapeados en Flexopus. Un objeto es un lugar de trabajo, una sala de reuniones o una plaza de aparcamiento. A diferencia de muchos de nuestros competidores, el número de usuarios es irrelevante para nosotros. Compartir escritorios básicamente requiere que haya más empleados que estaciones de trabajo disponibles, por lo que para la mayoría de las empresas, la métrica de "recursos" es significativamente más atractiva en términos de precio que la facturación basada en usuarios. 

Flexopus ofrece tres paquetes. Flexopus Starter y Flexopus Business se pueden reservar como paquetes de autoservicio directamente en nuestro sitio web a precios fijos . Los costos de Flexopus Enterprise pueden variar según la cantidad de recursos, el nivel de servicio y los módulos adicionales deseados. Comuníquese con nuestro equipo de ventas para este propósito.

Algunos de nuestros clientes han demostrado que Flexopus permite reducir costes fijos al disminuir (significativamente) sus espacios de oficina manteniendo la misma plantilla. De media, se asignan dos empleados por puesto de trabajo, lo que optimiza la ocupación de las instalaciones. El potencial de ahorro suele superar con creces el coste de la licencia del software de desk sharing. Por tanto, implementar el desk sharing con Flexopus es una inversión rentable en casi todos los casos.

Gracias a nuestro módulo de gestión de edificios, el desk sharing con Flexopus es posible para empresas de cualquier tamaño y sector, desde pequeñas compañías con 10 empleados hasta grandes corporaciones con miles de trabajadores. Nuestros paquetes de autoservicio, Flexopus Starter y Flexopus Business, están diseñados para empresas con hasta 100 puestos de trabajo y pueden contratarse directamente a través de nuestra web. Para organizaciones de mayor envergadura, ofrecemos Flexopus Enterprise. Por lo general, en una breve consulta personal podemos determinar rápidamente si el concepto de puestos de trabajo flexibles es adecuado para su empresa. Contáctenos cuando desee.