Excelente software de gestión de visitantes
El software de gestión de visitantes Flexopus ayuda a las empresas a implementar un registro y una administración de visitantes modernos. Con la aplicación, los empleados pueden registrar fácilmente a los visitantes externos y documentarlos de forma segura.
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¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a los visitantes
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden registrar a los visitantes con antelación. La invitación se enviará por correo electrónico.
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Verificación de visitantes
Los visitantes pueden completar sus datos de registro con antelación en línea o en el quiosco para visitantes.
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Registrarse
Después de la verificación, los visitantes pueden ser registrados por el personal de recepción o directamente por el anfitrión.
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Verificar
Los visitantes son revisados al salir. El registro de visitas se almacena de conformidad con la normativa de protección de datos.
¿Qué es una aplicación de gestión de visitantes?
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Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
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Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
¡Personaliza tu software de gestión de visitantes!
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Seleccionar campos de registro
Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
¿Cuáles son los beneficios de una aplicación de gestión de visitantes?
Gestión eficiente de visitantes
El uso de software de gestión de visitantes acelera el proceso. El anfitrión recopila previamente los datos básicos del visitante a través de la aplicación. El visitante confirma sus datos online o in situ en una tableta en tan solo unos segundos. Haz que el proceso de admisión sea más digital y eficiente gracias a Flexopus.
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Experiencia profesional para visitantes
La primera impresión siempre es crucial, especialmente con clientes y visitantes importantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede dejar una gran impresión y ofrecer una experiencia de visitante única que también refleje la calidad de su empresa.
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Datos de la visita de un vistazo
Nuestro software de gestión de visitantes Flexopus registra digitalmente todos los datos de la visita: anfitrión, nombre del visitante incluidos los datos de contacto, hora de la visita, información de la empresa y documentos confirmados del visitante. Como administrador, puede ver estos datos y tener siempre una visión general transparente.
Procesar los datos de los visitantes de forma segura según el RGPD
Según el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse para un fin específico y durante un periodo de tiempo limitado. Con la configuración individual para la anonimización de datos en Flexopus, puede proteger los datos de sus visitantes y anonimizarlos automáticamente de manera oportuna y segura según su propósito.
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Administrar múltiples ubicaciones
Con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus, puede controlar la gestión de visitantes en todas las ubicaciones de forma centralizada en un solo software. Los gerentes de oficina y el personal de recepción pueden, dependiendo de su autorización , solo ver a los visitantes en sus ubicaciones o en otras sin necesidad de estar allí en persona.
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Lista de recogida para protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, las personas autorizadas pueden ver una lista de todos los visitantes activos en la ubicación en caso de incendio. Esta lista de recopilación ayuda a tener toda la información relevante a mano en tiempo real en caso de emergencia o evacuación y a garantizar que todos hayan abandonado la oficina.
Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
Was ist eine Visitor Management Software?
Eine Visitor Management Software wie Flexopus hilft Unternehmen, den Empfang und die Verwaltung von Besuchern zu optimieren. Sie ermöglicht die schnelle und sichere Anmeldung, die Dokumentation von Besucherdaten und sorgt für eine unkomplizierte Koordination während des gesamten Besuchsprozesses.
Welche Funktionen sollte ein gutes Visitor Management System bieten?
Ein gutes Visitor Management System sollte u.a. eine einfache Anmeldung, die Möglichkeit zur Vorabregistrierung, Sicherheitsüberprüfungen, digitale Unterschriften, eine Check-In Funktion und die Ausgabe von Namensschildern bieten.
Auf welche Weise hilft eine Visitor Management Software bei der Erstellung und Verwaltung von Besucherlisten?
Eine digitale Visitor Management App wie Flexopus ermöglicht eine einfache Verwaltung von Besucherlisten. Zunächst werden die Besucherdaten erfasst und, falls erforderlich, digital verifiziert und ergänzt. Vor Ort erfolgt eine dokumentierte Anmeldung (Zutrittskontrolle), und nach dem Besuch wird der Check-out durchgeführt. So behalten Unternehmen jederzeit den Überblick darüber, wer sich auf ihrem Gelände aufhält.
Welche Vorteile bietet Flexopus für die Besucherverwaltung?
Flexopus bietet eine einfache Möglichkeit, Besucher zu registrieren und zu verfolgen. Es automatisiert den Check-in-Prozess, sendet Benachrichtigungen und verbessert so den Ablauf der Besucherverwaltung, was zu einer besseren Organisation und einem reibungsloseren Empfang führt. Außerdem können eigene Dokumente zur Unterschrift hochgeladen und Besucher können sich vorab per E-Mail registrieren oder vor Ort an einem Kiosk anmelden.
Wie stelle ich sicher, dass die Besucherregistrierung gemäß ISO 27001 / TISAX rechtssicher erfolgt?
Unternehmen, die eine Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 oder TISAX anstreben, belegen damit die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS). Eine wichtige Anforderung dieser Normen ist die ordnungsgemäße Dokumentation von externen Besuchern auf dem Unternehmensgelände, um den Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden. Mit einer Besuchermanagementsoftware wie Flexopus können Besucher digital erfasst und gemäß den Vorgaben des ISMS sicher aufbewahrt werden.
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