Sistema digital de gestión de visitantes
El sistema de gestión de visitantes Flexopus ayuda a las empresas a implementar un registro y control moderno. Los empleados pueden invitar a visitantes externos y documentar su acceso de forma segura mediante la aplicación.
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¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a visitantes
El anfitrión o el responsable de oficina puede registrar a los visitantes con antelación y enviarles automáticamente una invitación por correo electrónico.
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Verificación de visitantes
Los visitantes, ya sean invitados o espontáneos, pueden completar sus datos cómodamente con antelación a través de internet o directamente en el quiosco de visitantes.
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Registro
Tras la verificación, el registro se realiza de forma autónoma o a través de la recepción o el anfitrión.
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Registro de salida
Al salir, los visitantes realizan el registro de salida. El registro de visitas se almacena cumpliendo con la normativa de protección de datos.
Reserve plazas de aparcamiento directamente
Los anfitriones pueden consultar durante el proceso de registro si los invitados llegan en coche. Si es necesario, se pueden reservar plazas de aparcamiento adecuadas para los visitantes. Por supuesto, también se pueden reservar puestos de trabajo y salas de reuniones para los invitados. Los visitantes reciben un correo electrónico personalizado con el horario de reserva, el recurso seleccionado y un plano de planta. Los administradores mantienen una visión general del historial de reservas en todo momento; las reservas de invitados están marcadas por separado.
Registrar visitantes con antelación
Registre a sus invitados fácilmente antes de su visita a través de la aplicación Flexopus para agilizar el proceso de llegada, evitar esperas en recepción y garantizar un acceso fluido. Además, tendrá siempre bajo control quién tiene permiso para acceder a sus instalaciones, mejorando así la seguridad de su empresa.
Registrar visitantes con antelación
Registre a sus invitados fácilmente antes de su visita a través de la aplicación Flexopus para agilizar el proceso de llegada, evitar esperas en recepción y garantizar un acceso fluido. Además, tendrá siempre bajo control quién tiene permiso para acceder a sus instalaciones, mejorando así la seguridad de su empresa.
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Invite a sus invitados de forma flexible
Invite a visitantes individuales o a grupos enteros con antelación, ya sea directamente desde Flexopus o cómodamente a través de Outlook. Si lo desea, puede registrar visitantes sin necesidad de una dirección de correo electrónico. Aquellos que sí la tengan recibirán automáticamente una invitación personalizada con un evento de calendario y podrán completar sus datos antes de llegar.
Invite a sus invitados de forma flexible
Invite a visitantes individuales o a grupos enteros con antelación, ya sea directamente desde Flexopus o cómodamente a través de Outlook. Si lo desea, puede registrar visitantes sin necesidad de una dirección de correo electrónico. Aquellos que sí la tengan recibirán automáticamente una invitación personalizada con un evento de calendario y podrán completar sus datos antes de llegar.
Registro de visitantes in situ con terminal de quiosco
Optimice el registro de visitantes mediante un terminal de quiosco o de forma contactless con un código QR en su propio smartphone. Los visitantes pueden verificar y completar sus datos, confirmar o firmar documentos y obtener acceso a la red Wi-Fi de invitados si es necesario. Los visitantes espontáneos también pueden registrarse directamente en el quiosco.
Registro de visitantes in situ con terminal de quiosco
Optimice el registro de visitantes mediante un terminal de quiosco o de forma contactless con un código QR en su propio smartphone. Los visitantes pueden verificar y completar sus datos, confirmar o firmar documentos y obtener acceso a la red Wi-Fi de invitados si es necesario. Los visitantes espontáneos también pueden registrarse directamente en el quiosco.
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Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden revisar y firmar digitalmente documentos corporativos como políticas, instrucciones, declaraciones de privacidad o acuerdos de confidencialidad, ya sea por correo electrónico antes de su llegada o directamente en el quiosco. En documentos obligatorios, es posible asegurar que se lean por completo antes de dar su consentimiento. Ideal para empresas con altos requisitos de seguridad y cumplimiento, como ISO 27001 o TISAX.
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden revisar y firmar digitalmente documentos corporativos como políticas, instrucciones, declaraciones de privacidad o acuerdos de confidencialidad, ya sea por correo electrónico antes de su llegada o directamente en el quiosco. En documentos obligatorios, es posible asegurar que se lean por completo antes de dar su consentimiento. Ideal para empresas con altos requisitos de seguridad y cumplimiento, como ISO 27001 o TISAX.
Gestione la seguridad de sus visitantes de forma personalizada
Las visitas pueden protegerse individualmente mediante procesos de aprobación y niveles de seguridad. Es posible preaprobar categorías específicas de visitantes y clasificar las visitas como de riesgo bajo, medio o alto. Además, mediante roles y permisos, puede definir qué usuarios tienen autorización para invitar a visitantes, consultar sus datos o gestionar únicamente edificios determinados.
Gestione la seguridad de sus visitantes de forma personalizada
Las visitas pueden protegerse individualmente mediante procesos de aprobación y niveles de seguridad. Es posible preaprobar categorías específicas de visitantes y clasificar las visitas como de riesgo bajo, medio o alto. Además, mediante roles y permisos, puede definir qué usuarios tienen autorización para invitar a visitantes, consultar sus datos o gestionar únicamente edificios determinados.
Automatice la recepción y la gestión de instalaciones
Automatice los procesos de recepción y gestión de instalaciones: los anfitriones reciben una notificación al registrarse sus visitas y un recordatorio automático si no realizan el registro de salida. Además, el equipo de gestión de instalaciones puede recibir un resumen diario de las visitas esperadas por edificio.
Automatice la recepción y la gestión de instalaciones
Automatice los procesos de recepción y gestión de instalaciones: los anfitriones reciben una notificación al registrarse sus visitas y un recordatorio automático si no realizan el registro de salida. Además, el equipo de gestión de instalaciones puede recibir un resumen diario de las visitas esperadas por edificio.
Controle a sus visitantes en todo momento
Los administradores tienen una visión general de todas las invitaciones, así como de los invitados presentes y los que ya han salido. Pueden gestionar visitas en nombre de otros, analizar tendencias, exportar informes diarios y consultar la lista de visitantes presentes en caso de evacuación.
Controle a sus visitantes en todo momento
Los administradores tienen una visión general de todas las invitaciones, así como de los invitados presentes y los que ya han salido. Pueden gestionar visitas en nombre de otros, analizar tendencias, exportar informes diarios y consultar la lista de visitantes presentes en caso de evacuación.
Soluciones de hardware recomendadas
*Actualmente solo ofrecemos soporte de software oficial para los dispositivos que figuran en la tienda de nuestro socio B2B. También puedes utilizar Flexopus en otros dispositivos con soporte limitado.
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¿Cuáles son las ventajas de una app de gestión de visitantes?
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Experiencia de visitante profesional
La primera impresión es fundamental, especialmente con clientes y visitantes importantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede proyectar una imagen seria y ofrecer una experiencia única que refleje la calidad de su empresa.
Procesamiento seguro de datos de visitantes conforme al RGPD
De acuerdo con el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse con fines específicos y durante un tiempo limitado. Con los ajustes individuales de anonimización de datos en Flexopus, puede proteger la información de sus visitantes y anonimizarla de forma automática, segura y oportuna según su finalidad.
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Gestionar varias sedes
Con la aplicación de gestión de espacios de trabajo Flexopus, puede controlar la gestión de visitantes de todas sus sedes de forma centralizada desde un único software. Los responsables de oficina y el personal de recepción pueden consultar, según sus permisos, los visitantes de su propia sede o de otras, sin necesidad de estar presentes físicamente.
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Lista de evacuación para protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, el personal autorizado puede consultar una lista de todos los visitantes activos en las instalaciones en caso de incendio. Esta lista de evacuación permite disponer de información relevante en tiempo real durante una emergencia o evacuación, garantizando que todas las personas hayan abandonado la oficina.
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Opiniones de clientes sobre la aplicación de gestión del lugar de trabajo.
Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Qué funciones debería tener una aplicación de gestión de visitantes?
Una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus debería incluir, además del registro online de visitantes, una invitación inteligente (para completar datos personales, confirmar avisos de privacidad, proporcionar información sobre la hora de la visita, cómo llegar o plazas de aparcamiento), una bienvenida digital moderna en la recepción y una función de check-in/check-out sin interrupciones. Los datos deben documentarse de forma individualizada, según el propósito y cumpliendo con la normativa de protección de datos.
¿Cómo puedo reconocer un buen sistema de registro de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe representar el proceso desde la invitación de un invitado, pasando por la recepción, hasta el check-out, de forma fácil de usar e intuitiva. Debe ofrecer muchas opciones de configuración individual para poder reflejar los procesos específicos de la mejor manera posible. Preste especial atención a las opciones de configuración de protección de datos y privacidad, así como a la ubicación de almacenamiento de los datos.
¿Cómo garantiza la gestión digital de visitantes una mayor seguridad?
La gestión de visitantes es una herramienta importante para la seguridad de la información y de los visitantes. Seguridad de la información: los visitantes deben conocer y cumplir las políticas de la empresa, por ejemplo, la prohibición de realizar grabaciones de vídeo o la restricción de acceso a áreas sensibles. Certificaciones como ISO27001 o TISAX pueden exigir tales procesos para garantizar la protección de la información. Seguridad de los visitantes: una gestión eficiente de visitantes también apoya la protección contra incendios. En caso de emergencia, ayuda a tener lista una lista completa de las personas evacuadas. Además, los planes de evacuación y las instrucciones de seguridad pueden integrarse en el registro de visitantes.
¿Cómo documento a los visitantes de forma legalmente conforme a ISO 27001 / TISAX?
Algunos documentos deben ser firmados por los visitantes, mientras que otros solo deben ser leídos. Para un proceso de gestión de visitantes eficaz, se suelen utilizar los siguientes documentos. Todos estos documentos, y muchos más, pueden confirmarse o firmarse con antelación por correo electrónico con el registro digital de visitantes de Flexopus, o alternativamente in situ a través de un terminal de quiosco en la recepción. Declaración de protección de datos: de acuerdo con el RGPD, se debe informar a los visitantes sobre el tratamiento de sus datos personales, incluyendo el propósito, la duración, los derechos y los responsables del tratamiento de datos, así como los derechos de revocación. Política de visitantes: una política que establece las normas de conducta durante la visita a la oficina, como la prohibición de tomar fotos y vídeos o el acceso a áreas de seguridad. Instrucciones de seguridad: información sobre protección contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación. Acuerdo de confidencialidad: para proteger información sensible, ya que los visitantes podrían tener acceso a información confidencial o escuchar conversaciones.
Artículos del blog sobre la gestión de visitantes
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