Excelente software de gestión de visitantes
El software de gestión de visitantes Flexopus ayuda a las empresas a implementar un registro y una gestión de visitantes modernos. Los empleados pueden registrar fácilmente a los visitantes externos y documentarlos de forma segura mediante la aplicación.
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¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
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Invitar a los visitantes
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden registrar a los visitantes con antelación. La invitación se enviará por correo electrónico.
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Verificación de visitantes
Los visitantes pueden completar sus datos de registro con antelación en línea o en el quiosco para visitantes.
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Registrarse
Después de la verificación, los visitantes pueden ser registrados por el personal de recepción o directamente por el anfitrión.
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Verificar
Los visitantes son revisados al salir. El registro de visitas se almacena de conformidad con la normativa de protección de datos.
¿Qué es una aplicación de gestión de visitantes?
Con una aplicación de gestión de visitantes, puede registrar a los invitados en la oficina sin papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitas – desde el registro, pasando por la verificación, hasta la recepción in situ, incluyendo el registro de visitas. El personal externo recibe la invitación por correo electrónico y puede verificarse previamente o realizar los trámites necesarios más tarde in situ en el quiosco de visitantes. Además, hay una descripción general de todos los visitantes en tiempo real, incluidas estadísticas.
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Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
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Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Invitación en línea para visitantes
Envía invitaciones personalizadas a tus invitados por correo electrónico. Los visitantes tienen la oportunidad de revisar sus datos personales en línea y completarlos si es necesario. También puede proporcionar documentos importantes, como instrucciones o pautas de seguridad, con antelación. Esto le permite verificar digitalmente la identidad de sus visitantes con antelación y así acelerar el proceso de check-in a su llegada a la puerta.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el ingreso de visitantes a través de la verificación en el sitio en una terminal de quiosco. Cualquiera que no haya completado previamente sus datos de visitante por correo electrónico, puede comprobarlos, completarlos y confirmarlos fácilmente mediante una tableta con pantalla táctil. También se pueden firmar documentos importantes como declaraciones de privacidad o avisos de seguridad.
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Seleccionar campos de registro
Proporcionar documentos
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Configuración de privacidad
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden firmar y aceptar digitalmente fácilmente documentos de la empresa. Los documentos se enviarán junto con el correo electrónico de invitación o podrán verse y firmarse en el sitio en una tableta del quiosco. Ejemplos: políticas de la empresa o de visitantes, capacitación, declaraciones de privacidad, acuerdos de confidencialidad.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Simplemente registre a los visitantes
Como recepcionista o gerente de oficina, puede registrar a los visitantes o, opcionalmente, delegar el proceso de registro a las personas que originalmente invitaron al huésped. El check-in en Flexopus siempre se realiza de forma digital por una persona interna tan pronto como se completa la verificación del visitante, vía correo electrónico o en el quiosco de visitantes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
Lista de visitantes digital
Los administradores tienen una descripción general completa de todas las invitaciones de visitantes en Flexopus y pueden ver qué invitados están actualmente en la oficina. Si bien los usuarios normales solo ven los visitantes que ellos mismos han invitado, los administradores también tienen la opción de crear invitaciones en nombre de otros y editar visitas existentes.
¿Cuáles son las ventajas de una aplicación de gestión de visitantes?
Gestión eficiente de visitantes
El uso de software de gestión de visitantes acelera el proceso. El anfitrión recopila previamente los datos básicos del visitante a través de la aplicación. El visitante confirma sus datos online o in situ en una tableta en tan solo unos segundos. Haz que el proceso de admisión sea más digital y eficiente gracias a Flexopus.
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Experiencia profesional para visitantes
La primera impresión siempre es determinante, especialmente para clientes importantes y visitantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede dejar una gran impresión y ofrecer una experiencia de visitante única que también refleje la calidad de su empresa.
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Datos de la visita de un vistazo
Nuestro software de gestión de visitantes Flexopus registra digitalmente todos los datos de la visita: anfitrión, nombre del visitante incluidos los datos de contacto, hora de la visita, información de la empresa y documentos confirmados del visitante. Como administrador, puede ver estos datos y tener siempre una visión general transparente.
Procesar los datos de los visitantes de forma segura según el RGPD
Según el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse para un fin específico y durante un periodo de tiempo limitado. Con la configuración individual para la anonimización de datos en Flexopus, puede proteger los datos de sus visitantes y anonimizarlos automáticamente de manera oportuna y segura según su propósito.
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Administrar múltiples ubicaciones
Con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus, puede controlar la gestión de visitantes en todas las ubicaciones de forma centralizada en un solo software. Los gerentes de oficina y el personal de recepción pueden, dependiendo de su autorización , solo ver a los visitantes en sus ubicaciones o en otras sin necesidad de estar allí en persona.
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Lista de recogida para protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, las personas autorizadas pueden ver una lista de todos los visitantes activos en la ubicación en caso de incendio. Esta lista de recopilación ayuda a tener toda la información relevante a mano en tiempo real en caso de emergencia o evacuación y a garantizar que todos hayan abandonado la oficina.
Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Qué es el software de gestión de visitantes?
El software de gestión de visitantes como Flexopus ayuda a las empresas a optimizar la recepción y la gestión de visitantes. Permite un registro rápido y seguro, la documentación de los datos de los visitantes y garantiza una coordinación sin complicaciones durante todo el proceso de la visita.
¿Qué funciones debe ofrecer un buen sistema de gestión de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe ofrecer, entre otras cosas, un registro sencillo, la posibilidad de preinscripción, controles de seguridad, firmas digitales, una función de check-in y la distribución de credenciales.
¿Cómo ayuda el software de gestión de visitantes a crear y gestionar listas de visitantes?
Una aplicación de gestión de visitantes digital como Flexopus permite gestionar fácilmente las listas de visitantes. En primer lugar, se registran los datos de los visitantes y, si es necesario, se verifican y complementan digitalmente. Se realiza un registro documentado (control de acceso) in situ y el check-out se realiza tras la visita. Esto permite a las empresas realizar un seguimiento de quién está en sus instalaciones en todo momento.
¿Qué ventajas ofrece Flexopus para la gestión de visitantes?
Flexopus ofrece una forma sencilla de registrar y realizar un seguimiento de los visitantes. Automatiza el proceso de check-in, envía notificaciones y mejora así la gestión de visitantes, redundando en una mejor organización y una recepción más fluida. Además, los visitantes pueden cargar sus propios documentos para firmar y registrarse con antelación por correo electrónico o en un quiosco del lugar.
¿Cómo puedo garantizar que el registro de visitantes cumple la normativa legal según la norma ISO 27001 / TISAX?
Las empresas que buscan la certificación según la norma ISO/IEC 27001 o TISAX demuestran con ello la implementación de un sistema de gestión de seguridad de la información (SGSI). Un requisito importante de estas normas es la documentación adecuada de los visitantes externos a las instalaciones de la empresa para cumplir con los requisitos de seguridad. Con un software de gestión de visitantes como Flexopus, los visitantes pueden registrarse digitalmente y almacenarse de forma segura de acuerdo con los requisitos del SGSI.
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