Excelente software de gestión de visitantes

Además del registro de visitantes en línea, una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus también debería incluir una invitación inteligente (para completar los datos personales, confirmar la información de protección de datos, información sobre la hora de la visita, la ruta o las opciones de aparcamiento), una bienvenida digital moderna en la recepción y una función de entrada y salida perfecta. Según el propósito, los datos deben documentarse individualmente de acuerdo con las normas de protección de datos.

Un buen sistema de gestión de visitantes debe describir el proceso desde la invitación de un huésped a la recepción y la salida de una manera fácil de usar y que se explique por sí misma. Debe ofrecer muchos ajustes individuales para poder representar mejor los procesos individuales. Preste especial atención a la configuración de privacidad y protección de datos, así como a la ubicación de almacenamiento de los datos.

La gestión de visitantes es una herramienta importante para la seguridad de la información y los visitantes. ‍ ‍ Seguridad de la información: los visitantes deben conocer y cumplir las directrices de la empresa, como prohibir las grabaciones de vídeo o restringir el acceso a áreas sensibles. Las certificaciones como la ISO27001 o la TISAX pueden requerir dichos procesos para garantizar la protección de la información. ‍ Seguridad de los visitantes: la gestión eficiente de los visitantes también contribuye a la protección contra incendios. En caso de emergencia, es útil tener lista una lista completa de las personas evacuadas. Además, los planes de evacuación y las instrucciones de seguridad se pueden integrar en el registro de visitantes.

Algunos documentos deben estar firmados por los visitantes, otros simplemente deben leerse. Los siguientes documentos se utilizan con frecuencia para un proceso eficaz de gestión de visitantes. Con el registro digital de visitantes de Flexopus, todos estos y más documentos pueden confirmarse o firmarse con antelación por correo electrónico, o bien in situ a través de un quiosco en la recepción. Política de privacidad ‍: Según el RGPD, los visitantes deben estar informados sobre el procesamiento de sus datos personales, incluidos el propósito, la duración, los derechos y las personas responsables del procesamiento de datos y los derechos de desistimiento. ‍ Política de visitantes: política que establece las normas de conducta al visitar una oficina, como la prohibición de grabar fotos y vídeos o de acceder a áreas seguras. ‍ Instrucciones de seguridad: información sobre seguridad contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación. ‍ Acuerdo de confidencialidad: para proteger la información confidencial, ya que los visitantes podrían acceder a información confidencial o escuchar a escondidas las conversaciones.

No, no se requieren dispositivos especiales para usar el software de gestión de visitantes Flexopus. El software está basado en la web y se puede utilizar en tabletas, ordenadores o sistemas de quioscos de recepción existentes. Opcionalmente, se pueden integrar soluciones digitales de PIN o registro y tarjetas de visita.

El software de gestión de visitantes es ideal para empresas con un tráfico regular de visitantes, por ejemplo, clientes, socios o solicitantes. Digitaliza el proceso de recepción, garantiza la transparencia y la seguridad y, al mismo tiempo, crea una primera impresión profesional para sus huéspedes. Además, tiene una lista actualizada de todas las personas que se encuentran en el edificio todos los días, lo que exigen muchas normas de protección contra incendios.