Excelente software de gestión de visitantes
El software de gestión de visitantes Flexopus ayuda a las empresas a implementar un registro y una gestión de visitantes modernos. Los empleados pueden registrar fácilmente a los visitantes externos y documentarlos de forma segura mediante la aplicación.
.webp)
Bereits in über 4.000 Büros im Einsatz!
Haz clic en las funciones
¡Reserve una demostración en vivo!
¿Estas interesado o tienes alguna pregunta?
¿Cómo funciona la gestión de visitantes con Flexopus?
.svg)
Invitar a los visitantes
El anfitrión o el administrador de la oficina pueden registrar a los visitantes con antelación. La invitación se enviará por correo electrónico.
.svg)
Verificación de visitantes
Los visitantes pueden completar sus datos de registro en línea con antelación o en el quiosco para visitantes.
.svg)
Registrarse
Después de la verificación, los visitantes pueden ser registrados por el personal de recepción o directamente por el anfitrión.
.svg)
Verificar
Los visitantes son registrados al salir. El registro de visitas se almacena de conformidad con la normativa de protección de datos.
¿Qué es una aplicación de gestión de visitantes?
Con una aplicación de gestión de visitantes, puede registrar a los invitados en la oficina sin papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitas – desde el registro, pasando por la verificación, hasta la recepción in situ, incluyendo el registro de visitas. El personal externo recibe la invitación por correo electrónico y puede verificarse previamente o realizar los trámites necesarios más tarde in situ en el quiosco de visitantes. Además, hay una descripción general de todos los visitantes en tiempo real, incluidas estadísticas.
Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
Registrar a los visitantes con antelación
Registre fácilmente a sus invitados antes de su visita utilizando la aplicación Flexopus para garantizar un proceso de check-in rápido y sin problemas y reducir los tiempos de espera en recepción. Al mismo tiempo, usted sabe en todo momento quién está autorizado a entrar en la oficina o instalaciones de la empresa, garantizando así una mayor seguridad empresarial.
-p-500%20(1).png)
Invita a tus invitados de forma flexible.
Invite a visitantes individuales o a grupos completos de visitantes con antelación, directamente en Flexopus o cómodamente a través de Outlook. Si se desea, también se pueden añadir visitantes sin necesidad de una dirección de correo electrónico. Los huéspedes con una dirección de correo electrónico registrada recibirán automáticamente una invitación personalizada que incluirá una entrada en el calendario y podrán completar sus datos antes de su llegada.
Invita a tus invitados de forma flexible.
Invite a visitantes individuales o a grupos completos de visitantes con antelación, directamente en Flexopus o cómodamente a través de Outlook. Si se desea, también se pueden añadir visitantes sin necesidad de una dirección de correo electrónico. Los huéspedes con una dirección de correo electrónico registrada recibirán automáticamente una invitación personalizada que incluirá una entrada en el calendario y podrán completar sus datos antes de su llegada.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el acceso de visitantes mediante un terminal de autoservicio o sin contacto a través de un código QR en su propio teléfono inteligente. Los visitantes pueden consultar y actualizar sus datos en el sitio web, confirmar o firmar documentos y obtener acceso Wi-Fi para invitados si lo necesitan. Incluso los visitantes espontáneos pueden registrarse directamente en el quiosco.
Admisión de visitantes en el sitio con terminal de quiosco
Optimice el acceso de visitantes mediante un terminal de autoservicio o sin contacto a través de un código QR en su propio teléfono inteligente. Los visitantes pueden consultar y actualizar sus datos en el sitio web, confirmar o firmar documentos y obtener acceso Wi-Fi para invitados si lo necesitan. Incluso los visitantes espontáneos pueden registrarse directamente en el quiosco.
¡Personaliza tu software de gestión de visitantes!
.svg)
Seleccionar campos de registro
.svg)
Proporcionar documentos
.svg)
Configuración de privacidad
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden consultar y firmar digitalmente documentos de la empresa, como directrices, instrucciones, políticas de privacidad o acuerdos de confidencialidad, ya sea con antelación mediante un correo electrónico de invitación o directamente en el quiosco. En el caso de los documentos obligatorios, también se puede garantizar que se lean íntegramente antes de su aprobación. Ideal para empresas con altos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo, por ejemplo, en el marco de las normas ISO 27001 o TISAX.
Firma digital para documentos
Los visitantes pueden consultar y firmar digitalmente documentos de la empresa, como directrices, instrucciones, políticas de privacidad o acuerdos de confidencialidad, ya sea con antelación mediante un correo electrónico de invitación o directamente en el quiosco. En el caso de los documentos obligatorios, también se puede garantizar que se lean íntegramente antes de su aprobación. Ideal para empresas con altos requisitos de seguridad y cumplimiento normativo, por ejemplo, en el marco de las normas ISO 27001 o TISAX.
Gestionar la seguridad de los visitantes de forma individual
Las visitas pueden gestionarse individualmente mediante procesos de aprobación y niveles de seguridad. Se pueden preaprobar ciertas categorías de visitantes y clasificar las visitas como de baja, media o alta intensidad. Los roles y permisos también pueden utilizarse para definir qué usuarios tienen permiso para invitar a visitantes, ver los datos de los visitantes o administrar solo ciertos edificios.
Gestionar la seguridad de los visitantes de forma individual
Las visitas pueden gestionarse individualmente mediante procesos de aprobación y niveles de seguridad. Se pueden preaprobar ciertas categorías de visitantes y clasificar las visitas como de baja, media o alta intensidad. Los roles y permisos también pueden utilizarse para definir qué usuarios tienen permiso para invitar a visitantes, ver los datos de los visitantes o administrar solo ciertos edificios.
Automatización de la recepción y la gestión de instalaciones
Automatice los procesos relacionados con la recepción y la gestión de las instalaciones: Los anfitriones reciben una notificación cuando sus visitantes llegan y un recordatorio automático si no realizan el check-out. Además, la administración de las instalaciones puede recibir un resumen diario de los visitantes previstos para cada edificio.
Automatización de la recepción y la gestión de instalaciones
Automatice los procesos relacionados con la recepción y la gestión de las instalaciones: Los anfitriones reciben una notificación cuando sus visitantes llegan y un recordatorio automático si no realizan el check-out. Además, la administración de las instalaciones puede recibir un resumen diario de los visitantes previstos para cada edificio.
Los visitantes siempre están a la vista.
Los administradores tienen una visión general de todas las invitaciones de visitantes, así como de los huéspedes que están presentes y de los que ya han realizado el check-out. Puedes gestionar las visitas en nombre de otros, analizar las tendencias de los visitantes, exportar resúmenes diarios y ver a todos los visitantes presentes en caso de evacuación.
Los visitantes siempre están a la vista.
Los administradores tienen una visión general de todas las invitaciones de visitantes, así como de los huéspedes que están presentes y de los que ya han realizado el check-out. Puedes gestionar las visitas en nombre de otros, analizar las tendencias de los visitantes, exportar resúmenes diarios y ver a todos los visitantes presentes en caso de evacuación.
Soluciones de hardware recomendadas
*Actualmente solo ofrecemos soporte de software oficial para los dispositivos incluidos en la tienda de socios B2B. También puedes utilizar Flexopus en otros dispositivos con soporte limitado.
¡Haga su pedido en la tienda online del socio B2B!
¡Solicite las soluciones de hardware recomendadas en la tienda online B2B de nuestro socio!
¿Cuáles son las ventajas de una aplicación de gestión de visitantes?
.svg)
Experiencia profesional para visitantes
La primera impresión siempre es crucial, especialmente con clientes y visitantes importantes. Al utilizar un software de gestión de visitantes moderno y profesional, puede dejar una impresión profesional y una experiencia de visitante única que también refleje la calidad de su empresa.
Procesar de forma segura los datos de los visitantes de acuerdo con el RGPD
Según el RGPD, los datos personales solo pueden almacenarse para fines específicos y durante un tiempo limitado. Con la configuración individual para la anonimización de datos en Flexopus, puede proteger los datos de sus visitantes y realizar la anonimización automática de los datos de manera oportuna y segura de acuerdo con su propósito.
.svg)
Administrar múltiples ubicaciones
Con la aplicación de gestión del lugar de trabajo Flexopus, puede gestionar de forma centralizada a sus visitantes en todas las ubicaciones en un solo software. Los administradores de oficina y el personal de recepción pueden, dependiendo de su permiso , ver únicamente a los visitantes en sus propias ubicaciones o en otras, sin necesidad de estar presentes personalmente.
.svg)
Lista de medidas de protección contra incendios
Con la aplicación de gestión de visitantes Flexopus, el personal autorizado puede ver una lista de todos los visitantes activos en el lugar en caso de incendio. Esta lista de verificación ayuda a tener toda la información relevante a mano en tiempo real en caso de emergencia o evacuación y a garantizar que todas las personas hayan abandonado la oficina.
¡Reserve una demostración en vivo!
¿Estas interesado o tienes alguna pregunta?
Kundenstimmen zur Workplace Management App
Preguntas y respuestas sobre la gestión de visitantes
¿Qué características debe tener una aplicación de gestión de visitantes?
Una aplicación de gestión de visitantes como Flexopus debería tener, además del registro de visitantes en línea, también una invitación inteligente (para completar datos personales, confirmar avisos de protección de datos, proporcionar información sobre la hora de la visita, direcciones u opciones de estacionamiento), un saludo digital moderno en recepción y una función de check-in/check-out sin inconvenientes. Los datos deberán documentarse individualmente, en función de la finalidad, de conformidad con la normativa de protección de datos.
¿Cómo puedo reconocer un buen sistema de registro de visitantes?
Un buen sistema de gestión de visitantes debe mapear el proceso desde la invitación de un huésped, pasando por la recepción y el check-out, de una manera fácil de usar y autoexplicativa. Debería ofrecer muchas opciones de configuración individuales para reflejar mejor los procesos individuales. Preste especial atención a la configuración de protección de datos y privacidad, así como a la ubicación de almacenamiento de datos.
¿Cómo la gestión digital de visitantes garantiza una mayor seguridad?
La gestión de visitantes es una herramienta importante para la información y la seguridad de los visitantes. Seguridad de la información: Los visitantes deben conocer y cumplir las políticas de la empresa, por ejemplo: Prohibición de grabaciones de vídeo o restricciones de acceso a zonas sensibles. Certificaciones como ISO27001 o TISAX pueden prescribir dichos procesos para garantizar la protección de la información. Seguridad de los visitantes: una gestión eficiente de los visitantes también favorece la protección contra incendios. En caso de emergencia, es útil tener a mano una lista completa de las personas evacuadas. Además, se pueden integrar planes de evacuación e instrucciones de seguridad en el registro de visitantes.
¿Cómo documento a los visitantes de acuerdo con la normativa ISO 27001 / TISAX?
Algunos documentos deben ser firmados por los visitantes, otros sólo necesitan ser reconocidos. Los siguientes documentos se utilizan con frecuencia para un proceso eficaz de gestión de visitantes. Todos estos documentos y más se pueden confirmar o firmar con antelación por correo electrónico utilizando el registro de visitantes digital de Flexopus o, alternativamente, en el sitio a través de una terminal de quiosco en la recepción. Política de privacidad: De acuerdo con el RGPD, los visitantes deben ser informados sobre el procesamiento de sus datos personales, incluido el propósito, la duración, los derechos y los controladores del procesamiento de datos, así como los derechos de revocación. Política de visitas: Política que establece las reglas de conducta al visitar la oficina, como la prohibición de tomar fotografías y videos o el acceso a áreas de seguridad. Instrucciones de seguridad: Información sobre protección contra incendios, prevención de accidentes y plan de evacuación. Acuerdo de confidencialidad: para proteger información confidencial, ya que los visitantes pueden obtener acceso a información confidencial o escuchar conversaciones.
Entradas de blog sobre gestión de visitantes
_11zon.jpg)
.webp)
.webp)
¿Listo para el siguiente paso?
.webp)