Facilita el registro de visitantes con Flexopus

Gracias al mundo laboral cada vez más conectado, las reuniones personales y los espacios compartidos son cada vez más importantes. En el ajetreo diario, ahora es el momento de dar la bienvenida a los huéspedes que llegan, sin procesos complicados. Con la Flexopus Software de gestión de visitantes el registro y la gestión de visitantes son más fáciles y sencillos que nunca.

Con un registro digital de visitantes, los huéspedes pueden ser registrados y preparados de forma estructurada antes de la cita. El registro de visitantes en línea no solo simplifica la planificación, sino que también garantiza que la recepción y los anfitriones estén informados con antelación sobre los huéspedes que llegan.

Desde la invitación y el registro hasta el check-in in situ, nuestro sistema garantiza un proceso fluido y la máxima seguridad. Ya sean visitantes ocasionales o socios comerciales habituales: con Flexopus, siempre tendrá el control y hará de la recepción una experiencia profesional.

Registro de visitantes con Flexopus

El Flexopus Gestión de visitantes le permite registrar a los visitantes en la oficina sin papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitantes, desde el registro y la verificación hasta la recepción in situ, incluyendo el registro de las visitas. 

El registro digital de visitantes garantiza que todos los datos relevantes de los visitantes se documenten de forma centralizada y rastreable. Las empresas pueden registrar nuevos visitantes, reutilizar los datos de visitantes existentes y, de este modo, gestionar a los huéspedes recurrentes de forma especialmente sencilla.

Los huéspedes reciben una invitación por correo electrónico y pueden verificarse con antelación o realizar los pasos necesarios más tarde en el quiosco de visitantes in situ. Además, la recepción dispone de un resumen de todos los visitantes en tiempo real, incluyendo estadísticas. Esto no solo sirve para tener una visión general y para fines administrativos, sino que también puede utilizarse en caso de emergencia para cuestiones relacionadas con la seguridad. Por ejemplo, en caso de emergencia, se puede verificar quién se encontraba en las oficinas en el momento de una evacuación o quién debería ser contactado de nuevo posteriormente.

Proceso de invitación de visitantes

El proceso de invitación de visitantes es intuitivo y permite un uso significativo y regular de la herramienta. Además, se pueden realizar ajustes dentro del proceso para personalizar la recepción de visitantes, por ejemplo, para la firma de documentos importantes.

El proceso real se puede dividir en pasos sencillos, distinguiendo entre el registro de visitantes y una reserva específica para visitantes:

El registro de visitantes se realiza con antelación a través de la invitación por correo electrónico o directamente en la recepción. De este modo, el registro de visitantes se integra de forma flexible en el proceso de recepción existente y se puede adaptar a los requisitos de cada empresa.

Registro de visitantes

1. Reservar para un visitante
2. Seleccionar visitante o crear nuevo visitante
3. Seleccionar registro de visitante. Aquí también se puede crear un nuevo visitante al mismo tiempo.
4. Introducir detalles de la reserva
5. Guardar
6. El visitante creado recibirá por correo electrónico una invitación con todos los detalles de la reserva necesarios, así como un código personalizado para el registro. De antemano, también se pueden consultar y aceptar documentos importantes como la información de protección de datos o las políticas de visitantes. De este modo, el registro el día de la visita será lo más sencillo posible.

Puesto de trabajo, sala de reuniones o plaza de aparcamiento para visitantes

1. Reservar para un visitante
2. Seleccionar visitante o crear nuevo visitante
3. Seleccionar puesto de trabajo, sala de reuniones o plaza de aparcamiento
4. Completar el proceso de reserva normal
5. Guardar
6. Si es necesario, el visitante seleccionado recibirá una notificación por correo electrónico con todos los detalles de la reserva y, a través de un enlace en el correo electrónico, podrá acceder al plan en vivo. De este modo, el visitante podrá encontrar de forma autónoma su recurso reservado después de registrarse.
7. La reserva de invitado se muestra ahora en el resumen de reservas personal

Las invitaciones de visitantes y las reservas de invitados también se pueden gestionar a través del área de administración. Aquí también se encuentra un resumen diario y general de las reservas de invitados.

Opciones de configuración para invitaciones de visitantes

A través del área de administración, se pueden consultar y gestionar todas las invitaciones de visitantes. Aquí también se pueden realizar cambios posteriores en los detalles de la reserva o del invitado, y se puede consultar un resumen de todos los visitantes de su empresa. De este modo, los visitantes recurrentes no tienen que ser creados de nuevo cada vez.
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Además de la activación general del módulo, también se puede gestionar si los usuarios que realizan la reserva deben tener derechos de administración sobre las invitaciones. De este modo, la responsabilidad puede dividirse o limitarse a un administrador.
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El acceso a la base de datos de visitantes multiusuario también puede restringirse. Así, los usuarios solo podrán ver y seleccionar los perfiles de visitantes que ellos mismos hayan creado.
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En la configuración también se pueden guardar y editar el texto de bienvenida del correo electrónico, los campos obligatorios a rellenar o los documentos relevantes para el visitante.

Además de las invitaciones de visitantes, aquí también se habilitan el terminal de quiosco opcional y la opción de señalización digital.

Terminal de quiosco y señalización digital

Con el terminal de quiosco opcional y la señalización digital asociada, la recepción el día de la visita se vuelve rápida y sencilla.

El terminal de quiosco facilita enormemente el registro digital de visitantes. Los invitados introducen su código personal, completan la información que falte si es necesario y finalizan el registro de visitantes directamente en el lugar.

La entrada sirve así como una segunda interfaz para el registro y cumple varias funciones:

Recopilación de datos de visitantes:

Si no se han completado todos los datos de los visitantes con antelación, estos también pueden añadirse opcionalmente en el terminal de quiosco. De este modo, cada visitante queda registrado con todo detalle y puede añadir su propia información personal.

Cumplimentación de documentos importantes:

Si se han olvidado documentos importantes con antelación o se han añadido nuevos entre la invitación y la llegada, estos también pueden firmarse digitalmente durante el proceso de registro.

La opción de señalización digital le permite capturar firmas de forma directa y sin papel. Ejemplos de ello serían las condiciones generales, los acuerdos de confidencialidad (NDA) o la información sobre protección o procesamiento de datos. Esto ahorra tiempo, espacio y simplifica todo el proceso de recepción, sin infringir normativas ni descuidar información importante.

Protección de los datos de los visitantes

Con Flexopus, usted disfruta de protección de datos conforme al RGPD. Esto no solo es de suma importancia en la gestión de los datos de usuarios y empresas, sino también al recibir a personas externas y al utilizar la gestión de visitantes. Así, los datos de usuario almacenados se guardan exclusivamente para fines específicos. 

Flexopus está alojado en Alemania, todos los datos se almacenan exclusivamente en servidores de Hetzner GmbH en Baviera. Tanto Hetzner GmbH como Flexopus están certificados según la norma ISO27001. De este modo, todos los procesos cumplen con los más altos procedimientos de seguridad informática y sistemas de gestión de seguridad de la información.

Mediante el terminal de quiosco y la señalización digital, no solo protege los datos de los visitantes, sino también los suyos propios. Así, en temas sensibles, se puede firmar y registrar digitalmente un acuerdo de confidencialidad directamente en la recepción. De este modo, los detalles internos de la empresa permanecen protegidos, sin que tenga que denegar la posibilidad de una visita personal.

El almacenamiento de los datos analíticos basados en el usuario para el registro de visitantes puede limitarse en el tiempo. De este modo, usted es lo más flexible posible y puede satisfacer las necesidades de cada visitante.

Ventajas de una gestión de visitantes

A continuación, se presentan las ventajas de la gestión de visitas de Flexopus:

Invitación de visitantes: Los visitantes externos pueden ser invitados a la oficina fácilmente mediante una notificación por correo electrónico. Recibirán todos los detalles de la reserva necesarios y su código de acceso personal. Además, pueden rellenar documentos importantes con antelación.

Lista digital de visitantes: Como administrador, mantendrá un registro de todos los visitantes presentes. Junto con la lista de usuarios, se puede rastrear quién estuvo en la oficina y en qué momento.

Registro de entrada/salida: La función de registro de entrada cumple la misma función que la de los usuarios habituales. Así se puede verificar en qué franja horaria llegaron los visitantes invitados y solo entran personas con invitación oficial. 

Terminal de quiosco: Aquí se utiliza una tableta para que el registro de visitantes sea lo más sencillo posible. Los visitantes invitados pueden registrarse sin esfuerzo mediante el código de invitación. Esto ahorra papel y personal.

Señalización digital: Los documentos importantes o confidenciales pueden firmarse directamente in situ mediante firma digital. De este modo, el registro sin papel del consentimiento del visitante se simplifica.

Conclusión

Con el registro de visitantes de Flexopus, todo el proceso de visita se digitaliza, optimiza y hace más eficiente. Desde la sencilla invitación por correo electrónico hasta el registro de entrada rápido y fluido, pasando por la firma digital de documentos importantes, el sistema ofrece una solución flexible y profesional para la recepción y gestión de sus invitados.

Desde el registro digital de visitantes hasta la captura digital de visitantes, Flexopus ayuda a las empresas a gestionar los procesos de visitantes de forma digital, transparente y segura.

La gestión de usuarios no solo destaca por su facilidad de uso, sino también por sus altísimos estándares de seguridad y un almacenamiento de datos conforme al RGPD. Usted mantiene en todo momento el control total sobre el flujo de visitantes y puede establecer normas de acceso individuales. Además, la digitalización reduce la carga administrativa manual, minimiza las fuentes de error y garantiza una documentación transparente de todos los movimientos de los visitantes. 

Ya sea para pequeñas empresas o grandes corporaciones, con Flexopus la recepción de invitados se vuelve más sencilla, inteligente y profesional, al tiempo que se mantiene un flujo de trabajo moderno e innovador.