Registro de visitantes simplificado con Flexopus

Debido a un entorno laboral cada vez más conectado, las reuniones presenciales y los espacios compartidos cobran mayor relevancia. En el ajetreo diario, es fundamental recibir a los invitados sin procesos complicados. Con el software de gestión de visitantes de Flexopus, el registro y la gestión de visitas son más sencillos y fluidos que nunca.

Gracias al registro digital, los invitados pueden ser registrados y preparados de forma estructurada antes de su cita. El registro de visitantes online no solo simplifica la planificación, sino que también garantiza que la recepción y el anfitrión estén informados con antelación.

Desde la invitación y el registro hasta el check-in in situ, nuestro sistema asegura un flujo de trabajo fluido y la máxima seguridad. Ya sean visitantes ocasionales o socios comerciales habituales, con Flexopus mantendrá siempre el control y convertirá la recepción en una experiencia profesional.

Registro de visitantes con Flexopus

La gestión de visitantes de Flexopus le permite registrar a los invitados en la oficina sin usar papel. El software digitaliza todo el proceso de gestión de visitas, desde el registro y la verificación hasta la recepción in situ, incluyendo el registro de las visitas.

El registro digital de visitantes garantiza que todos los datos relevantes se documenten de forma centralizada y trazable. Las empresas pueden registrar nuevos visitantes, reutilizar datos existentes y gestionar así a los invitados recurrentes con gran facilidad.

Los invitados reciben una invitación por correo electrónico y pueden verificarse con antelación o completar los pasos necesarios más tarde en el quiosco de visitantes. Además, la recepción dispone de una visión general de todos los visitantes en tiempo real, incluyendo estadísticas. Esto no solo sirve para la administración, sino que también puede utilizarse en situaciones de emergencia, por ejemplo, para verificar quién se encontraba en las oficinas durante una evacuación o quién debería ser contactado posteriormente.

Proceso de invitación de visitantes

El proceso de invitación es intuitivo, lo que permite un uso útil y regular de la herramienta. Además, se pueden realizar ajustes durante el proceso para personalizar la recepción, por ejemplo, para la firma de documentos importantes.

El flujo de trabajo puede dividirse en pasos sencillos, diferenciando entre el registro de visitantes y una reserva concreta para los mismos:

El registro de visitantes se realiza mediante una invitación por correo electrónico o directamente en la recepción. De este modo, el registro se integra de forma flexible en el proceso de recepción existente y puede adaptarse según las necesidades de la empresa.

Registro de visitantes

1. Reservar para un visitante
2. Seleccionar visitante o crear uno nuevo
3. Seleccionar registro de visitantes. Aquí también se puede crear un nuevo visitante al mismo tiempo
4. Introducir detalles de la reserva
5. Guardar
6. El visitante recibe una invitación por correo electrónico con todos los detalles de la reserva y un código personalizado para el registro. Con antelación, también se pueden consultar y aceptar documentos importantes, como información de protección de datos o políticas de visitantes, para que el registro el día de la visita sea lo más sencillo posible.

Puesto de trabajo, sala de reuniones o plaza de aparcamiento para visitantes

1. Reservar para un visitante
2. Seleccionar visitante o crear uno nuevo
3. Seleccionar puesto de trabajo, sala de reuniones o plaza de aparcamiento
4. Seguir el proceso de reserva habitual
5. Guardar
6. El visitante seleccionado recibe, si es necesario, una notificación por correo electrónico con todos los detalles y puede acceder al plano en vivo a través de un enlace. Así, el visitante puede encontrar su recurso reservado de forma autónoma tras el registro.
7. La reserva de invitado aparecerá ahora en la vista general de reservas personales

Las invitaciones y reservas de invitados también pueden gestionarse desde el área de administración. Allí también se dispone de una vista general diaria y total de las reservas de invitados.

Opciones de configuración para invitaciones de visitantes

Desde el área de administración se pueden consultar y gestionar todas las invitaciones de visitantes. Aquí también se pueden realizar cambios posteriores en los detalles de la reserva o del invitado, además de acceder a una visión general de todos los visitantes de su empresa. De este modo, no es necesario volver a registrar a los visitantes recurrentes cada vez.
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Además de la activación general del módulo, se puede gestionar si los usuarios que realizan las reservas deben tener derechos de administración sobre las invitaciones. Así, la responsabilidad puede repartirse o limitarse a un administrador.
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El acceso a la base de datos de visitantes entre usuarios también puede restringirse. De esta forma, los usuarios solo pueden ver y seleccionar los perfiles de visitantes que ellos mismos han creado.
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En los ajustes también se pueden configurar y editar el texto de bienvenida del correo electrónico, los campos obligatorios que deben rellenarse o los documentos relevantes para el visitante.

Además de las invitaciones de visitantes, aquí también se habilitan la terminal de quiosco opcional y la opción de señalización digital.

Terminal de quiosco y señalización digital

Gracias a la terminal de quiosco opcional y a la señalización digital asociada, la recepción el día de la visita se vuelve rápida y sencilla.

En la terminal de quiosco, el registro digital de visitantes es especialmente sencillo. Los invitados introducen su código personal, completan la información que falte si es necesario y finalizan el registro de visitante directamente en el lugar.

La entrada sirve así como segunda interfaz para el registro y cumple varias funciones a la vez:

Registro de datos de visitantes:

En caso de que no se hayan completado todos los datos del visitante con antelación, estos también pueden añadirse opcionalmente en la terminal de quiosco. De este modo, cada visitante queda registrado con detalle y puede añadir información personal por sí mismo.

Cumplimentación de documentos importantes:

Si se olvidaron documentos importantes de antemano o si se han añadido otros nuevos entre la invitación y la llegada, estos también pueden firmarse digitalmente durante el proceso de registro.

La opción de señalización digital le permite recopilar firmas de forma directa y sin papel. Algunos ejemplos son las condiciones generales, los acuerdos de confidencialidad (NDA) o la información sobre protección de datos o tratamiento de datos. Esto ahorra tiempo y espacio, y simplifica todo el proceso de recepción sin infringir normativas ni descuidar información importante.

Protección de los datos de los visitantes

Con Flexopus, usted disfruta de protección de datos conforme al RGPD. Esto es de suma importancia no solo en la gestión de los datos de usuarios y empresas, sino también al recibir a personas externas y utilizar la gestión de visitantes. Por ello, los datos personales almacenados se guardan exclusivamente para los fines previstos.

Flexopus está alojado en Alemania; todos los datos se almacenan exclusivamente en servidores de Hetzner GmbH en Baviera. Tanto Hetzner GmbH como Flexopus cuentan con la certificación ISO27001. Por lo tanto, todos los procesos cumplen con los procedimientos de seguridad informática y los sistemas de gestión de seguridad de la información más exigentes.

Gracias a la terminal de quiosco y a la señalización digital, no solo protege los datos de los visitantes, sino también los suyos propios. En temas sensibles, se puede firmar y registrar digitalmente un acuerdo de confidencialidad directamente en la recepción. De este modo, los detalles internos de la empresa permanecen protegidos sin tener que renunciar a la posibilidad de una visita personal.

El almacenamiento de los datos de análisis basados en el usuario para el registro de visitantes puede limitarse en el tiempo. Así, usted cuenta con la máxima flexibilidad y puede satisfacer las necesidades de cada visitante.

Ventajas de una gestión de visitantes

Aquí tiene un resumen de las ventajas de la gestión de visitantes de Flexopus:

Invitación de visitantes: Las personas externas pueden ser invitadas a la oficina fácilmente mediante una notificación por correo electrónico. Aquí reciben todos los detalles de reserva necesarios y su código de entrada personal. Además, pueden completar documentos importantes con antelación.

Lista digital de visitantes: Como administrador, usted mantiene el control de todos los visitantes presentes. Junto con la lista de usuarios, es posible realizar un seguimiento de quién estuvo en la oficina y en qué momento.

Check-in/Check-out: La función de check-in cumple el mismo propósito que la de los usuarios habituales. Esto permite verificar en qué franja horaria llegaron los visitantes invitados y garantiza que solo accedan personas con una invitación oficial.

Terminal de quiosco: Aquí se utiliza una tableta para que el registro de visitantes sea lo más sencillo posible. Los visitantes invitados pueden registrarse sin esfuerzo mediante su código de invitación. Esto ahorra papel y reduce la carga del personal.

Señalización digital: Los documentos importantes o confidenciales pueden firmarse digitalmente in situ. De este modo, el registro sin papel del consentimiento del visitante se realiza de forma sencilla.

Además de la gestión digital de visitantes, Flexopus ofrece otros módulos para una gestión del lugar de trabajo unificada. Con el software de desk sharing, los empleados pueden reservar puestos de trabajo de forma flexible, mientras que el software de reserva de salas y el sistema de reserva de aparcamiento digital simplifican la gestión de salas de reuniones y plazas de garaje. Además, el software de gestión de activos permite el inventario digital, el módulo de catering y servicios de instalaciones organiza los servicios de oficina y las pantallas para salas de reuniones muestran la ocupación de forma transparente. Así, Flexopus combina todas las funciones clave para la oficina moderna en una plataforma central.

Fazit

Con el registro de visitantes de Flexopus, todo el proceso de visita se digitaliza, optimiza y hace más eficiente. Desde la sencilla invitación por correo electrónico hasta un check-in rápido y fluido, pasando por la firma digital de documentos importantes: el sistema ofrece una solución flexible y profesional para la recepción y gestión de sus invitados.

Desde el registro digital de visitantes hasta la gestión y el control de acceso, Flexopus ayuda a las empresas a implementar procesos de visita sin papel, transparentes y seguros.

La gestión de usuarios destaca no solo por su facilidad de uso, sino también por sus altos estándares de seguridad y un almacenamiento de datos conforme al RGPD. Usted mantiene el control total sobre el flujo de visitantes en todo momento y puede establecer normas de acceso individuales. Además, la digitalización reduce la carga administrativa manual, minimiza las fuentes de error y garantiza una documentación transparente de todos los movimientos de los visitantes.

Ya sea para pequeñas empresas o grandes corporaciones, con Flexopus la recepción de invitados es más sencilla, inteligente y profesional, manteniendo al mismo tiempo un flujo de trabajo moderno e innovador.