Zonas de trabajo: 7 áreas que toda oficina debe tener

Las zonas de trabajo son áreas claramente delimitadas en la oficina, diseñadas cada una para un tipo específico de actividad. En lugar de asignar un puesto fijo a cada persona, la oficina ofrece espacios adecuados para diferentes tareas: concentrarse, coordinarse, hacer llamadas o descansar.

¿Qué son las zonas de trabajo?

La idea detrás de las zonas de trabajo proviene del Activity Based Working. Cada proceso de trabajo requiere diferentes niveles de tranquilidad, tecnología y proximidad al equipo. Quien redacta un concepto necesita algo distinto a alguien que modera un taller durante tres horas.

Para la planificación, ayuda una imagen sencilla: cada zona es un grupo de puestos de trabajo. Esto significa que varios puestos comparten el mismo equipamiento, las mismas reglas y una capacidad fija. La suma de todas las zonas da como resultado la capacidad total de la oficina.

Unas zonas de trabajo bien planificadas ofrecen tres ventajas:

• Mayor eficiencia: El espacio se adapta al trabajo real, no al organigrama.
• Menos interrupciones: Las actividades ruidosas y silenciosas ya no interfieren entre sí.
• Mejor aprovechamiento: Los espacios que nadie utiliza se detectan más rápidamente.

Las zonas de trabajo y el desk sharing se complementan. El desk sharing regula quién utiliza qué puesto y cuándo. Las zonas determinan qué tipo de puestos existen. Solo juntos crean una oficina en la que los empleados cambian de lugar según la tarea, en lugar de permanecer todo el día en el mismo escritorio.

Las siguientes siete zonas de trabajo cubren el día a día de la mayoría de los equipos híbridos.

Zona de concentración: espacio para el trabajo enfocado

La zona de concentración está destinada a tareas que requieren una concentración sin interrupciones: textos, análisis, código, cálculos. Aquí, el silencio es una regla, no una petición.

• Ubicación: lejos de zonas de paso, cocinas e impresoras
• Equipamiento: puestos individuales con paneles de privacidad, monitor, estación de acoplamiento y buena acústica
• Normas: prohibido realizar llamadas o mantener conversaciones en el puesto, notificaciones en silencio
• Método de reserva: por días o medios días, para evitar que alguien bloquee una jornada completa por solo dos horas de trabajo concentrado

Un detalle es clave para su aceptación: el tiempo de preparación. Si cada puesto de trabajo está configurado de la misma manera, el tiempo de puesta a punto por la mañana se reduce a unos pocos gestos. Un software de gestión de activos ayuda a la administración centralizada de los recursos compartidos. Conectar el portátil, ajustar la silla y empezar.

Asegúrese de que la zona de concentración no se convierta en el puesto de trabajo permanente de personas concretas. Está pensada para fases en las que realmente se necesita tranquilidad. Quien pasa medio día en reuniones ocupa un espacio que otros necesitan con más urgencia. Además, las zonas pequeñas de seis a diez puestos son más silenciosas que las grandes.

Zona de colaboración: espacio para el trabajo en equipo

En la zona de colaboración se permite el ruido. Es el espacio para equipos que trabajan juntos en proyectos o tareas y necesitan coordinarse constantemente.

• Mesas de proyecto y mesas altas para cuatro a ocho personas
• Pizarras blancas, paneles de anuncios y pantallas móviles
• Mobiliario con ruedas que puede reorganizarse según la tarea
• Reserva por varios días consecutivos para poder dejar el material en el lugar

Planifique la capacidad aquí por mesas en lugar de por puestos individuales. Y mantenga la distancia con la zona de concentración: nuestro artículo sobre la oficina de espacio abierto explica cómo la zonificación resuelve los problemas de ruido.

Una combinación de áreas de proyecto fijas y mesas de uso libre ha demostrado ser eficaz. Los equipos con proyectos en curso disponen de su propia zona durante la duración del mismo. El resto de las mesas están disponibles para coordinaciones espontáneas y no requieren reserva. De este modo, la zona se mantiene flexible sin necesidad de reorganizar el espacio constantemente.

Salas de reuniones: preparadas para el formato híbrido en lugar de solo grandes

En los equipos híbridos, la mayoría de las reuniones cuentan con alguien conectado de forma remota. Por lo tanto, lo decisivo es la tecnología de la sala y no su tamaño.

• Muchas salas pequeñas: Las salas para dos a cuatro personas son más necesarias que la gran sala de conferencias.
• Tecnología estandarizada: La cámara, el micrófono y la pantalla funcionan igual en todas las salas.
• Reserva en el calendario: Un sistema de reserva de salas permite reservar salas de reuniones directamente al programar la cita.
• Liberación por inasistencia: Las salas no utilizadas vuelven a estar disponibles en el sistema.

Aquí también cuenta el tiempo de preparación. Quien tiene que buscar cables antes de cada cita pierde minutos en cada reunión.

Compruebe también si el tamaño de la sala se ajusta bien al número de participantes. Si habitualmente hay dos personas sentadas en una sala para diez, la capacidad está mal distribuida. En ese caso, suele ser útil dividir una sala grande en dos pequeñas.

Si se recibe regularmente a clientes o socios comerciales, un software de gestión de visitantes facilita además el registro y la inscripción digital de invitados externos.

Zona de llamadas y teléfono

Las llamadas telefónicas y de vídeo son una de las fuentes de distracción más frecuentes en las oficinas abiertas. Una zona de llamadas dedicada protege la zona de concentración y libera las salas de reuniones.

• Cabinas telefónicas para llamadas individuales, pequeñas cabinas para dos personas
• Buena ventilación, luz y una superficie para el portátil
• Intervalos cortos de 30 a 60 minutos en lugar de ocupación durante horas
• Uso espontáneo para llamadas rápidas, reserva para citas fijas

Distribuya las cabinas por todo el espacio en lugar de concentrarlas en un solo lugar. Cuanto más corto sea el camino desde el puesto de trabajo hasta la cabina más cercana, menos se hablará por teléfono en el escritorio. Quien tenga un día lleno de llamadas estará mejor en casa o en una pequeña sala de reuniones.

Zona social: cocina, salón, punto de encuentro

La zona social es el lugar para todo lo que falta en el teletrabajo: la conversación espontánea, la pregunta rápida, la pausa compartida.

• Ubicación central para que los caminos se crucen
• Mezcla de mesas altas, rincones con asientos y una mesa grande
• Acústicamente separada de la zona de concentración y de llamadas
• Utilizable sin reserva

La zona social no cuenta para la capacidad de puestos de trabajo. Sin embargo, alivia otras zonas de trabajo porque las consultas rápidas ya no se realizan en el escritorio.

No subestime el tamaño. En los días de alta asistencia, muchas personas se reúnen aquí al mediodía al mismo tiempo. Una cocina demasiado pequeña provoca que se coma en el escritorio y que no se produzca el intercambio por el que muchos vienen a la oficina. Para los días de equipo o eventos, facilita catering y servicios de oficina la organización de la comida y servicios adicionales.

Zona de retiro y descanso

Después de horas intensas, la mente necesita un descanso. La zona de retiro es la contraparte silenciosa de la zona social.

• Sala de descanso con asientos cómodos y luz tenue
• Sin portátiles, sin llamadas telefónicas
• Accesible, pero no una zona de paso
• Sin reserva, para facilitar el acceso.

Es fundamental establecer una clara distinción con la zona social. En la cocina se habla, aquí no. Si ambas actividades ocurren en el mismo espacio, este no cumplirá ninguna de sus funciones. Basta con una habitación pequeña con puerta, siempre que las normas estén expuestas de forma visible.

Homezone: el hogar del equipo

La Homezone es un área fija para un equipo donde los puestos individuales siguen siendo flexibles. Combina el desk sharing con la sensación de tener un lugar propio en la oficina.

• Un grupo de puestos de trabajo por equipo, claramente marcado en el plano
• Taquillas y un tablero de equipo cerca
• Capacidad inferior al tamaño del equipo, ya que rara vez están todos presentes al mismo tiempo
• Los miembros del equipo tienen prioridad de reserva, las plazas libres están abiertas a otros usuarios

Basándonos en nuestra experiencia en Flexopus, recomendamos empezar con las zonas de equipo (Homezones) al implementar las zonas de trabajo (Workplace Zones). De este modo, los equipos mantienen su punto de referencia mientras el resto de las zonas se asientan.

Sitúe las zonas de equipo de aquellos departamentos que colaboran estrechamente en el día a día una al lado de la otra. Acortar las distancias entre ventas y atención al cliente, o entre producto y desarrollo, ahorra tiempo a diario. Revise la asignación siempre que los equipos se reorganicen.

Planificación de zonas de trabajo: 5 pasos para zonificar la oficina

Las buenas zonas de trabajo nacen de los datos, no de los planos. Estos cinco pasos le llevarán desde el inventario inicial hasta la zonificación final.

1. Identificar tareas y procesos. ¿Qué actividades se realizan y con qué frecuencia? Una breve encuesta y dos semanas de observación suelen ser suficientes. Registre también los procesos recurrentes, como las reuniones diarias, las llamadas con clientes o el cierre mensual.
2. Medir la asistencia. Analice los datos de reservas u ocupación durante varias semanas. Lo decisivo son los días de mayor afluencia, no la media.
3. Calcular la capacidad total. El cálculo es sencillo: empleados × asistencia máxima × margen. En nuestro artículo del glosario sobre la [enlace] explicamos cómo determinar la proporción de plazas por empleado. Tasa de desk sharing.
4. Distribuir la capacidad entre las zonas. Defina el número de plazas y el método de reserva para cada grupo de puestos de trabajo: por día, medio día, franjas horarias o sin reserva.
5. Probar, medir y ajustar. Comience con una zona piloto. Tras unos meses, compruebe el nivel de ocupación de cada zona y traslade las plazas a donde hagan falta.

Ejemplo de cálculo: Una empresa tiene 100 empleados. En los días de mayor afluencia, el 60 por ciento está en la oficina y el margen de seguridad es del 10 por ciento. La capacidad total es, por tanto, de 100 × 0,6 × 1,1 = 66 puestos de trabajo. Estas 66 plazas se distribuyen posteriormente entre la zona de concentración, la zona de colaboración y las zonas de equipo.

Las salas de reuniones, cabinas telefónicas, zonas sociales y áreas de descanso se añaden aparte. Son recursos que se utilizan además del puesto de trabajo propiamente dicho y, por tanto, no cuentan dentro de esas 66 plazas. Para ellos, merece la pena realizar un análisis específico: ¿cuántas horas al día está realmente ocupada cada sala o cabina?

La planificación de la capacidad no es un proyecto de una sola vez. Los equipos crecen, las tareas cambian y, con ellas, la necesidad de cada zona de trabajo. Puede leer más sobre la implementación en la Guía de Desk Sharing de Flexopus.

Errores comunes en la planificación de zonas de trabajo

• Poca área para llamadas: Si faltan cabinas telefónicas, las llamadas se trasladan a la zona de concentración o bloquean las salas de reuniones.
• Zonas sin normas: Una zona de concentración sin normas de silencio visibles no es más que otra oficina abierta.
• Un método de reserva para todo: Una cabina telefónica requiere intervalos de tiempo diferentes a los de una mesa de proyectos.
• Planificación sin datos: Quien estima la capacidad en lugar de medirla, crea cuellos de botella en los días de mayor afluencia.
• Sin ajustes posteriores: Las zonas que apenas se utilizan después de medio año deberían reasignarse.

Haga que las zonas de trabajo sean reservables con Flexopus

Las zonas de trabajo solo funcionan si todos pueden ver qué está libre. Flexopus hace que los recursos de la oficina sean visibles y reservables en una sola aplicación.

• Reservar recursos: Los puestos de trabajo y las salas de reuniones se pueden reservar de forma centralizada. Un software integrado de gestión de aparcamientos permite además la reserva flexible de las plazas de aparcamiento de la empresa disponibles.
• Plano en tiempo real: El plano de planta muestra qué puestos están libres y quién trabaja en cada lugar.
• Análisis: Los datos de ocupación proporcionan la base para la planificación y el ajuste posterior de las zonas.

Esto cierra el círculo de la planificación. Las zonas se configuran una vez, las reservas se gestionan a diario a través del software y, tras unos meses, el análisis muestra qué zonas de trabajo tienen una buena ocupación y dónde falta capacidad o esta permanece sin utilizar.

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Conclusión: las zonas de trabajo convierten la oficina en una herramienta

Las zonas de trabajo ofrecen el lugar adecuado para cada tipo de tarea. La zona de concentración, la zona de colaboración, las salas de reuniones, la zona de llamadas, la zona social, la zona de descanso y la zona de equipo conforman una oficina adaptada a los equipos híbridos.

El camino para lograrlo es sencillo: identificar tareas, medir la asistencia, calcular la capacidad, distribuirla y realizar ajustes periódicos. Mantener la reserva de zonas simple y controlar la ocupación aumenta la eficiencia del espacio y la satisfacción del equipo.

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