El futuro del trabajo: Activity Based Working

En el mundo en constante evolución de la cultura laboral, un concepto innovador cobra cada vez más importancia: el Activity Based Working (ABW). Los puestos de trabajo fijos tradicionales dan paso a un enfoque más flexible, diseñado para aumentar la productividad y adaptar el entorno a las necesidades individuales. Adentrémonos en el fascinante mundo del Activity Based Working y descubramos cómo esta forma revolucionaria de trabajar está transformando nuestra manera de desempeñar nuestras labores.

¿Qué es el Activity Based Working?: Una definición

Para explicarlo de forma sencilla, el trabajo basado en actividades se asemeja al concepto de un hogar. Las personas utilizan diferentes estancias para tareas cotidianas: vamos a la cocina para cocinar y al sofá del salón para relajarnos. En la oficina, seguimos el mismo principio. Se busca el espacio adecuado para cada actividad, solo que aquí no hablamos de vivienda, sino del entorno laboral.

Estos espacios deben estar equipados para respaldar la actividad en cuestión. Se ofrece a los empleados un entorno adaptado a las tareas pendientes. Según la labor, se puede decidir individualmente cuál es el entorno adecuado y si se trabajará en interacción con colegas o de forma individual en un proyecto. Los empleados deciden qué herramientas necesitan y en qué lugar y momento llevar a cabo el proyecto.

Activity Based Working y Desk Sharing: Una sinergia perfecta

El espacio de trabajo, adaptado a la actividad y diseñado a medida para los empleados o equipos, fomenta la productividad a largo plazo y la creatividad.

Un elemento central del concepto de Activity Based Working es la independencia técnica mediante wifi, smartphone o portátil. El puesto de trabajo se reinterpreta a través de la libertad de ubicación. Este concepto es ideal para empresas donde predomina el trabajo por proyectos, la responsabilidad propia y la creatividad. Ni siquiera los supervisores tienen un escritorio fijo o un despacho propio, ya que las áreas de oficina se transforman en espacios creativos y de reunión entre los que los empleados pueden elegir libremente.

Un concepto de trabajo moderno que crea sinergias adecuadas con el Activity-based Working es el Desk Sharing. El Desk Sharing va más allá de la simple flexibilidad espacial y permite a los empleados compartir sus puestos según sus necesidades y perfil de actividad. En lugar de puestos fijos o despachos propios, las empresas ofrecen áreas de oficina flexibles que pueden configurarse según los requisitos. Esta flexibilidad no solo optimiza el uso de recursos, sino que apoya los principios del Activity Based Working al permitir que los empleados elijan el área óptima para sus tareas. De hecho, las mesas pueden tener diferentes equipamientos y características.

La combinación de trabajo basado en actividades y escritorio compartido crea un entorno laboral flexible que prioriza las necesidades individuales de los empleados, fomentando al mismo tiempo la colaboración y la productividad.

Flexopus ofrece la solución ideal para ello: desarrollada en Stuttgart, alojada en Alemania y con certificación ISO 27001. Este software de gestión de espacios de trabajo ayuda a las empresas a organizar de forma centralizada diversas áreas y recursos. Además de la reserva convencional de puestos de trabajo, su sistema de reserva de salas integrado permite gestionar espacios de reuniones, zonas creativas y otras áreas comunes. Asimismo, un sistema de reserva de plazas de aparcamiento garantiza que los estacionamientos también puedan reservarse de manera flexible y según las necesidades.

Además, el Asset Management permite la digitalización del inventario y la gestión de los equipos de trabajo y los activos de la empresa. Con el software de gestión de visitantes, es posible registrar y recibir a invitados externos de forma digital, mientras que el módulo de catering y servicios de instalaciones simplifica la reserva de servicios adicionales para reuniones y eventos.

¿Qué opciones de espacio de trabajo existen en el Activity Based Working?

Las opciones que ofrece el llamado Activity Based Working pueden ser muy variadas: desde un refugio tranquilo en forma de cabina telefónica hasta un salón abierto para reuniones creativas, las posibilidades son ilimitadas. Los espacios destinados al trabajo concentrado deben estar aislados acústica y visualmente.

El diseño de estos espacios suele ser sencillo y minimalista. Para reuniones de varias personas, se utilizan áreas colaborativas que fomentan la cooperación, como una sala de reuniones. Para conectar con colegas de otras áreas, los puntos de encuentro sociales como las cafeterías de trabajo son ideales, ya que permiten un intercambio óptimo más allá de las áreas de actividad específicas. A diferencia de las zonas de silencio, los entornos de aprendizaje tienen un diseño más colorido y creativo. Además, se proporcionan materiales como paredes escribibles o artículos de manualidades para apoyar el trabajo creativo. La regeneración también debe ser parte de este concepto; para ello, son adecuadas las zonas con muebles tapizados que, en un ambiente agradable y con una postura cómoda, actúan como lugar de descanso.

En el Activity Based Working existen diversas "actividades", como el trabajo de enfoque, realizado individualmente. En las actividades colaborativas, donde participan dos o más personas, se llevan a cabo lluvias de ideas o diálogos. Además, existen actividades como la relajación o tareas técnicas.

¿Cuáles son las ventajas del Activity Based Working?

1. Aire fresco en la comunicación: Las ventajas del trabajo basado en actividades para las empresas incluyen el apoyo a los procesos de comunicación y de equipo. La regeneración aumenta la capacidad de rendimiento de la organización.

2. Aumento de la satisfacción de los empleados: Otra ventaja importante es el intercambio, que influye positivamente en el desempeño. En general, aumenta la satisfacción de los empleados, ya que pueden decidir por sí mismos cómo y dónde trabajar.

3. Estilo de trabajo más saludable: Gracias a los diversos métodos y lugares de trabajo, se integra más movimiento en la rutina diaria. Para los empleados, esto supone un estilo de trabajo más saludable. Las mesas obligatorias de pie y sentado con diferentes alturas permiten alternar activamente entre tareas de pie y sentado.

4. Más variedad: Este modelo de trabajo fomenta el contacto y la colaboración entre los empleados. Aunque hay menos puestos de trabajo, estos son de mayor calidad, lo que también aporta variedad.

5. Aumento de la creatividad: Los nuevos espacios de oficina pueden incluir, por ejemplo, zonas creativas donde los empleados expresen sus ideas con diversos materiales y debatan sobre modelos físicos. En el ámbito del Design Thinking, se pueden utilizar piezas de Lego, plastilina, papel, rotuladores, etc. Lo ideal es realizar las llamadas telefónicas en cabinas insonorizadas para no molestar a los demás.

¿Cuáles son los desafíos del Activity Based Working?

Aun así, existen algunos retos a los que las empresas deben enfrentarse al implementar el trabajo basado en actividades. Por ejemplo, una cultura laboral estática y funcional encaja mejor con un concepto de oficina clásico, mientras que las tareas creativas y orientadas a proyectos suelen tener más sentido en un entorno de trabajo basado en actividades. Al elegir el concepto de espacio de trabajo, no solo hay que tener en cuenta el lugar, sino también las distintas personalidades, ya que no todo el mundo se siente cómodo en grandes espacios comunes. Las personas más introvertidas probablemente prefieran zonas más tranquilas donde puedan retirarse.

Conclusión: ¿Ha llegado el Activity Based Working para quedarse?

El Activity Based Working (ABW) revoluciona la cultura laboral mediante enfoques flexibles y, combinado con el desk sharing, crea un entorno óptimo para la productividad y la creatividad. La variedad de opciones de puestos de trabajo ofrece una solución moderna para las empresas que se adaptan a los cambios del mundo laboral. A pesar de algunos desafíos, el ABW muestra numerosas ventajas y está marcando el futuro del trabajo a través de conceptos flexibles y basados en actividades. En general, cada vez más empresas adoptan el Activity Based Working, y el futuro muestra una tendencia positiva al alza.