“Sin miedo al desk sharing”: cómo Flexopus optimiza los flujos de trabajo

Entrevista con la jefa de Personas y Cultura, Stefanie Maamer

Gracias por dedicarnos su tiempo. Para empezar, ¿podría presentarse y describir su empresa?

Me llamo Stefanie Maamer y trabajo en Banauten GmbH como jefa de Personas y Cultura. Somos una agencia digital fundada hace 6 años que desarrolla proyectos centrados en redes sociales. En cuanto al modelo de trabajo, tenemos un modelo híbrido. Esto significa que nuestros empleados trabajan tanto desde casa como en la oficina.

¿Desde cuándo utilizan Flexopus?

Utilizamos Flexopus desde principios de 2020.

¿Por qué decidieron integrar un software de desk sharing en la empresa?

Como agencia digital, nos interesan mucho las herramientas digitales y siempre queremos estar a la vanguardia, tanto para nosotros como para nuestros empleados, en lo que respecta a nuevas tecnologías y, sobre todo, a herramientas que nos ayuden y faciliten el día a día laboral. Para nosotros, Flexopus es precisamente una de esas herramientas.

Además, hemos crecido mucho en los últimos años, mucho más rápido de lo que lo han hecho nuestras oficinas. Al principio, Flexopus nos ayudó a gestionar de forma óptima la asistencia a la oficina y, con el tiempo, a darnos cuenta de que necesitábamos un espacio mayor. Como mencioné antes, trabajamos en un modelo híbrido, lo que significa que los compañeros trabajan parte del tiempo desde casa y parte en la oficina; durante mucho tiempo no tuvimos un puesto fijo para cada uno, por lo que existía el riesgo de llegar a la oficina y no encontrar sitio.

Entre otras cosas, tenemos equipos de proyecto cambiantes y nos resulta muy útil que los empleados puedan reservar sus puestos de trabajo para sentarse juntos con sus equipos. Además, queríamos una forma sencilla de reservar nuestras salas de reuniones y nuestras plazas de aparcamiento, que pueden ser reservadas tanto por clientes como por empleados.

¿Qué aspectos fueron importantes para ustedes a la hora de elegir un proveedor de software de desk sharing y quién participó en el proceso de decisión?

Nos centramos, por un lado, en la usabilidad: que la herramienta fuera fácil de usar y que además tuviera un buen diseño. Por supuesto, también era importante que la carga de trabajo para los administradores fuera mínima y que su manejo fuera sencillo.
Otras razones fueron la protección de datos y la seguridad de los datos, que eran temas importantes para nosotros, y finalmente el precio también influyó. En el proceso de decisión participaron la dirección y el departamento de TI.

¿Por qué se decidieron por Flexopus?

Nos convenció el conjunto de funciones, que se ajustaba perfectamente a nuestras necesidades, la interfaz de usuario sencilla e intuitiva, el hecho de que Flexopus se desarrolle y aloje en Alemania y, por supuesto, la relación calidad-precio.

¿Cuánto duró el proceso de integración (desde la firma del contrato hasta el uso por parte de todos) y qué retos o dificultades encontraron al integrar Flexopus?

En poco más de una semana todo estaba configurado y listo para funcionar. Creo que fuimos uno de los primeros usuarios de Flexopus y, al principio, no estaban todas las funciones que existen hoy. El mayor reto fue animar a los empleados a utilizar Flexopus con regularidad.

¿Cómo abordaron la comunicación del cambio?

Ganz am Anfang waren wir noch ein kleines Team und hatten auch noch für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen eigenen Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit war es nicht ganz selbstverständlich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich immer über Flexopus einen Platz zu buchen, weil klar war, dass es genügend Plätze gibt. Wir sind jedoch recht schnell gewachsen und es gab nicht mehr für jede Person einen eigenen Platz. So ging es recht schnell, dass Flexopus vom Team in den Arbeits-Workflow integriert wurde. Mittlerweile ist die Arbeitsplatzbuchung im Onboarding-Prozess integriert, wir stellen Flexopus vor und es ist für alle selbstverständlich, dass das Tool genutzt wird.

Wie hat sich Flexopus auf Ihre Arbeitsweise und Produktivität ausgewirkt?

Flexopus ist vor allem für unsere Projektteams sehr sinnvoll, weil sich diese tageweise zusammensetzen können, was Abstimmungen vereinfacht. Außerdem spart uns die Buchung von Besprechungsräumen und Parkplätzen Zeit, weil die Verfügbarkeit jederzeit eingesehen werden kann und so auch kurzfristige Buchungen jederzeit superschnell möglich sind.

Zum anderen hat auch die Pandemie großen Einfluss auf die Nutzung gehabt. Wir haben schon kurz vor der Pandemie angefangen, Flexopus zu nutzen und als es täglich neue Regelungen gab, konnten wir schnell darauf reagieren und beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Plätzen freischalten, damit auch die Sicherheit unserer Kolleginnen und Kollegen zu jeder Zeit gewährleistet war.

Wie gut funktioniert die Integration der Flexopus Software mit anderen Tools oder Systemen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen?

Wir nutzen Flexopus mit der Microsoft Integration, das heißt, wir können mittels des Microsoft Teams Add-ons Flexopus in Teams nutzen, in Outlook sämtliche Meetingräume direkt bei der Terminerstellung buchen und nutzen zudem Single-Sign-On und das funktioniert wunderbar.

Zu guter Letzt, welche Empfehlungen würden Sie anderen Unternehmen geben, die Desk Sharing in Betracht ziehen?

Wir als Unternehmen können Desk Sharing uneingeschränkt weiterempfehlen und andere Unternehmen dazu ermutigen, ein Tool wie Flexopus einzuführen. Ich finde vor allem Flexopus für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell haben, sehr empfehlenswert, weil hierdurch natürlich auch Bürofläche eingespart werden kann, die vielleicht nicht mehr gebraucht wird. Es lohnt sich aber durchaus auch für Unternehmen, die zum Beispiel viele Meetingräume zu verwalten haben. Man sollte auf keinen Fall Angst vor Desk Sharing haben, da es aus meiner Sicht deutlich mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Und ein Tool wie Flexopus unterstützt das Prinzip perfekt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.