« N'ayez plus peur du flex office » — comment Flexopus optimise les flux de travail

Entretien avec Stefanie Maamer, Head of People & Culture

Merci de nous accorder du temps. Pour commencer, pouvez-vous vous présenter et nous parler de votre entreprise ?

Je m'appelle Stefanie Maamer et je suis Head of People & Culture chez Banauten GmbH. Nous sommes une agence numérique créée il y a 6 ans, spécialisée dans les projets de réseaux sociaux. Concernant notre modèle de travail, nous avons adopté un modèle hybride. Cela signifie que nos collaborateurs travaillent aussi bien en télétravail qu'au bureau.

Depuis combien de temps utilisez-vous Flexopus ?

Nous utilisons Flexopus depuis début 2020.

Pourquoi avez-vous décidé d'intégrer un logiciel de partage de bureaux dans votre entreprise ?

En tant qu'agence numérique, nous nous intéressons beaucoup aux outils digitaux. Nous souhaitons rester à la pointe des nouvelles technologies, tant pour nous que pour nos collaborateurs, surtout lorsqu'il s'agit d'outils qui facilitent notre quotidien professionnel. Flexopus est exactement ce type d'outil.

De plus, nous avons connu une forte croissance ces dernières années, bien plus rapide que celle de nos espaces de bureaux. Au début, Flexopus nous a aidés à gérer de manière optimale la présence au bureau et, à terme, à réaliser que nous avions besoin de plus d'espace. Comme je l'ai mentionné, nous travaillons en mode hybride : nos collaborateurs alternent entre télétravail et bureau. Pendant longtemps, nous n'avions pas de poste dédié pour chacun, ce qui créait un risque d'arriver au bureau sans trouver de place disponible.

Nous avons également des équipes de projet changeantes, et il est très utile pour nous que les collaborateurs puissent réserver leurs postes de travail afin de s'asseoir avec leurs équipes. Nous souhaitions aussi une solution simple pour la réservation de nos salles de réunion et de nos places de parking, accessibles aussi bien aux clients qu'aux collaborateurs.

Quels aspects ont été déterminants dans le choix d'un fournisseur de logiciel de partage de bureaux et qui a participé au processus de décision ?

Nous avons mis l'accent sur l'ergonomie : l'outil devait être simple à utiliser et esthétique. Il était également important que la charge de travail pour les administrateurs soit limitée et que la gestion soit intuitive.
D'autres facteurs ont été la protection des données et la sécurité informatique, des sujets cruciaux pour nous, sans oublier le prix. La direction et le service informatique ont participé au processus de décision.

Pourquoi avez-vous choisi Flexopus ?

Nous avons été convaincus par l'étendue des fonctionnalités parfaitement adaptée à nos besoins, par l'interface simple et intuitive, par le fait que Flexopus soit développé et hébergé en Allemagne, et enfin par le rapport qualité-prix.

Combien de temps a duré le processus d'intégration (de la signature du contrat à l'utilisation par tous) et quelles difficultés avez-vous rencontrées lors de la mise en place de Flexopus ?

Tout était configuré et prêt à l'emploi en une bonne semaine. Nous avons fait partie des premiers utilisateurs de Flexopus, et au début, toutes les fonctionnalités actuelles n'existaient pas encore. Le plus grand défi a été d'encourager les collaborateurs à utiliser Flexopus régulièrement.

Comment avez-vous abordé la communication autour de ce changement ?

Ganz am Anfang waren wir noch ein kleines Team und hatten auch noch für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einen eigenen Arbeitsplatz. Zu dieser Zeit war es nicht ganz selbstverständlich für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich immer über Flexopus einen Platz zu buchen, weil klar war, dass es genügend Plätze gibt. Wir sind jedoch recht schnell gewachsen und es gab nicht mehr für jede Person einen eigenen Platz. So ging es recht schnell, dass Flexopus vom Team in den Arbeits-Workflow integriert wurde. Mittlerweile ist die Arbeitsplatzbuchung im Onboarding-Prozess integriert, wir stellen Flexopus vor und es ist für alle selbstverständlich, dass das Tool genutzt wird.

Wie hat sich Flexopus auf Ihre Arbeitsweise und Produktivität ausgewirkt?

Flexopus ist vor allem für unsere Projektteams sehr sinnvoll, weil sich diese tageweise zusammensetzen können, was Abstimmungen vereinfacht. Außerdem spart uns die Buchung von Besprechungsräumen und Parkplätzen Zeit, weil die Verfügbarkeit jederzeit eingesehen werden kann und so auch kurzfristige Buchungen jederzeit superschnell möglich sind.

Zum anderen hat auch die Pandemie großen Einfluss auf die Nutzung gehabt. Wir haben schon kurz vor der Pandemie angefangen, Flexopus zu nutzen und als es täglich neue Regelungen gab, konnten wir schnell darauf reagieren und beispielsweise nur eine bestimmte Anzahl an Plätzen freischalten, damit auch die Sicherheit unserer Kolleginnen und Kollegen zu jeder Zeit gewährleistet war.

Wie gut funktioniert die Integration der Flexopus Software mit anderen Tools oder Systemen, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag nutzen?

Wir nutzen Flexopus mit der Microsoft Integration, das heißt, wir können mittels des Microsoft Teams Add-ons Flexopus in Teams nutzen, in Outlook sämtliche Meetingräume direkt bei der Terminerstellung buchen und nutzen zudem Single-Sign-On und das funktioniert wunderbar.

Zu guter Letzt, welche Empfehlungen würden Sie anderen Unternehmen geben, die Desk Sharing in Betracht ziehen?

Wir als Unternehmen können Desk Sharing uneingeschränkt weiterempfehlen und andere Unternehmen dazu ermutigen, ein Tool wie Flexopus einzuführen. Ich finde vor allem Flexopus für Unternehmen, die ein hybrides Arbeitsmodell haben, sehr empfehlenswert, weil hierdurch natürlich auch Bürofläche eingespart werden kann, die vielleicht nicht mehr gebraucht wird. Es lohnt sich aber durchaus auch für Unternehmen, die zum Beispiel viele Meetingräume zu verwalten haben. Man sollte auf keinen Fall Angst vor Desk Sharing haben, da es aus meiner Sicht deutlich mehr Vor- als Nachteile mit sich bringt. Und ein Tool wie Flexopus unterstützt das Prinzip perfekt.

Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben.