Desk Sharing avec Excel : pourquoi le tableur atteint ses limites dans le bureau hybride

De nombreuses entreprises organisent encore aujourd'hui leurs espaces de travail flexibles avec Microsoft Excel. Si cette solution est pratique pour débuter, elle entraîne rapidement, sur le long terme, des doubles réservations, une charge administrative importante et des questions de confidentialité non résolues. Cet article explique comment est structuré un modèle Excel de desk sharing, quelles sont ses limites et ce qu'un logiciel de desk sharing fait de mieux.

Pourquoi le desk sharing sur Excel est si répandu

Le passage de postes de travail fixes à des espaces partagés commence, dans la plupart des entreprises, par un tableur. Une feuille par étage, les bureaux en lignes, les jours du calendrier en colonnes, le tout accessible via un lien sur SharePoint. Cela s'explique par plusieurs raisons :

• La licence est déjà disponible, ce qui n'engendre aucun coût supplémentaire.
• Aucune validation informatique ni processus d'achat n'est nécessaire.
• Tout le monde dans l'entreprise sait utiliser Excel.
• Des modèles gratuits peuvent être trouvés et adaptés en quelques minutes.
• Pour une seule équipe de 15 postes, ce modèle fonctionne effectivement.

En tant que solution temporaire, le tableur est donc tout à fait acceptable. Les difficultés apparaissent lorsque le projet pilote devient permanent et que d'autres départements, étages ou sites sont ajoutés.

Comment est généralement structuré un modèle Excel de desk sharing

Les modèles courants suivent presque toujours le même schéma. Une matrice croise les postes de travail et les périodes ; les collaborateurs inscrivent leur nom dans les cellules. Les versions plus avancées y ajoutent des listes déroulantes, une mise en forme conditionnelle pour les places occupées, une feuille séparée par partie de bâtiment et une légende pour les équipements tels que les stations d'accueil ou les bureaux réglables en hauteur.

Cela permet de visualiser quel poste est occupé et qui l'utilise. Pour tout le reste, il faut se coordonner en équipe, envoyer des rappels par e-mail et avoir quelqu'un pour maintenir le fichier à jour.

Où l'outil de réservation de bureau Excel atteint ses limites

‍

Trois problèmes surviennent le plus fréquemment :

1. Doubles réservations et postes bloqués

Excel ne permet pas de faire des réservations contraignantes. Quiconque ouvre une version antérieure du fichier risque d'écraser les saisies des collègues lors de l'enregistrement, et celui qui réserve mais finit par travailler en télétravail reste occupé toute la journée, car un check-in est manquant. En pratique, cela entraîne des discussions le matin et, durant la journée, des bureaux qui apparaissent comme occupés alors que personne n'est présent.

2. Manque d'orientation dans le bâtiment

Le tableau indique un numéro de place. Mais il ne précise pas où se trouve réellement la place 3.14, si elle est située près d'une fenêtre ou si l'équipe est installée dans la même zone. Les nouveaux collaborateurs doivent donc demander leur chemin, tandis que les autres réservent toujours le même bureau par habitude. L'objectif premier du flex office, à savoir l'utilisation flexible de l'ensemble de l'espace, n'est ainsi pas atteint.

3. Une occupation difficile à analyser

Le flex office se rentabilise grâce au taux de partage des bureaux et à l'occupation réelle de l'espace. Extraire ces indicateurs d'un fichier Excel est fastidieux et les résultats ne sont fiables qu'à hauteur de la qualité des saisies. Prendre des décisions sur les surfaces locatives ou les réaménagements sur cette base revient à travailler avec des estimations, ce qui empêche de réaliser des économies potentielles.

Protection des données : un risque sous-estimé

La liste Excel atteint également ses limites en matière de protection des données. Les données de présence sont souvent des données à caractère personnel. Un tableau accessible à tous les employés d'un site, qui consigne sur des mois qui était au bureau et quand, s'apparente à un suivi des déplacements. Excel ne propose ni gestion des rôles graduée, ni délais de suppression automatiques, ni journalisation des accès, ni paramètres de confidentialité pour les collaborateurs.

C'est un sujet qui devient incontournable lors de la concertation avec le comité d'entreprise . Un logiciel de flex office comme Flexopus répond à ces exigences grâce à une gestion des droits et des rôles, des visibilités configurables et des durées de conservation définies.

Ce qui différencie Flexopus d'un outil de réservation de bureaux sur Excel

Flexopus est une plateforme de gestion de l'espace de travail permettant de réserver des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking sur des plans de bâtiments interactifs. Le processus de réservation se fait en trois étapes : choisir la période, sélectionner l'emplacement, réserver le poste de travail. 

Aperçu des principales différences par rapport à une solution sur tableur Excel :

• plans d'étage interactifs au lieu de listes de places, gérables via le Floorplanner
• Plan interactif et favoris pour permettre aux collaborateurs de réserver à proximité de leur équipe
• Zones dédiées et groupes d'utilisateurs pour les espaces réservés à des services spécifiques
• gestion simultanée de postes flexibles, fixes et mobiles
• Smart Analytics avec taux d'occupation par bâtiment, étage et poste de travail
• Authentification unique via Microsoft Entra ID et synchronisation de calendrier avec Microsoft Exchange
• Réservation directement dans l'application Microsoft Teams ou via nos applications mobiles iOS et Android
• plus de 35 intégrations SIRH, qui importent automatiquement les absences
• Hébergement sur des serveurs dédiés en Allemagne, certifié ISO 27001:2022 par le TÜV Rheinland
• Facturation au poste de travail plutôt qu'à l'utilisateur, ce qui, avec un taux de partage de bureau supérieur à 1, réduit directement les coûts d'un logiciel de desk sharing

Quand changer de solution

Un changement est généralement pertinent si au moins l'un des points suivants s'applique :

• Plus d'une vingtaine de collaborateurs se partagent des postes de travail flexibles.
• Il existe plusieurs étages, bâtiments ou sites.
• Les doubles réservations ou les places bloquées sont monnaie courante.
• La gestion du fichier repose en permanence sur une seule personne.
• Vous souhaitez réduire vos surfaces, mais vous manquez de données fiables sur le taux d'occupation.
• La protection des données et la concertation sociale imposent des exigences strictes en matière d'accès et de stockage.

Conclusion : le desk sharing nécessite bien plus qu'un simple tableau.

Un modèle Excel de desk sharing est gratuit et opérationnel en une heure. Rien ne s'oppose donc à un premier test. Cependant, en utilisation prolongée, cela entraîne des doubles réservations, une charge administrative importante et des problèmes de conformité en matière de protection des données.

Quiconque desk sharing souhaite mettre en place le  de manière durable et en tirer des avantages en termes d'espace et de coûts a besoin d'un système qui affiche les disponibilités de manière fiable et permet de mesurer l'utilisation réelle.