Gestion des espaces avec Excel : structure, limites et alternatives

Qu'est-ce que la gestion des salles avec Excel ?

La gestion des salles avec Excel consiste à documenter l'occupation des salles de réunion dans un tableau. Les lignes correspondent aux salles et les colonnes aux créneaux horaires d'une journée ou d'une semaine. Toute personne ayant besoin d'une salle inscrit son nom et l'objet de la réunion dans la cellule correspondante.

Le fichier est généralement stocké sur un lecteur partagé ou sur SharePoint afin que toutes les parties prenantes puissent y accéder. Il est souvent complété par une deuxième feuille de calcul contenant les données des salles, telles que la capacité, l'étage et les équipements comme les projecteurs ou les systèmes de visioconférence.

Ainsi, une gestion des salles sur Excel remplit la fonction de base d'un plan d'occupation: elle permet de visualiser quelle salle est réservée et à quel moment.

Comment créer un plan d'occupation des salles dans Excel ?

La création d'un modèle de gestion des salles fonctionnel sous Excel se fait en quelques étapes :

1. Créez une feuille de calcul par semaine ou par site afin de conserver une vue d'ensemble claire.
2. Saisissez toutes les salles de réunion dans la première colonne, idéalement triées par bâtiment et par étage.
3. Définissez les créneaux horaires dans l'en-tête, par exemple par blocs de 30 ou 60 minutes.
4. Créez une deuxième feuille de calcul avec les données de base de chaque salle : capacité, équipement, étage et personne à contacter.
5. Intégrez une liste déroulante avec les noms des collaborateurs dans les cellules de réservation pour éviter les erreurs de saisie.
6. Utilisez une mise en forme conditionnelle pour colorer les cellules occupées, afin d'identifier les créneaux libres en un coup d'œil.
7. Protégez les feuilles contenant les données de base afin que seules les cellules de réservation puissent être modifiées.
8. Enregistrez le fichier dans un emplacement central et définissez par écrit qui est autorisé à modifier ou supprimer des entrées.

Quels sont les avantages de la gestion des salles avec Excel ?

Pour les petites organisations, plusieurs arguments plaident en faveur de l'utilisation d'un tableau :

• La licence est déjà disponible, ce qui n'engendre aucun coût supplémentaire.
• Aucune validation informatique ni processus d'achat n'est nécessaire.
• Tous les collaborateurs savent utiliser Excel ; aucune formation n'est nécessaire.
• Le modèle peut être librement adapté aux noms de salles et aux grilles horaires de votre choix.
• Ce modèle fonctionne de manière fiable pour un bureau disposant de trois à cinq salles de réunion et une équipe sur un seul site.

Quelles sont les limites d'une gestion des salles via Excel ?

Dès que plusieurs départements, étages ou sites sont impliqués, trois problèmes surviennent régulièrement.

Doubles réservations

Excel ne permet pas de réservation contraignante. Quiconque ouvre une version antérieure du fichier écrase les entrées des collègues lors de l'enregistrement. En l'absence de vérification automatique, cela ne se remarque souvent que lorsque deux groupes se retrouvent devant la même porte.

Absence de lien avec le calendrier

Le tableau est déconnecté de la planification des rendez-vous. Quiconque réserve une salle doit également créer l'invitation dans Outlook. Si le rendez-vous est annulé, l'entrée reste généralement dans le tableau et la salle est toujours considérée comme occupée, alors qu'elle est libre. Notre article sur la gestion des salles avec Outlookmontre comment relier les deux systèmes.

Aucune analyse du taux d'occupation

Il est très difficile d'extraire d'une gestion Excel les salles réellement utilisées. Pourtant, ces chiffres sont indispensables pour décider s'il est plus judicieux de diviser une grande salle de conférence en deux espaces de réunion plus petits.

À cela s'ajoute la protection des données. Un tableau accessible à tous documente pendant des mois qui a rencontré qui et quand. Excel ne propose ni concept de rôles gradués ni délais de suppression définis.

Gestion des salles avec Excel ou Flexopus : le comparatif

Pourquoi Flexopus est-il une meilleure alternative à Excel ?

Flexopus est une plateforme de gestion des espaces de travail permettant de réserver des salles de réunion, des postes de travail et des places de parking sur des plans de bâtiments interactifs. Pour ceux qui utilisaient jusqu'ici Excel pour la gestion des salles, les principaux avantages sont :

• une réservation contraignante qui exclut les doubles réservations
• la connexion à Microsoft Exchange, afin que les réservations effectuées dans Outlook et Flexopus restent cohérentes
• des plans d'étage interactifs plutôt que des listes de salles, avec filtres par capacité et équipement
• connexion optionnelle à la restauration ou aux services généraux incluant la gestion des commandes
• Smart Analytics avec des taux d'occupation par bâtiment, étage et salle
• des panneaux de porte numériques qui affichent le statut directement devant la salle‍
• Hébergé en Allemagne sur des serveurs dédiés, certifié selon la norme ISO 27001:2022

Chez Flexopus, nous accompagnons régulièrement le passage du tableur à un système de réservation de salles et recommandons de migrer d'abord un site complet plutôt que de convertir tous les bâtiments simultanément. L'expérience montre que l'adhésion est nettement plus élevée lorsque les collaborateurs retrouvent dès le départ les plans corrects de leur propre site. Les effets concrets au quotidien sont également décrits dans notre article sur comment les systèmes de réservation de salles facilitent le travail quotidien.

Cas d'usage : du tableur au système de réservation

Une entreprise de services de taille moyenne comptant environ 300 employés gérait ses 18 salles de réunion via un fichier Excel partagé. En moyenne, plusieurs doubles réservations survenaient chaque semaine, et la maintenance du fichier incombait à un assistant. Après le passage à Flexopus, les doubles réservations ont disparu, car les salles ne sont désormais attribuées que par le système. L'analyse du taux d'occupation a également révélé que deux grandes salles de conférence étaient rarement occupées à pleine capacité. Elles ont été divisées, créant ainsi quatre salles de réunion supplémentaires sans nécessiter de surface additionnelle.

Conclusion

Un modèle Excel de gestion des espaces est gratuit et opérationnel en un après-midi. Pour un petit bureau avec peu de salles, c'est une solution solide. Cependant, avec l'augmentation du nombre de salles, d'étages et de sites, la charge de maintenance et le nombre de doubles réservations augmentent, tandis que les données fiables sur le taux d'occupation font défaut.

Pour optimiser durablement l'utilisation de vos espaces, il est indispensable de passer à un système proposant des réservations fermes, une synchronisation avec les calendriers et des outils d'analyse.