Gestione degli spazi con Excel: struttura, limiti e l'alternativa

Cos'è la gestione degli spazi con Excel?

Con la gestione degli spazi tramite Excel, l'occupazione delle sale riunioni viene documentata in un foglio di calcolo. Nelle righe sono elencate le sale, mentre nelle colonne sono indicati gli intervalli temporali di una giornata o di una settimana. Chi ha bisogno di una sala inserisce il proprio nome e il motivo della prenotazione nella cella corrispondente.

Il file viene solitamente salvato su un'unità condivisa o su SharePoint, in modo che tutti i collaboratori possano accedervi. Spesso viene integrato con un secondo foglio di lavoro contenente i dati delle sale, come la capienza, il piano e le dotazioni, ad esempio proiettori o sistemi di videoconferenza.

In questo modo, la gestione degli spazi con Excel assolve alla funzione base di un piano di occupazione: rende visibile quale sala è occupata e in quale momento.

Come si crea un piano di occupazione delle sale in Excel?

Un sistema di gestione degli spazi funzionale basato su un modello Excel si crea in pochi passaggi:

1. Create un foglio di lavoro per ogni settimana o per ogni sede, in modo che il file rimanga chiaro e leggibile.
2. Inserite nella prima colonna tutte le sale riunioni, preferibilmente ordinate per edificio e piano.
3. Definite nell'intestazione gli intervalli temporali, ad esempio in blocchi da 30 o 60 minuti.
4. Create un secondo foglio di lavoro con i dati anagrafici di ogni sala: capienza, dotazioni, piano e referente.
5. Impostate per le celle di prenotazione un elenco a discesa con i nomi dei dipendenti per evitare errori di digitazione.
6. Evidenziate le celle occupate utilizzando la formattazione condizionale, in modo che gli intervalli liberi siano riconoscibili a colpo d'occhio.
7. Proteggete i fogli contenenti i dati anagrafici con una protezione del foglio, in modo che possano essere modificate solo le celle destinate alle prenotazioni.
8. Salvate il file in una posizione centrale e stabilite per iscritto chi è autorizzato a modificare o eliminare le voci.

Quali sono i vantaggi della gestione degli spazi con Excel?

Per le piccole organizzazioni, ci sono diversi motivi per iniziare con un foglio di calcolo:

• La licenza è già disponibile, quindi non ci sono costi aggiuntivi.
• Non sono necessari né l'approvazione del reparto IT né un processo di acquisto.
• Tutti i dipendenti sanno usare Excel; non sono necessarie formazioni.
• Il modello può essere adattato liberamente ai nomi delle stanze e alle fasce orarie desiderate.
• Per un ufficio con tre-cinque sale riunioni e un team in un'unica sede, il modello funziona in modo affidabile.

Quali sono i limiti di una gestione delle sale con Excel?

Non appena vengono coinvolti più reparti, piani o sedi, si presentano regolarmente tre problemi.

Prenotazioni doppie

Excel non prevede una prenotazione vincolante. Chi apre una versione precedente del file sovrascrive le voci dei colleghi al momento del salvataggio. Poiché manca un controllo automatico, spesso ci si accorge del problema solo quando due gruppi si ritrovano davanti alla stessa porta.

Nessun collegamento con il calendario

La tabella è separata dalla pianificazione degli appuntamenti. Chi prenota una sala deve creare l'invito anche in Outlook. Se l'appuntamento viene annullato, la voce rimane solitamente nella tabella e la sala continua a risultare occupata, anche se in realtà è libera. Il nostro articolo mostra come collegare i due sistemi: Gestione delle sale con Outlook.

Nessuna analisi dell'occupazione

Da una gestione delle sale con Excel è possibile dedurre quali stanze vengano effettivamente utilizzate solo con un notevole dispendio di tempo. Tuttavia, questi dati sono necessari per decidere se sia più opportuno dividere una grande sala conferenze in due sale riunioni più piccole.

A questo si aggiunge la protezione dei dati. Una tabella accessibile a tutti documenta per mesi chi si è incontrato con chi e quando. Excel non offre un sistema di ruoli graduato o termini di cancellazione definiti per gestire questo aspetto.

Gestione delle sale con Excel o Flexopus: il confronto

Perché Flexopus è l'alternativa migliore a Excel?

Flexopus è una piattaforma di Workplace Management tramite la quale è possibile prenotare sale riunioni, postazioni di lavoro e parcheggi su planimetrie interattive dell'edificio. Chi finora ha gestito le sale con Excel ottiene innanzitutto:

• una prenotazione vincolante che esclude le doppie occupazioni
• l'integrazione con Microsoft Exchange, in modo che le prenotazioni da Outlook e Flexopus rimangano coerenti
• planimetrie interattive al posto degli elenchi delle sale, con filtri per capacità e dotazioni
• integrazione opzionale con catering o servizi di facility management inclusa la gestione degli ordini
• Smart Analytics con tassi di occupazione per edificio, piano e stanza
• targhette digitali per le porte che mostrano lo stato direttamente davanti alla sala‍
• Ospitato in Germania su server dedicati, certificato secondo la norma ISO 27001:2022

Noi di Flexopus supportiamo regolarmente il passaggio dai fogli di calcolo a un sistema di prenotazione sale e consigliamo di migrare inizialmente una sola sede, invece di convertire tutti gli edifici contemporaneamente. L'esperienza dimostra che l'accettazione è decisamente maggiore quando i dipendenti trovano fin da subito le planimetrie corrette della propria sede. Gli effetti di questo cambiamento nella quotidianità sono descritti anche nel nostro articolo su come i sistemi di prenotazione sale semplificano il lavoro quotidiano.

Caso d'uso: dai fogli di calcolo al sistema di prenotazione

Un fornitore di servizi di medie dimensioni con circa 300 dipendenti gestiva le sue 18 sale riunioni tramite un file Excel condiviso. Si verificavano in media diverse doppie prenotazioni a settimana e la gestione del file era affidata a un assistente. Dopo il passaggio a Flexopus, le doppie prenotazioni sono state eliminate perché le sale vengono assegnate esclusivamente dal sistema. L'analisi dell'occupazione ha inoltre rivelato che due grandi sale conferenze erano raramente piene. Sono state quindi suddivise, creando quattro sale riunioni aggiuntive senza occupare ulteriore spazio.

Conclusione

Un modello Excel per la gestione degli spazi è gratuito e pronto all'uso in un pomeriggio. Per un piccolo ufficio con pochi locali rappresenta una soluzione solida. Tuttavia, con l'aumentare del numero di stanze, piani e sedi, crescono l'onere di manutenzione e il rischio di doppie prenotazioni, mentre mancano dati affidabili sull'effettivo utilizzo.

Chi desidera utilizzare i propri spazi in modo efficiente e duraturo non può fare a meno di un sistema che offra prenotazioni vincolanti, integrazione con il calendario e strumenti di analisi.