Gestione degli spazi con Excel: struttura, limiti e l'alternativa

Cos'è la gestione delle sale con Excel?

Con la gestione delle sale tramite Excel, l'occupazione delle sale riunioni viene documentata in un foglio di calcolo. Le righe indicano le sale, mentre le colonne rappresentano le fasce orarie di una giornata o di una settimana. Chi ha bisogno di una sala inserisce il proprio nome e il motivo della prenotazione nella cella corrispondente.

Il file viene solitamente salvato su un'unità condivisa o su SharePoint, in modo che tutti gli interessati possano accedervi. Spesso viene integrato con un secondo foglio di lavoro contenente i dati delle sale, come capienza, piano e dotazioni quali proiettori o sistemi di videoconferenza.

In questo modo, la gestione delle sale con Excel assolve alla funzione base di un piano di occupazione: rende visibile quale sala è occupata e in quale momento.

Come si crea un piano di occupazione delle sale in Excel?

Una gestione delle sale funzionale basata su un modello Excel si realizza in pochi passaggi:

1. Create un foglio di lavoro per ogni settimana o per ogni sede, in modo che il file rimanga chiaro e ordinato.
2. Inserite nella prima colonna tutte le sale riunioni, preferibilmente ordinate per edificio e piano.
3. Definite nell'intestazione le fasce orarie, ad esempio in blocchi da 30 o 60 minuti.
4. Create un secondo foglio di lavoro con i dati anagrafici di ogni sala: capienza, dotazioni, piano e referente.
5. Impostate per le celle di prenotazione un elenco a discesa con i nomi dei dipendenti per evitare errori di digitazione.
6. Evidenziate le celle occupate tramite la formattazione condizionale, in modo che le fasce orarie libere siano riconoscibili a colpo d'occhio.
7. Proteggete i fogli con i dati anagrafici tramite la protezione foglio, in modo che possano essere modificate solo le celle di prenotazione.
8. Salvate il file in una posizione centrale e stabilite per iscritto chi è autorizzato a modificare o eliminare le voci.

Quali sono i vantaggi della gestione delle sale con Excel?

Per le piccole organizzazioni, ci sono diversi motivi per iniziare con un foglio di calcolo:

• La licenza è già disponibile, quindi non ci sono costi aggiuntivi.
• Non sono necessari né l'approvazione dell'IT né un processo di acquisto.
• Tutti i dipendenti sanno usare Excel; non sono necessarie formazioni.
• Il modello può essere adattato liberamente ai nomi delle stanze e agli orari desiderati.
• Per un ufficio con tre-cinque sale riunioni e un team in un'unica sede, il modello funziona in modo affidabile.

Quali sono i limiti di una gestione delle sale con Excel?

Non appena si aggiungono più reparti, piani o sedi, si presentano regolarmente tre problemi.

Prenotazioni doppie

Excel non prevede una prenotazione vincolante. Chi apre una versione precedente del file sovrascrive le voci dei colleghi al momento del salvataggio. Poiché manca un controllo automatico, spesso ci si accorge del problema solo quando due gruppi si trovano davanti alla stessa porta.

Nessun collegamento con il calendario

Il foglio di calcolo è separato dalla pianificazione degli appuntamenti. Chi prenota una sala deve creare l'invito anche in Outlook. Se l'appuntamento viene annullato, la voce nel foglio di calcolo solitamente rimane, facendo risultare la sala ancora occupata anche se è libera. Il nostro articolo su come collegare i due sistemi spiega come fare: Gestione delle sale con OutlookBitte geben Sie den zu übersetzenden Text ein. Sobald Sie mir den Inhalt zur Verfügung stellen, werde ich ihn unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben präzise ins Italienische übertragen.

Nessuna analisi dell'occupazione

Da una gestione delle sale con Excel è possibile dedurre quali stanze vengano effettivamente utilizzate solo con un notevole sforzo. Tuttavia, questi dati sono necessari per decidere se sia più opportuno dividere una grande sala conferenze in due sale riunioni più piccole.

A questo si aggiunge la protezione dei dati. Un foglio di calcolo accessibile a tutti documenta per mesi chi si è incontrato con chi e quando. Excel non offre un sistema di ruoli graduato o termini di cancellazione definiti per questo scopo.

Gestione delle sale con Excel o Flexopus: il confronto

Perché Flexopus è la migliore alternativa a Excel?

Flexopus è una Gestione dell'ambiente di lavoro piattaforma tramite la quale è possibile prenotare sale riunioni, postazioni di lavoro e parcheggi su planimetrie interattive. Chi finora ha gestito le sale con Excel ottiene principalmente:

• una prenotazione vincolante che esclude le doppie occupazioni
• l'integrazione con Microsoft Exchange, in modo che le prenotazioni da Outlook e Flexopus rimangano coerenti
• planimetrie interattive invece di elenchi di stanze, inclusi filtri per capacità e dotazioni
• integrazione opzionale con catering o servizi di facility management inclusa la gestione degli ordini
• Smart Analytics con tassi di occupazione per edificio, piano e stanza
• targhette digitali per porte che mostrano lo stato direttamente davanti alla stanza‍
• Ospitato in Germania su server dedicati, certificato secondo ISO 27001:2022

Noi di Flexopus vi accompagniamo nel passaggio dai fogli di calcolo a un sistema di prenotazione sale integrato regolarmente e consigliamo di migrare inizialmente una sede completa, invece di convertire tutti gli edifici contemporaneamente. L'esperienza insegna che l'accettazione è decisamente maggiore quando i dipendenti trovano fin da subito le planimetrie della propria sede corrette. Gli effetti che ciò comporta nella quotidianità sono descritti anche nel nostro articolo dedicato, come i sistemi di prenotazione delle stanze semplificano la giornata lavorativaBitte geben Sie den zu übersetzenden Text ein. Sobald Sie mir den Inhalt zur Verfügung stellen, werde ich ihn unter Berücksichtigung Ihrer Vorgaben präzise ins Italienische übertragen.

Caso d'uso: dal foglio di calcolo al sistema di prenotazione

Un fornitore di servizi di medie dimensioni con circa 300 dipendenti gestiva le sue 18 sale riunioni tramite un file Excel condiviso. Si verificavano in media diverse doppie prenotazioni a settimana e la gestione del file era affidata a un assistente. Dopo il passaggio a Flexopus, le doppie prenotazioni sono state eliminate perché le stanze vengono assegnate solo dal sistema. L'analisi dell'occupazione ha inoltre mostrato che due grandi sale conferenze erano raramente piene. Sono state suddivise, creando così quattro sale riunioni aggiuntive senza occupare ulteriore spazio.

Conclusione

Un modello Excel per la gestione delle stanze non costa nulla ed è pronto all'uso in un pomeriggio. Per un piccolo ufficio con poche stanze è una soluzione solida. Tuttavia, con l'aumentare del numero di stanze, piani e sedi, crescono l'onere di manutenzione e il numero di doppie prenotazioni, mentre mancano dati affidabili sull'occupazione.

Chi desidera utilizzare i propri spazi in modo efficiente e duraturo non può fare a meno di un sistema con prenotazioni vincolanti, integrazione del calendario e analisi dei dati.