Software CAFM vs. Flexopus: una panoramica delle differenze

Un software CAFM gestisce i processi del facility management, dalla gestione degli spazi alla manutenzione, fino alla gestione dei contratti. Flexopus si concentra sull'utilizzo quotidiano dell'ufficio: i dipendenti prenotano postazioni di lavoro, sale e parcheggi, mentre il facility management ottiene dati affidabili sull'occupazione. Per questo motivo, molte aziende utilizzano entrambi i sistemi in parallelo.

Chi è alla ricerca di un software per il facility management si imbatte rapidamente nel termine CAFM. Allo stesso tempo, con la diffusione del lavoro ibrido le aziende necessitano di una soluzione che permetta ai dipendenti di prenotare autonomamente le proprie postazioni. Questo articolo spiega cosa offre un sistema CAFM, in cosa differisce da Flexopus e quando conviene combinarli.

Cos'è un software CAFM?

CAFM sta per Computer Aided Facility Management. Si riferisce a un software che supporta il facility management e la gestione degli edifici nell'amministrazione e nella gestione di immobili, spazi e impianti tecnici. L'associazione tedesca per il facility management (gefma) definisce termini e caratteristiche prestazionali nella direttiva GEFMA 400, la cui versione attuale risale a marzo 2021.

I moduli tipici di un sistema di Computer Aided Facility Management sono:

• Gestione degli spazi per edifici, piani e stanze, spesso basata su dati CAD o BIM
• Gestione della manutenzione per interventi, controlli e ispezioni
• Gestione di impianti e inventario
• Gestione di contratti e locazioni
• Gestione di pulizie, traslochi e sistemi di chiusura
• Controllo energetico e contabilizzazione dei costi operativi
• Helpdesk per la segnalazione di guasti

Gli utenti principali sono i facility manager, il personale tecnico e i fornitori esterni. Il sistema CAFM funge quindi da base dati centrale di un immobile e accompagna gli edifici durante l'intero ciclo di vita.

Cos'è Flexopus?

Flexopus è una piattaforma di workplace management con sede a Stoccarda, che aiuta le aziende a organizzare l'utilizzo dei propri spazi ufficio. I dipendenti possono prenotare postazioni di lavoro, sale riunioni, parcheggi e risorse su planimetrie interattive, tramite app, browser o direttamente in Microsoft Teams e gestire gli ospiti esterni con il software di gestione visitatori. Il processo di prenotazione si articola in tre passaggi: selezionare il periodo, scegliere la sede, prenotare la postazione.

Inoltre, tramite il modulo catering e servizi è possibile ordinare catering e altri servizi per l'ufficio e la struttura direttamente per le sale riunioni e i meeting. In questo modo, ad esempio, è possibile richiedere centralmente vitto, tecnologia, allestimenti o altri servizi e inoltrarli ai fornitori competenti.

Il facility management può monitorare tramite smart analyticsl'effettivo tasso di occupazione di edifici, piani e singole postazioni. Flexopus opera in cloud, è ospitato su server dedicati in Germania ed è certificato dal TÜV Rheinland secondo la norma ISO 27001:2022.

Le principali differenze tra software CAFM e Flexopus

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Gestione delle postazioni di lavoro: dove i sistemi CAFM spesso incontrano dei limiti

Molti fornitori di CAFM hanno ampliato la propria offerta includendo la prenotazione di spazi o il workplace management. La GEFMA valuta ormai questo ambito durante la certificazione secondo la norma GEFMA 444 con un catalogo di criteri dedicato. Tuttavia, nella quotidianità degli uffici ibridi, emergono spesso tre punti deboli.

1. L'interfaccia è progettata per utenti esperti

Un sistema CAFM è pensato per i facility manager che lo utilizzano quotidianamente. Chi cerca rapidamente una scrivania al mattino ha bisogno di una prenotazione intuitiva, che non richieda formazione e che sia disponibile dove si lavora già, come in Outlook o Teams. Se ciò manca, i team ricorrono a richieste verbali o a liste proprie, rendendo i dati nel sistema incompleti.

2. I posti prenotati rimangono vuoti

Una prenotazione non garantisce che il posto venga effettivamente utilizzato. Senza un check-in tramite codice QR o sensore, le scrivanie prenotate restano inutilizzate e le analisi mostrano un tasso di occupazione superiore a quello reale.

3. Manca il coordinamento dei team ibridi

Negli uffici ibridi, i dipendenti vogliono sapere quando il proprio team è in sede e dove si trova. La ricerca dei colleghi, i preferiti, le home zone per singoli reparti o l'acquisizione delle assenze dal sistema HR raramente fanno parte del nucleo di un sistema CAFM.

Noi di Flexopus riscontriamo spesso nei progetti di implementazione che la richiesta proviene da un facility management che utilizza già un sistema CAFM. Si cerca quindi una soluzione di prenotazione che i dipendenti possano utilizzare senza formazione e che fornisca comunque dati affidabili per la pianificazione degli spazi.

Perché le aziende utilizzano Flexopus in aggiunta a un sistema CAFM

Nella pratica, il sistema CAFM rimane il punto di riferimento per dati anagrafici, manutenzione e contratti. Flexopus gestisce la prenotazione e l'analisi dell'utilizzo quotidiano, supportando inoltre l'organizzazione dei servizi legati a riunioni e spazi ufficio. A tal fine, la piattaforma offre le seguenti funzionalità:

• planimetrie interattive, gestibili tramite il Floorplanner
• integrato, prenotazione tramite app iOS e Android, via browser, nell' app Microsoft Teams o tramite il componente aggiuntivo di Outlook
• sincronizzazione del calendario con Microsoft Exchange e Google Workspace, in modo che la Gestione degli spazi con Outlook prosegue in parallelo
• Ordini di catering e servizi direttamente tramite Flexopus: i dipendenti possono, ad esempio, richiedere catering, attrezzature tecniche, allestimenti o altri servizi di facility per riunioni e prenotazioni di spazi, inviando le richieste ai fornitori di servizi competenti
• Check-in tramite codice QR nonché sensori e dispositivi IoT per il rilevamento dell'occupazione effettiva
• tassi di utilizzo anonimizzati per edificio, piano e postazione di lavoro
• oltre 35 integrazioni HRIS, che importano automaticamente le assenze
• Single Sign-on e provisioning SCIM tramite Microsoft Entra ID
• un'API REST per lo scambio di dati con altri sistemi
• Fatturazione per risorsa anziché per utente, il che, con un tasso di desk sharing superiore a 1, incide direttamente sui costi di un software di desk sharing

Un esempio tratto dalla nostra clientela: una compagnia assicurativa con circa 800 dipendenti distribuiti su due sedi gestiva già spazi, contratti di manutenzione e piani di pulizia tramite un sistema CAFM. Le postazioni di lavoro, invece, venivano assegnate tramite elenchi per piano, con i noti problemi legati al desk sharing con Excel. Dall'introduzione di Flexopus, i dipendenti prenotano le proprie postazioni in team ed effettuano il check-in tramite codice QR. Dopo sei mesi, l'analisi ha mostrato che un piano era occupato in media per meno del 40 percento. L'azienda ha quindi riconvertito lo spazio in aree per progetti e riunioni, aggiornando di conseguenza i dati relativi alle superfici nel sistema CAFM.

Qual è la soluzione giusta per le aziende?

La decisione dipende dall'obiettivo principale. Un software CAFM è la scelta giusta se

1. è necessario documentare impianti tecnici, intervalli di manutenzione e obblighi di verifica,
2. è necessario gestire centralmente contratti, affitti e costi operativi,
3. si gestiscono più immobili con dati anagrafici complessi.

Flexopus è il complemento ideale quando

1. i dipendenti devono prenotare autonomamente postazioni di lavoro, sale o parcheggi,
2. il desk sharing viene introdotto o ampliato,
3. mancano dati affidabili sull'occupazione per prendere decisioni sugli spazi.
4. i servizi di catering, meeting e facility devono essere richiesti facilmente dai dipendenti e inoltrati a fornitori interni o esterni.

Se i punti di entrambi gli elenchi corrispondono, la combinazione dei due sistemi è la scelta più ovvia.

Conclusione: il software CAFM e Flexopus assolvono compiti diversi

Un software CAFM è il sistema specialistico del facility management per edifici, impianti e contratti. Flexopus organizza l'utilizzo quotidiano dell'ufficio da parte dei dipendenti e fornisce i dati sull'occupazione che spesso mancano per le decisioni sugli spazi. Le aziende che implementano il lavoro ibrido in modo permanente sono quindi ben posizionate con entrambi i sistemi e responsabilità chiaramente definite.