Superficie d'ufficio per dipendente: ecco quanto dovrebbe essere grande il tuo ufficio

Determinare lo spazio ufficio ottimale per dipendente non è semplice, ma è fondamentale per il benessere e la produttività del team. La domanda è: di quanto spazio ha davvero bisogno un collaboratore per lavorare in modo efficiente e quali sono le normative vigenti da rispettare?

In questo articolo esaminiamo i fattori da considerare per creare un ambiente di lavoro confortevole e a norma. Analizzeremo i requisiti minimi di legge e le migliori pratiche per la pianificazione degli uffici.

Cosa si intende per spazio ufficio?

Per spazio ufficio si intende generalmente l'area utilizzata per le attività lavorative. Tuttavia, non include solo le postazioni classiche con scrivanie e sedie, ma anche una varietà di altre superfici che rendono possibile il lavoro quotidiano nella tua azienda.

Pensa alle sale riunioni, alle aree relax, alle zone accoglienza e persino ai corridoi che collegano questi spazi. Ognuna di queste aree contribuisce a creare un ambiente di lavoro produttivo e piacevole, venendo quindi considerata spazio ufficio. Lo spazio ufficio comprende dunque molto più della semplice postazione di lavoro.

Quanto spazio ufficio è necessario per dipendente?

Avere molto spazio in ufficio favorisce benessere, creatività e produttività. Tuttavia, è più facile a dirsi che a farsi: uffici spaziosi comportano affitti e costi operativi più elevati, oltre a spese maggiori per l'arredamento. Soprattutto per le piccole e medie imprese, questo onere finanziario è difficile da sostenere ed è necessario ridurre i costi.

Sebbene superfici ampie offrano maggiore libertà di movimento, senza una pianificazione oculata lo spazio può essere utilizzato in modo inefficiente. Stanze vuote e angoli inutilizzati rappresentano uno spreco di risorse non indifferente che va evitato.

Infine, anche il benessere dei dipendenti gioca un ruolo importante. I team hanno bisogno di spazio per esprimersi, ma un ufficio sovradimensionato può risultare impersonale e freddo. Si tratta quindi di trovare il giusto equilibrio: spazio sufficiente per creatività e comfort, senza che l'ambiente appaia vuoto e desolato.

La parola d'ordine è moderazione. Una pianificazione ben studiata, che soddisfi le esigenze dei dipendenti e i requisiti finanziari e logistici dell'azienda, è la chiave del successo. Tuttavia, non dovresti trascurare i seguenti requisiti minimi:

Spazio ufficio per dipendente: normative governative

In Germania, le dimensioni minime degli uffici sono regolate dall'ordinanza sui luoghi di lavoro (ArbStättV). Questa normativa garantisce che le postazioni siano sicure e salutari per i dipendenti. I dettagli sono riportati nelle regole tecniche per i luoghi di lavoro ASR A1.2 "Dimensioni dei locali e superfici di movimento".

Questa norma stabilisce valori di riferimento concreti per lo spazio ufficio per dipendente:

• Uffici singoli: dovresti prevedere almeno 8-10 metri quadrati per postazione.
• Open space e uffici a pianta aperta (400 metri quadrati o più): il valore di riferimento è di 12-15 metri quadrati per postazione. Non dimenticare di pianificare aree aggiuntive per sale riunioni e zone di ritiro.

Il fatto che il fabbisogno di spazio per dipendente negli open space sia maggiore rispetto agli uffici singoli è dovuto alla necessità di maggiori aree di transito. Inoltre, una superficie maggiore serve a compensare i fattori di disturbo tipici degli ambienti aperti.

Indipendentemente dall'attività svolta e dal numero di dipendenti, secondo l'ordinanza, come locali di lavoro possono essere utilizzati solo spazi che offrano almeno 8 metri quadrati per la prima postazione e almeno 6 metri quadrati per ogni postazione aggiuntiva.

Diese Werte berücksichtigen übrigens nicht nur den Raum für Schreibtisch und Stuhl, sondern auch Bewegungsflächen und Abstände, die für eine angenehme Arbeitsumgebung notwendig sind. Auch die Höhe der Büroräumlichkeiten wird von der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt: 

• bis zu 50 qm: mindestens 2,50 m
• mehr als 50 qm: mindestens 2,75 m
• mehr als 100 qm: mindestens 3,00 m
• mehr als 2000 qm: mindestens 3,25 m

Je größer das Büro, desto höher sollten also auch die Räume sein. 

Doch denken Sie daran: Eine gute Arbeitsumgebung ist mehr als nur genügend Platz. Es geht um Ergonomie, Bewegungsfreiheit und die Schaffung eines Umfelds, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und effizient arbeiten können.

So rechnet man die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter aus

Um zu berechnen, wie viel Bürofläche Sie für Ihr Team anmieten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bestimmen Sie zunächst die Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro arbeiten werden. Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum oder saisonale Schwankungen, die zusätzlichen Platzbedarf verursachen könnten. Auch hybride Arbeitsmodelle sollten hier mitbedacht werden.
2. Ermitteln Sie, wie viel Fläche laut Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter benötigt wird. Bedenken Sie auch Ihr Bürokonzept (Flex Office etc.). Eine typische Bürofläche liegt im Bereich von 10 bis 20 Quadratmetern pro Mitarbeiter.
3. Berücksichtigen Sie zusätzliche Flächen für Besprechungsräume, Küchen, Lagerbereiche und andere gemeinschaftliche oder spezielle Räume. Diese Flächen sollten zur Gesamtfläche addiert werden.
4. Multiplizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Fläche pro Mitarbeiter und addieren Sie die zusätzlichen Flächen.

Beispielrechnung

• Angenommen, Sie haben 50 Mitarbeiter.
• Die durchschnittliche Fläche pro Mitarbeiter beträgt 15 Quadratmeter.
• Die zusätzlichen Flächen (Besprechungsräume, Küchen, etc.) betragen insgesamt 200 Quadratmeter.

Berechnung: 

• Benötigte Bürofläche = (50 Mitarbeiter × 15  qm) + 200 qm
• Benötigte Bürofläche = 750 qm +200 qm = 950 qm

Sie sollten also 950 Quadratmeter Bürofläche anmieten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Wie Desk Sharing Büroflächen effizienter gestalten kann

Desk Sharing ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroflächen deutlich effizienter zu gestalten. Indem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, gelingt es, die vorhandene Bürofläche optimal auszulasten. So wird vermieden, dass teure Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub sind.

Desk Sharing fördert zudem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team – denn wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, kommen Sie mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen in Kontakt. Das führt nicht selten zu mehr Kreativität und Innovation, da Ihre Teams sich austauschen und neue Perspektiven bekommen.

Um Desk Sharing effektiv umzusetzen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Hier kommt Flexopus ins Spiel. Flexopus ist eine intuitive Desk Sharing Software, die Ihnen hilft, Ihre Büroflächen optimal zu organisieren. 

Con Flexopus, i tuoi dipendenti possono prenotare postazioni in modo semplice e comodo, che si tratti di scrivanie in ufficio, sale riunioni tramite il sistema di prenotazione sale o persino posti auto tramite il sistema di prenotazione parcheggi. La piattaforma offre una visualizzazione chiara delle disponibilità e consente al personale di effettuare prenotazioni in tutta semplicità tramite app o browser web: così saprai sempre esattamente da dove e quando lavorano i membri del tuo team.

Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist die Möglichkeit, die Auslastung der Büroflächen durch Smart Analytics genau zu analysieren. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz weiter zu steigern und Kosten zu sparen. So behalten Sie stets den Überblick und können sicherstellen, dass Ihre Büroflächen optimal genutzt werden.