Superficie de oficina por empleado: este es el tamaño que debería tener su oficina

Determinar el espacio de oficina óptimo por empleado no es una tarea sencilla, pero es crucial para el bienestar y la productividad de su equipo. Surge la pregunta: ¿cuánto espacio necesita realmente un empleado para trabajar de forma eficiente y qué requisitos legales deben tenerse en cuenta?

En este artículo analizamos los factores que debe considerar para crear un entorno de trabajo cómodo y conforme a la normativa. Para ello, examinaremos los requisitos legales mínimos y las mejores prácticas para la planificación de oficinas.

¿Qué se entiende por espacio de oficina?

Por espacio de oficina se entiende, en general, el área utilizada para trabajar en una oficina. Sin embargo, esto no solo incluye los puestos de trabajo clásicos con escritorios y sillas, sino también una gran variedad de otras áreas que hacen posible el trabajo diario en su empresa.

Piense en las salas de reuniones, las zonas de descanso, las áreas de recepción e incluso los pasillos que conectan estas distintas zonas. Cada una de estas áreas contribuye a crear un entorno de trabajo productivo y agradable, por lo que se consideran espacio de oficina. Por tanto, el espacio de oficina abarca mucho más que el puesto de trabajo directo de un empleado.

¿Cuánto espacio de oficina se necesita por empleado?

Disponer de mucho espacio en la oficina favorece el bienestar, la creatividad y la productividad. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, ya que las oficinas espaciosas implican mayores costes de alquiler y funcionamiento, y posiblemente mayores gastos de equipamiento. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, esta carga financiera es difícil de soportar y es necesario reducir costes.

Aunque las áreas amplias ofrecen más libertad de movimiento, sin una planificación espacial bien pensada, el espacio valioso puede utilizarse de forma ineficiente rápidamente. Las habitaciones vacías y los rincones sin uso son un desperdicio de recursos que no debe subestimarse y que debe evitarse.

Por último, el bienestar de sus empleados también desempeña un papel importante. Por supuesto, sus equipos necesitan suficiente espacio para desarrollarse. Pero una oficina sobredimensionada puede parecer impersonal y fría rápidamente. Por tanto, se trata de encontrar el equilibrio adecuado: suficiente espacio para la creatividad y la comodidad, pero no tanto como para que parezca vacía y desolada.

El lema es, por tanto, mantener la medida justa. Una planificación de oficinas bien pensada, que satisfaga tanto las necesidades de sus empleados como los requisitos financieros y logísticos de su empresa, es la clave del éxito. No obstante, no debe perder de vista los siguientes requisitos mínimos:

Espacio de oficina por empleado: Normativa gubernamental

El tamaño mínimo de las oficinas en Alemania está regulado por la Ordenanza sobre lugares de trabajo (ArbStättV). Esta normativa garantiza que sus puestos de trabajo sean seguros y saludables para sus empleados. Puede encontrar los detalles en las normas técnicas para lugares de trabajo ASR A1.2 "Dimensiones de las salas y superficies de movimiento".

Esta norma menciona valores de referencia concretos para el espacio de oficina por empleado:

• Despachos individuales: aquí debería planificar al menos de 8 a 10 metros cuadrados por puesto de trabajo.
• Oficinas diáfanas y espacios abiertos (400 metros cuadrados o más): aquí el valor de referencia es de 12 a 15 metros cuadrados por puesto de trabajo. No olvide planificar áreas adicionales para salas de reuniones y zonas de retiro.

El hecho de que el espacio necesario por empleado en oficinas abiertas sea mucho mayor que en despachos individuales o cerrados se debe a que en las oficinas diáfanas son necesarias más zonas de circulación. Además, el aumento de los factores de distracción debe compensarse con un mayor espacio de oficina por empleado.

Independientemente de la actividad que realicen sus equipos y del número de empleados que trabajen en una oficina, según la normativa, solo pueden utilizarse como espacios de trabajo aquellas salas cuya superficie ofrezca al menos 8 metros cuadrados para un puesto de trabajo y al menos 6 metros cuadrados por cada puesto adicional.

Diese Werte berücksichtigen übrigens nicht nur den Raum für Schreibtisch und Stuhl, sondern auch Bewegungsflächen und Abstände, die für eine angenehme Arbeitsumgebung notwendig sind. Auch die Höhe der Büroräumlichkeiten wird von der Arbeitsstättenverordnung berücksichtigt: 

• bis zu 50 qm: mindestens 2,50 m
• mehr als 50 qm: mindestens 2,75 m
• mehr als 100 qm: mindestens 3,00 m
• mehr als 2000 qm: mindestens 3,25 m

Je größer das Büro, desto höher sollten also auch die Räume sein. 

Doch denken Sie daran: Eine gute Arbeitsumgebung ist mehr als nur genügend Platz. Es geht um Ergonomie, Bewegungsfreiheit und die Schaffung eines Umfelds, in dem sich Ihre Mitarbeiter wohlfühlen und effizient arbeiten können.

So rechnet man die durchschnittliche Bürofläche pro Mitarbeiter aus

Um zu berechnen, wie viel Bürofläche Sie für Ihr Team anmieten müssen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Bestimmen Sie zunächst die Anzahl der Mitarbeiter, die im Büro arbeiten werden. Berücksichtigen Sie auch zukünftiges Wachstum oder saisonale Schwankungen, die zusätzlichen Platzbedarf verursachen könnten. Auch hybride Arbeitsmodelle sollten hier mitbedacht werden.
2. Ermitteln Sie, wie viel Fläche laut Arbeitsstättenverordnung pro Mitarbeiter benötigt wird. Bedenken Sie auch Ihr Bürokonzept (Flex Office etc.). Eine typische Bürofläche liegt im Bereich von 10 bis 20 Quadratmetern pro Mitarbeiter.
3. Berücksichtigen Sie zusätzliche Flächen für Besprechungsräume, Küchen, Lagerbereiche und andere gemeinschaftliche oder spezielle Räume. Diese Flächen sollten zur Gesamtfläche addiert werden.
4. Multiplizieren Sie die Anzahl der Mitarbeiter mit der durchschnittlichen Fläche pro Mitarbeiter und addieren Sie die zusätzlichen Flächen.

Beispielrechnung

• Angenommen, Sie haben 50 Mitarbeiter.
• Die durchschnittliche Fläche pro Mitarbeiter beträgt 15 Quadratmeter.
• Die zusätzlichen Flächen (Besprechungsräume, Küchen, etc.) betragen insgesamt 200 Quadratmeter.

Berechnung: 

• Benötigte Bürofläche = (50 Mitarbeiter × 15  qm) + 200 qm
• Benötigte Bürofläche = 750 qm +200 qm = 950 qm

Sie sollten also 950 Quadratmeter Bürofläche anmieten, um den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Angestellten gerecht zu werden.

Wie Desk Sharing Büroflächen effizienter gestalten kann

Desk Sharing ermöglicht es Ihnen, Ihre Büroflächen deutlich effizienter zu gestalten. Indem Arbeitsplätze nicht fest zugewiesen sind, sondern flexibel von verschiedenen Mitarbeitern genutzt werden, gelingt es, die vorhandene Bürofläche optimal auszulasten. So wird vermieden, dass teure Arbeitsplätze ungenutzt bleiben, wenn Mitarbeiter im Home Office, auf Dienstreise oder im Urlaub sind.

Desk Sharing fördert zudem die Zusammenarbeit und Kommunikation im Team – denn wenn Ihre Mitarbeiter regelmäßig an unterschiedlichen Plätzen arbeiten, kommen Sie mit verschiedenen Kollegen und Abteilungen in Kontakt. Das führt nicht selten zu mehr Kreativität und Innovation, da Ihre Teams sich austauschen und neue Perspektiven bekommen.

Um Desk Sharing effektiv umzusetzen, ist eine zuverlässige Softwarelösung unerlässlich. Hier kommt Flexopus ins Spiel. Flexopus ist eine intuitive Desk Sharing Software, die Ihnen hilft, Ihre Büroflächen optimal zu organisieren. 

Mit Flexopus können Ihre Mitarbeiter bequem und einfach Plätze buchen, sei es im Büro, in Besprechungsräumen über das Raumbuchungssystem oder sogar auf Parkplätzen über das Parkplatzbuchungs Buchungssystem. Die Plattform überzeugt mit einer übersichtlichen Darstellung der verfügbaren Plätze und ermöglicht Ihren Angestellten eine einfache Buchung per App oder Webbrowser – so wissen Sie immer genau, von wo Ihre Teammitglieder wann arbeiten.

Ein weiterer Vorteil von Flexopus ist die Möglichkeit, die Auslastung der Büroflächen durch Smart Analytics genau zu analysieren. Mit diesen Daten können Sie fundierte Entscheidungen treffen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen, um die Effizienz weiter zu steigern und Kosten zu sparen. So behalten Sie stets den Überblick und können sicherstellen, dass Ihre Büroflächen optimal genutzt werden.