Espacio de oficina por empleado: ¿Qué tamaño debe tener su oficina?

Determinar el espacio de oficina óptimo por empleado no es una tarea fácil, pero es crucial para el bienestar y la productividad de su equipo. Surge la pregunta: ¿Cuánto espacio necesita realmente un empleado para trabajar eficientemente y qué requisitos legales deben tenerse en cuenta? 

En este artículo, analizaremos los factores que debes tener en cuenta para crear un entorno de trabajo cómodo y conforme. Analizamos los requisitos legales mínimos y las mejores prácticas para la planificación de oficinas.

¿Qué se entiende por espacio de oficina?

Por espacio de oficina se entiende generalmente el espacio utilizado para trabajar en una oficina. Esto incluye no solo las clásicas estaciones de trabajo con escritorios y sillas, sino también una variedad de otros espacios que hacen posible el trabajo diario en tu empresa. 

Piense en salas de reuniones, salas de descanso, áreas de recepción e incluso los pasillos que conectan estas diferentes áreas. Cada uno de estos espacios contribuye a crear un ambiente de trabajo productivo y agradable y por ello se considera espacio de oficina. El espacio de oficina, por tanto, abarca mucho más que la simple estación de trabajo directa de un empleado. 

¿Cuánto espacio de oficina se necesita por empleado?

Amplio espacio en la oficina garantiza bienestar, creatividad y productividad. Pero es más fácil decirlo que hacerlo, porque un espacio de oficina espacioso implica mayores costos de alquiler y de operación y posiblemente mayores gastos de mobiliario. Especialmente para las pequeñas y medianas empresas, esta carga financiera es difícil de asumir y es necesario reducir costos.

Aunque los espacios espaciosos ofrecen mayor libertad de movimiento, sin una planificación espacial cuidadosa, es posible que un espacio valioso se utilice rápidamente de manera ineficiente. Los espacios vacíos y los rincones sin utilizar suponen un importante desperdicio de recursos que conviene evitar.

Por último, el bienestar de sus empleados también juega un papel. Por supuesto, sus equipos necesitan suficiente espacio para desarrollarse. Pero una oficina demasiado grande puede rápidamente parecer impersonal y fría. Se trata pues de encontrar el equilibrio adecuado: suficiente espacio para la creatividad y la comodidad, pero no tanto como para que resulte vacío y desolado.

Así que el lema es: moderación. Una planificación de oficina bien pensada que satisfaga tanto las necesidades de sus empleados como los requisitos financieros y logísticos de su empresa es la clave del éxito. Sin embargo, no debes ignorar los siguientes requisitos mínimos:

Espacio de oficina por empleado: Regulaciones gubernamentales

El tamaño mínimo de los espacios de oficina en Alemania está regulado por la Ordenanza sobre lugares de trabajo (ArbStättV). Este reglamento garantiza que sus lugares de trabajo sean seguros y saludables para sus empleados. Los detalles se pueden encontrar en las normas técnicas para lugares de trabajo ASR A1.2 "Dimensiones de las salas y zonas de movimiento".

Esta regla proporciona pautas específicas para el espacio de oficina por empleado:

• Oficinas individuales: Aquí debes planificar al menos entre 8 y 10 metros cuadrados por puesto de trabajo.
• Oficinas de planta abierta y Oficinas de espacio abierto (400 metros cuadrados o más): la guía aquí es de 12 a 15 metros cuadrados por estación de trabajo. No olvide planificar espacio adicional para salas de reuniones y retiros.

La razón por la que el requerimiento de espacio por empleado en oficinas abiertas es mucho mayor que en oficinas individuales o celulares es que en las oficinas abiertas se requiere más espacio de circulación. El aumento de los factores disruptivos también debería compensarse con un mayor espacio de oficina por empleado.

Independientemente del trabajo que realicen sus equipos y de cuántos empleados trabajen en una oficina, el reglamento solo permite el uso de salas con una superficie de al menos 8 metros cuadrados para una estación de trabajo y al menos 6 metros cuadrados para cada estación de trabajo adicional.

Estos valores tienen en cuenta no sólo el espacio para el escritorio y la silla, sino también las zonas de movimiento y las distancias necesarias para un entorno de trabajo agradable. La altura del espacio de oficina también se tiene en cuenta en la Ordenanza del lugar de trabajo: 

• hasta 50 m²: al menos 2,50 m
• más de 50 m²: al menos 2,75 m
• más de 100 m²: al menos 3,00 m
• más de 2000 m²: al menos 3,25 m

Cuanto más grande sea la oficina, más altas deben ser las habitaciones. 

Pero recuerda: un buen ambiente de trabajo es más que sólo espacio suficiente. Se trata de ergonomía, libertad de movimiento y creación de un entorno en el que sus empleados se sientan cómodos y puedan trabajar de manera eficiente.

Cómo calcular el espacio de oficina promedio por empleado

Para calcular cuánto espacio de oficina necesitas alquilar para tu equipo, sigue estos pasos:

1. Primero, determine el número de empleados que trabajarán en la oficina. Considere también el crecimiento futuro o las fluctuaciones estacionales que puedan requerir espacio adicional. Los modelos de trabajo híbridos también deberían considerarse aquí.
2. Determinar cuánto espacio se requiere por empleado de acuerdo a la Ordenanza del Lugar de Trabajo. Considere también el concepto de su oficina (Oficina flexible etc.). Un espacio de oficina típico tiene entre 10 y 20 metros cuadrados por empleado.
3. Considere espacio adicional para salas de reuniones, cocinas, áreas de almacenamiento y otros espacios comunes o especiales. Estas áreas deben agregarse al área total.
4. Multiplique el número de empleados por el área promedio por empleado y agregue las áreas adicionales.

Ejemplo de cálculo

• Supongamos que tienes 50 empleados.
• La superficie media por empleado es de 15 metros cuadrados.
• El espacio adicional (salas de reuniones, cocinas, etc.) suma un total de 200 metros cuadrados.

Cálculo: 

• Espacio de oficina requerido = (50 empleados × 15 m²) + 200 m²
• Espacio de oficina requerido = 750 m² + 200 m² = 950 m²

Entonces usted debería alquilar 950 metros cuadrados de espacio de oficina para satisfacer las necesidades de su empresa y sus empleados.

Cómo compartir escritorios puede hacer que el espacio de oficina sea más eficiente

Compartir escritorio le permite organizar su espacio de oficina de manera mucho más eficiente. Al no asignar estaciones de trabajo a ubicaciones específicas, sino permitir que diferentes empleados las utilicen de manera flexible, es posible hacer un uso óptimo del espacio de oficina disponible. Así se evita que los puestos de trabajo caros queden sin usar cuando los empleados están en teletrabajo, de viaje de negocios o de vacaciones.

Compartir escritorios también promueve la colaboración y la comunicación dentro del equipo, porque cuando los empleados trabajan regularmente en diferentes ubicaciones, entran en contacto con diferentes colegas y departamentos. Esto a menudo conduce a una mayor creatividad e innovación a medida que sus equipos intercambian ideas y obtienen nuevas perspectivas.

Para implementar el uso compartido de escritorio de manera efectiva, es esencial una solución de software confiable. Aquí es donde Flexopus entra en juego. Flexopus es un software intuitivo para compartir escritorios que le ayuda a organizar de forma óptima su espacio de oficina. 

Con Flexopus, sus empleados pueden reservar asientos de forma cómoda y sencilla, ya sea en la oficina, en salas de reuniones o incluso en estacionamientos. La plataforma ofrece una descripción general clara de los espacios disponibles y permite a sus empleados reservar fácilmente a través de la aplicación o el navegador web, para que siempre sepa exactamente dónde y cuándo trabajan los miembros de su equipo.

Otra ventaja de Flexopus es la capacidad de analizar con precisión la utilización del espacio de oficina a través de Smart Analytics . Con estos datos, puede tomar decisiones informadas y, si es necesario, realizar ajustes para aumentar aún más la eficiencia y ahorrar costos. De esta manera, siempre tendrá una visión general y podrá asegurarse de que el espacio de su oficina se utilice de forma óptima.