Google Workspace y Flexopus: cómo integrar Google con el sistema de reservas sin problemas

El trabajo híbrido, el espacio de oficina flexible y los procesos digitales son ahora una parte integral de los conceptos de trabajo modernos. Al mismo tiempo, las empresas se enfrentan al desafío de combinar una variedad de herramientas de manera significativa sin abrumar a los empleados con varios programas, aplicaciones y procesos. Si utilizas Google Workspace como plataforma de trabajo central, la integración perfecta con otros programas y herramientas del lugar de trabajo es crucial para la aceptación, la seguridad y la eficiencia del trabajo diario. Esto incluye la introducción de software para compartir escritorios, como Flexopus.

Flexopus tiene una variedad diferentes integraciones posible, incluido Google Workspace. Como Oficina inteligente La solución Flexopus se adapta perfectamente a los entornos de TI existentes y ofrece todas las integraciones habituales de Google que amplían significativamente la oficina digital. En este artículo, mostramos cómo Flexopus armoniza con Google Workspace y por qué la combinación de la reserva en el lugar de trabajo y el ecosistema de Google crea un verdadero valor añadido en la vida laboral diaria. Completamente sin la introducción de procesos completamente nuevos y sin doble uso. El dispositivo multifunción de Flexopus lo hace con las integraciones de Google Workspace, como SAML2, Google OAuth y Google Calendar Sync, ¡incluso las imágenes de perfil se pueden transferir!

Por qué la integración con Google Workspace es fundamental para las empresas modernas

Google Workspace, que incluye el calendario y Gmail, es la base de la colaboración diaria en muchas empresas, ya que aquí es donde se llevan a cabo la comunicación diaria y la planificación empresarial a través de correos electrónicos y calendarios de empleados. Gmail sirve como plataforma de comunicación central, Google Calendar sirve como herramienta de planificación vinculante y Google Workspace, en sí, como proveedor de identidades para numerosas aplicaciones. Para que los equipos puedan trabajar de forma flexible, segura y sin interrupciones ante los medios de comunicación, un Software de gestión del lugar de trabajo Cómo integrar Flexopus sin problemas en la infraestructura digital existente.

Para ello, existen varias integraciones de Google con Flexopus. Garantizan que el inicio de sesión en el sistema de gestión del lugar de trabajo, la programación y la reserva de recursos no se realicen en sistemas aislados, sino que pasen a formar parte de un flujo de trabajo digital uniforme. El resultado es una aceptación significativamente mayor por parte de los usuarios y un esfuerzo administrativo mucho menor.

Inicio de sesión único con Google Workspace SAML2

Una parte fundamental de la integración de Google es la conexión de Flexopus a través de SAML2 de Google Workspace. Esta integración permite a las empresas utilizar Google como proveedor de identidad central y controlar completamente el acceso a Flexopus a través de la consola de administración de Google Workspace.

Para los empleados, esto significa que pueden iniciar sesión en Flexopus con su cuenta de Google existente sin tener que gestionar una contraseña y una cuenta adicionales. Esto se denomina inicio de sesión único (SSO) a través de la cuenta de Google. Para los administradores, esta integración proporciona el máximo control y una visión general de los derechos de los usuarios, los dominios y las reglas de acceso. La autenticación se lleva a cabo mediante el estándar SAML2 establecido, que se usa ampliamente en entornos de TI profesionales y ofrece un alto nivel de seguridad.

Especialmente en combinación con la autenticación de dos factores, por ejemplo mediante Google Authenticator, Flexopus se adapta perfectamente a los conceptos de seguridad existentes. Esto no solo reduce los riesgos y aumenta la protección de los datos, sino que también simplifica la incorporación y la creación de nuevos usuarios, así como la baja y la eliminación de empleados jubilados.

Inicio de sesión alternativo mediante Google OAuth

Además de la integración clásica de SAML2 de Google, Flexopus también admite el inicio de sesión a través de Google OAuth. Esta variante ofrece una forma sencilla de permitir a los usuarios iniciar sesión a través de su cuenta de Google sin tener que completar una configuración SAML2 completa.

También en este caso, el inicio de sesión sigue siendo familiar, ya que se basa en la conocida lógica de inicio de sesión de Google. Las empresas pueden determinar qué dominios de correo electrónico están permitidos, asegurándose de que solo las personas autorizadas tengan acceso a Flexopus. En combinación con las funciones de seguridad de Google Workspace, como Google Authenticator, OAuth proporciona un alto nivel de seguridad de los datos.

La variante más adecuada depende de las directrices de TI internas. Si bien el SAML2 de Google se recomienda especialmente para entornos más grandes con muchos usuarios, OAuth es ideal para configuraciones más sencillas y pequeñas o como una opción de inicio de sesión complementaria.

Integración de Google Calendar para reservas de habitaciones y recursos

Una parte particularmente práctica de la integración de Google es la sincronización de Flexopus con Google Calendar. En muchas empresas, el calendario de Google es el órgano central para la programación y la planificación de las habitaciones. Flexopus amplía este flujo de trabajo con una gestión estructurada de los recursos sin reemplazar los procesos existentes.

Al conectar los recursos de Google Calendar, las reservas se pueden sincronizar entre ambos sistemas. Las citas creadas en Google Calendar para salas de reuniones aparecen automáticamente en Flexopus. Al mismo tiempo, las reservas realizadas en Flexopus, ya sea de forma digital o en un Exhibición de sala de reuniones, visible directamente en Google Calendar.

Esto crea una base de datos coherente, independientemente del software que se utilice para la reserva. Los empleados siguen trabajando con su calendario habitual de Google, mientras que Flexopus proporciona transparencia, análisis de utilización y una lógica de reserva estructurada en segundo plano.

Gmail como parte del uso diario

Gmail también se puede vincular sin problemas a Flexopus. Las confirmaciones de reserva, los recordatorios o las notas organizativas se envían por correo electrónico y llegan directamente a la bandeja de entrada de Google de los usuarios. Como resultado, toda la información relevante relacionada con las reservas de lugares de trabajo o habitaciones permanece agrupada de forma centralizada y se puede encontrar en cualquier momento. Además, Flexopus facilita la incorporación de servicios de catering e instalaciones a cualquier sala de reuniones. Este proceso se lleva a cabo con Gmail.

Acabo de entrar vida laboral híbrida Esta estrecha integración de Gmail y Flexopus garantiza que los empleados estén siempre informados y puedan actuar desde una única fuente sin tener que buscar activamente en varios sistemas.

Imagen de perfil y más información: Sincronización desde Google Workspace

Otro detalle de la integración de Google es la sincronización opcional de información como las imágenes de perfil de Google Workspace con la sincronización de imágenes de perfil de Google. Los perfiles de usuario de Flexopus se complementan automáticamente con imágenes de la cuenta de Google. Esto garantiza una presentación uniforme en Flexopus y Google Workspace, facilita la orientación y promueve la estructura del equipo, por ejemplo, en las descripciones generales de los equipos o de las ubicaciones.

Cómo aprovechar al máximo la integración con Google

• Asegúrate de tener acceso de administrador a tu cuenta corporativa de Google Workspace
  
• Opte por Google SAML2 si desea la máxima seguridad y una administración de usuarios centralizada, así como una sincronización bidireccional de los sistemas
  
• Usa Google OAuth como una alternativa flexible o una opción de inicio de sesión adicional mediante SSO
  
• Activa la integración de Google Calendar para sincronizar las reservas de habitaciones y recursos en todos los sistemas
  
• Integre Gmail en los procesos de comunicación interna para informar automáticamente a los usuarios sobre las reservas
  
• Para una mayor personalidad e individualización, integre la sincronización de la imagen de perfil entre Flexopus y Google
  

Conclusión: Flexopus y Google Workspace como una potente configuración para la oficina moderna

La integración de Google con Flexopus combina lo moderno Gestión del lugar de trabajo con el conocido entorno de trabajo de Google. La integración con SAML2 de Google ofrece una función de inicio de sesión segura, la autenticación flexible es posible con Google OAuth y Google Authenticator, y la planificación inteligente de las habitaciones a través de Google Calendar es posible mediante un enlace al calendario. Flexopus se adapta perfectamente a todos los procesos de tu Google Workspace y complementa tus procesos de forma inteligente.

Las empresas se benefician de procesos claros, menos esfuerzo administrativo y un alto nivel de aceptación entre los empleados. Si ya utilizas Google Workspace, Flexopus es el complemento ideal para una solución eficiente, flexible y oficina sostenible agregándolo a la reserva del lugar de trabajo, la reserva de espacio de estacionamiento o la reserva de la sala de reuniones.