Obligatoriedad de asistencia: significado y normas para el trabajo en la oficina

Se escucha cada vez más en los medios: muchas empresas quieren fomentar una "mayor presencialidad" o el "regreso a la oficina". Las compañías que implementaron el teletrabajo o el trabajo remoto durante la pandemia de Covid están intentando, paso a paso, hacer que la oficina vuelva a ser atractiva. 

Los empleadores vuelven a establecer con mayor frecuencia qué días deben trabajar los equipos juntos en las instalaciones. Aquí es donde entra en juego el concepto de obligatoriedad de asistencia: describe las directrices vinculantes sobre la presencia en el lugar de trabajo, ya sea en días específicos de la semana o para eventos determinados, como talleres o jornadas de equipo.

No obstante, la obligatoriedad de asistencia no implica automáticamente un regreso total a la oficina. Las empresas pueden, por ejemplo, definir dos días de presencia a la semana y permitir el trabajo móvil el resto de los días. Lo decisivo es cómo se estipulen el lugar de trabajo y el trabajo móvil en el contrato laboral, los convenios colectivos, los acuerdos de empresa o las normativas internas. 

Este artículo explica la obligatoriedad de asistencia a la oficina centrándose en Alemania. Para Austria, Suiza y otros países de la UE, existen marcos legales laborales propios.

¿Qué significa la obligatoriedad de asistencia?

En el contexto laboral, la obligatoriedad de asistencia significa que los empleados deben realizar su trabajo en un lugar determinado y en horarios específicos. Con el teletrabajo y el trabajo híbrido, esta presencia suele regularse hoy en día de forma explícita por contrato.

La obligatoriedad de asistencia puede adoptar distintas formas:

• trabajo presencial completo en la oficina durante todos los días laborables
• días de presencia fija, por ejemplo, martes y jueves
• un número mínimo de días de oficina por semana o mes (en porcentaje o de forma proporcional)
• presencia basada en eventos específicos para talleres, reuniones de equipo o citas con clientes
• directrices diferentes según el equipo, el puesto o la actividad

El "Return to Office" (regreso a la oficina) describe, por el contrario, la tendencia a recuperar la presencia de los empleados en la oficina tras una fase de teletrabajo intensivo. Por tanto, la obligatoriedad de asistencia y el "regreso a la oficina" no son lo mismo.

Obligatoriedad de asistencia, presencia en la oficina y tasa de presencialidad: ¿cuál es la diferencia?

Aunque estos términos suelen utilizarse como sinónimos (y a menudo se confunden), describen aspectos distintos de la presencia en la oficina.

• Obligatoriedad de asistencia: Requisito vinculante de trabajar en la oficina o en otra sede de la empresa durante momentos determinados (por ejemplo, tres días fijos a la semana).
• Presencia en la oficina: La asistencia real o deseada de los empleados en la oficina (por ejemplo, un equipo que trabaja mayoritariamente in situ los miércoles).
• Días de presencia: Días concretos en los que los empleados o equipos trabajan in situ (por ejemplo, todos los martes como día común de equipo).
• Tasa de presencialidad: Indicador que mide la proporción de presencia en la oficina dentro de un periodo de tiempo (por ejemplo, un 60 % de presencia en la oficina al mes).

Por tanto, la tasa de presencialidad es, en principio, un indicador o un valor objetivo. Solo cuando se establece como una norma vinculante puede formar parte de una obligatoriedad de asistencia.

¿Existe una obligatoriedad de asistencia general en Alemania?

En Alemania no existe ninguna normativa legal que obligue a los empleados a trabajar un número determinado de días en la oficina. A la inversa, actualmente tampoco existe un derecho legal general al trabajo móvil o al teletrabajo. El Ministerio Federal de Trabajo y Asuntos Sociales señala que, hasta la fecha, no existe una regulación legal para un derecho general al trabajo móvil.

Las normas vigentes dependen, en particular, del contrato de trabajo, de los acuerdos de empresa o de servicio, de los convenios colectivos aplicables y del poder de dirección del empleador.

¿Puede el empleador imponer una obligatoriedad de asistencia y exigir el regreso a la oficina?

En principio, de acuerdo con el § 106 de la Ley de Regulación Industrial (GewO), el empleador puede determinar el contenido, el lugar y el tiempo de la prestación laboral según su criterio razonable, siempre que estos puntos no estén ya fijados por contrato de trabajo, acuerdo de empresa, convenio colectivo o disposiciones legales.

Si el lugar de trabajo no está fijado contractualmente y no existe una normativa de teletrabajo vinculante, una orden de trabajar en la oficina puede estar cubierta, en principio, por el poder de dirección. Si, por el contrario, se ha garantizado contractualmente un volumen determinado de teletrabajo, una orden en sentido contrario no puede sustituir este acuerdo sin más.

El comité de empresa también puede ser relevante. El § 87, apdo. 1, n.º 14 de la Ley de Organización de Empresas (BetrVG) prevé un derecho de codecisión en la configuración del trabajo móvil realizado mediante tecnología de la información y la comunicación. Dependiendo de la configuración concreta, pueden verse afectados otros supuestos de codecisión. Encontrará una visión general más detallada en el artículo de Flexopus Obligatoriedad de asistencia y codecisión del comité de empresa.

Por tanto, para las empresas se aplica lo siguiente: antes de introducir una obligatoriedad de asistencia, deben revisarse las normativas contractuales existentes y los posibles derechos de codecisión, y debe consultarse al comité de empresa.

¿Por qué las empresas introducen una obligatoriedad de asistencia?

Las empresas persiguen diferentes objetivos con los días de presencia fijos. A menudo, el objetivo no es tanto la mera asistencia, sino mejorar la coordinación entre equipos y aumentar la eficacia.

1. Fomento de la colaboración personal: los talleres, las reuniones de coordinación y los procesos creativos pueden organizarse de forma más rápida y eficiente in situ en determinadas situaciones.
2. Fomentar el intercambio informal: las conversaciones espontáneas surgen con mayor facilidad en la oficina que en entornos de trabajo totalmente digitales.
3. Apoyo al onboarding y a la transferencia de conocimientos: los nuevos empleados conocen a sus contactos, los procesos y la cultura de la empresa de forma más directa.
4. Hacer que los tiempos del equipo sean más predecibles: los días de presencia definidos evitan que los empleados acudan a la oficina con regularidad y apenas encuentren a nadie.
5. Uso específico de la infraestructura de oficina: las salas de reuniones, el equipamiento técnico y los espacios colaborativos pueden aprovecharse de forma eficiente durante los días de presencia común.
6. Facilitar el liderazgo y la comunicación: en proyectos complejos, la coordinación presencial puede complementar eficazmente los formatos digitales.

Por lo tanto, la obligatoriedad de la presencialidad es más útil cuando está claro para qué se necesita el tiempo compartido en la oficina y esto se comunica con claridad.

Ventajas y desventajas de la obligatoriedad de presencialidad

La obligatoriedad de asistir a la oficina puede estructurar la colaboración, pero al mismo tiempo limita la flexibilidad espacial.

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Precisamente este último punto suele subestimarse en las oficinas híbridas. Si varios departamentos o equipos eligen los mismos días de presencia, debe haber suficientes puestos de trabajo, salas y plazas de aparcamiento disponibles.

Nuestra experiencia en Flexopus demuestra que la norma por sí sola no resuelve la cuestión organizativa. Los empleados necesitan transparencia sobre quién está presente, cuándo y qué recursos están disponibles. Precisamente esta capacidad de planificación es un componente central de las oficinas híbridas que funcionan. Flexopus permite, entre otras cosas, gestionar reservas de puestos de trabajo, asistencias a la oficina y coordinación de equipos. La transparencia y la correcta comunicación del cambio son fundamentales en este sentido.

¿Cómo debería introducirse la obligatoriedad de presencialidad?

Una nueva norma de presencialidad debe ser comprensible, predecible y adaptarse al trabajo real. Aquí tiene una pequeña lista de verificación:

• Definir claramente el propósito de los días de presencia
• Involucrar a los equipos y, si es necesario, al comité de empresa desde el principio
• Documentar claramente las normas sobre frecuencia, excepciones y planificación
• Vincular los días comunes con talleres, reuniones de coordinación o formatos de equipo
• Garantizar suficientes puestos de trabajo, salas de reuniones y otros recursos
• Revisar la normativa tras una fase de prueba y ajustarla si es necesario

Quien desee fomentar la asistencia a la oficina mediante formatos compartidos encontrará en el artículo Eventos de equipo para fortalecer la presencialidad ejemplos concretos. 

¿Qué alternativas existen a la obligatoriedad de asistencia presencial?

No todas las empresas necesitan días de oficina fijos para toda la plantilla. Los modelos de trabajo híbrido pueden organizarse de forma más diferenciada:

• Días de equipo: los equipos establecen un día común.
• Cuota mensual: los empleados cumplen con un número definido de días de oficina al mes.
• Presencialidad basada en eventos: se acuerda la asistencia para talleres, inicios de proyectos, procesos de incorporación o reuniones importantes.
• Modelos autónomos de equipo: los equipos deciden por sí mismos cuándo es útil la colaboración presencial.
• Presencia voluntaria en la oficina: las empresas crean condiciones atractivas sin una cuota de asistencia fija.

La variante adecuada depende de las actividades, la estructura del equipo y el espacio de oficina disponible. El trabajo híbrido ofrece muchas ventajas. 

Con Flexopus como software de reserva de escritorios , los empleados pueden reservar puestos de trabajo, salas de reuniones y plazas de aparcamiento con antelación, además de ver quién estará en la oficina cada día. De este modo, las empresas obtienen una base planificable para el trabajo híbrido sin tener que gestionar la asistencia únicamente mediante normas rígidas. 

Un ejemplo práctico es la historia de éxito de la agencia digital Banauten, que utiliza Flexopus desde 2020 para su modelo de trabajo híbrido. Dado que en ocasiones no había un puesto de trabajo fijo para cada persona, los espacios se reservaban con antelación. Esto permitió que los equipos de proyecto cambiantes pudieran reunirse de forma específica. Este caso de uso demuestra cómo se pueden organizar conjuntamente la presencialidad y los recursos disponibles en un modelo de trabajo híbrido.

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Conclusión: la obligatoriedad de presencialidad requiere un propósito claro

La obligatoriedad de asistir a la oficina puede estructurar los horarios de trabajo conjunto, pero no debe ser un fin en sí mismo. Lo fundamental es que la presencia aporte un beneficio concreto a la colaboración, la comunicación o a procesos de trabajo específicos. Igualmente importantes son unas normas claras y una organización que garantice la disponibilidad de puestos y espacios adecuados durante los días de oficina.

En lugar de imponer un número elevado de días de oficina de forma generalizada, las empresas deberían evaluar qué modelo de presencialidad se adapta mejor a sus tareas y equipos. Entre la obligatoriedad total y la libertad absoluta de elección de lugar existen numerosos modelos híbridos que combinan compromiso y flexibilidad, favoreciendo un equipo eficiente y satisfecho.

Estaremos encantados de asesorarle sobre la obligatoriedad de asistencia y cómo puede utilizar el software de gestión de espacios de trabajo Flexopus para organizar su presencialidad en la oficina de forma inteligente.