Cómo la comunicación del cambio influye en la introducción del trabajo híbrido

La transición a modelos de trabajo híbridos es imparable. Las empresas que se posicionan como entornos de trabajo híbridos a menudo esperan que el trabajo híbrido ocurra por sí solo. La mayoría de las empresas no parecen ser conscientes de que la gestión del cambio es absolutamente necesaria para implementar modelos de trabajo híbridos con éxito.

La comunicación del cambio es crucial para una implementación exitosa del trabajo híbrido

Los mayores desafíos para las empresas en el trabajo híbrido radican en la coordinación, la planificación del tiempo y la necesidad de crear un incentivo para que los empleados acudan a la oficina. Algunos empleados se sienten motivados extrínsecamente y disfrutan de la interacción social con sus compañeros, mientras que otros están motivados intrínsecamente y trabajan de forma más productiva desde casa.

Pero para ambos tipos de empleados, es importante saber dónde se encuentran sus compañeros de equipo y cómo pueden comunicarse mejor entre sí para facilitar reuniones y colaboraciones efectivas. El futuro del trabajo híbrido requiere, por lo tanto, una comunicación de gestión del cambio claramente estructurada para abordar este desafío con éxito, como por ejemplo:

1. Mantener a los equipos siempre informados

En tiempos de cambio, como la transición al lugar de trabajo híbrido, la comunicación del cambio por parte de los líderes con su equipo juega un papel crucial en si los empleados se sienten comprometidos e involucrados o no.

Es importante informar regularmente a los equipos sobre las estrategias de New Work. A través de una comunicación del cambio dirigida y regular en la intranet, en wikis internas, en boletines, en periódicos para empleados, en folletos o en avisos, se facilita un intercambio de información adaptado al grupo objetivo.

2. Establecer días de presencia en la oficina

En lugar de dejar la asistencia completamente a los empleados, las empresas deberían introducir directrices. Por ejemplo, se pueden establecer días de presencia en la oficina en los que se espera que los equipos o individuos estén presentes en la oficina en días específicos de la semana. Sin embargo, los supervisores también pueden mantener flexibles los días de teletrabajo y solo determinar el número de días de presencia.

En equipos donde el mentoring y la colaboración son particularmente importantes, los supervisores pueden requerir que ciertos empleados estén presentes en la oficina con mayor frecuencia. Por ejemplo, las personas en puestos junior a menudo se benefician más de las conversaciones personales con colegas en puestos de liderazgo. Por otro lado, los equipos que trabajan de forma más independiente pueden tener más flexibilidad en cuanto a las ubicaciones de trabajo de sus miembros.

3. Establecer reglas

Al implementar el Desk Sharing en las empresas, es importante establecer reglas de Desk Sharing y directrices claras para garantizar un flujo de trabajo fluido y organizado. Por ejemplo, se debe implementar una política de "escritorio limpio" (Clean Desk Policy) para asegurar que los puestos de trabajo se dejen ordenados y despejados después de su uso. Esto no solo contribuye a la seguridad de la información confidencial, sino que también facilita la organización para los empleados posteriores. Los objetos personales, por ejemplo, podrían guardarse en taquillas.

Además, el uso de dispositivos personales o de la empresa en el lugar de trabajo debe definirse con precisión para tener en cuenta los aspectos de protección de datos y seguridad. El cumplimiento de estas reglas puede contribuir a que el Desk Sharing funcione de manera eficiente y productiva, al tiempo que se crea un entorno de trabajo armonioso y ordenado para todos los empleados.

4. Definir herramientas de comunicación

Una parte importante de la comunicación del cambio es establecer directrices de comunicación claras con horarios de trabajo principales para el equipo, plasmándolas en un documento de normas del equipo. Junto con el equipo, se puede determinar qué medios de comunicación (correo electrónico, Slack, MS Teams, etc.) son los más adecuados para fines específicos. Esto mejora la colaboración y reduce la sensación de agobio que puede surgir cuando los medios de comunicación virtuales se utilizan de forma inadecuada.

Además, la urgencia debe graduarse por canales. Por ejemplo, los correos electrónicos podrían usarse para consultas menos urgentes, los chats para preguntas durante el día y las llamadas telefónicas para asuntos inmediatos. Esto puede parecer táctico, pero es de gran importancia para que la comunicación sea eficiente y específica.

5. Proporcionar equipamiento para la oficina en casa

El equipamiento adecuado para la oficina en casa puede marcar una diferencia significativa para los empleados/as. Cosas como un escritorio regulable en altura, un monitor, acceso a micrófonos y altavoces de alta calidad, así como una iluminación adecuada, son cruciales.

Los líderes deben asegurarse proactivamente de que se proporcione a los trabajadores el equipo necesario para garantizar una comunicación fluida y las mismas condiciones que en la oficina.

6. Adaptar el equipamiento de escritorio en la oficina

En el trabajo híbrido, es de gran importancia satisfacer las necesidades de diferentes departamentos con requisitos distintos. Los diseñadores gráficos, por ejemplo, necesitan monitores con requisitos técnicos específicos, por lo que deben tenerse en cuenta y señalizarse adecuadamente al configurar los espacios.

Algunos empleados/as podrían necesitar equipamiento técnico adicional, como una estación de acoplamiento o un monitor doble. Al ofrecer una variedad de opciones de escritorio, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados se sientan cómodos y puedan rendir al máximo, independientemente de dónde trabajen.

Esto también fomenta la satisfacción y la retención de los empleados/as, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la cultura empresarial y el éxito del modelo de trabajo híbrido.

7. Invertir en software de escritorio compartido

Las herramientas de escritorio compartido son una medida de comunicación del cambio extremadamente útil en la transición al trabajo híbrido, ya que ayudan a las empresas a superar los desafíos de los modelos de trabajo flexibles.

Herramientas, como por ejemplo, Flexopus, permiten a los empleados/as reservar sus puestos de trabajo de forma sencilla y sin complicaciones, ya sea que quieran ir a la oficina o trabajar desde casa. Con una herramienta de escritorio compartido como Flexopus, tampoco pueden producirse reservas dobles, evitando así el caos en el lugar de trabajo. Mediante la gestión y organización centralizada de la reserva de puestos de trabajo, se logra una ocupación óptima del espacio, lo que conduce a un uso eficiente de los espacios de oficina.

Además, permite una software de gestión de puestos de trabajo una comunicación clara entre los colaboradores, ya que pueden ver qué compañeros están en la oficina cada día. Esto fomenta la colaboración y permite un entorno de trabajo fluido, incluso cuando los empleados trabajan desde diferentes lugares. La flexibilidad y eficiencia que ofrecen estas herramientas las convierten en un componente indispensable del mundo laboral híbrido.

8. Expresar aprecio

Normalmente, los empleados que trabajan desde casa tienen menos contacto con sus superiores. Como resultado, el reconocimiento y las palabras de elogio a menudo escasean, lo que puede afectar negativamente la moral laboral. Por lo tanto, es aún más importante expresar regularmente el aprecio por el desempeño laboral a pesar de la distancia digital. Esto se puede hacer muy bien a través de videoconferencias o llamadas telefónicas personales.

También valdría la pena considerar la planificación de una "Workation", en la que la plantilla viaja al extranjero para trabajar en equipo y, al mismo tiempo, fortalecer el vínculo del equipo.

Conclusión

Mediante el equilibrio adecuado entre el trabajo presencial y virtual, así como fuertes conexiones sociales entre los compañeros, el trabajo híbrido puede ofrecer la flexibilidad y el equilibrio entre vida laboral y personal deseados a los empleados, sin comprometer la productividad, la colaboración o la cultura empresarial. Una comunicación del cambio bien pensada y consciente y un software de gestión de puestos de trabajo adecuado son la clave para ello. Simplemente declarar "ahora somos una empresa híbrida" sin estructuras claras puede llevar al fracaso.