Cómo influye la comunicación del cambio en la implementación del trabajo híbrido

El cambio hacia modelos de trabajo híbridos es imparable. Las empresas que se posicionan como entornos híbridos suelen esperar que esto ocurra por sí solo. La mayoría no parece ser consciente de que el Change Management es esencial para implementar modelos de trabajo híbridos con éxito.

La comunicación del cambio es crucial para implementar el trabajo híbrido con éxito

Los mayores retos para las empresas en el trabajo híbrido son la coordinación, la planificación y la necesidad de incentivar a los empleados para que acudan a la oficina. Algunos empleados se sienten motivados extrínsecamente y disfrutan de la interacción social con sus compañeros, mientras que otros están motivados intrínsecamente y son más productivos trabajando desde casa.

Pero para ambos tipos de empleados es importante saber dónde están sus compañeros y cómo comunicarse mejor entre sí para facilitar reuniones y una colaboración eficaces. Por ello, el futuro del trabajo híbrido requiere una comunicación de gestión del cambio claramente estructurada para abordar este reto con éxito, por ejemplo:

1. Mantener a los equipos siempre informados

En tiempos de cambio, como la transición al lugar de trabajo híbrido, la comunicación de los directivos con su equipo desempeña un papel decisivo a la hora de determinar si los empleados se sienten comprometidos e involucrados o no.

Es importante informar periódicamente a los equipos sobre las estrategias de New Work. Una comunicación del cambio específica y regular a través de la intranet, wikis internos, boletines, revistas para empleados, folletos o tablones de anuncios permite un intercambio de información adaptado al grupo objetivo.

2. Establecer días de presencia

En lugar de dejar la asistencia totalmente en manos de los empleados, las empresas deberían introducir directrices. Por ejemplo, se pueden establecer días de presencia en los que los equipos o las personas deban estar en la oficina determinados días de la semana. Los supervisores también pueden dejar flexibilidad en los días de teletrabajo y determinar solo el número de días de presencia.

En los equipos donde la mentoría y la colaboración son especialmente importantes, los supervisores pueden exigir que determinados empleados estén más presentes en la oficina. Por ejemplo, las personas en puestos junior suelen beneficiarse más de las conversaciones personales con compañeros en puestos directivos. Por otro lado, los equipos que trabajan de forma más independiente pueden tener más flexibilidad respecto a los lugares de trabajo de sus miembros.

3. Establecer normas

Al utilizar Desk Sharing en las empresas, es importante introducir normas de Desk Sharing y directrices claras para garantizar un flujo de trabajo fluido y organizado. Por ejemplo, es imprescindible implementar una política de escritorio limpio (Clean Desk Policy) para asegurar que los puestos de trabajo se dejen ordenados tras su uso. Esto no solo contribuye a la seguridad de la información confidencial, sino que también facilita la organización para los siguientes empleados. Los objetos personales podrían guardarse en taquillas, por ejemplo.

Además, el uso de dispositivos personales o de la empresa en el lugar de trabajo debe definirse con precisión para tener en cuenta los aspectos de protección de datos y seguridad. El cumplimiento de estas normas puede contribuir a que el Desk Sharing funcione de forma eficiente y productiva, creando al mismo tiempo un entorno de trabajo armonioso y ordenado para todos los empleados.

4. Definir herramientas de comunicación

Una parte importante de la comunicación del cambio consiste en crear directrices claras con horarios de trabajo básicos para el equipo, recogiéndolas en un documento con las normas del equipo. Junto con el equipo, se puede determinar qué medios de comunicación (correo electrónico, Slack, MS Teams, etc.) son los más adecuados para determinados fines. Esto mejora la colaboración y reduce la sensación de sobrecarga que puede surgir cuando los medios de comunicación virtuales se utilizan de forma inadecuada.

Además, la urgencia debe graduarse según los canales. Por ejemplo, los correos electrónicos podrían utilizarse para consultas menos urgentes, los chats para preguntas a lo largo del día y las llamadas telefónicas para asuntos inmediatos. Esto puede parecer táctico, pero es de gran importancia para que la comunicación sea eficiente y específica.

5. Proporcionar equipamiento para el teletrabajo

El equipamiento adecuado para la oficina en casa puede marcar una diferencia significativa para los empleados. Elementos como una mesa regulable en altura, un monitor, acceso a micrófonos y altavoces de alta calidad, así como una iluminación adecuada, son fundamentales.

Los directivos deben asegurarse de forma proactiva de que los trabajadores dispongan del equipo necesario para garantizar una comunicación fluida y las mismas condiciones que en la oficina.

6. Adaptar el equipamiento de los escritorios en la oficina

En el trabajo híbrido, es de gran importancia satisfacer las necesidades de los diferentes departamentos. Los diseñadores gráficos, por ejemplo, necesitan monitores con requisitos técnicos específicos, por lo que deben tenerse en cuenta al configurar el espacio y señalizarse adecuadamente.

Es posible que algunos empleados necesiten equipo técnico adicional, como una estación de acoplamiento o un monitor doble. Al ofrecer una variedad de opciones de escritorio, las empresas pueden asegurarse de que sus empleados se sientan cómodos y puedan rendir al máximo, independientemente de dónde trabajen.

Esto también fomenta la satisfacción y la retención de los empleados, lo que a su vez puede tener un impacto positivo en la cultura empresarial y en el éxito del modelo de trabajo híbrido.

7. Invertir en software de desk sharing

Las herramientas de desk sharing son una medida de comunicación del cambio extremadamente útil durante la transición al trabajo híbrido, ya que ayudan a las empresas a superar los retos de los modelos de trabajo flexibles.

Herramientas como Flexopus permiten a los empleados reservar sus puestos de trabajo de forma sencilla y directa, tanto si van a la oficina como si trabajan desde casa. Gracias a una herramienta de desk sharing como Flexopus, se evitan las reservas duplicadas, lo que previene el caos en el lugar de trabajo. La gestión y organización centralizadas de las reservas de puestos permiten optimizar la ocupación del espacio, lo que conduce a un uso eficiente de las instalaciones de la oficina.

Neben der Arbeitsplatzbuchung erleichtern die Raumbuchungssoftware und Parkplatzbuchungssoftware von Flexopus die eigenständige Reservierung von Besprechungsräumen und Firmenparkplätzen. Ergänzend ermöglichen das Asset Management eine zentrale Verwaltung und Buchung von Unternehmensressourcen, die Besuchermanagement Software eine unkomplizierte Gästeanmeldung und das Catering-Modul die Bestellung von Büroservices.

Además, un software de desk sharing facilita una comunicación clara entre los empleados, ya que pueden ver qué compañeros estarán en la oficina cada día. Esto fomenta la colaboración y permite un entorno de trabajo fluido, incluso cuando los empleados trabajan desde distintos lugares. La flexibilidad y eficiencia que ofrecen estas herramientas las convierten en un componente indispensable del mundo laboral híbrido.

8. Expresar reconocimiento

Por lo general, los empleados que trabajan desde casa tienen menos contacto con sus superiores. Como resultado, el reconocimiento y las palabras de elogio suelen faltar, lo que puede afectar negativamente a la moral laboral. Por ello, es aún más importante expresar regularmente el aprecio por el trabajo realizado, a pesar de la distancia digital. Esto puede hacerse muy bien a través de videoconferencias o llamadas telefónicas personales.

También valdría la pena considerar la planificación de una «workation» anual, en la que la plantilla viaje al extranjero para trabajar junta y, al mismo tiempo, fortalecer los vínculos del equipo.

Fazit

Al lograr el equilibrio adecuado entre el trabajo presencial y virtual, así como fuertes conexiones sociales entre los compañeros, el trabajo híbrido puede ofrecer la flexibilidad y el equilibrio entre vida laboral y personal que los empleados desean, sin comprometer la productividad, la colaboración o la cultura empresarial. Una comunicación del cambio reflexiva y consciente, junto con un software de desk sharing adecuado, son la clave para ello. Declarar simplemente que «ahora somos una empresa híbrida» sin estructuras claras puede conducir al fracaso.