Comment la communication sur le changement influence l'introduction du travail hybride

Le passage aux formes de travail hybrides est inéluctable. Les entreprises qui se positionnent comme des environnements de travail hybrides s'attendent souvent à ce que le travail hybride se mette en place de lui-même. La plupart des entreprises ne semblent pas conscientes qu'une gestion du changement est absolument nécessaire pour les modèles de travail hybrides les mettre en œuvre avec succès.

La communication du changement est cruciale pour une introduction réussie du travail hybride

Les principaux défis pour les entreprises en matière de travail hybride résident dans la coordination, la planification et la nécessité de créer une incitation pour les employés à venir au bureau. Certains employés se sentent motivés de manière extrinsèque et apprécient l'interaction sociale avec leurs collègues, tandis que d'autres sont intrinsèquement motivés et travaillent de manière plus productive depuis chez eux.

Mais pour les deux types d'employés, il est important de savoir où se trouvent leurs collègues et comment ils peuvent communiquer au mieux entre eux pour permettre des réunions et une collaboration efficaces. L'avenir du travail hybride exige donc une communication de gestion du changement clairement structurée pour relever ce défi avec succès, par exemple :

1. Tenir les équipes toujours informées

En période de changement, comme la transition vers le lieu de travail hybride, la communication du changement des dirigeants avec leur équipe joue un rôle décisif pour que les employés se sentent engagés et impliqués ou non.

Il est important d'informer régulièrement les équipes sur les stratégies de New Work. Une communication ciblée et régulière du changement via l'intranet, les wikis internes, les newsletters, les journaux d'entreprise, les brochures ou les affiches permet un échange d'informations adapté au public cible.

2. Définir des jours de présence

Au lieu de laisser la présence entièrement à la discrétion des employés, les entreprises devraient introduire des directives. Ainsi, des jours de présence peuvent être introduits, où les équipes ou les individus sont censés être présents au bureau certains jours de la semaine. Les supérieurs peuvent également laisser les jours de télétravail flexibles et ne déterminer que le nombre de jours de présence.

Dans les équipes où le mentorat et la collaboration sont particulièrement importants, les supérieurs peuvent exiger que certains employés soient plus souvent présents au bureau. Par exemple, les personnes occupant des postes juniors bénéficient souvent davantage des échanges personnels avec des collègues occupant des postes de direction. D'autre part, les équipes qui travaillent de manière plus autonome peuvent avoir plus de flexibilité quant aux lieux de travail de leurs membres.

3. Établir des règles

Lors de l'utilisation de Desk Sharing en entreprise, il est important d'établir des règles claires de Desk Sharing et des directives pour assurer un déroulement du travail fluide et organisé. Une politique de bureau propre (Clean Desk Policy) devrait, par exemple, être impérativement mise en œuvre pour s'assurer que les postes de travail sont laissés propres et rangés après utilisation. Cela contribue non seulement à la sécurité des informations confidentielles, mais facilite également l'organisation pour les employés suivants. Les effets personnels pourraient par exemple être rangés dans des casiers.

En outre, l'utilisation d'appareils personnels ou appartenant à l'entreprise sur le lieu de travail devrait être précisément définie afin de prendre en compte les aspects de protection des données et de sécurité. Le respect de ces règles peut contribuer à ce que le Desk Sharing fonctionne de manière efficace et productive, tout en créant un environnement de travail harmonieux et ordonné pour tous les employés.

4. Définir les outils de communication

Un aspect important de la communication du changement consiste à établir des directives de communication claires avec des plages horaires de travail essentielles pour l'équipe, en les consignant dans un document de normes d'équipe. En collaboration avec l'équipe, il est possible de définir les outils de communication (e-mail, Slack, MS Teams, etc.) les mieux adaptés à des usages spécifiques. Cela améliore la collaboration et réduit le sentiment de surcharge qui peut survenir lorsque les outils de communication virtuels sont utilisés de manière inappropriée.

De plus, l'urgence devrait être modulée en fonction des canaux. Par exemple, les e-mails pourraient être utilisés pour les demandes moins urgentes, les chats pour les questions au fil de la journée et les appels téléphoniques pour les urgences immédiates. Cela peut sembler tactique, mais c'est d'une grande importance pour rendre la communication efficace et ciblée.

5. Mettre à disposition l'équipement de télétravail

Un équipement de télétravail adéquat peut faire une différence significative pour les collaborateurs. Des éléments tels qu'un bureau réglable en hauteur, un écran, l'accès à des microphones et des haut-parleurs de qualité, ainsi qu'un éclairage adéquat sont essentiels.

Les managers doivent s'assurer de manière proactive que l'équipement nécessaire est mis à la disposition des employés afin de garantir une communication fluide et les mêmes conditions qu'au bureau.

6. Adapter l'équipement de bureau

Dans le cadre du travail hybride, il est crucial de répondre aux besoins des différents départements ayant des exigences variées. Les graphistes, par exemple, ont besoin d'écrans avec des spécifications techniques particulières, c'est pourquoi ils devraient être pris en compte lors de l'aménagement et signalés en conséquence.

Certains collaborateurs pourraient avoir besoin d'équipements techniques supplémentaires, tels qu'une station d'accueil ou un double écran. En proposant une variété d'options de bureaux, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés se sentent à l'aise et peuvent fournir les meilleures performances possibles, quel que soit leur lieu de travail.

Cela favorise également la satisfaction et la fidélisation des collaborateurs, ce qui, à son tour, peut avoir un impact positif sur la culture d'entreprise et le succès du modèle de travail hybride.

7. Investir dans un logiciel de desk sharing

Les outils de desk sharing sont une mesure de communication du changement extrêmement utile lors du passage au travail hybride, car ils aident les entreprises à relever les défis des modèles de travail flexibles.

Des outils, tels que Flexopus, permettent aux collaborateurs de réserver leurs postes de travail de manière simple et facile, qu'ils souhaitent venir au bureau ou travailler depuis chez eux. Grâce à un outil de desk sharing comme Flexopus, les doubles réservations sont évitées, ce qui prévient le chaos sur le lieu de travail. La gestion et l'organisation centralisées des réservations de postes de travail permettent d'atteindre une occupation optimale de l'espace, ce qui conduit à une utilisation efficace des espaces de bureau.

En outre, un logiciel de partage de bureaux permet une communication claire entre les collaborateurs et collaboratrices, car ils peuvent voir quels collègues sont au bureau tel jour. Cela favorise la collaboration et permet un environnement de travail fluide, même lorsque les employés travaillent depuis des lieux différents. La flexibilité et l'efficacité offertes par ces outils en font un élément indispensable du monde du travail hybride.

8. Exprimer sa reconnaissance

En règle générale, les collaborateurs en télétravail ont moins de contact avec leurs supérieurs. Par conséquent, la reconnaissance et les éloges sont souvent absents, ce qui peut affecter négativement le moral des troupes. Il est donc d'autant plus important d'exprimer régulièrement sa reconnaissance pour le travail accompli, malgré la distance numérique. Cela peut se faire très efficacement par le biais de vidéoconférences ou d'appels téléphoniques personnels.

Il serait également intéressant d'envisager la planification d'une «Workation» annuelle, au cours de laquelle le personnel se rend à l'étranger pour travailler ensemble tout en renforçant la cohésion d'équipe.

Conclusion

Grâce au juste équilibre entre travail en présentiel et virtuel, ainsi qu'à des liens sociaux forts entre les collègues, le travail hybride peut offrir la flexibilité et l'équilibre vie professionnelle-vie privée souhaités aux employés, sans compromettre la productivité, la collaboration ou la culture d'entreprise. Une communication sur le changement réfléchie et consciente, ainsi qu'un logiciel de partage de bureaux adapté, sont la clé du succès. Se contenter de déclarer « nous sommes désormais une entreprise hybride » sans structures claires peut mener à l'échec.