Comment la communication sur le changement influence l'introduction du travail hybride

Le passage à des formes de travail hybrides est imparable. Les entreprises qui se positionnent comme un environnement de travail hybride s'attendent souvent à ce que le travail hybride se fasse tout seul. La plupart des entreprises ne semblent pas être conscientes que la gestion du changement est absolument nécessaire pour modèles de travail hybrides pour une mise en œuvre réussie.

La communication sur le changement est cruciale pour une introduction réussie du travail hybride

Les principaux défis auxquels les entreprises sont confrontées en matière de travail hybride résident dans la coordination, la planification et la nécessité de créer une incitation pour les employés à venir au bureau. Certains employés ressentent une motivation extrinsèque et apprécient les interactions sociales avec leurs collègues, tandis que d'autres sont intrinsèquement motivés et travaillent de manière plus productive depuis leur domicile.

Mais pour les deux types d'employés, il est important de savoir où se trouvent leurs collègues et comment ils peuvent communiquer au mieux entre eux afin de permettre des réunions et une collaboration efficaces. L'avenir du travail hybride nécessite donc une communication clairement structurée sur la gestion du changement pour relever ce défi avec succès, notamment :

1. Tenez toujours les équipes informées

En période de changement, comme lors de la transition vers un lieu de travail hybride, la communication sur le changement entre les managers et leur équipe joue un rôle décisif dans le sentiment d'engagement et d'implication des employés.

Il est important d'informer régulièrement les équipes des nouvelles stratégies de travail. Une communication ciblée et régulière sur les changements sur l'intranet, dans les wikis internes, dans les newsletters, dans les journaux des employés, dans les brochures ou dans les avis permet un échange d'informations adapté au groupe cible.

2. Définissez les jours de présence

Au lieu de laisser la participation des employés uniquement, les entreprises devraient mettre en place des directives. Par exemple, des journées en face à face peuvent être introduites, au cours desquelles des équipes ou des individus devraient être présents au bureau certains jours de la semaine. Cependant, les superviseurs peuvent également laisser les jours de bureau à domicile de manière flexible et ne déterminer que le nombre de jours de présence.

Dans les équipes où le mentorat et la collaboration sont particulièrement importants, les superviseurs peuvent exiger que certains employés soient présents plus fréquemment au bureau. Par exemple, les personnes occupant des postes subalternes bénéficient souvent davantage des discussions personnelles avec leurs collègues occupant des postes de direction. D'autre part, les équipes qui travaillent de manière plus indépendante peuvent avoir plus de flexibilité en ce qui concerne l'endroit où leurs membres travaillent.

3. Établir des règles

Lorsque vous utilisez le partage de bureau dans les entreprises, il est important de préciser Règles de partage de bureau et introduire des directives pour garantir un flux de travail fluide et organisé. Une politique de propreté des bureaux, par exemple, doit absolument être mise en œuvre pour garantir que les lieux de travail restent propres et bien rangés après utilisation. Cela contribue non seulement à la sécurité des informations confidentielles, mais facilite également leur organisation par les employés suivants. Les objets personnels peuvent être rangés dans des casiers, par exemple.

En outre, l'utilisation d'appareils personnels ou appartenant à l'entreprise sur le lieu de travail doit être définie avec précision afin de prendre en compte les aspects de protection et de sécurité des données. Le respect de ces règles peut contribuer au partage de bureau de manière efficace et productive, tout en créant un environnement de travail harmonieux et ordonné pour tous les employés.

4. Définir les outils de communication

Une partie importante de la communication sur le changement consiste à créer des directives de communication claires indiquant les heures de travail de base de l'équipe en les enregistrant dans un document contenant les normes de l'équipe. Avec l'équipe, vous pouvez déterminer quels moyens de communication (e-mail, Slack, MS Teams, etc.) sont les mieux adaptés à des objectifs spécifiques. Cela améliore la collaboration et réduit le sentiment d'être dépassé qui peut survenir lorsque les moyens de communication virtuels ne sont pas utilisés de manière appropriée.

En outre, l'urgence devrait être déclassée par chaîne. Par exemple, le courrier électronique peut être utilisé pour les demandes moins urgentes, les chats pour les questions tout au long de la journée et les appels téléphoniques pour les préoccupations immédiates. Cela peut sembler tactique, mais il est très important de rendre la communication efficace et ciblée.

5. Fournir du matériel de bureau à domicile

Le bon équipement de bureau à domicile peut faire toute la différence pour les employés. Des choses comme table réglable en hauteur, un moniteur, l'accès à des microphones et à des haut-parleurs de haute qualité et un éclairage approprié sont essentiels.

Les responsables doivent veiller de manière proactive à ce que les travailleurs disposent de l'équipement nécessaire pour assurer une communication fluide et les mêmes conditions qu'au bureau.

6. Personnalisez l'équipement de bureau

Lorsque vous travaillez de manière hybride, il est très important de répondre à différents départements ayant des exigences différentes. Les graphistes, par exemple, ont besoin d'écrans présentant certaines exigences techniques. C'est pourquoi celles-ci doivent être prises en compte et marquées en conséquence lors de leur configuration.

Certains employés peuvent avoir besoin d'équipements techniques supplémentaires, tels qu'une station d'accueil ou un double écran. En proposant une variété d'options de bureau, les entreprises peuvent s'assurer que leurs employés sont à l'aise et capables de donner le meilleur d'eux-mêmes, quel que soit leur lieu de travail.

Cela favorise également la satisfaction et la rétention des employés, ce qui peut avoir un impact positif sur la culture d'entreprise et le succès du modèle de travail hybride.

7. Investissez dans un logiciel de partage de bureau

Les outils de partage de bureau constituent une mesure de communication extrêmement utile lors du passage au travail hybride, car ils aident les entreprises à surmonter les défis liés aux modèles de travail flexibles.

Des outils, tels que Flexopus, permettent aux employés de réserver facilement leur lieu de travail, qu'ils souhaitent se rendre au bureau ou travailler à domicile. Un outil de partage de bureau tel que Flexopus empêche également les doubles réservations, ce qui évite le chaos sur le lieu de travail. Grâce à l'administration centrale et à l'organisation de Réservation du lieu de travail Will a utilisation optimale de l'espace atteinte, ce qui se traduit par une utilisation efficace de l'espace de bureau.

En outre, un Logiciel de partage de bureau une communication claire entre les employés, car ils peuvent voir quels collègues sont au bureau quel jour. Cela favorise la collaboration et permet un environnement de travail fluide, même lorsque les employés travaillent sur des sites différents. La flexibilité et l'efficacité qu'offrent ces outils en font un élément indispensable du monde du travail hybride.

8. Exprimez votre reconnaissance

Les employés qui travaillent à domicile ont généralement moins de contacts avec leurs supérieurs. Par conséquent, la reconnaissance et les mots d'éloge sont souvent absents, ce qui peut avoir un impact négatif sur l'éthique du travail. Il est donc d'autant plus important d'exprimer régulièrement son appréciation de la performance au travail malgré la distance numérique. Cela peut très bien se faire par le biais de vidéoconférences ou d'appels téléphoniques personnels.

La planification d'une « annuelle » mériterait également d'être envisagée.Workation«, dans lequel les travailleurs voyagent à l'étranger pour travailler ensemble tout en renforçant les liens d'équipe.

conclusion

Grâce à un juste équilibre entre le travail personnel et virtuel et à de solides liens sociaux entre collègues, le travail hybride peut offrir aux employés la flexibilité et l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée souhaités sans sacrifier la productivité, la collaboration ou la culture d'entreprise. Une communication réfléchie et consciente sur le changement et un logiciel de partage de bureau adapté en sont la clé. Le simple fait d'expliquer que « nous sommes désormais une entreprise hybride », sans structures claires, peut entraîner des échecs.