Avantages et inconvénients du hot desking

Le partage de bureau n'est plus seulement un concept moderne utilisé par les start-up ou les entreprises de la Silicon Valley. Les entreprises allemandes profitent également de plus en plus des avantages du partage de bureau. Qu'est-ce exactement que le partage de bureau ou même Bureau avec accès à un bureau Vous découvrirez ci-dessous quels sont les avantages et les inconvénients.

Qu'est-ce que le partage de bureau ?

Avec Partage de bureau Est-ce une forme d'organisation du travail utilisée dans modèles de travail hybrides signifie que les employés ne se voient pas attribuer un poste fixe, mais qu'ils le sélectionnent chaque jour de manière flexible. Étant donné que, dans un environnement de travail moderne, les employés travaillent à plusieurs reprises dans Bureau à domicile Au travail, en voyage ou lors de réunions avec les clients, il est rare que tous les employés soient au bureau en même temps. L'idée du bureau partagé repose donc sur l'attribution gratuite des postes de travail existants et l'utilisation efficace de l'espace.

Le concept inclut des économies d'espace, ce qui signifie que Flexibilité d'un bureau est promu. Le libre choix des sièges vise à éviter la monotonie et les habitudes. L'auto-organisation quotidienne, en revanche, favorise la productivité et la créativité, de sorte qu'il y a une plus grande motivation au travail. Il s'agit d'un élément central de nombreux concepts de bureaux modernes et de l'ensemble du mouvement New Work.

Avantages et inconvénients les plus courants du partage de bureau

Diverses entreprises, qu'il s'agisse de jeunes entreprises en démarrage ou de multinationales, appliquent déjà avec succès le principe du bureau partagé. Cependant, un bureau flexible présente non seulement des avantages du partage de bureau, mais également des inconvénients. Nous avons rassemblé les aspects les plus importants qui sont pertinents dans ce monde du travail.

Quels sont les avantages du partage de bureau ?

Flexibilité au bureau

Le concept de bureau partagé est parfaitement adapté à une méthode de travail agile et favorise ainsi la flexibilité et la créativité. La rotation constante qui entre dans l'entreprise a un effet particulier sur la créativité et la soutient grâce à de nouvelles influences, car les employés peuvent se rencontrer à nouveau chaque jour et choisir leur table ou leur lieu de travail préféré.

Échange et circulation d'informations

En raison de l'évolution constante des emplois, les employés entrent naturellement en contact avec plus de personnes que dans le cadre d'un travail fixe. De cette façon, les collègues discutent également entre les départements, afin de discuter des méthodes de travail, des défis et des meilleures pratiques et de renforcer la collaboration entre les membres de l'équipe.

Utilisation efficace de l'espace

Partage de bureau optimise l'utilisation de l'espace dans les bureaux de manière significative. Comme tous les employés ne sont pas présents en même temps, les entreprises peuvent se contenter d'un nombre d'emplois inférieur au nombre d'employés. Cela se traduit par une réduction de la quantité d'espace de bureau requise. Les ressources libérées peuvent plutôt être utilisées pour concevoir des zones de collaboration, des zones de réflexion créative ou des espaces communs améliorés, ce qui augmente le bien-être et la productivité des membres de l'équipe. Il s'agit d'une solution intelligente pour les concepts de bureaux modernes.

Réduisez les coûts

Avec un bureau partagé, vous pouvez coûts supplémentaires économisés devenir. Cela résulte directement de l'utilisation efficace de l'espace, car les entreprises n'ont pas à louer de grands espaces de bureau et ont également besoin de moins de lieux de travail physiques, car tous les employés ne sont pas au bureau tous les jours. En règle générale, les gens travaillent toujours à domicile, en voyage d'affaires, en vacances ou pour cause de maladie. Cela permet d'optimiser les ressources et l'organisation de l'utilisation des lieux de travail existants.

Promouvoir la satisfaction des employés

Le bon équipement de bureau, qui répond aux besoins des employés, représente une grande partie des Satisfaction du personnel. Grâce au partage de bureau, vous pouvez contribuer à la satisfaction des employés en alignant de manière optimale toutes les pièces sur les processus de travail et en améliorant le bien-être au travail.

Quels sont les inconvénients du partage de bureau ?

Agitation intérieure

Pour certains, la recherche quotidienne d'un emploi peut être un facteur de stress. Surtout au début, lorsque le processus est réintroduit. Pour rendre l'introduction aussi agréable que possible, aide Modifier la communication ainsi qu'une phase de test pour créer une habitude chez les employés. Voici des règles claires en matière de partage de bureau et des solutions de gestion du lieu de travail sont nécessaires.

Réduction de la dynamique d'équipe

Bien qu'un bureau flexible favorise les échanges entre les services, le dynamisme et la cohésion au sein de sa propre équipe peuvent s'affaiblir. Pour y remédier, vous devez garder un œil sur la dynamique de votre propre équipe et, si nécessaire, mesures Soyez initié, par exemple X fois par semaine, l'équipe se réunit. Cela nécessite une conception consciente de la culture du travail.

Temps passé

Bien entendu, trouver un emploi adapté demande du temps. Par conséquent, un outil numérique permettant de trouver et de réserver le bon lieu de travail constitue généralement un investissement judicieux. De plus, le bureau, la chaise et l'écran doivent être installés et câblés à chaque fois. Une gestion efficace du lieu de travail est essentielle à cet égard.

Gestion des objets personnels et classement

Un aspect souvent négligé concerne la manipulation des effets personnels. Avec le partage de bureau, il n'y a généralement pas d'espace fixe pour les objets privés tels que les photos, les plantes ou les fournitures de bureau. Cela nécessite la mise en place d'un Politique de Clean Desk, ce qui signifie que chaque lieu de travail est complètement libéré à la fin de la journée. Cela signifie que les employés doivent emballer et déballer leurs affaires tous les jours, ce qui peut être considéré comme une dépense de temps supplémentaire et réduit le sentiment d'avoir « leur propre » lieu de travail. Pour pallier cet inconvénient, les entreprises devraient envisager de fournir des casiers individuels ou des conteneurs roulants afin de garantir le bien-être au travail au quotidien.

Flexopus — probablement le logiciel de partage de bureau le plus intuitif

À une époque où choisir le bon lieu de travail prend du temps, Flexopus présente un investissement rentable grâce à sa plateforme numérique et à son application native. Logiciel de partage de bureau de Flexopus se caractérise par ses Efficacité et facilité d'utilisation en adaptant la recherche et la réservation lieux de travail, salles de réunion et places de parking soulagé. C'est la solution idéale pour une gestion moderne de l'environnement de travail.

Flexopus assure également une intégration parfaite avec Microsoft Exchange. Cette intégration permet une synchronisation fluide des réservations sur le lieu de travail avec les calendriers des employés et permet de réserver des salles de réunion directement via Outlook. En outre, il existe également un Microsoft Teams Intégration qui permet aux employés de réserver des postes de travail directement dans l'infrastructure Microsoft habituelle. La protection des données est également prise en compte.

Conclusion : le partage de bureau a-t-il un sens aujourd'hui ?

Maintenant que les avantages et les inconvénients du partage de bureau sont connus, la question qui se pose est la suivante : le partage de bureau a-t-il désormais un sens ? Le concept de réservation du lieu de travail est généralement intéressant lorsque le personnel travaille de manière flexible et que de nombreux collègues travaillent en partie depuis leur domicile ou sont souvent sur place avec le client. C'est l'un des modèles de travail flexibles qui favorise l'utilisation efficace des lieux de travail.

Cependant, la mise en œuvre doit être effectuée correctement et nécessite l'engagement de toutes les parties concernées. Par conséquent, impliquez vos employés dans le processus de décision. Chacun devrait avoir la possibilité de faire part de son opinion, de ses idées et de ses préoccupations. S'il existe un comité d'entreprise, il devrait également être inclus dans la planification à un stade précoce. Bien entendu, une phase de test est un modèle très approprié pour piloter le processus de prise de décision et prendre en compte les préférences des employés.

Notez que le partage de bureau est un concept hautement interactif qui repose sur le fait de rassembler les gens au travail afin d'encourager la collaboration. Si le principe est compris par tous et que les règles sont clairement communiquées, il y a de fortes chances que la productivité, la satisfaction et la coopération évoluent de manière positive. Un système de réservation de poste de travail intuitif et simple tel que Flexopus jette les bases d'une mise en œuvre réussie de ce concept de travail moderne.