Réservation des invités et gestion des visiteurs
Gérez facilement les visites externes dans votre environnement de travail flexible grâce à la réservation d'invités Flexopus. Les collaborateurs qui attendent des invités ou des personnes externes peuvent réserver des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking pour des tiers de manière indépendante et personnalisée.
Créer une réservation pour les invités
Les réservations ou réservations de postes de travail, de salles de réunion et de places de parking pour les invités peuvent être créées par n'importe quel collaborateur. Les clients recevront ensuite une invitation personnalisée par e-mail contenant des informations sur l'heure de la réservation, la description de la propriété et le plan d'étage.
Créer des profils d'utilisateurs temporaires
Les employés externes, tels que les indépendants qui travaillent dans l'entreprise depuis plus longtemps, peuvent recevoir un profil d'utilisateur temporaire avec une date d'expiration. Avec le profil utilisateur temporaire, des réservations régulières peuvent être effectuées pendant la période de validité. Les profils utilisateur temporaires ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Aperçu des réservations des clients
Dans la zone d'administration, toutes les réservations peuvent être consultées via l'historique des réservations. Les réservations des clients sont spécialement marquées afin que les administrateurs aient toujours un aperçu des réservations des clients effectuées dans Flexopus.
Réservation ad hoc de salles
Les salles de réunion et les cabines téléphoniques peuvent être réservées sur place sur l'écran, même par les invités. Les réservations de salles sont enregistrées dans le système, sauf en cas de conflits ou d'autres réservations. Apprenez-en plus sur notre solution d'affichage numérique ainsi que sur la connexion Microsoft Exchange Online.
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Comment fonctionne la réservation des invités ?
Pour réserver un invité chez Flexopus, il vous suffit de fournir votre nom, votre adresse e-mail et, éventuellement, la raison de votre visite. Une fois ces informations saisies, il ne reste plus qu'à sélectionner l'objet concerné et la personne externe sera informée de la réservation par email.
Les cas d'utilisation spécifiques pour la réservation des invités sont divers. Ci-dessous, nous avons répertorié certains des cas d'utilisation les plus courants. En principe, vous pouvez utiliser la fonction exactement selon les besoins internes de votre entreprise.
- Ateliers avec les clients
Vous souhaitez organiser un atelier avec les clients au bureau. Avec la réservation d'invités, vous réservez des objets adaptés à vos clients et vos collègues peuvent voir sur la carte en direct dans quelle partie du bureau l'atelier se déroule. - Candidats & Travail d'essai
En plus des clients, les candidats sont également régulièrement invités dans l'entreprise. Afin de garantir qu'un lieu de travail soit disponible pour un travail d'essai, celui-ci peut être réservé à l'avance. - Freelance & autres employés externes
Dans les entreprises agiles, il est courant que des freelances ou d'autres employés externes soient dans l'entreprise pendant une période limitée et sur la base d'un projet. Ici aussi, il peut être nécessaire de réserver des postes de travail spécifiques via la réservation invité.
Panneaux de porte indiquant l'occupation de la chambre
