Excellent logiciel de gestion des visiteurs

En plus de l'enregistrement des visiteurs en ligne, une application de gestion des visiteurs telle que Flexopus devrait également proposer une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les informations de protection des données, des informations sur l'heure de la visite, comment s'y rendre ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement/de départ transparente. Les données doivent être documentées individuellement – en fonction de la finalité – conformément aux réglementations sur la protection des données.

Un bon système de gestion des visiteurs doit cartographier le processus depuis l'invitation d'un client jusqu'à la réception et le départ, de manière conviviale et explicite. Il devrait offrir de nombreuses options de réglage individuelles afin de pouvoir cartographier les processus individuels de la meilleure façon possible. Portez une attention particulière aux options de protection des données et de confidentialité ainsi qu’à l’emplacement de stockage des données.

Une gestion des visiteurs est un outil important pour la sécurité des informations et des visiteurs. Sécurité de l'information : les visiteurs doivent connaître et respecter les politiques de l'entreprise, par exemple : Interdiction des enregistrements vidéo ou restriction d’accès aux zones sensibles. Des certifications comme ISO27001 ou TISAX peuvent exiger de tels processus afin de garantir la protection des informations. Sécurité des visiteurs : une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d’urgence, il est utile d’avoir à portée de main une liste complète des personnes évacuées. De plus, les plans d’évacuation et les consignes de sécurité peuvent être intégrés à l’enregistrement des visiteurs.

Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d’autres doivent simplement être reconnus. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus efficace de gestion des visiteurs. Tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par courrier électronique grâce à l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, ou bien sur place via un terminal de kiosque à la réception. ‍ Politique de confidentialité : Conformément au RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, y compris la finalité, la durée, les droits et les responsables du traitement des données, ainsi que les droits de rétractation. ‍ Politique des visiteurs: Une politique qui établit les règles de comportement lors de la visite du bureau, telle que l'interdiction de prendre des photos et des vidéos ou l'accès aux zones de sécurité. Consignes de sécurité : Informations sur la protection incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de non-divulgation : pour protéger les informations sensibles, car les visiteurs peuvent accéder à des informations confidentielles ou entendre des conversations.

Non, aucun équipement spécial n'est requis pour utiliser le logiciel de gestion des visiteurs Flexopus. Le logiciel est basé sur le Web et peut être utilisé sur les tablettes, les PC ou les systèmes de bornes d'accueil existants. En option, des solutions d'enregistrement/de code PIN numérique et des badges visiteurs peuvent être intégrés.

Les logiciels de gestion des visiteurs sont idéaux pour les entreprises qui reçoivent régulièrement des visiteurs, par exemple : Clients, partenaires ou candidats. Elle digitalise le processus d'accueil, garantit la transparence et la sécurité, et crée en même temps une première impression professionnelle auprès de vos invités. De plus, une liste mise à jour quotidiennement de toutes les personnes présentes dans le bâtiment est tenue à jour, conformément à de nombreuses réglementations en matière de sécurité incendie.