Réservation d'invités & gestion des visiteurs
Gérez facilement les visites de personnes externes dans votre environnement de travail flexible grâce à la réservation d'invités de Flexopus. Les employés qui attendent des invités ou des personnes externes peuvent réserver de manière autonome et personnalisée des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking pour des tiers.
Créer une réservation pour les invités
Les réservations de postes de travail, de salles de réunion et de places de parking pour les invités peuvent être créées par n'importe quel employé. Les invités reçoivent ensuite une invitation par e-mail personnalisée avec des informations sur l'heure de la réservation, la description de l'objet et le plan d'étage.
Créer des profils d'utilisateur temporaires
Les employés externes, tels que les freelances, qui sont dans l'entreprise pour une période prolongée, peuvent obtenir un profil d'utilisateur temporaire avec une date d'expiration. Avec le profil d'utilisateur temporaire, des réservations régulières peuvent être effectuées pendant la période de validité. Les profils d'utilisateur temporaires ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Aperçu des réservations d'invités
Dans la zone d'administration, toutes les réservations peuvent être consultées via l'historique des réservations. Les réservations d'invités sont spécialement marquées, de sorte que les administrateurs ont à tout moment un aperçu des réservations d'invités effectuées dans Flexopus.
Réservation ad-hoc de salles
Les salles de réunion et les cabines téléphoniques peuvent être réservées sur place via l'écran, même par les invités. Les réservations de salles sont enregistrées dans le système, à condition qu'il n'y ait pas de conflits ou d'autres réservations. En savoir plus sur notre solution d'affichage dynamique et la connexion à Microsoft Exchange Online.
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Comment fonctionne la réservation d'invités ?
Tout ce dont vous avez besoin pour la réservation d'invités dans Flexopus est le nom, l'adresse e-mail et, facultativement, la raison de la visite. Une fois ces informations saisies, il suffit de sélectionner l'objet concerné et la personne externe sera informée de la réservation par e-mail.
Les cas d'utilisation concrets pour la réservation d'invités sont variés. Nous avons listé ci-dessous quelques-uns des cas d'utilisation les plus courants. En principe, vous pouvez utiliser la fonction exactement comme l'exigent vos besoins internes.
- Ateliers avec les client(e)s
Vous souhaitez organiser un atelier avec des client(e)s au bureau. Avec la réservation d'invités, vous réservez des objets appropriés pour vos client(e)s et les collègues voient sur la carte en temps réel dans quelle partie du bureau l'atelier se déroule. - Candidat(e)s & Journées d'essai
Outre les client(e)s, des candidat(e)s sont également régulièrement invités dans l'entreprise. Afin qu'un poste de travail soit également disponible pour la journée d'essai, celui-ci peut être réservé à l'avance. - Freelance et autres employé(e)s externes
Dans les entreprises agiles, il est fréquent que des freelance ou d'autres employé(e)s externes soient présents dans l'entreprise pour des projets spécifiques et une durée limitée. Dans ce cas également, il peut être nécessaire de réserver des postes de travail spécifiques via la réservation d'invités.
Panneaux de porte pour l'occupation des salles
