Réservation des clients et gestion des visiteurs
Gérez facilement les visites externes dans votre environnement de travail flexible grâce à Flexopus guest booking. Les employés qui attendent des invités ou des personnes extérieures peuvent réserver eux-mêmes et de manière personnalisée des postes de travail, des salles de réunion et des places de parking pour des tiers.
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Créer une réservation pour les clients
Les réservations ou les réservations de postes de travail, de salles de réunion et de places de parking pour les clients peuvent être effectuées par n'importe quel employé. Les clients recevront ensuite un e-mail d'invitation personnalisé contenant des informations sur l'heure de réservation, la description de l'établissement et le plan d'étage.
Création de profils utilisateur temporaires
Les employés externes tels que les indépendants qui travaillent dans l'entreprise depuis plus longtemps peuvent recevoir un profil d'utilisateur temporaire avec une date d'expiration. Grâce au profil d'utilisateur temporaire, les réservations peuvent être effectuées régulièrement pendant la période de validité. Les profils utilisateur temporaires ne peuvent être créés que par les administrateurs.
Vue d'ensemble des réservations des clients
Dans la zone d'administration, toutes les réservations peuvent être consultées via l'historique des réservations. Les réservations d'invités sont spécialement marquées afin que les administrateurs aient à tout moment un aperçu des réservations de clients effectuées dans Flexopus.
Réservation ad hoc de chambres
Les salles de réunion et les cabines téléphoniques peuvent être réservées sur l'écran du site, même par les clients. Les réservations de chambres sont enregistrées dans le système tant qu'il n'y a pas de conflits ou d'autres réservations. En savoir plus sur notre solution d'affichage numérique et la connexion en ligne Microsoft Exchange.
Comment fonctionne la réservation des clients ?
Pour réserver un invité chez Flexopus, vous n'avez besoin que d'un nom, d'une adresse e-mail et, éventuellement, du motif de la visite. Une fois ces informations saisies, il vous suffit de sélectionner la propriété concernée et la personne externe sera informée de la réservation par e-mail.
Les applications spécifiques pour la réservation de clients sont diverses. Nous avons répertorié ci-dessous certains des cas d'utilisation les plus courants. En principe, vous pouvez toutefois utiliser la fonction de la même manière que les exigences internes de votre entreprise l'exigent.
- Ateliers avec les clients : Vous souhaitez organiser un atelier avec des clients au bureau. En réservant un invité, vous réservez des objets adaptés à vos clients et vos collègues peuvent voir sur la carte en direct dans quelle partie du bureau se déroule l'atelier.
- Candidats et travaux d'essai : Outre les clients, les candidats sont également des invités fréquents de l'entreprise. Afin qu'un poste de travail soit également disponible pour les travaux d'essai, il peut être réservé à l'avance.
- Travailleurs indépendants et autres employés externes : Dans les entreprises agiles, il arrive souvent que des travailleurs indépendants ou d'autres employés externes travaillent dans l'entreprise dans le cadre de projets et pour une durée limitée. Ici aussi, il peut être nécessaire de réserver des lieux de travail spécifiques via la réservation des clients.
Panneaux de porte indiquant l'occupation des chambres
