Excellent logiciel de gestion des visiteurs
Flexopus simplifie l’enregistrement moderne des visiteurs. Les employés peuvent inscrire et documenter les visiteurs externes facilement via l’application.
.webp)
Déjà utilisé dans plus de 4 000 bureaux !
Cliquez pour parcourir les fonctions
.svg)
Réservez une démonstration en direct !
Cela vous intéresse ou avez-vous des questions ?
Comment fonctionne la gestion des visiteurs avec Flexopus ?
.svg)
Inviter les visiteurs
L’hôte ou le responsable du bureau peut pré-enregistrer les visiteurs et leur envoyer automatiquement une invitation par courriel.
.svg)
Vérification des visiteurs
Les visiteurs, qu'ils soient invités ou spontanés, peuvent facilement compléter leurs données en ligne à l'avance ou directement sur place, au kiosque d'accueil.
.svg)
Enregistrement
Après vérification, l'enregistrement peut se faire de manière indépendante ou auprès de la réception ou de l'hôte.
.svg)
Vérifier
Les visiteurs sont enregistrés à leur départ. Le journal des visites est conservé conformément à la réglementation sur la protection des données.
Qu'est-ce qu'une application de gestion des visiteurs ?
Pré-enregistrer les visiteurs
Enregistrez facilement vos invités avant leur visite à l'aide de l'application Flexopus pour garantir un processus de check-in rapide et fluide et réduire les temps d'attente à la réception. En même temps, vous savez à tout moment qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise, garantissant ainsi une sécurité accrue de l'entreprise.
Pré-enregistrer les visiteurs
Enregistrez facilement vos invités avant leur visite à l'aide de l'application Flexopus pour garantir un processus de check-in rapide et fluide et réduire les temps d'attente à la réception. En même temps, vous savez à tout moment qui est autorisé à entrer dans le bureau ou dans les locaux de l'entreprise, garantissant ainsi une sécurité accrue de l'entreprise.
-p-500%20(1).png)
Invitez les invités de manière flexible
Invitez des visiteurs individuels ou des groupes entiers à l'avance – directement dans Flexopus ou facilement via Outlook. Il est également possible d'ajouter des visiteurs sans adresse électronique, si nécessaire. Les invités ayant enregistré leur adresse électronique recevront automatiquement une invitation personnalisée comprenant une entrée dans leur calendrier et pourront compléter leurs informations avant leur arrivée.
Invitez les invités de manière flexible
Invitez des visiteurs individuels ou des groupes entiers à l'avance – directement dans Flexopus ou facilement via Outlook. Il est également possible d'ajouter des visiteurs sans adresse électronique, si nécessaire. Les invités ayant enregistré leur adresse électronique recevront automatiquement une invitation personnalisée comprenant une entrée dans leur calendrier et pourront compléter leurs informations avant leur arrivée.
Accès des visiteurs sur site avec terminal kiosque
Optimisez l'entrée des visiteurs via une borne interactive ou sans contact via un code QR sur votre smartphone. Les visiteurs peuvent consulter et mettre à jour leurs données sur place, confirmer ou signer des documents et bénéficier d'un accès Wi-Fi invité si nécessaire. Même les visiteurs spontanés peuvent s'inscrire directement au kiosque.
Accès des visiteurs sur site avec terminal kiosque
Optimisez l'entrée des visiteurs via une borne interactive ou sans contact via un code QR sur votre smartphone. Les visiteurs peuvent consulter et mettre à jour leurs données sur place, confirmer ou signer des documents et bénéficier d'un accès Wi-Fi invité si nécessaire. Même les visiteurs spontanés peuvent s'inscrire directement au kiosque.
Personnalisez votre logiciel de gestion des visiteurs !
.svg)
Sélectionnez les champs d'inscription
.svg)
Fournir des documents
.svg)
Paramètres de confidentialité
Signature numérique pour les documents
Les visiteurs peuvent consulter et signer numériquement des documents d'entreprise tels que des directives, des instructions, des politiques de confidentialité ou des accords de confidentialité, soit à l'avance par courriel d'invitation, soit directement au kiosque. Pour les documents obligatoires, il est également possible de s'assurer qu'ils sont lus intégralement avant approbation. Idéal pour les entreprises ayant des exigences élevées en matière de sécurité et de conformité, par exemple dans le cadre de la norme ISO 27001 ou TISAX.
Signature numérique pour les documents
Les visiteurs peuvent consulter et signer numériquement des documents d'entreprise tels que des directives, des instructions, des politiques de confidentialité ou des accords de confidentialité, soit à l'avance par courriel d'invitation, soit directement au kiosque. Pour les documents obligatoires, il est également possible de s'assurer qu'ils sont lus intégralement avant approbation. Idéal pour les entreprises ayant des exigences élevées en matière de sécurité et de conformité, par exemple dans le cadre de la norme ISO 27001 ou TISAX.
Gérer individuellement la sécurité des visiteurs
Les visites peuvent être sécurisées individuellement via des processus d'approbation et des niveaux de sécurité. Certaines catégories de visiteurs peuvent être pré-approuvées et les visites peuvent être classées comme faibles, moyennes ou élevées. Les rôles et les permissions peuvent également servir à définir quels utilisateurs sont autorisés à inviter des visiteurs, à consulter les données des visiteurs ou à gérer uniquement certains bâtiments.
Gérer individuellement la sécurité des visiteurs
Les visites peuvent être sécurisées individuellement via des processus d'approbation et des niveaux de sécurité. Certaines catégories de visiteurs peuvent être pré-approuvées et les visites peuvent être classées comme faibles, moyennes ou élevées. Les rôles et les permissions peuvent également servir à définir quels utilisateurs sont autorisés à inviter des visiteurs, à consulter les données des visiteurs ou à gérer uniquement certains bâtiments.
Automatisation de la réception et de la gestion des installations
Automatisation des processus liés à l'accueil et à la gestion des installations : les hôtes sont informés de l'arrivée de leurs visiteurs et reçoivent un rappel automatique en cas d'oubli de leur départ. De plus, la direction des installations peut recevoir un aperçu quotidien des visiteurs attendus dans chaque bâtiment.
Automatisation de la réception et de la gestion des installations
Automatisation des processus liés à l'accueil et à la gestion des installations : les hôtes sont informés de l'arrivée de leurs visiteurs et reçoivent un rappel automatique en cas d'oubli de leur départ. De plus, la direction des installations peut recevoir un aperçu quotidien des visiteurs attendus dans chaque bâtiment.
Les visiteurs toujours sous surveillance
Les administrateurs ont une vue d'ensemble de toutes les invitations de visiteurs, ainsi que des invités présents et de ceux qui ont déjà quitté l'établissement. Vous pouvez gérer les visites pour le compte d'autres personnes, analyser les tendances des visiteurs, exporter des résumés quotidiens et visualiser tous les visiteurs actuellement présents en cas d'évacuation.
Les visiteurs toujours sous surveillance
Les administrateurs ont une vue d'ensemble de toutes les invitations de visiteurs, ainsi que des invités présents et de ceux qui ont déjà quitté l'établissement. Vous pouvez gérer les visites pour le compte d'autres personnes, analyser les tendances des visiteurs, exporter des résumés quotidiens et visualiser tous les visiteurs actuellement présents en cas d'évacuation.
Solutions matérielles recommandées
*Nous n'offrons actuellement de support logiciel officiel que pour les appareils répertoriés dans la boutique de nos partenaires B2B. Vous pouvez également utiliser Flexopus sur d'autres appareils avec une prise en charge limitée.
Commandez sur la boutique en ligne de notre partenaire B2B !
Commandez les solutions matérielles recommandées dans la boutique en ligne B2B de notre partenaire !
Quels sont les avantages d'une application de gestion des visiteurs ?
.svg)
Expérience des visiteurs professionnels
La première impression est toujours cruciale, surtout pour les clients importants et les visiteurs. En utilisant un logiciel de gestion des visiteurs moderne et professionnel, vous pouvez laisser une impression professionnelle et offrir une expérience unique à vos visiteurs, reflétant ainsi la qualité de votre entreprise.
Traiter les données des visiteurs en toute sécurité, conformément au RGPD
Conformément au RGPD, les données personnelles ne peuvent être conservées que pour des finalités spécifiques et pour une durée limitée. Avec les paramètres individuels d'anonymisation des données dans Flexopus, vous pouvez protéger les données de vos visiteurs et effectuer une anonymisation automatique des données de manière opportune et sécurisée selon votre objectif.
.svg)
Gérer plusieurs sites
Avec l'application de gestion des espaces de travail Flexopus, vous pouvez gérer de manière centralisée vos visiteurs sur tous vos sites grâce à un seul logiciel. Les responsables de bureau et le personnel d'accueil peuvent - en fonction de leur permission - voir uniquement les visiteurs de leurs propres locaux ou d'autres lieux, sans avoir nécessairement à être personnellement présents.
.svg)
Liste des mesures de protection contre l'incendie
Avec l'application de gestion des visiteurs Flexopus, le personnel autorisé peut consulter une liste de tous les visiteurs actifs sur le site en cas d'incendie. Cette liste de contrôle permet d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main en temps réel en cas d'urgence ou d'évacuation et de s'assurer que toutes les personnes ont quitté les bureaux.
Réservez une démonstration en direct !
Cela vous intéresse ou avez-vous des questions ?
Avis clients sur l'application de gestion des espaces de travail
Questions et réponses sur la gestion des visiteurs
Quelles fonctionnalités une application de gestion des visiteurs doit-elle posséder ?
Une application de gestion des visiteurs comme Flexopus devrait, en plus de l'enregistrement des visiteurs en ligne, comporter également une invitation intelligente (pour compléter les données personnelles, confirmer les avis de protection des données, fournir des informations sur l'heure de la visite, les directions ou les options de stationnement), un accueil numérique moderne à la réception et une fonction d'enregistrement/de départ fluide. Les données doivent être documentées individuellement – en fonction de leur finalité – conformément à la réglementation sur la protection des données.
Comment reconnaître un bon système d'enregistrement des visiteurs ?
Un bon système de gestion des visiteurs doit décrire le processus, de l'invitation du client à son départ, en passant par l'accueil, de manière conviviale et explicite. Il devrait offrir de nombreuses options de paramétrage individuelles afin de refléter au mieux les processus individuels. Portez une attention particulière aux paramètres de protection et de confidentialité des données ainsi qu'à l'emplacement de stockage des données.
Comment la gestion numérique des visiteurs garantit-elle une sécurité accrue ?
La gestion des visiteurs est un outil important pour la sécurité de l'information et des visiteurs. Sécurité des informations : Les visiteurs doivent connaître et respecter les politiques de l'entreprise, par exemple : Interdiction des enregistrements vidéo ou restrictions d'accès aux zones sensibles. Des certifications telles que l'ISO27001 ou TISAX peuvent prescrire de tels processus afin d'assurer la protection des informations. Sécurité des visiteurs : Une gestion efficace des visiteurs contribue également à la protection contre les incendies. En cas d'urgence, il est utile d'avoir sous la main une liste complète des personnes évacuées. De plus, les plans d'évacuation et les consignes de sécurité peuvent être intégrés à l'enregistrement des visiteurs.
Comment documenter les visiteurs conformément à la norme ISO 27001 / TISAX ?
Certains documents doivent être signés par les visiteurs, d'autres nécessitent seulement un accusé de réception. Les documents suivants sont fréquemment utilisés pour un processus efficace de gestion des visiteurs. Tous ces documents et bien d'autres peuvent être confirmés ou signés à l'avance par e-mail via l'enregistrement numérique des visiteurs de Flexopus, ou bien sur place via une borne interactive à la réception. Politique de confidentialité : Conformément au RGPD, les visiteurs doivent être informés du traitement de leurs données personnelles, notamment de sa finalité, de sa durée, de leurs droits et des responsables du traitement, ainsi que de leur droit de retrait. Politique relative aux visiteurs : Politique qui définit les règles de conduite à respecter lors d’une visite au bureau, telles que l’interdiction de prendre des photos et des vidéos ou l’accès aux zones de sécurité. Consignes de sécurité : Informations sur la protection contre l'incendie, la prévention des accidents et le plan d'évacuation. Accord de non-divulgation : afin de protéger les informations sensibles, car les visiteurs pourraient avoir accès à des informations confidentielles ou entendre des conversations.
Articles de blog sur la gestion des visiteurs
_11zon.jpg)
.webp)
.webp)
Prêt pour la prochaine étape ?
.webp)