L'accueil des visiteurs simplifié avec Flexopus

Dans un monde du travail de plus en plus connecté, les rencontres en personne et les espaces partagés prennent une importance croissante. Dans l'agitation du quotidien, il est essentiel d'accueillir vos invités sans processus complexes. Grâce au logiciel de gestion des visiteurs Flexopus, l'enregistrement et la gestion des visiteurs deviennent plus simples et fluides que jamais.

Grâce à l'enregistrement numérique, les invités peuvent être saisis et préparés de manière structurée avant leur rendez-vous. L'enregistrement en ligne simplifie non seulement la planification, mais garantit également que l'accueil et l'hôte sont informés à l'avance de l'arrivée des visiteurs.

De l'invitation à l'enregistrement sur place, notre système assure un déroulement fluide et une sécurité maximale. Qu'il s'agisse de visiteurs occasionnels ou de partenaires réguliers, Flexopus vous permet de garder le contrôle et de faire de l'accueil une expérience professionnelle.

Enregistrement des visiteurs avec Flexopus

La gestion des visiteurs Flexopus vous permet d'enregistrer vos invités au bureau de manière dématérialisée. Le logiciel numérise l'ensemble du processus de gestion des visiteurs, de l'inscription et la vérification jusqu'à l'accueil sur site, incluant le suivi des visites.

La saisie numérique des visiteurs garantit que toutes les données pertinentes sont documentées de manière centralisée et traçable. Les entreprises peuvent enregistrer de nouveaux visiteurs, réutiliser des données existantes et ainsi gérer très facilement les invités récurrents.

Les invités reçoivent une invitation par e-mail et peuvent se vérifier à l'avance ou effectuer les étapes nécessaires sur place via une borne. De plus, l'accueil dispose d'une vue d'ensemble en temps réel de tous les visiteurs, statistiques à l'appui. Cet outil sert non seulement à la gestion, mais peut également être utilisé pour la sécurité. En cas d'urgence, il permet par exemple de vérifier qui était présent dans les locaux lors d'une évacuation ou qui doit être recontacté ultérieurement.

Déroulement d'une invitation de visiteur

Le processus d'invitation est intuitif, favorisant une utilisation régulière et pertinente de l'outil. Des ajustements peuvent être effectués pour personnaliser l'accueil, par exemple pour la signature de documents importants.

Le déroulement peut être divisé en étapes simples, en distinguant l'enregistrement du visiteur d'une réservation concrète pour celui-ci :

L'enregistrement du visiteur s'effectue soit à l'avance via une invitation par e-mail, soit directement à l'accueil. Ainsi, l'enregistrement est intégré de manière flexible au processus d'accueil existant et peut être adapté aux besoins de l'entreprise.

Enregistrement des visiteurs

1. Réserver pour un visiteur
2. Sélectionner un visiteur ou en créer un nouveau
3. Choisir l'enregistrement du visiteur. Un nouveau visiteur peut être créé simultanément
4. Saisir les détails de la réservation
5. Enregistrer
6. Le visiteur reçoit une invitation par e-mail avec tous les détails et un code personnalisé pour son enregistrement. Il peut consulter et accepter à l'avance des documents importants, comme les politiques de confidentialité. Cela simplifie grandement l'arrivée le jour J.

Poste de travail, salle de réunion ou place de parking pour les visiteurs

1. Réserver pour un visiteur
2. Sélectionner un visiteur ou en créer un nouveau
3. Choisir un poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking
4. Suivre le processus de réservation habituel
5. Enregistrer
6. Le visiteur reçoit si besoin une notification par e-mail avec les détails et peut accéder au plan en direct via un lien. Il peut ainsi trouver sa ressource en toute autonomie après son enregistrement.
7. La réservation de l'invité apparaît désormais dans l'aperçu personnel des réservations

Les invitations et réservations pour les invités peuvent également être effectuées via l'espace administrateur. Une vue d'ensemble quotidienne et globale des réservations d'invités y est disponible.

Options de configuration pour les invitations de visiteurs

L'espace administrateur permet de consulter et de gérer toutes les invitations de visiteurs. Il est possible d'y apporter des modifications aux détails des réservations ou des invités, et de visualiser une vue d'ensemble de tous les visiteurs de votre entreprise. Ainsi, les visiteurs récurrents n'ont pas besoin d'être recréés à chaque fois.
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Outre l'activation générale du module, vous pouvez également définir si les utilisateurs effectuant des réservations doivent disposer de droits d'administration sur les invitations. La responsabilité peut ainsi être partagée ou limitée à un seul administrateur.
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L'accès à la base de données des visiteurs peut également être restreint. Les utilisateurs ne peuvent alors voir et sélectionner que les profils de visiteurs qu'ils ont eux-mêmes créés.
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Dans les paramètres, vous pouvez également définir et modifier le texte de bienvenue des e-mails, les champs obligatoires à remplir ou les documents pertinents pour le visiteur.

En plus des invitations de visiteurs, le terminal kiosque optionnel et l'option d'affichage numérique (Digital Signage) sont également activés ici.

Terminal kiosque et affichage numérique

Grâce au terminal kiosque optionnel et à l'affichage numérique associé, l'accueil des visiteurs devient rapide et simple le jour J.

Le terminal kiosque facilite grandement l'enregistrement numérique des visiteurs. Les invités saisis entrent leur code personnel, complètent si nécessaire les informations manquantes et finalisent leur enregistrement directement sur place.

L'entrée sert ainsi de seconde interface pour l'enregistrement et remplit plusieurs fonctions :

Saisie des données des visiteurs :

Si toutes les données des visiteurs n'ont pas été renseignées au préalable, elles peuvent être ajoutées ultérieurement sur le terminal kiosque. Chaque visiteur est ainsi enregistré avec précision et peut compléter lui-même ses informations personnelles.

Remplissage de documents importants :

Si des documents importants ont été oubliés à l'avance ou si de nouveaux documents ont été ajoutés entre l'invitation et l'arrivée, ils peuvent être signés numériquement lors du processus d'enregistrement.

L'option d'affichage numérique vous permet de recueillir des signatures directement et sans papier. Il peut s'agir de conditions générales, d'accords de confidentialité (NDA) ou d'informations sur la protection ou le traitement des données. Cela permet d'économiser du temps et de l'espace, tout en simplifiant l'ensemble du processus d'accueil sans enfreindre les réglementations ni négliger des informations importantes.

Protection des données des visiteurs

Avec Flexopus, vous bénéficiez d'une protection des données conforme au RGPD. Celle-ci est d'une importance capitale, non seulement pour la gestion des données des utilisateurs et de l'entreprise, mais aussi pour l'accueil de personnes externes et l'utilisation de la gestion des visiteurs. Les données personnelles enregistrées sont donc conservées exclusivement aux fins prévues.

Flexopus est hébergé en Allemagne et toutes les données sont stockées exclusivement sur les serveurs de Hetzner GmbH en Bavière. Tant Hetzner GmbH que Flexopus sont certifiés ISO27001. Tous les processus sont donc conformes aux procédures de sécurité informatique et aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information les plus stricts.

Grâce au terminal kiosque et à l'affichage numérique, vous protégez non seulement les données des visiteurs, mais aussi les vôtres. Pour les sujets sensibles, un accord de confidentialité peut être signé et enregistré numériquement directement à l'accueil. Les détails internes de l'entreprise restent ainsi protégés sans que vous ayez à refuser la possibilité d'une visite en personne.

La durée de conservation des données d'analyse basées sur les utilisateurs pour l'enregistrement des visiteurs peut être limitée dans le temps. Vous bénéficiez ainsi d'une flexibilité maximale pour répondre aux exigences de chaque visiteur.

Avantages d'une gestion des visiteurs

Voici un aperçu des avantages de la gestion des visiteurs Flexopus :

Invitation de visiteurs : Les personnes externes peuvent être facilement invitées au bureau par notification e-mail. Elles y reçoivent tous les détails de réservation nécessaires ainsi que leur code d'accès personnel. De plus, elles peuvent remplir les documents importants à l'avance.

Liste numérique des visiteurs : En tant qu'administrateur, vous gardez une vue d'ensemble sur tous les visiteurs présents. En combinaison avec la liste des utilisateurs, il est possible de savoir qui était au bureau et à quel moment.

Enregistrement/Départ : La fonction d'enregistrement remplit le même objectif que celle des utilisateurs classiques. Elle permet de vérifier les créneaux horaires d'arrivée des visiteurs invités et garantit que seules les personnes munies d'une invitation officielle peuvent accéder aux locaux.

Borne kiosque : Une tablette est utilisée ici pour simplifier au maximum l'enregistrement des visiteurs. Les personnes invitées peuvent s'enregistrer sans effort grâce à leur code d'invitation, ce qui permet d'économiser du papier et de libérer le personnel.

Affichage numérique : Les documents importants ou confidentiels peuvent être signés numériquement sur place. La collecte dématérialisée du consentement des visiteurs devient ainsi un processus simple et fluide.

Outre la gestion numérique des visiteurs, Flexopus propose d'autres modules pour une gestion de l'espace de travail unifiée. Avec le logiciel de desk sharing, les collaborateurs peuvent réserver des postes de travail en toute flexibilité, tandis que le logiciel de réservation de salles et le système de réservation de parkings numérique simplifient la gestion des salles de réunion et des places de stationnement d'entreprise. En complément, le logiciel de gestion des actifs permet une gestion numérique des stocks, le module de services de restauration et de facility management facilite l'organisation des services de bureau et les écrans de salle de réunion offrent un affichage transparent de l'occupation des espaces. Flexopus réunit ainsi toutes les fonctionnalités essentielles au quotidien dans un bureau moderne sur une plateforme centrale.

Fazit

Avec la gestion des visiteurs Flexopus, l'ensemble du processus d'accueil est numérisé, optimisé et rendu plus efficace. De l'invitation par e-mail à l'enregistrement rapide et fluide, jusqu'à la signature numérique de documents importants, le système offre une solution flexible et professionnelle pour la réception et la gestion de vos invités.

De l'enregistrement numérique à l'accueil des visiteurs, Flexopus aide les entreprises à rendre leurs processus de gestion des visiteurs dématérialisés, transparents et sécurisés.

La gestion des utilisateurs séduit non seulement par sa simplicité, mais aussi par ses normes de sécurité élevées et son stockage des données conforme au RGPD. Vous gardez à tout moment le contrôle total sur les flux de visiteurs et pouvez définir des règles d'accès personnalisées. De plus, la numérisation réduit la charge administrative manuelle, minimise les sources d'erreurs et assure une documentation transparente de tous les mouvements de visiteurs.

Qu'il s'agisse de petites entreprises ou de grands groupes, Flexopus rend l'accueil des invités plus simple, plus intelligent et plus professionnel, tout en préservant un flux de travail moderne et innovant.