Simplifiez l'enregistrement de vos visiteurs avec Flexopus

Grâce à un monde du travail de plus en plus connecté, les rencontres personnelles et les espaces partagés revêtent une importance croissante. Dans le rythme effréné du quotidien, il est désormais essentiel d'accueillir les visiteurs sans processus compliqués. Avec le logiciel de gestion des visiteurs Flexopus , l'enregistrement et la gestion des visiteurs deviennent plus simples et plus fluides que jamais.

Grâce à un enregistrement numérique des visiteurs, les invités peuvent être enregistrés et préparés de manière structurée avant même leur rendez-vous. L'enregistrement des visiteurs en ligne simplifie non seulement la planification, mais garantit également que la réception et les hôtes sont informés à l'avance de l'arrivée des invités.

De l'invitation à l'enregistrement sur place, en passant par l'inscription, notre système assure un déroulement fluide et une sécurité maximale. Qu'il s'agisse de visiteurs occasionnels ou de partenaires commerciaux réguliers : avec Flexopus, vous gardez toujours une vue d'ensemble et transformez l'accueil en une expérience professionnelle.

Enregistrement des visiteurs avec Flexopus

Le système Flexopus de gestion des visiteurs vous permet d'enregistrer les visiteurs au bureau sans papier. Le logiciel numérise l'ensemble du processus de gestion des visiteurs – de l'inscription à la vérification et à l'accueil sur place, y compris l'enregistrement des visites. 

L'enregistrement numérique des visiteurs garantit que toutes les données pertinentes des visiteurs sont documentées de manière centralisée et traçable. Les entreprises peuvent enregistrer de nouveaux visiteurs, réutiliser les données existantes et ainsi gérer les invités récurrents de manière particulièrement simple.

Les invités reçoivent une invitation par e-mail et peuvent se vérifier à l'avance ou effectuer les étapes nécessaires plus tard sur place au kiosque d'accueil. De plus, la réception dispose d'un aperçu en temps réel de tous les visiteurs, y compris des statistiques. Cela sert non seulement à la vue d'ensemble et à des fins administratives, mais peut également être utilisé en cas d'urgence pour des questions de sécurité. Par exemple, en cas d'urgence, il est possible de vérifier qui se trouvait dans les bureaux au moment d'une évacuation ou qui devrait être recontacté ultérieurement.

Processus d'invitation des visiteurs

Le processus d'invitation des visiteurs est intuitif, permettant ainsi une utilisation régulière et pertinente de l'outil. Des ajustements peuvent également être effectués au sein du processus pour personnaliser l'accueil des visiteurs, par exemple pour la signature de documents importants.

Le processus réel peut être divisé en étapes simples : une distinction est faite entre l'enregistrement des visiteurs et une réservation concrète pour les visiteurs :

L'enregistrement des visiteurs s'effectue soit à l'avance via l'invitation par e-mail, soit directement à la réception. Cela permet d'intégrer de manière flexible l'enregistrement des visiteurs dans le processus d'accueil existant et de l'adapter aux exigences de l'entreprise.

Enregistrement des visiteurs

1. Réserver pour un visiteur
2. Sélectionner un visiteur ou créer un nouveau visiteur
3. Sélectionner l'enregistrement du visiteur. Un nouveau visiteur peut également être créé en même temps.
4. Saisir les détails de la réservation
5. Enregistrer
6. Le visiteur créé reçoit par e-mail une invitation avec tous les détails de réservation nécessaires, ainsi qu'un code personnalisé pour l'enregistrement. Il est également possible de consulter et d'accepter à l'avance des documents importants tels que les informations sur la protection des données ou les directives pour les visiteurs. Ainsi, l'enregistrement le jour de la visite est aussi simple que possible.

Poste de travail, salle de réunion ou place de parking pour visiteurs

1. Réserver pour un visiteur
2. Sélectionner un visiteur ou en créer un nouveau
3. Sélectionner un poste de travail, une salle de réunion ou une place de parking
4. Suivre le processus de réservation normal
5. Enregistrer
6. Le visiteur sélectionné reçoit, si nécessaire, une notification par e-mail avec tous les détails de la réservation et peut également accéder au plan en direct via un lien dans l'e-mail. Ainsi, le visiteur peut se rendre de manière autonome à la ressource qu'il a réservée après s'être enregistré.
7. La réservation d'invité est maintenant affichée dans l'aperçu personnel des réservations

Les invitations de visiteurs et les réservations d'invités peuvent également être effectuées via la zone d'administration. Un aperçu quotidien et général des réservations d'invités est également disponible ici.

Options de configuration pour les invitations de visiteurs

Toutes les invitations de visiteurs peuvent être consultées et gérées via la zone d'administration. Des modifications peuvent également être apportées ultérieurement aux détails de la réservation ou de l'invité ici, et un aperçu de tous les visiteurs de votre entreprise est disponible. Ainsi, les visiteurs récurrents n'ont pas besoin d'être créés à nouveau à chaque fois.
‍
Outre l'activation générale du module, il est également possible de gérer si les utilisateurs effectuant les réservations doivent recevoir des droits d'administration sur les invitations. Ainsi, la responsabilité peut être soit partagée, soit limitée à un administrateur.
‍
L'accès à la base de données des visiteurs inter-utilisateurs peut également être restreint. Ainsi, les utilisateurs ne peuvent voir et sélectionner que les profils de visiteurs qu'ils ont eux-mêmes créés.
‍
Dans les paramètres, il est également possible de déposer et modifier le texte de bienvenue de l'e-mail, les champs obligatoires à remplir ou les documents pertinents pour le visiteur.

Outre les invitations de visiteurs, le terminal de borne optionnel et l'option d'affichage dynamique sont également activés ici.

Kiosque interactif et affichage dynamique

Grâce au kiosque interactif optionnel et à l'affichage dynamique associé, l'accueil le jour de la visite devient rapide et simple.

Le kiosque interactif facilite grandement l'enregistrement numérique des visiteurs. Les invités saisissent leur code personnel, complètent les informations manquantes si nécessaire et finalisent leur inscription directement sur place.

L'accès sert ainsi de deuxième interface pour l'inscription et remplit plusieurs fonctions :

Collecte des données des visiteurs :

Si toutes les données des visiteurs n'ont pas été renseignées au préalable, elles peuvent être complétées en option sur le kiosque interactif. Ainsi, chaque visiteur est enregistré avec précision et peut également ajouter lui-même des informations personnelles.

Remplir des documents importants :

Si des documents importants ont été oubliés à l'avance ou si de nouveaux ont été ajoutés entre l'invitation et l'arrivée, ils peuvent également être signés numériquement lors du processus d'inscription.

L'option d'affichage dynamique vous permet de recueillir des signatures directement et sans papier. Des exemples seraient les conditions générales, les accords de confidentialité (NDA) ou les informations relatives à la protection ou au traitement des données. Cela permet de gagner du temps, de l'espace et de simplifier l'ensemble du processus d'accueil, sans enfreindre les réglementations ni négliger des informations importantes.

Protection des données des visiteurs

Avec Flexopus, vous bénéficiez d'une protection des données conforme au RGPD. Celle-ci est d'une importance capitale non seulement pour la gestion des données des utilisateurs et de l'entreprise, mais aussi pour l'accueil des personnes externes et l'utilisation de la gestion des visiteurs. Ainsi, les données utilisateur stockées sont conservées exclusivement à des fins spécifiques. 

Flexopus est hébergé en Allemagne, toutes les données sont stockées exclusivement sur les serveurs de Hetzner GmbH en Bavière. Hetzner GmbH et Flexopus sont tous deux certifiés ISO27001. Ainsi, tous les processus sont conformes aux procédures de sécurité informatique et aux systèmes de gestion de la sécurité de l'information les plus élevés.

Grâce au kiosque interactif et à l'affichage dynamique, vous protégez non seulement les données des visiteurs, mais aussi les vôtres. Ainsi, pour les sujets sensibles, un accord de confidentialité peut être signé et enregistré numériquement directement à l'accueil. Les détails internes de l'entreprise restent ainsi protégés, sans que vous ayez à refuser la possibilité d'une visite personnelle.

Le stockage des données d'analyse basées sur l'utilisateur pour l'enregistrement des visiteurs peut être limité dans le temps. Vous bénéficiez ainsi d'une flexibilité maximale et pouvez répondre aux exigences de chaque visiteur.

Avantages d'une gestion des visiteurs

Voici un aperçu des avantages de la gestion des visiteurs Flexopus :

Invitation des visiteurs : Les personnes externes peuvent être facilement invitées au bureau par notification e-mail. Elles reçoivent ici tous les détails de réservation nécessaires et leur code d'accès personnel. De plus, elles peuvent remplir les documents importants à l'avance.

Liste numérique des visiteurs : En tant qu'administrateur, vous gardez une vue d'ensemble de tous les visiteurs présents. Combinée à la liste des utilisateurs, elle permet de savoir qui était au bureau et à quel moment.

Enregistrement/Départ : La fonction d'enregistrement remplit le même objectif que celle des utilisateurs habituels. Elle permet de vérifier dans quelle plage horaire les visiteurs invités sont arrivés et seules les personnes munies d'une invitation officielle peuvent entrer. 

Terminal Kiosque : Un terminal tablette est utilisé ici pour rendre l'enregistrement des visiteurs aussi simple que possible. Les visiteurs invités peuvent s'enregistrer sans effort via le code d'invitation. Cela permet d'économiser du papier et du personnel.

Affichage dynamique : Les documents importants ou confidentiels peuvent être signés directement sur place par signature numérique. L'enregistrement sans papier du consentement des visiteurs est ainsi rendu possible en toute simplicité.

Conclusion

Avec l'enregistrement des visiteurs Flexopus, l'ensemble du processus de visite est numérisé, optimisé et rendu plus efficace. De la simple invitation par e-mail à l'enregistrement rapide et fluide, en passant par la signature numérique de documents importants – le système offre une solution flexible et professionnelle pour l'accueil et la gestion de vos invités.

De l'inscription numérique à l'enregistrement et à la saisie des données des visiteurs, Flexopus aide les entreprises à rendre les processus de visite sans papier, transparents et sécurisés.

La gestion des utilisateurs séduit non seulement par sa convivialité, mais aussi par ses normes de sécurité les plus élevées et un stockage des données conforme au RGPD. Vous gardez à tout moment le contrôle total des flux de visiteurs et pouvez définir des règles d'accès individuelles. De plus, la numérisation réduit la charge administrative manuelle, minimise les sources d'erreurs et assure une documentation transparente de tous les mouvements de visiteurs. 

Que ce soit pour les petites entreprises ou les grands groupes – avec Flexopus, l'accueil des invités devient plus simple, plus intelligent et plus professionnel, tout en préservant un flux de travail moderne et innovant.