Mise à jour produit Flexopus : les points forts des six derniers mois

Au cours des dernières versions, Flexopus a considérablement évolué, avec des améliorations dans la réservation d'espaces, la gestion des services, l'expérience visiteur, le support des appareils et le contrôle administratif. De la version 2.38.0 à la 2.44.0, nous avons poursuivi un objectif clair : rendre la gestion des espaces de travail hybrides plus flexible, évolutive et intuitive, tant pour les utilisateurs que pour les administrateurs. Cet article offre un aperçu de toutes les nouveautés et montre en un coup d'œil comment Flexopus a progressé.

Améliorations de la plateforme et de l'administration

Au fil de plusieurs versions, nous avons introduit de nombreuses extensions offrant aux administrateurs plus de contrôle, de flexibilité et de cohérence.

Gestion des langues et des utilisateurs

Les administrateurs peuvent désormais définir une langue par défaut pour les utilisateurs. Cela garantit un onboarding uniforme pour les équipes internationales, tout en permettant de conserver des paramètres linguistiques individuels.

De plus, la délégation d'accès (bêta) a été introduite. Elle permet aux utilisateurs de désigner des remplaçants capables de gérer les réservations en leur nom, sans partager leurs identifiants. Cette fonction est idéale pour les rôles d'assistance, la gestion d'équipe ou le support de direction.

Gestion des appareils et des écrans

Flexopus a élargi son écosystème d'appareils avec :

• Prise en charge de l'API Android Management (bêta) pour les écrans Android gérés centralement
• Nouveaux types d'appareils en mode kiosque pour des cas d'usage spécifiques, comme pour les prestataires de services ou les visiteurs
• Options de contrôle plus détaillées pour le comportement du kiosque, incluant la lecture optionnelle de codes QR

Ces extensions facilitent le déploiement évolutif de Flexopus, de l'accueil aux plans d'étage, en passant par les terminaux de service.

Réservation d'espaces et collaboration

L'un des points centraux des dernières versions a été l'amélioration de la visibilité et de la collaboration sur le lieu de travail.

Extensions du plan en direct et de l'affichage des présences

Le plan en direct affiche désormais les avatars et photos de profil des utilisateurs directement sur les plans d'étage lors d'un zoom. Il est ainsi plus rapide de voir qui est présent et où sont installés les collègues.

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Les fonctions de présence ont été complétées par :

• Une liste de favoris étendue jusqu'à 50 collègues
• Des options de filtrage et de recherche améliorées au sein des favoris
• Une représentation plus claire de la présence des membres clés de l'équipe

Horaires d'ouverture personnalisés pour les bâtiments

Pour le module Workplace, des horaires d'ouverture personnalisés ont été introduits pour chaque bâtiment. Les administrateurs peuvent désormais définir des heures d'ouverture et de fermeture spécifiques pour chaque site, lesquelles prévalent sur les limites de réservation globales. Cela permet de refléter fidèlement les disponibilités réelles des différents sites et d'optimiser la gestion des réservations.

Créneaux horaires réservables

Lors des réservations, il est désormais possible de sélectionner des créneaux prédéfinis tels que matin, après-midi ou journée complète, les horaires étant alors automatiquement appliqués.

Améliorations de la gestion des événements (bêta)

La gestion des événements a été continuellement enrichie, notamment par :

• Un onglet participants affichant le statut de participation (accepté, peut-être, refusé, en attente)
• Une meilleure intégration avec les calendriers et une transparence accrue sur l'occupation des espaces de travail

Fonctions de calendrier et d'intégration

Flexopus renforce son rôle de système central de gestion de l'espace de travail grâce à des intégrations plus poussées.

Extensions Microsoft Exchange

Outre les intégrations cloud existantes, Flexopus prend désormais en charge les serveurs Microsoft Exchange auto-hébergés (bêta). Il s'agit d'une étape importante pour les clients Entreprise et les environnements informatiques sur site, permettant :

• La synchronisation des calendriers
• La visibilité des événements
• Des processus de réservation fluides entre différents systèmes

Améliorations de la gestion des services

La gestion des services a bénéficié dans ces versions de certaines des extensions fonctionnelles les plus complètes.

Configuration étendue pour les prestataires de services

Les administrateurs peuvent désormais configurer des paramètres de commande détaillés par prestataire de services, notamment :

• Les exigences de validation manuelle
• Les délais de préavis pour les modifications
• Les restrictions lors de la création et de la modification de commandes
• La disponibilité le week-end
• Les avertissements personnalisés

De plus, les prestataires de services peuvent définir des catégories d'articles avec leur propre configuration. Cela permet des flux de travail de service plus structurés et mieux planifiables.

Expérience de commande améliorée

Les utilisateurs bénéficient d'un processus de commande plus fluide, grâce notamment à :

• La saisie directe du nombre de participants lors de la commande
• Des avertissements clairs en cas de restrictions ou de limites
• Une meilleure visibilité des articles et des présentations plus lisibles
• La possibilité de planifier et de gérer les services de traiteur directement depuis Outlook pour les rendez-vous associés

Analyses et exportations de services

Flexopus propose désormais un tableau de bord de statistiques de services, offrant aux administrateurs un aperçu des domaines suivants :

• Volume de commandes
• Valeurs totales des commandes
• Répartition par centre de coûts
• Services fréquemment commandés

Les commandes de services peuvent également être exportées au format PDF, CSV ou XLSX pour analyse, partage ou archivage.

Kiosque pour prestataires de services

Un nouveau type d'appareil, le kiosque pour prestataires de services, offre aux équipes de service une vue en lecture seule des commandes attribuées, sans accès aux paramètres administratifs. Cette solution est particulièrement adaptée à la restauration, à la gestion des installations ou aux prestataires externes.

Améliorations de la gestion des visiteurs

Les processus de gestion des visiteurs sont devenus plus rapides, plus fiables et plus professionnels. Parmi les principales nouveautés :

• Exportation des listes de visiteurs quotidiennes au format CSV ou XLSX pour les équipes d'accueil
• Impression automatique des badges après l'enregistrement sur le kiosque
• Désactivation optionnelle du scanner de code QR pour les systèmes de kiosque sans caméra
• Les administrateurs peuvent désormais permettre aux visiteurs de s'enregistrer sur le kiosque sans invitation préalable, en activant un paramètre spécifique et en définissant des modèles d'invitation dédiés aux kiosques

Ces améliorations augmentent l'efficacité à l'accueil sans compromettre la sécurité ou la flexibilité.

Améliorations de la gestion des actifs

La gestion des actifs a également été renforcée. Il n'est désormais plus possible de supprimer des réservations d'actifs restreintes. Cela garantit que les équipements critiques restent correctement attribués et évite toute interruption involontaire.

Ce que cela signifie pour les utilisateurs de Flexopus

Entre les versions 2.38.0 et 2.44.0, Flexopus a évolué, passant d'un outil de réservation d'espace de travail performant à une plateforme encore plus complète pour le travail hybride. Ces nouveautés assurent :

• Plus de transparence pour les collaborateurs
• Plus de contrôle pour les administrateurs
• Des intégrations plus poussées pour les équipes informatiques
• Des flux de travail plus intelligents pour les services et les visiteurs
• Une prise en charge évolutive des appareils et des kiosques

Cela constitue la base des prochaines étapes de développement de Flexopus.

Pour ceux qui souhaitent approfondir chaque version et découvrir d'autres nouvelles fonctionnalités, tous les détails sont disponibles dans les journaux de modifications complets des versions suivantes :

• Version 2.38.0
• Version 2.39.0
• Version 2.40.0
• Version 2.41.0
• Version 2.42.0
• Version 2.43.0
• Version 2.44.0