Flexopus Produkt-Update: Highlights der letzten sechs Monate

In den vergangenen Releases hat sich Flexopus deutlich weiterentwickelt – mit Verbesserungen in den Bereichen Workplace Booking, Service-Management, Besuchererlebnis, Geräteunterstützung und administrative Steuerung. Von Version 2.38.0 bis 2.44.0 verfolgten wir dabei ein klares Ziel: das Management hybrider Arbeitsplätze flexibler, skalierbarer und intuitiver zu gestalten – sowohl für Nutzer als auch für Administratoren. Dieser Artikel bietet einen Überblick über alle Neuerungen und zeigt auf einen Blick, wie sich Flexopus weiterentwickelt hat.

Plattform- und Verwaltungsverbesserungen

Über mehrere Releases hinweg haben wir zahlreiche Erweiterungen eingeführt, die Administratoren mehr Kontrolle, Flexibilität und Konsistenz ermöglichen.

Sprach- und Benutzerverwaltung

Administratoren können nun eine Standardsprache für Nutzer festlegen. Dadurch wird ein einheitliches Onboarding für internationale Teams sichergestellt, während individuelle Spracheinstellungen weiterhin möglich bleiben.

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Zusätzlich wurde die Zugriffsdelegation (Beta) eingeführt. Sie ermöglicht es Nutzer, Stellvertreter zu benennen, die Buchungen in ihrem Namen verwalten können, ohne Zugangsdaten weiterzugeben. Diese Funktion eignet sich besonders für Assistenzrollen, Teamleitungen oder den Executive Support.

Geräte- und Display-Management

Flexopus hat sein Geräte-Ökosystem erweitert um:

• Unterstützung der Android Management API (Beta) für zentral verwaltete Android-Displays
• Neue kioskbasierte Gerätetypen für spezifische Anwendungsfälle, beispielsweise für Service-Provider oder Besucher
• Detailliertere Steuerungsmöglichkeiten für das Kiosk-Verhalten, einschließlich optionalem QR-Code-Scanning

Diese Erweiterungen erleichtern den skalierbaren Einsatz von Flexopus – vom Empfangsbereich über Etagenpläne bis hin zu Service-Terminals.

Arbeitsplatzbuchung und Zusammenarbeit

Ein zentraler Schwerpunkt der letzten Releases lag auf der Verbesserung von Sichtbarkeit und Zusammenarbeit am Arbeitsplatz.

Erweiterungen im Live-Plan und der Anwesenheitsanzeige

Der Live-Plan zeigt nun Benutzeravatare / Profilbilder direkt auf den Grundrissen an, sobald hineingezoomt wird. So lässt sich schneller erkennen, wer vor Ort ist und wo Kollegen sitzen.

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Die Anwesenheitsfunktionen wurden zusätzlich verbessert durch:

• Eine erweiterte Favoritenliste mit bis zu 50 Kollegen
• Verbesserte Filter- und Suchmöglichkeiten innerhalb der Favoriten
• Eine klarere Darstellung der Anwesenheit wichtiger Teammitglieder

Benutzerdefinierte Öffnungszeiten für Gebäude

Für den Bereich Workplace wurden benutzerdefinierte Öffnungszeiten für einzelne Gebäude eingeführt. Administratoren können nun für jedes Gebäude eigene Öffnungs- und Schließzeiten definieren, die die globalen Buchungsgrenzen überschreiben. Dadurch lassen sich unterschiedliche Verfügbarkeiten der jeweiligen Standorte realitätsgetreu abbilden und Buchungen besser steuern.

Buchbare Zeitfenster

Bei Buchungen können nun vordefinierte Zeitfenster wie Vormittag, Nachmittag oder ganztägig ausgewählt werden, wobei die Zeiten automatisch gesetzt werden.

Verbesserungen im Event Management (Beta)

Das Event Management wurde kontinuierlich erweitert, unter anderem durch:

• Einen Teilnehmer-Tab mit Anzeige des Teilnahmestatus (zugesagt, vielleicht, abgesagt, ausstehend)
• Eine bessere Integration mit Kalendern und der allgemeinen Arbeitsplatztransparenz

Kalender- und Integrationsfunktionen

Flexopus stärkt seine Rolle als zentrales Workplace-Management-System durch tiefere Integrationen.

Microsoft Exchange Erweiterungen

Neben bestehenden Cloud-Integrationen unterstützt Flexopus nun auch selbst gehostete Microsoft Exchange Server (Beta). Dies stellt einen wichtigen Schritt für Enterprise-Kunden und On-Premises-IT-Umgebungen dar und ermöglicht:

• Kalender-Synchronisation
• Sichtbarkeit von Events
• Nahtlose Buchungsprozesse über verschiedene Systeme hinweg

Verbesserungen im Service-Management

Das Service-Management erhielt in diesen Releases einige der umfangreichsten funktionalen Erweiterungen.

Erweiterte Konfiguration für Service-Provider

Administratoren können nun detaillierte Bestelleinstellungen pro Service-Provider konfigurieren, darunter:

• Anforderungen an manuelle Freigaben
• Schonfristen für Änderungen
• Einschränkungen bei Erstellung und Bearbeitung von Bestellungen
• Wochenendverfügbarkeit
• Individuelle Warnhinweise

Zusätzlich können Service-Provider Artikelkategorien mit jeweils eigener Konfiguration definieren. Dies ermöglicht strukturiertere und besser planbare Service-Workflows.

Verbesserte Bestellerfahrung

Nutzer profitieren von einem reibungsloseren Bestellprozess, unter anderem durch:

• Direkte Eingabe der Teilnehmerzahl während der Bestellung
• Klare Warnhinweise bei Einschränkungen oder Limits
• Bessere Sichtbarkeit von Artikeln und übersichtlichere Darstellungen
• Catering-Services können direkt aus Outlook für verknüpfte Termine geplant und verwaltet werden

Service-Analysen und Exporte

Flexopus bietet nun ein Service-Statistik-Dashboard, das Administratoren Einblicke in folgende Bereiche gibt:

• Bestellvolumen
• Gesamtbestellwerte
• Kostenstellenverteilung
• Häufig bestellte Services

Service-Bestellungen können außerdem als PDF, CSV oder XLSX exportiert werden, um sie auszuwerten, zu teilen oder zu archivieren.

Service-Provider-Kiosk

Ein neuer Gerätetyp, der Service-Provider-Kiosk, stellt Service-Teams eine schreibgeschützte Übersicht über zugewiesene Bestellungen zur Verfügung, ohne Zugriff auf administrative Einstellungen. Dies ist besonders geeignet für Catering, Facility-Management oder externe Dienstleister.

Verbesserungen im Besuchermanagement

Die Besucherprozesse im Besuchermanagement wurden schneller, zuverlässiger und professioneller gestaltet. Zu den wichtigsten Neuerungen zählen:

• Exporte täglicher Besucherlisten im CSV- oder XLSX-Format für Empfangsteams
• Automatischer Badge-Druck nach dem Check-in am Kiosk
• Optionale Deaktivierung des QR-Code-Scanners für Kiosksysteme ohne Kamera
• Administratoren können nun Besucher den Check-in am Besucherkiosk auch ohne vorherige Einladung ermöglichen, indem eine entsprechende Einstellung aktiviert und kioskspezifische Einladungsvorlagen definiert werden

Diese Verbesserungen steigern die Effizienz am Empfang, ohne Abstriche bei Sicherheit oder Flexibilität zu machen.

Verbesserungen im Asset Management

Auch das Asset Management wurde weiter abgesichert. So ist es nun nicht mehr möglich, eingeschränkte Asset-Buchungen zu löschen. Dadurch bleibt sichergestellt, dass kritische Geräte korrekt zugewiesen bleiben und unbeabsichtigte Unterbrechungen vermieden werden.

Was das für Flexopus-Nutzer bedeutet

Zwischen den Versionen 2.38.0 und 2.44.0 hat sich Flexopus von einem leistungsstarken Workplace Booking Tool zu einer noch umfassenderen Plattform für hybrides Arbeiten entwickelt. Die Neuerungen sorgen für:

• Mehr Transparenz für Mitarbeitende
• Mehr Kontrolle für Administratoren
• Tiefere Integrationen für IT-Teams
• Intelligentere Workflows für Services und Besucher
• Skalierbare Geräte- und Kiosk-Unterstützung

Dies bildet die Grundlage für die nächsten Entwicklungsschritte von Flexopus.

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Wer tiefer in die einzelnen Releases einsteigen und weitere neue Features entdecken möchte, findet alle Details in den vollständigen Changelogs der folgenden Versionen:

• Release 2.38.0
• Release 2.39.0
• Release 2.40.0
• Release 2.41.0
• Release 2.42.0
• Release 2.43.0
• Release 2.44.0