Neu: Das Flexopus Asset Management

Excel-Listen, E-Mail-Pingpong und „Wer hat eigentlich den Monitor?“: Inventarverwaltung im Büro wirkt oft wie ein Nebenprojekt, das trotzdem täglich Zeit kostet. Genau hier setzt das Flexopus Asset Management an. Die Asset Management Software bringt Ordnung in IT-Hardware, Pool-Equipment, Firmenfahrzeuge, Meeting-Zubehör oder alles, was im Büroalltag bewegt, ausgeliehen, zugeordnet oder dokumentiert werden muss.

Asset Management oder Digital Asset Management – was ist der Unterschied?

Die Begriffe Asset Management und Digital Asset Management werden teilweise unterschiedlich verwendet. Klassisches Asset Management bezieht sich auf die Verwaltung von Unternehmensressourcen wie Geräten, Fahrzeugen, Werkzeugen oder Büroinventar. Digital Asset Management (DAM) bezeichnet hingegen häufig Systeme zur Verwaltung digitaler Inhalte wie Bilder, Videos und Dokumente. Flexopus konzentriert sich auf die digitale Verwaltung und Buchung physischer Unternehmensressourcen.

Vorteile von Asset Management Software

Selbst das beste Arbeitsplatzkonzept verliert an Wirkung, wenn Arbeitsmittel, Fahrzeuge oder Geräte nicht transparent verwaltet werden. Ohne eine strukturierte Inventarverwaltung entsteht schnell ein unsichtbares Chaos: Geräte verschwinden, Zuständigkeiten sind unklar, Bedarfe überschneiden sich - und wertvolle Arbeitszeit geht verloren.

1. ‍Zentrale Übersicht: Alle Unternehmensassets werden an einem Ort erfasst.‍
2. Klare Verantwortlichkeiten: Es ist nachvollziehbar, wem ein Asset zugewiesen ist.‍
3. Weniger Doppelbuchungen: Buchbare Ressourcen werden transparent verfügbar gemacht.‍
4. Effizientere Nutzung: Bestehende Ressourcen werden besser ausgelastet.‍
5. Weniger manuelle Verwaltung: Excel-Listen, E-Mails und individuelle Abstimmungen werden reduziert.
   

Gerade in hybriden Arbeitsmodellen, in denen Mitarbeitende zwischen Büro, Homeoffice und Außenterminen wechseln, ist ein Assetmanagement unverzichtbar. Es sorgt dafür, dass alle Ressourcen optimal genutzt werden - egal, von wo aus gearbeitet wird.

Darüber hinaus hilft es Unternehmen, Compliance-Vorgaben einzuhalten und den Überblick über Lebenszyklen, Wartungen und Verantwortlichkeiten zu behalten. Das reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern auch das Risiko von Verlusten und Fehlbuchungen.

Excel-Liste vs. Asset Management Software

Ordnen Sie Assets bestimmten Ressourcen (Tischen, Räumen) und Mitarbeitenden zu

Im Büroalltag geht es darum, Assets dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden: am Arbeitsplatz, im Meetingraum oder an einem bestimmten Standort. Die große Frage “Wo ist das Grafiktablet?” hat sich in diesem Moment dann eindeutig geklärt.

Das Flexopus Asset Management verbindet diesen Gedanken mit dem Buchungsworkflow: Bei der Buchung kann direkt in den Asset-Details eingesehen werden, wo das Asset verstaut ist.

Zusätzlich unterstützt Flexopus auch die feste Zuordnung von Assets zu Personen: Sie können Gegenstände dauerhaft an Mitarbeitende binden, um Unternehmensinventar nachvollziehbar zu tracken (z. B. persönlicher Laptop, Firmenhandy, Mitarbeiterfahrzeug). Damit wird Asset Management zur digitalen Inventarverwaltung, die nicht nur ausleihen, sondern auch Verantwortlichkeiten abbilden kann.

Welche Assets können Unternehmen verwalten?

Einige Asset-Beispiele, die von Flexopus buchbar gemacht werden können:

Versteckte Assets und sichtbare Assets: Der Unterschied in der Nutzung

Nicht jedes Asset soll für alle buchbar sein. Manche Gegenstände sind bewusst nur intern verwaltet, als Teil des Inventars, andere sollen aktiv im Team genutzt werden und buchbar sein. Genau dafür gibt es in Flexopus mehrere Stellschrauben:

Sichtbare, buchbare Assets

Ein Asset mit Status “Flexibel“ ist für Nutzer sichtbar und kann gebucht werden. Das ist ideal für Pool-Equipment wie Beamer, Testgeräte oder HDMI-Kabel. Wenn Sie zum Thema “Assets buchbar machen” mehr erfahren möchten, finden Sie hier den passenden Blogbeitrag.

Versteckte oder eingeschränkte Assets

Für Assets, die nicht frei buchbar sein sollen, gibt es zwei relevante Status:

• Geblockt: Das Asset ist für niemanden verfügbar, z. B. wegen Defekt, Prüfung oder Verlust.
  
• Eingeschränkt: Das Asset kann nur von Admins im Namen anderer Nutzer gebucht werden. Dieser Status ist explizit auch für Inventar Management oder Assets gedacht, die eine offizielle Freigabe benötigen. Buchungen solcher Assets werden ausschließlich im Admin-Kontext verwaltet.

Dazu kommt die Möglichkeit, ein Asset zu veröffentlichen oder nicht zu veröffentlichen. Damit entscheiden Sie, ob ein Asset im Nutzerbereich überhaupt auftaucht.

Das Ergebnis: Sie steuern pro Asset, ob es ein aktiver Teil des Arbeitsalltags ist (sichtbar und buchbar) oder eher als reiner Inventardatensatz geführt wird (eingeschränkt, nicht buchbar bzw. nicht veröffentlicht). Genau diese Trennung ist für viele Unternehmen entscheidend, weil sie Anlagenbuchhaltung und operative Nutzung sauber voneinander abgrenzt, ohne zwei getrennte Systeme pflegen zu müssen.

Welche Import- und Exportmöglichkeiten gibt es beim Flexopus Asset Management?

Für Anlagenbuchhaltung und Inventur ist ein sauberer Import der Daten und ein vollumfänglicher Export entscheidend. Genau dafür gibt es im Flexopus Asset Management eine Import/Export-Funktion: Sie können eine Liste Ihrer Assets exportieren, um einen Überblick zu erhalten oder um Daten in anderen Systemen weiterzuverwenden.

Bei der ersten Anlage können die Assets bequem per Import hochgeladen werden, um die Übersicht auf Flexopus zu schaffen. Flexopus bietet vollumfängliche Asset Analysen an, damit sie den besten Überblick zu Ihrem Inventar haben.

Sie können dann die QR-Codes optional anbringen und alles einmal per QR-Code Zuweisung klar inventarisieren.

Für die Weiternutzung der Daten in einer Drittsoftware für die Anlagenbuchhaltung lohnt es sich dann alle relevanten Daten sauber als SVG zu exportieren. 

Damit entsteht eine saubere Brücke zwischen operativem Asset Management in Flexopus und nachgelagerten Prozessen, die Ihre Anlagenbuchhaltung oder Ihr Anlagenbuchhaltungstool abdecken. Sie halten Daten zentral aktuell, statt sie mehrfach zu pflegen.

So profitieren Unternehmen mit dem Flexopus Asset Management:

• Zentrale Übersicht: Alle Assets - vom Poolfahrzeug bis zum Monitor - sind digital erfasst und jederzeit abrufbar.
• Einfache Zuweisung & Rückgabe: Mitarbeitende buchen, empfangen oder geben Geräte mit wenigen Klicks über das Dashboard oder per QR-Code zurück.
• Automatisierte Prozesse: Rückgaben werden automatisch dokumentiert.
• Hohe Sicherheit: Rollen- und Rechtemanagement sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf sensible Assets haben.
• Nahtlose Integration: Das Modul ergänzt perfekt bestehende Flexopus-Lösungen wie die Desk Sharing Software, das Visitor Management oder die Besprechungsraum Display-App.
  

Gerade in Zeiten hybrider Arbeit ist es entscheidend, Ressourcen effizient zu nutzen und transparent zu verwalten. Die Flexopus Asset Management Software schafft dafür die ideale Grundlage - flexibel, sicher und vollständig DSGVO-konform auf europäischen Servern gehostet.

Asset Management in der Praxis: 3 Beispiele

1. Poolfahrzeuge digital verwalten und buchen

Lisa arbeitet im Vertrieb und hat für den nächsten Tag einen Kundentermin außerhalb der Stadt. Dafür möchte sie eines der Firmenfahrzeuge nutzen - ein klassischer Fall für das Asset Management.

Früher hätte Lisa dafür mehrere E-Mails geschrieben, telefoniert oder in eine Excel-Liste geschaut, um zu prüfen, welches Fahrzeug frei ist. Heute öffnet sie einfach das digitale Buchungstool:

• Sie sieht auf einen Blick, welche Poolfahrzeuge verfügbar sind.
• Mit einem Klick reserviert sie das gewünschte Auto für den benötigten Zeitraum.
• Das System kann z. B. Fahrer, Uhrzeit, Kilometerstand und Reservierungsdauer dokumentieren.

Nach der Nutzung kann Lisa das Fahrzeug mit wenigen Klicks als „zurückgegeben“ markieren. Das Unternehmen profitiert doppelt:

• Transparenz: Jeder sieht in Echtzeit, welches Fahrzeug im Einsatz ist.
• Effizienz: Keine Doppelbuchungen, keine Abstimmungsfehler.
• Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen und Nutzungen werden revisionssicher dokumentiert.

2. IT-Equipment neuen Mitarbeitenden zuweisen

Ein neuer Kollege startet im Unternehmen - nennen wir ihn Tom.
Damit er am ersten Arbeitstag direkt loslegen kann, muss einiges an Equipment vorbereitet werden: Laptop, Monitor, Headset, Zugangskarte und vielleicht sogar ein Diensthandy.

Über die passende Software kann das Office-Team genau sehen, welche Geräte verfügbar sind und wem sie aktuell zugewiesen sind. Mit wenigen Klicks werden die benötigten Assets für Tom reserviert und dauerhaft zugewiesen. Im Hintergrund wird automatisch dokumentiert:

• Wer welches Gerät wann erhalten hat
• Seriennummern und Zustand der übergebenen Assets
• Wartungszyklen oder Austauschtermine
  

So hat nicht nur die IT-Abteilung den Überblick über den Gerätebestand, sondern auch HR und Facility Management wissen jederzeit, welches Equipment sich im Umlauf befindet.

Wenn Tom das Unternehmen irgendwann verlässt, kann sein ganzes Inventar einfach wieder seinem Profil entzogen und neu zugewiesen werden - ohne Chaos, Verluste oder aufwendige Abstimmungen.

3. Schließfächer digital verwalten

Mitarbeitende benötigen sichere Aufbewahrungsmöglichkeiten für persönliche Gegenstände, technische Geräte oder Unterlagen - besonders, wenn keine festen Arbeitsplätze mehr existieren.

Mit einem Asset Management System lassen sich auch Schließfächer zentral verwalten und effizient nutzen.

Ein Beispiel aus der Praxis: Sarah arbeitet an wechselnden Tagen im Büro und benötigt an diesen Tagen ein Schließfach, um Laptop und persönliche Gegenstände sicher zu verstauen. Über das digitale Buchungssystem kann sie mit wenigen Klicks ein freies Schließfach reservieren. Das System weist ihr automatisch ein verfügbares Fach zu - optional sogar mit digitalem Schloss oder QR-Code-Zugang.

Das Facility-Team sieht im Live-Plan in Echtzeit,

• welche Schließfächer aktuell belegt oder frei sind,
• wem welches Fach zugewiesen ist,
• und wann Reservierungen enden oder verlängert werden müssen.
  

Auch temporäre Zuweisungen - etwa für Praktikanten, externe Gäste oder Projektteams -  lassen sich so einfach und nachvollziehbar steuern.