Nouveau : Flexopus Asset Management pour la comptabilité des actifs et nouvelles fonctionnalités

Listes Excel, ping-pong par e-mail et « Qui possède réellement le moniteur ? « : La gestion des stocks au bureau ressemble souvent à un projet parallèle qui prend encore du temps chaque jour. C'est exactement là qu'intervient Flexopus Asset Management. En tant que module de gestion des actifs au sein de Logiciel de gestion du lieu de travail Est-ce qu'il range le matériel informatique, le matériel de piscine, les véhicules de fonction, les accessoires de réunion ou tout ce qui doit être déplacé, emprunté, attribué ou documenté dans la vie quotidienne de bureau. Et c'est désormais encore plus pratique : grâce aux codes QR des actifs, les objets peuvent être clairement identifiés sur place, accessibles directement dans le système et affectés à des ressources spécifiques. Dans le même temps, les données structurées sur les actifs ainsi que l'importation et l'exportation constituent la base d'une prise en charge propre de votre comptabilité des actifs : en tant que logiciel d'inventaire qui rend les données rapidement disponibles au lieu de les masquer.

Inventaire des actifs à l'aide de codes QR gratuits

L'inventaire devient efficace lorsqu'il commence par l'objet lui-même. C'est exactement à cela que servent nos codes QR Flexopus Asset : chaque actif peut être associé à un autocollant de code QR afin que les utilisateurs et les administrateurs puissent accéder directement à l'objet approprié en le scannant. Chaque code QR contient un identifiant unique et ne peut être attribué qu'à un seul actif à la fois.

Le processus typique est délibérément simplifié :

1. Demandez des codes QR
   En tant qu'administrateur, vous pouvez demander les codes QR par e-mail à l'équipe d'assistance de Flexopus. La demande inclut l'URL de votre application Flexopus, le numéro souhaité, votre nom et votre adresse postale. Les codes QR sont envoyés par la poste et sont 100 % gratuits pour les clients de Flexopus.
   
2. Joignez des codes QR à l'actif
   Une fois les autocollants présents, appliquez-les aux actifs que vous souhaitez inventorier. Il est recommandé de coller d'abord tous les actifs, puis de les relier dans Flexopus.
   
3. Associer des codes QR dans Flexopus
   Le lien se fait via Flexopus : As Administrateur d'actifs Connectez-vous à la page utilisateur normale, ouvrez la section Ressources, sélectionnez l'aperçu des ressources, ouvrez la ressource souhaitée et utilisez l'onglet « Code QR » pour scanner l'autocollant. Le code est donc attribué de manière unique à l'actif.
   
4. Testez la connexion et retirez-la si nécessaire
   Pour tester, scannez le code QR en tant qu'utilisateur normal et créez une réservation. Si vous souhaitez supprimer un code, allez dans Ressources > Toutes les ressources, ouvrez Asset dans la zone d'administration, supprimez le code QR dans les paramètres généraux. Important : si vous souhaitez supprimer le code QR et le reconnecter ultérieurement, vous devez être présent.
   

Pourquoi est-ce pertinent pour l'inventaire ? Parce que les codes QR éliminent les perturbations médiatiques. Ils réduisent les recherches manuelles, facilitent la recherche des appareils et garantissent que le logiciel d'inventaire est utilisé au quotidien et pas seulement pour l'inventaire annuel. Vous trouverez ici des instructions étape par étape pour Joignez les codes QR des actifs.

Allouez des actifs à des ressources spécifiques (tables, salles) et à des employés

La vie quotidienne au bureau consiste à mettre les actifs à disposition là où ils sont nécessaires : au travail, dans une salle de réunion ou à un endroit précis. La grande question « Où est la tablette graphique ? » Cela a ensuite été clairement clarifié à ce moment-là.

Flexopus Asset Management associe cette idée au flux de réservation : lors de la réservation, vous pouvez voir directement dans les détails de l'actif où l'actif est stocké. La carte en temps réel est activée et vous pouvez voir sur le plan où vous pouvez trouver l'actif.

En outre, Flexopus prend également en charge l'allocation fixe d'actifs aux personnes : vous pouvez associer de manière permanente des objets à des employés afin de suivre l'inventaire de l'entreprise de manière compréhensible (par exemple, ordinateur portable personnel, téléphone portable de l'entreprise, véhicule du salarié). La gestion des actifs devient ainsi un logiciel d'inventaire qui permet non seulement d'emprunter mais également de cartographier les responsabilités.

Actifs cachés et actifs visibles : la différence d'utilisation

Tous les actifs ne devraient pas être réservables pour tout le monde. Certains articles sont délibérément gérés uniquement en interne, dans le cadre de l'inventaire, tandis que d'autres doivent être utilisés activement par l'équipe et peuvent être réservés. Il existe plusieurs ajustements dans Flexopus pour exactement cela :

Des actifs visibles et réservables

Un actif ayant le statut « Flexible » est visible par les utilisateurs et peut être réservé. C'est idéal pour les équipements de piscine tels que les projecteurs, les équipements de test ou les câbles HDMI. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de « rendre les actifs réservables », cliquez ici Le bon article de blog sur la fin de l'industrie de la paperasse.

Actifs cachés ou soumis à des restrictions

Il existe deux statuts pertinents pour les actifs qui ne devraient pas être librement réservables :

• Bloqué : L'actif n'est accessible à personne, par exemple en raison d'un défaut, d'une inspection ou d'une perte.
  
• Restreint : L'actif ne peut être réservé que par des administrateurs pour le compte d'autres utilisateurs. Ce statut est également explicitement destiné à la gestion des stocks ou des actifs nécessitant une approbation officielle. Les réservations de ces actifs sont gérées exclusivement dans un contexte administratif.

Il est également possible de publier ou de ne pas publier un actif. C'est ainsi que vous décidez si un actif apparaît dans la zone utilisateur.

Résultat : pour chaque actif, vous déterminez s'il fait partie intégrante de la vie professionnelle quotidienne (visible et réservable) ou s'il est géré uniquement comme un ensemble de données d'inventaire (restreint, non réservable ou non publié). C'est précisément cette séparation qui est décisive pour de nombreuses entreprises car elles différencient clairement la comptabilité des actifs et l'utilisation opérationnelle sans avoir à gérer deux systèmes distincts.

Gestion d'actifs pour la comptabilité des immobilisations

La comptabilité des actifs dépend de données de base fiables : caractéristiques d'identification, valeur d'achat, forme de propriété, conditions, documents. Flexopus Asset Management ne remplace pas un système financier complet, mais il fournit une base de données propre en tant que logiciel d'inventaire et rend les informations disponibles là où elles sont créées : dans la vie professionnelle quotidienne.

Un avantage majeur : vous pouvez non seulement décrire les actifs « d'une manière ou d'une autre », mais aussi les enrichir spécifiquement avec des informations qui seront ensuite utilisées dans la comptabilité des immobilisations ou dans un outil de comptabilité des actifs en amont. Cela inclut le fabricant, le numéro de série, la date de production, le prix et le mode de propriété (achat ou location).

Les domaines importants pour la comptabilité des immobilisations

Si vous souhaitez utiliser Flexopus comme source de données pour votre comptabilité des immobilisations, jetez un œil aux champs qui peuvent déjà être créés dans la version standard :

• Nom et identifiant interne (tel qu'un code d'inventaire/d'actif) : La pierre angulaire d'une identification claire au sein de l'entreprise.
  
• Catégorie : Aide à structurer les types d'installations (informatique, véhicules, réunions, outils, etc.) et à les filtrer proprement ultérieurement.
  
• Fabricant et numéro de série : Fonctionnalités pertinentes pour la vérification, le support et l'audit.
  
• Date de production : Utile pour la planification du cycle de vie et des remplacements.
  
• prix : Informations de base sur l'acquisition/l'investissement.
  

Quelles sont les options d'importation et d'exportation disponibles avec Flexopus Asset Management ?

Pour la comptabilité et l'inventaire des actifs, une importation propre des données et une exportation complète sont cruciales. Flexopus Asset Management dispose d'une fonction d'import/export pour cela : vous pouvez exporter une liste de vos actifs pour obtenir une vue d'ensemble ou pour réutiliser les données dans d'autres systèmes.

Lors de la création du premier système, les ressources peuvent être facilement téléchargées par importation pour créer une vue d'ensemble sur Flexopus. Flexopus propose des analyses d'actifs complètes afin que vous ayez la meilleure vue d'ensemble de votre inventaire.

Vous pouvez ensuite éventuellement joindre les codes QR et tout inventorier clairement une seule fois via l'attribution de code QR.

Pour continuer à utiliser les données dans des logiciels tiers pour la comptabilité des actifs, il est alors intéressant d'exporter proprement toutes les données pertinentes au format SVG.

Cela crée une passerelle nette entre la gestion opérationnelle des actifs dans Flexopus et les processus en aval qui couvrent votre comptabilité des immobilisations ou votre outil de comptabilité des actifs. Ils tiennent les données à jour de manière centralisée au lieu de les gérer plusieurs fois.

Conclusion : La gestion des actifs pour les bureaux : une solution qui change la donne en matière de commande

Une bonne gestion des actifs n'est pas reconnue par la liste des fonctions, mais par le fait qu'elle est utilisée dans la vie quotidienne. C'est exactement ce que permet Flexopus : un logiciel d'inventaire qui ne disparaît pas dans le « dossier d'inventaire » mais qui s'intègre dans le flux de travail quotidien des réservations et des bureaux.

Avec les codes QR des actifs, vous pouvez transférer l'inventaire directement sur l'objet : scannez, accédez, réservez, attribuez, sans détours inutiles. Dans le même temps, les champs d'actifs structurés, les documents et les opérations d'import/export constituent une base fiable pour étayer correctement la comptabilité des actifs, consolider les données de base et rendre les informations disponibles plus rapidement.

En bref : si vous souhaitez ranger l'inventaire de votre bureau, vous avez besoin de moins d'Excel et de processus plus clairs. Avec le Logiciel de gestion d'actifs Flexopus L'ennuyeux problème d'inventaire est enfin en train de devenir une question structurée et claire.