Nouveauté : Flexopus Asset Management

Fichiers Excel, échanges d'e-mails interminables et questions du type « Qui a pris l'écran ? » : la gestion de l'inventaire au bureau ressemble souvent à une tâche secondaire qui finit pourtant par consommer un temps précieux au quotidien. C'est précisément là qu'intervient la gestion des actifs Flexopus. La solution de gestion des actifs met de l'ordre dans votre matériel informatique, vos équipements partagés, vos véhicules de société, vos accessoires de réunion ou tout ce qui doit être déplacé, emprunté, attribué ou documenté au quotidien.

Gestion des actifs (Asset Management) ou gestion des actifs numériques (DAM) : quelle est la différence ?

Les termes « Asset Management » et « Digital Asset Management » sont parfois utilisés de manière confuse. La gestion des actifs classique se rapporte à l'administration des ressources de l'entreprise telles que le matériel, les véhicules, les outils ou le mobilier de bureau. Le Digital Asset Management (DAM), quant à lui, désigne généralement des systèmes destinés à gérer des contenus numériques comme des images, des vidéos et des documents. Flexopus se concentre sur la gestion numérique et la réservation des ressources physiques de l'entreprise.

Les avantages d'un logiciel de gestion des actifs

Même le meilleur concept d'espace de travail perd de son efficacité si les outils de travail, les véhicules ou les équipements ne sont pas gérés de manière transparente. Sans une gestion structurée de l'inventaire, un chaos invisible s'installe rapidement : le matériel disparaît, les responsabilités deviennent floues, les besoins se chevauchent et un temps de travail précieux est gaspillé.

1. ‍Vue d'ensemble centralisée: Tous les actifs de l'entreprise sont répertoriés en un seul endroit.‍
2. Responsabilités claires: Il est facile de savoir à qui chaque actif est attribué.‍
3. Moins de doubles réservations: La disponibilité des ressources réservables est rendue transparente.‍
4. Utilisation plus efficace: Les ressources existantes sont mieux exploitées.‍
5. Moins de gestion manuelle: Fini les listes Excel, les e-mails et les coordinations individuelles.
   

Surtout dans les modèles de travail hybrides, où les collaborateurs alternent entre le bureau, le télétravail et les déplacements, la gestion des actifs est indispensable. Elle garantit une utilisation optimale de toutes les ressources, quel que soit le lieu de travail.

De plus, elle aide les entreprises à respecter les exigences de conformité et à garder une vue d'ensemble sur les cycles de vie, la maintenance et les responsabilités. Cela réduit non seulement la charge administrative, mais aussi le risque de pertes et d'erreurs d'enregistrement.

Liste Excel vs logiciel de gestion des actifs

Attribuez des actifs à des ressources spécifiques (bureaux, salles) et à des collaborateurs

Au quotidien, l'enjeu est de rendre les actifs disponibles là où ils sont nécessaires : au poste de travail, en salle de réunion ou sur un site précis. La grande question « Où est la tablette graphique ? » trouve alors une réponse immédiate.

La gestion des actifs Flexopus intègre cette logique au flux de réservation : lors de la réservation, il est possible de consulter directement dans les détails de l'actif où celui-ci est rangé.

Par ailleurs, Flexopus prend également en charge l'attribution fixe d'actifs à des personnes : vous pouvez lier durablement des objets à des collaborateurs afin de suivre l'inventaire de l'entreprise de manière transparente (par ex. ordinateur portable personnel, téléphone professionnel, véhicule de fonction). La gestion des actifs devient ainsi une gestion d'inventaire numérique, capable non seulement de gérer les prêts, mais aussi de définir les responsabilités.

Quels actifs les entreprises peuvent-elles gérer ?

Quelques exemples d'actifs pouvant être rendus réservables via Flexopus :

Actifs cachés et actifs visibles : la différence d'utilisation

Tous les actifs ne doivent pas forcément être réservables par tout le monde. Certains objets sont volontairement gérés en interne, en tant qu'inventaire, tandis que d'autres sont destinés à être utilisés activement par l'équipe et doivent être réservables. C'est précisément pour cela que Flexopus propose plusieurs options de configuration :

Actifs visibles et réservables

Un actif avec le statut « Flexible » est visible par les utilisateurs et peut être réservé. C'est idéal pour le matériel partagé comme les projecteurs, les appareils de test ou les câbles HDMI. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de rendre des actifs réservables, vous trouverez ici l'article de blog correspondant.

Actifs masqués ou restreints

Il existe deux statuts pertinents pour les actifs qui ne doivent pas être librement réservables :

• Bloqué : L'actif n'est disponible pour personne, par exemple en raison d'un défaut, d'une vérification ou d'une perte.
  
• Restreint : L'actif ne peut être réservé que par des administrateurs pour le compte d'autres utilisateurs. Ce statut est explicitement destiné à la gestion des stocks ou aux actifs nécessitant une validation officielle. Les réservations de ces actifs sont gérées exclusivement dans le contexte administrateur.

À cela s'ajoute la possibilité de publier ou non un actif. Vous décidez ainsi si un actif apparaît ou non dans l'espace utilisateur.

Le résultat : vous contrôlez, actif par actif, s'il fait partie intégrante du quotidien professionnel (visible et réservable) ou s'il est simplement géré comme une fiche d'inventaire (restreint, non réservable ou non publié). Cette distinction est cruciale pour de nombreuses entreprises, car elle permet de séparer clairement la comptabilité des immobilisations de l'utilisation opérationnelle, sans avoir à maintenir deux systèmes distincts.

Quelles sont les options d'importation et d'exportation dans Flexopus Asset Management ?

Pour la comptabilité des immobilisations et l'inventaire, une importation propre des données et une exportation complète sont essentielles. C'est précisément ce que propose la fonction d'import/export de Flexopus Asset Management : vous pouvez exporter une liste de vos actifs pour obtenir une vue d'ensemble ou pour réutiliser les données dans d'autres systèmes.

Lors de la première configuration, les actifs peuvent être facilement importés pour créer votre inventaire sur Flexopus. Flexopus propose des analyses d'actifs complètes afin que vous ayez une visibilité optimale sur votre stock.

Vous pouvez ensuite apposer les codes QR en option et inventorier clairement le tout grâce à l'attribution par code QR.

Pour la réutilisation des données dans un logiciel tiers de comptabilité des immobilisations, il est judicieux d'exporter toutes les données pertinentes au format SVG. 

Cela crée un pont efficace entre la gestion opérationnelle des actifs dans Flexopus et les processus en aval couverts par votre comptabilité des immobilisations ou votre outil dédié. Vous maintenez vos données à jour de manière centralisée, au lieu de les saisir plusieurs fois.

Les avantages de Flexopus Asset Management pour les entreprises :

• Vue d'ensemble centralisée : Tous les actifs, du véhicule de service au moniteur, sont enregistrés numériquement et consultables à tout moment.
• Attribution et retour simplifiés : Les collaborateurs réservent, reçoivent ou restituent des équipements en quelques clics via le tableau de bord ou par code QR.
• Processus automatisés : Les retours sont documentés automatiquement.
• Sécurité élevée : La gestion des rôles et des droits garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux actifs sensibles.
• Intégration transparente : Ce module complète parfaitement les solutions Flexopus existantes telles que le logiciel de partage de bureaux, la gestion des visiteurs ou l' application d'affichage pour salles de réunion.
  

À l'ère du travail hybride, il est crucial d'utiliser les ressources de manière efficace et de les gérer en toute transparence. Le logiciel de gestion d'actifs Flexopus constitue la base idéale pour cela : flexible, sécurisé et entièrement conforme au RGPD, hébergé sur des serveurs européens.

La gestion d'actifs en pratique : 3 exemples

1. Gérer et réserver des véhicules de service de manière numérique

Lisa travaille dans les ventes et a un rendez-vous client hors de la ville le lendemain. Pour s'y rendre, elle souhaite utiliser l'un des véhicules de l'entreprise - un cas classique pour la gestion d'actifs.

Auparavant, Lisa aurait dû envoyer plusieurs e-mails, passer des appels ou consulter un fichier Excel pour vérifier quel véhicule était disponible. Aujourd'hui, elle ouvre simplement l'outil de réservation numérique :

• Elle voit en un coup d'œil quels véhicules de service sont disponibles.
• En un clic, elle réserve la voiture souhaitée pour la période nécessaire.
• Le système peut, par exemple, enregistrer le conducteur, l'heure, le kilométrage et la durée de la réservation.

Après utilisation, Lisa peut marquer le véhicule comme « restitué » en quelques clics. L'entreprise en tire un double avantage :

• Transparence : chacun voit en temps réel quel véhicule est en service.
• Efficacité : fini les doubles réservations et les erreurs de coordination.
• Traçabilité : toutes les réservations et utilisations sont documentées de manière infalsifiable.

2. Attribuer du matériel informatique aux nouveaux collaborateurs

Un nouveau collègue rejoint l'entreprise, appelons-le Tom.
Pour qu'il puisse être opérationnel dès son premier jour, il faut préparer tout son équipement : ordinateur portable, écran, casque, badge d'accès et peut-être même un téléphone professionnel.

Grâce au logiciel adapté, l'équipe de bureau peut voir précisément quels appareils sont disponibles et à qui ils sont actuellement attribués. En quelques clics, les actifs nécessaires sont réservés pour Tom et lui sont assignés de manière permanente. En arrière-plan, le système documente automatiquement :

• Qui a reçu quel appareil et à quel moment
• Les numéros de série et l'état des actifs remis
• Les cycles de maintenance ou les dates de remplacement
  

Ainsi, non seulement le service informatique garde une vue d'ensemble sur le parc d'appareils, mais les RH et les services généraux savent à tout moment quel équipement est en circulation.

Lorsque Tom quittera l'entreprise, tout son inventaire pourra être simplement retiré de son profil et réattribué, sans chaos, sans pertes et sans coordination fastidieuse.

3. Gérer les casiers numériquement

Les collaborateurs ont besoin d'espaces de rangement sécurisés pour leurs effets personnels, leurs appareils techniques ou leurs documents, surtout en l'absence de postes de travail fixes.

Grâce à un système de gestion des actifs, les casiers peuvent également être gérés de manière centralisée et utilisés efficacement.

Un exemple concret : Sarah travaille au bureau certains jours et a besoin d'un casier pour ranger en toute sécurité son ordinateur portable et ses effets personnels. Via le système de réservation numérique, elle peut réserver un casier libre en quelques clics. Le système lui attribue automatiquement un casier disponible, éventuellement avec une serrure numérique ou un accès par code QR.

L'équipe des services généraux visualise en temps réel sur le plan interactif

• quels casiers sont actuellement occupés ou libres,
• à qui chaque casier est attribué,
• et quand les réservations se terminent ou doivent être prolongées.
  

Les attributions temporaires – par exemple pour les stagiaires, les invités externes ou les équipes de projet – peuvent ainsi être gérées de manière simple et transparente.