Neu: Das Flexopus Asset Management für Anlagenbuchhaltung und neuen Funktionen

Excel-Listen, E-Mail-Pingpong und „Wer hat eigentlich den Monitor?“: Inventarverwaltung im Büro wirkt oft wie ein Nebenprojekt, das trotzdem täglich Zeit kostet. Genau hier setzt das Flexopus Asset Management an. Als Asset Management Modul innerhalb der Workplace Management Software bringt es Ordnung in IT-Hardware, Pool-Equipment, Firmenfahrzeuge, Meeting-Zubehör oder alles, was im Büroalltag bewegt, ausgeliehen, zugeordnet oder dokumentiert werden muss. Und es wird jetzt noch praktischer: Mit Asset-QR-Codes lassen sich Gegenstände vor Ort eindeutig identifizieren und direkt im System aufrufen und konkreten Ressourcen zuordnen. Gleichzeitig schaffen strukturierte Asset-Daten und Import und Export die Grundlage, um Ihre Anlagenbuchhaltung sauber zu unterstützen: als Inventarisierungssoftware, die Daten schnell verfügbar macht, statt sie zu verstecken.

Inventarisieren Sie Assets mittels kostenlosen QR Codes

Inventarisierung wird dann effizient, wenn sie am Objekt selbst beginnt. Genau dafür sind unsere Flexopus Asset QR-Codes gedacht: Jedes Asset kann mit einem QR-Code Sticker verknüpft werden, sodass Nutzer und Admins das passende Objekt durch Scannen direkt aufrufen können. Jeder QR-Code enthält eine eindeutige ID und kann jeweils nur einem Asset zugeordnet werden.

Der typische Ablauf ist bewusst simpel gehalten:

1. QR-Codes anfordern
   Als Admin fordern Sie die QR-Codes per E-Mail beim Flexopus Supportteam an. In der Anfrage werden unter anderem die URL Ihrer Flexopus Anwendung, die gewünschte Anzahl, Ihr Name und die Postanschrift genannt. Die QR-Codes werden per Post zugeschickt und sind für Flexopus Kunden 100 % kostenlos.
   
   
2. QR-Codes am Asset anbringen
   Sobald die Sticker da sind, bringen Sie sie auf den Assets an, die Sie inventarisieren möchten. Empfohlen wird, erst alle Assets zu bekleben und anschließend in Flexopus zu verknüpfen.
   
   
3. QR-Codes in Flexopus verknüpfen
   Die Verknüpfung erfolgt über Flexopus: Als Asset-Administrator melden Sie sich auf der normalen Nutzerseite an, öffnen den Bereich Assets, wählen die Asset-Übersicht, öffnen das gewünschte Asset und nutzen den Tab „QR code“, um den Sticker zu scannen. Der Code ist damit eindeutig dem Asset zugeordnet.
   
   
4. Verbindung testen und bei Bedarf entfernen
   Zum Test scannen Sie als normaler Nutzer den QR-Code und erstellen eine Buchung. Wenn ein Code entfernt werden soll, geht das im Admin-Bereich über Assets > All assets, Asset öffnen, in den General settings den QR-Code löschen. Wichtig: Wenn Sie den QR-Code löschen und später erneut verbinden möchten, müssen Sie dafür vor Ort sein.
   
   

Warum das für die Inventarisierung relevant ist? Weil QR-Codes einen Medienbruch eliminieren. Sie reduzieren manuelle Suche, machen Geräte schnell auffindbar und sorgen dafür, dass eine Inventarisierungssoftware im Alltag genutzt wird und nicht nur zur Jahresinventur. Hier finden Sie eine Schritt für Schritt Anleitung für das Anbringen der Asset QR-Codes.

Ordnen Sie Assets bestimmten Ressourcen (Tischen, Räumen) und Mitarbeitenden zu

Im Büroalltag geht es darum, Assets dort verfügbar zu machen, wo sie gebraucht werden: am Arbeitsplatz, im Meetingraum oder an einem bestimmten Standort. Die große Frage “Wo ist das Grafiktablet?” hat sich in diesem Moment dann eindeutig geklärt.

Das Flexopus Asset Management verbindet diesen Gedanken mit dem Buchungsworkflow: Bei der Buchung kann direkt in den Asset-Details eingesehen werden, wo das Asset verstaut ist. Die Live-Map wird aktiviert und man sieht im Grundriss, wo man das Asset finden kann.

Zusätzlich unterstützt Flexopus auch die feste Zuordnung von Assets zu Personen: Sie können Gegenstände dauerhaft an Mitarbeitende binden, um Unternehmensinventar nachvollziehbar zu tracken (z. B. persönlicher Laptop, Firmenhandy, Mitarbeiterfahrzeug). Damit wird Asset Management zur Inventarisierungssoftware, die nicht nur ausleihen, sondern auch Verantwortlichkeiten abbilden kann.

Versteckte Assets und sichtbare Assets: Der Unterschied in der Nutzung

Nicht jedes Asset soll für alle buchbar sein. Manche Gegenstände sind bewusst nur intern verwaltet, als Teil des Inventars, andere sollen aktiv im Team genutzt werden und buchbar sein. Genau dafür gibt es in Flexopus mehrere Stellschrauben:

Sichtbare, buchbare Assets

Ein Asset mit Status “Flexibel“ ist für Nutzer sichtbar und kann gebucht werden. Das ist ideal für Pool-Equipment wie Beamer, Testgeräte oder HDMI-Kabel. Wenn Sie zum Thema “Assets buchbar machen” mehr erfahren möchten, finden Sie hier den passenden Blogbeitrag zum Ende der Zetteleswirtschaft.

Versteckte oder eingeschränkte Assets

Für Assets, die nicht frei buchbar sein sollen, gibt es zwei relevante Status:

• Geblockt: Das Asset ist für niemanden verfügbar, z. B. wegen Defekt, Prüfung oder Verlust.
  
  
• Eingeschränkt: Das Asset kann nur von Admins im Namen anderer Nutzer gebucht werden. Dieser Status ist explizit auch für Inventar Management oder Assets gedacht, die eine offizielle Freigabe benötigen. Buchungen solcher Assets werden ausschließlich im Admin-Kontext verwaltet.

Dazu kommt die Möglichkeit, ein Asset zu veröffentlichen oder nicht zu veröffentlichen. Damit entscheiden Sie, ob ein Asset im Nutzerbereich überhaupt auftaucht.

Das Ergebnis: Sie steuern pro Asset, ob es ein aktiver Teil des Arbeitsalltags ist (sichtbar und buchbar) oder eher als reiner Inventardatensatz geführt wird (eingeschränkt, nicht buchbar bzw. nicht veröffentlicht). Genau diese Trennung ist für viele Unternehmen entscheidend, weil sie Anlagenbuchhaltung und operative Nutzung sauber voneinander abgrenzt, ohne zwei getrennte Systeme pflegen zu müssen.

Das Asset Management für die Anlagenbuchhaltung

Anlagenbuchhaltung lebt von belastbaren Stammdaten: Identifikationsmerkmale, Anschaffungswert, Besitzform, Laufzeiten, Dokumente. Das Flexopus Asset Management ist kein Ersatz für ein vollumfängliches Finanzsystem, aber es liefert eine saubere Datenbasis als Inventarisierungssoftware und macht Informationen dort verfügbar, wo sie entstehen: im Büro-Alltag.

Ein großer Vorteil: Sie können Assets nicht nur „irgendwie“ beschreiben, sondern gezielt mit Informationen anreichern, die später in der Anlagenbuchhaltung oder in einem vorgelagerten Anlagenbuchhaltungstool gebraucht werden. Dazu gehören u. a. Hersteller, Seriennummer, Produktionsdatum, Preis und Besitzform (kaufen oder leasen).

Die Felder, die für die Anlagenbuchhaltung wichtig sind

Wenn Sie Flexopus als Datenquelle für Ihre Anlagenbuchhaltung nutzen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Felder, die bereits im Standard angelegt werden können:

• Name und interne ID (z. B. ein Inventar-/Asset-Code): Grundpfeiler für eindeutige Identifikation im Unternehmen.
  
  
• Kategorie: Hilft, Anlagenarten zu strukturieren (IT, Fahrzeuge, Meeting, Werkzeuge etc.) und später sauber zu filtern.
  
  
• Hersteller und Seriennummer: Relevante Merkmale für Nachweis, Support und Audit.
  
  
• Produktionsdatum: Sinnvoll für Lifecycle- und Austauschplanung.
  
  
• Preis: Basisinformation rund um Anschaffung/Invest.
  
  

Welche Import- und Exportmöglichkeiten gibt es beim Flexopus Asset Management?

Für Anlagenbuchhaltung und Inventur ist ein sauberer Import der Daten und ein vollumfänglicher Export entscheidend. Genau dafür gibt es im Flexopus Asset Management eine Import/Export-Funktion: Sie können eine Liste Ihrer Assets exportieren, um einen Überblick zu erhalten oder um Daten in anderen Systemen weiterzuverwenden.

Bei der ersten Anlage können die Assets bequem per Import hochgeladen werden, um die Übersicht auf Flexopus zu schaffen. Flexopus bietet vollumfängliche Asset Analysen an, damit sie den besten Überblick zu Ihrem Inventar haben.

Sie können dann die QR-Codes optional anbringen und alles einmal per QR-Code Zuweisung klar inventarisieren.

Für die Weiternutzung der Daten in einer Drittsoftware für die Anlagenbuchhaltung lohnt es sich dann alle relevanten Daten sauber als SVG zu exportieren. 

Damit entsteht eine saubere Brücke zwischen operativem Asset Management in Flexopus und nachgelagerten Prozessen, die Ihre Anlagenbuchhaltung oder Ihr Anlagenbuchhaltungstool abdecken. Sie halten Daten zentral aktuell, statt sie mehrfach zu pflegen.

Fazit: Das Asset Management für Büros: Ein Game Changer für die Ordnung

Ein gutes Asset Management erkennt man nicht an der Funktionsliste, sondern daran, dass es im Alltag genutzt wird. Flexopus macht genau das möglich: Eine Inventarisierungssoftware, die nicht im „Inventur-Ordner“ verschwindet, sondern im täglichen Buchungs- und Office-Workflow lebt.

Mit Asset QR-Codes bringen Sie Inventarisierung direkt an das Objekt: scannen, aufrufen, buchen, zuordnen, ganz ohne unnötige Umwege. Gleichzeitig liefern strukturierte Asset-Felder, Dokumente sowie Import/Export eine belastbare Grundlage, um die Anlagenbuchhaltung sauber zu unterstützen, Stammdaten zu konsolidieren und Informationen schneller verfügbar zu machen.

Kurz gesagt: Wer Ordnung ins Büroinventar bringen will, braucht weniger Excel und mehr klare Prozesse. Mit der Flexopus Asset Management Software wird aus dem lästigen Inventurthema endlich eine strukturierte, klare Angelegenheit.