Nouveauté : la gestion des actifs Flexopus

Listes Excel, échanges d'e-mails interminables et questions du type « Qui a le moniteur ? » : la gestion de l'inventaire au bureau ressemble souvent à une tâche secondaire chronophage. C'est précisément là qu'intervient Flexopus Asset Management. Ce logiciel de gestion des actifs met de l'ordre dans votre matériel informatique, vos équipements partagés, véhicules de société, accessoires de réunion ou tout ce qui doit être déplacé, emprunté, attribué ou documenté au quotidien.

Gestion des actifs (Asset Management) ou gestion des actifs numériques (DAM) : quelle est la différence ?

Les termes « Asset Management » et « Digital Asset Management » sont parfois utilisés de manière différente. La gestion des actifs classique concerne les ressources de l'entreprise telles que les appareils, véhicules, outils ou fournitures de bureau. Le Digital Asset Management (DAM) désigne quant à lui des systèmes de gestion de contenus numériques comme les images, vidéos et documents. Flexopus se concentre sur la gestion numérique et la réservation des ressources physiques de l'entreprise.

Avantages d'un logiciel de gestion des actifs

Même le meilleur concept d'espace de travail perd de son efficacité si les outils, véhicules ou appareils ne sont pas gérés de manière transparente. Sans une gestion structurée de l'inventaire, un chaos invisible s'installe rapidement : les appareils disparaissent, les responsabilités deviennent floues, les besoins se chevauchent et un temps de travail précieux est perdu.

1. ‍Vue d'ensemble centralisée : tous les actifs de l'entreprise sont répertoriés en un seul endroit.‍
2. Responsabilités claires : il est facile de savoir à qui un actif est attribué.‍
3. Moins de doubles réservations : les ressources réservables sont rendues disponibles de manière transparente.‍
4. Utilisation plus efficace : les ressources existantes sont mieux exploitées.‍
5. Moins de gestion manuelle : les listes Excel, e-mails et coordinations individuelles sont réduits.
   

Surtout dans les modèles de travail hybrides, où les collaborateurs alternent entre bureau, télétravail et déplacements, une gestion des actifs est indispensable. Elle garantit une utilisation optimale de toutes les ressources, quel que soit le lieu de travail.

De plus, elle aide les entreprises à respecter les exigences de conformité et à garder une vue d'ensemble sur les cycles de vie, la maintenance et les responsabilités. Cela réduit non seulement la charge administrative, mais aussi le risque de pertes et d'erreurs de réservation.

Liste Excel vs. logiciel de gestion des actifs

Attribuez des actifs à des ressources spécifiques (bureaux, salles) et à des collaborateurs

Au quotidien, l'objectif est de rendre les actifs disponibles là où ils sont nécessaires : au poste de travail, dans une salle de réunion ou sur un site précis. La grande question « Où est la tablette graphique ? » trouve alors immédiatement sa réponse.

Flexopus Asset Management intègre cette réflexion au flux de réservation : lors de la réservation, il est possible de consulter directement dans les détails de l'actif où celui-ci est rangé.

En outre, Flexopus prend en charge l'attribution fixe d'actifs à des personnes : vous pouvez lier durablement des objets à des collaborateurs afin de suivre l'inventaire de l'entreprise de manière traçable (par ex. ordinateur portable personnel, téléphone professionnel, véhicule de fonction). La gestion des actifs devient ainsi une gestion d'inventaire numérique capable non seulement de gérer les prêts, mais aussi de définir les responsabilités.

Quels actifs les entreprises peuvent-elles gérer ?

Quelques exemples d'actifs pouvant être rendus réservables par Flexopus :

Actifs cachés et actifs visibles : la différence d'utilisation

Tous les actifs ne doivent pas nécessairement être réservables par tout le monde. Certains objets sont délibérément gérés en interne dans le cadre de l'inventaire, tandis que d'autres sont destinés à être utilisés activement par l'équipe et doivent pouvoir être réservés. Flexopus propose plusieurs leviers pour répondre précisément à ce besoin :

Actifs visibles et réservables

Un actif avec le statut « Flexible » est visible par les utilisateurs et peut être réservé. C'est la solution idéale pour le matériel partagé comme les projecteurs, les appareils de test ou les câbles HDMI. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de rendre vos actifs réservables, vous trouverez l'article de blog correspondant ici.

Actifs masqués ou restreints

Pour les actifs qui ne doivent pas être librement réservables, deux statuts sont pertinents :

• Bloqué : L'actif n'est disponible pour personne, par exemple en raison d'une panne, d'un contrôle ou d'une perte.
  
• Restreint : L'actif ne peut être réservé que par des administrateurs au nom d'autres utilisateurs. Ce statut est explicitement conçu pour la gestion d'inventaire ou pour les actifs nécessitant une validation officielle. Les réservations de ces actifs sont gérées exclusivement dans le contexte administrateur.

À cela s'ajoute la possibilité de publier ou non un actif. Vous décidez ainsi si un actif apparaît ou non dans l'interface utilisateur.

Résultat : vous contrôlez, actif par actif, s'il fait partie intégrante du quotidien professionnel (visible et réservable) ou s'il est simplement géré comme une fiche d'inventaire (restreint, non réservable ou non publié). Cette distinction est cruciale pour de nombreuses entreprises, car elle permet de séparer clairement la comptabilité des immobilisations de l'utilisation opérationnelle, sans avoir à maintenir deux systèmes distincts.

Quelles sont les options d'importation et d'exportation disponibles dans la gestion des actifs Flexopus ?

Pour la comptabilité des immobilisations et l'inventaire, une importation propre des données et une exportation complète sont essentielles. C'est précisément ce que propose la fonction d'import/export de la gestion des actifs Flexopus : vous pouvez exporter une liste de vos actifs pour obtenir une vue d'ensemble ou pour réutiliser les données dans d'autres systèmes.

Lors de la première configuration, les actifs peuvent être facilement importés pour créer une vue d'ensemble sur Flexopus. Flexopus propose des analyses d'actifs complètes afin que vous ayez une visibilité optimale sur votre inventaire.

Vous pouvez ensuite apposer les codes QR de manière optionnelle et inventorier clairement l'ensemble via l'attribution par code QR.

Pour la réutilisation des données dans un logiciel tiers de comptabilité des immobilisations, il est judicieux d'exporter toutes les données pertinentes au format SVG.

Cela crée un pont efficace entre la gestion opérationnelle des actifs dans Flexopus et les processus en aval couverts par votre comptabilité des immobilisations ou votre outil dédié. Vous maintenez vos données à jour de manière centralisée au lieu de les saisir plusieurs fois.

Voici comment les entreprises bénéficient de la gestion des actifs Flexopus :

• Vue d'ensemble centralisée : Tous les actifs, du véhicule de service au moniteur, sont enregistrés numériquement et consultables à tout moment.
• Attribution et retour simplifiés : Les collaborateurs réservent, reçoivent ou restituent le matériel en quelques clics via le tableau de bord ou par code QR.
• Processus automatisés : Les retours sont documentés automatiquement.
• Sécurité élevée : La gestion des rôles et des droits garantit que seules les personnes autorisées ont accès aux actifs sensibles.
• Intégration transparente : Le module complète parfaitement les solutions Flexopus existantes telles que le logiciel de desk sharing, la gestion des visiteurs ou l'application d'affichage pour salles de réunion.
  

À l'ère du travail hybride, il est crucial d'utiliser les ressources de manière efficace et de les gérer en toute transparence. Le logiciel de gestion des actifs Flexopus constitue la base idéale pour cela : flexible, sécurisé et entièrement conforme au RGPD, hébergé sur des serveurs européens.

La gestion des actifs en pratique : 3 exemples

1. Gérer et réserver des véhicules de service de manière numérique

Lisa travaille dans le service commercial et a un rendez-vous client hors de la ville le lendemain. Pour s'y rendre, elle souhaite utiliser l'un des véhicules de l'entreprise : un cas classique pour la gestion des actifs.

Autrefois, Lisa aurait dû envoyer plusieurs e-mails, passer des appels ou consulter un fichier Excel pour vérifier quel véhicule était disponible. Aujourd'hui, elle ouvre simplement l'outil de réservation numérique :

• Elle voit en un coup d'œil quels véhicules de service sont disponibles.
• En un clic, elle réserve la voiture souhaitée pour la période nécessaire.
• Le système peut, par exemple, documenter le conducteur, l'heure, le kilométrage et la durée de la réservation.

Après utilisation, Lisa peut marquer le véhicule comme « restitué » en quelques clics. L'entreprise en profite doublement :

• Transparence : chacun voit en temps réel quel véhicule est en cours d'utilisation.
• Efficacité : pas de doubles réservations, pas d'erreurs de coordination.
• Traçabilité : toutes les réservations et utilisations sont documentées de manière infalsifiable.

2. Attribuer du matériel informatique aux nouveaux collaborateurs

Un nouveau collègue rejoint l'entreprise, appelons-le Tom.
Pour qu'il puisse être opérationnel dès son premier jour, il faut préparer un certain nombre d'équipements : ordinateur portable, écran, casque, badge d'accès et peut-être même un téléphone professionnel.

Grâce au logiciel adapté, l'équipe de bureau peut voir précisément quels appareils sont disponibles et à qui ils sont actuellement attribués. En quelques clics, les actifs nécessaires sont réservés à Tom et lui sont attribués de manière permanente. En arrière-plan, le système documente automatiquement :

• Qui a reçu quel appareil et quand
• Les numéros de série et l'état des actifs remis
• Les cycles de maintenance ou les dates de remplacement
  

Ainsi, non seulement le service informatique a une vue d'ensemble du parc d'appareils, mais les RH et le Facility Management savent à tout moment quel équipement est en circulation.

Lorsque Tom finit par quitter l'entreprise, tout son inventaire peut être simplement retiré de son profil et réattribué, sans chaos, sans pertes et sans coordination fastidieuse.

3. Gérer les casiers de manière numérique

Les collaborateurs ont besoin de solutions de rangement sécurisées pour leurs effets personnels, leurs appareils techniques ou leurs documents, surtout lorsqu'il n'y a plus de postes de travail fixes.

Avec un système de gestion des actifs, les casiers peuvent également être gérés de manière centralisée et utilisés efficacement.

Un exemple concret : Sarah travaille au bureau certains jours et a besoin d'un casier pour ranger en toute sécurité son ordinateur portable et ses effets personnels. Grâce au système de réservation numérique, elle peut réserver un casier libre en quelques clics. Le système lui attribue automatiquement un casier disponible, éventuellement avec une serrure numérique ou un accès par QR code.

L'équipe de facility management voit en temps réel sur le plan interactif :

• quels casiers sont actuellement occupés ou libres,
• à qui chaque casier est attribué,
• et quand les réservations arrivent à échéance ou doivent être prolongées.
  

Les attributions temporaires, par exemple pour les stagiaires, les invités externes ou les équipes de projet, peuvent également être gérées simplement et de manière transparente.