Le guide de partage de bureaux Flexopus

Le travail flexible n'est plus une tendance, mais une réalité dans de nombreuses entreprises. Les modèles de travail hybrides, en particulier, posent de nouveaux défis aux entreprises : comment utiliser de manière optimale les lieux de travail lorsque tous les employés ne sont pas présents au bureau tous les jours ? C'est là qu'intervient le partage de bureau. Dans ce guide, nous expliquons ce que signifie un bureau partagé, à quoi ressemble un concept de partage de bureau, quels sont les défis et les facteurs de réussite et pourquoi Logiciel de partage de bureau est essentiel.

Pourquoi un guide de partage de bureau est-il important ?

Le terme Partage de bureau décrit un modèle de travail dans lequel plusieurs employés partagent un bureau. Cela signifie qu'il n'y a plus de poste de travail fixe pour tous les employés, mais que les bureaux sont utilisés de manière flexible. Le partage de bureau est souvent utilisé avec des termes tels que bureau partagé ou Bureau avec accès à un bureau C'est assimilable, mais il s'agit essentiellement du même concept. Vous trouverez de plus amples informations sur la définition dans lexique.

Le partage de bureau nécessite un concept bien pensé pour que le partage de bureau fonctionne. Un guide de partage de bureau définit les règles du jeu et les conditions-cadres afin que la façon de travailler ne se termine pas dans le chaos avec des feuilles de calcul Excel et des employés frustrés.

Éléments d'un guide de partage de bureau et questions que vous devriez vous poser :

• Analyse de l'utilisation des sols: Combien d'employés sont réellement au bureau en même temps, combien de postes de travail sont nécessaires ?
• Allocation des ressources : quels domaines sont destinés à quelles équipes ? Les places devraient-elles être débloquées uniquement pour certaines équipes, c'est-à-dire divisées en zones dites d'origine ?
• Règles et directives: Propreté, objets personnels, heures de réservation — La politique de propreté des bureaux est essentielle. Quelles sont les règles nécessaires ?
• Communication : tous les employés doivent comprendre les avantages et accepter le changement. Comment l'introduction est-elle communiquée ?

Un bon concept de partage de bureau tient compte non seulement de l'espace de bureau, mais également de la culture d'entreprise et des besoins de tous les employés.

Le partage de bureau dans le travail quotidien

Le partage de bureau n'est guère réalisable sans support numérique. Voici Logiciel de partage de bureau dans le jeu.

Ce logiciel permet de gérer les postes de travail. Les employés peuvent voir en temps réel quels sièges sont vacants ou réservés et peuvent ainsi créer leur journée de travail idéale.

Le partage de bureau est essentiel pour de nombreuses raisons dans un bureau moderne : avec une réservation claire des espaces de travail via un Logiciel de gestion du lieu de travail, Il est clairement défini qui est assis où et quand. Cela rend la planification possible et il n'y a aucune frustration lors de la recherche d'un bureau. En outre, l'administration simple pour les administrateurs, y compris des fonctions d'analyse détaillées, se distingue : vous pouvez effectuer des optimisations précises de la zone et, dans le meilleur des cas, même économiser de l'espace. La transparence en matière d'occupation et d'espace est intéressante à la fois pour l'environnement et pour le portefeuille de l'entreprise. Le partage de bureau permet également une répartition équitable des ressources de travail, que les collègues arrivent au bureau le matin ou seulement à midi. Si la ressource est réservée à l'aide d'un logiciel de partage de bureau, elle reste équitable. Un autre point intéressant est l'intégration dans l'environnement de travail existant grâce à des connexions avec Perspectives, équipes, google et bien d'autres encore.

Un logiciel de partage de bureau fiable est particulièrement crucial pour les entreprises qui souhaitent introduire le partage de bureau en Allemagne afin de susciter l'acceptation de leurs équipes. Fidèle à la devise « Ce que Hänschen n'apprend pas, Hans ne l'apprend plus jamais ».

Cependant, le partage de bureau présente également des défis, que vous trouverez dans l'article de blog « Avantages et inconvénients du partage de bureau » soyez lu.

Meilleures pratiques : étiquette du bureau partagé

Pour que le partage de bureau fonctionne, une étiquette de bureau partagé est requise. Parce qu'avec l'introduction des bureaux partagés ou du hotdesking, les tables doivent être laissées de manière à ce que vous puissiez travailler clairement et sans le lest de votre prédécesseur. Ces points sont notamment incontournables pour l'introduction du partage de bureau :

1. Politique de Clean Desk:

Quittez votre lieu de travail tel que vous l'avez trouvé. Après tout, qui veut les miettes d'un collègue sur le clavier ? Les documents et le matériel informatique doivent être rangés après utilisation sur le lieu de travail. Pour ne pas avoir à emporter ces objets chez vous, comme un disque dur ou un ordinateur portable professionnel, vous pouvez profiter de l'occasion et placer à nouveau tout ce dont vous avez besoin le lendemain dans un casier. Avec Flexopus, vous pouvez simplement utiliser un casier grâce à SmartLocks : cela signifie que tous les documents, dossiers et matériel informatique sont bien stockés et sécurisés.

2. Neutralité au bureau :

Les effets personnels doivent être repris après le travail ou, comme indiqué au point 1, entreposés correctement et en toute sécurité. Par exemple, dans un casier, un coffre-fort ou dans des armoires désignées.

3. Respect mutuel :

Cela va sans dire, mais il est essentiel que les collègues soient pris en compte et qu'il n'y ait pas de perturbations inutiles dans l'espace partagé. Des conversations bruyantes et des ateliers en équipe peuvent avoir lieu dans des zones aménagées à cet effet ou dans des salles de réunion ou des cabines téléphoniques désignées, qui peuvent également être affichées via Flexopus.

4. Contrôle technique :

Les appareils doivent être manipulés correctement, mis à jour conformément aux politiques de l'entreprise et entretenus. Selon le principe du bureau partagé, il est important que les défauts soient signalés directement à l'administrateur responsable afin que le lieu de travail puisse être utilisé de manière pratique et pleinement fonctionnelle par tous.

Partage de bureau : introduction et guide étape par étape

L'introduction du partage de bureau est un processus de changement qui nécessite une bonne communication sur le changement. Comment dit-on : l'homme est une créature qui a des habitudes ! Cependant, avec les bonnes mesures, cela peut se faire en douceur :

1. Analysez votre propre région

‍Afin de comprendre les besoins de votre propre équipe, il convient d'abord de connaître les habitudes de l'équipe, de déterminer la configuration standard minimale que les tâches devraient avoir et de calculer le nombre moyen de jours que l'équipe passe au bureau par semaine. Cette analyse est extrêmement importante pour déterminer le bon nombre de bureaux et vous permettre de travailler efficacement avec le hot desking. Lorsqu'un certain nombre de tableaux sont introduits sans données, Shared Desk peut rapidement entraîner de la frustration et de la résistance. Par conséquent, définissez d'abord les zones et élaborez un concept individuel !‍

2. Développez votre propre concept

‍Les données de l'analyse permettent de définir des zones de collaboration, d'appels téléphoniques et vidéo, de réunions et de pauses. Comment organiser les tables de manière à ce que le travail sur l'allaitement soit idéal, tout en permettant des discussions entre les deux ? Ce concept est au cœur du partage de bureau.‍

3. Modifier la communication

‍Pour être accepté par l'équipe, le projet doit être clairement communiqué. Découvrez tous les avantages du partage de bureau et accompagnez votre équipe dans la transition vers le bureau intelligent moderne. ‍

4. Sélection du logiciel et phase de test conjointe

‍Le partage de bureau ne fonctionne qu'avec l'introduction d'un logiciel permettant de réserver facilement des postes de travail en quelques clics ou en un seul clic. Ne confiez pas toute la responsabilité à l'équipe, car cela crée rapidement de la rivalité et de la frustration.
Choisissez le logiciel le plus adapté, comparez les taux, définissez des exigences conscientes et lancez un ballon d'essai avec un petit groupe. Ces résultats sont importants pour l'introduction du partage de bureau.

4. Présenter le logiciel

‍Choisissez un système de réservation d'espaces de travail ou, dans le meilleur des cas, un logiciel complet de gestion de l'espace de travail tel que Flexopus et mettez-le en œuvre de manière contrôlée. Donnez vie à votre concept avec les plans d'étage Flexopus et dessinez toutes les zones, les tables, les pièces et peut-être même les places de parking. Impliquez votre équipe, réfléchissez à la bonne communication et créez un climat de confiance.‍

5. Feedback des employés

‍Recueillez des commentaires après le premier mois de mise en œuvre et prenez très au sérieux les critiques et les éloges. La plupart des problèmes ont des raisons pour lesquelles il existe une solution et augmenteront considérablement l'efficacité et l'acceptation. Flexopus propose également des fonctionnalités gratuites, telles que la réservation de services de restauration et d'installations et la gestion d'événements. Grâce aux commentaires de votre équipe, vous découvrirez peut-être que vous pouvez optimiser davantage les processus internes (gratuitement).‍

6. Mesurez les résultats

‍Après seulement six mois, les premières optimisations et restructurations peuvent être effectuées à l'aide des données d'analyse Flexopus. Certains bureaux sont peut-être réticents à utiliser, l'équipement de certaines tables est inadéquat, les cabines téléphoniques sont trop peu nombreuses pour les appels ou les sièges doivent être enregistrés. Avec Flexopus, vous pouvez optimiser en permanence votre bureau intelligent avec votre équipe.‍

7. Élargir les résultats et réduire les coûts

‍Y a-t-il d'autres endroits où le partage de bureau est judicieux ? Grâce aux résultats des derniers mois, il est possible de poursuivre la mise à l'échelle. En plus de la réservation d'un lieu de travail, d'une salle de réunion et d'une place de parking, Flexopus propose également Gestion des visiteurs y compris le terminal de kiosque et l'impression de badges et le Gestion d'actifs pour l'inventaire du matériel informatique et du parc de véhicules.
Tout cela peut être cartographié d'un seul coup.

Liste de contrôle et guide d'introduction au partage de bureaux

Téléchargez la liste de contrôle pour introduire le partage de bureau et trouvez la solution idéale pour votre entreprise !

conclusion

Le partage de bureau est au cœur des bureaux modernes. Il s'agit d'une réponse durable aux exigences des environnements de travail modernes, qui deviennent de plus en plus numériques. Avec un guide de partage de bureau clairement conçu et le bon logiciel, le modèle peut être mis en œuvre avec succès.

Les entreprises bénéficient d'économies de coûts, de flexibilité et d'une utilisation efficace de l'espace. Dans le même temps, il a besoin des règles claires et une communication ouvertepour éviter les inconvénients. Une chose est claire : la culture d'entreprise détermine dans une large mesure si elle fonctionne ou non. La confiance, la délégation de responsabilités et l'implication de l'équipe dans des processus définis sont tout aussi importantes qu'un bon concept et le bon logiciel.

Assurez-vous de créer une liste de contrôle individuelle, basée sur les points énumérés ici pour une introduction à l'aide d'un guide. Flexopus est heureuse de vous aider à cet égard. Contactez-nous ici sans engagement!

Flexopus est l'une des principales solutions de partage de bureau en Allemagne. Grâce à notre logiciel de partage de bureau convivial, les lieux de travail, les salles de réunion, les places de parking et le matériel informatique sont faciles à réserver. En outre, les visiteurs peuvent être enregistrés conformément aux réglementations en matière de protection des données. 100 % conforme à la protection des données, sécurisé et flexible.