Le guide de partage de bureaux Flexopus

Le travail flexible n'est plus une tendance, mais une réalité dans de nombreuses entreprises. Les modèles de travail hybrides, en particulier, confrontent les entreprises à de nouveaux défis : comment optimiser l'utilisation des postes de travail lorsque tous les employés ne sont pas au bureau tous les jours ? C'est précisément là qu'intervient le desk sharing. Dans ce guide, nous expliquons ce que signifie le shared desk, à quoi ressemble un concept de desk sharing, quels sont les défis et les facteurs de succès, et pourquoi un logiciel de desk sharing est indispensable.

Pourquoi un guide de desk sharing est-il important ?

Le terme desk sharing décrit un modèle de travail où plusieurs employés partagent un même bureau. Cela signifie qu'il n'y a plus de poste de travail fixe pour chaque employé, mais que les bureaux sont utilisés de manière flexible. Le desk sharing est souvent assimilé à des termes comme shared desk ou hot desking mais le concept de base est le même. Vous trouverez plus d'informations sur la définition dans le glossaire. 

Pour que le desk sharing fonctionne, il faut un concept bien pensé. Un guide de desk sharing définit les règles du jeu et le cadre afin que cette méthode de travail ne se termine pas dans le chaos des tableaux Excel et des employés frustrés.

Composantes d'un guide de desk sharing et questions à se poser :

• Analyse de l'utilisation de l'espace: Combien d'employés sont réellement au bureau en même temps, et combien de postes de travail sont nécessaires ?
• Attribution des ressources : Quelles zones sont destinées à quelles équipes ? Les postes doivent-ils être réservés à certaines équipes, c'est-à-dire être répartis en ce que l'on appelle des zones d'accueil ?
• Règles et directives: Propreté, effets personnels, heures de réservation – La politique du bureau propre est indispensable. Quelles règles sont nécessaires ?
• Communication : Tous les employés doivent comprendre les avantages et accepter le changement. Comment le déploiement sera-t-il communiqué ?

Un bon concept de desk sharing prend en compte non seulement les espaces de bureau, mais aussi la culture d'entreprise et les besoins de tous les collaborateurs.

Le desk sharing au quotidien

Sans support numérique, le desk sharing est difficilement praticable. C'est là qu'intervient le logiciel de desk sharing en jeu.

Ce logiciel permet de gérer les postes de travail. Les collaborateurs voient en temps réel quels postes sont libres ou réservés, et peuvent ainsi organiser leur journée de travail idéale.

Les raisons pour lesquelles le desk sharing est indispensable à un bureau moderne sont multiples : grâce à une réservation de poste de travail claire via un logiciel de gestion des espaces de travail, il est clairement défini qui s'assied où et quand. Cela assure une meilleure planification et évite la frustration liée à la recherche d'un poste. De plus, la gestion simplifiée pour les administrateurs, accompagnée de fonctions d'analyse détaillées, se distingue : il est possible d'optimiser précisément l'espace et, dans le meilleur des cas, d'économiser de la surface.

La transparence sur l'occupation et les besoins en espace est intéressante tant pour l'environnement que pour le budget de l'entreprise. De plus, le desk sharing permet une répartition équitable des ressources de travail, que les collègues arrivent au bureau le matin ou seulement à midi. Si la ressource est réservée via un logiciel de desk sharing, l'équité est maintenue. Un autre point intéressant est l'intégration dans l'environnement de travail existant grâce à des connexions avec Outlook, Teams, Google et bien d'autres encore.

Pour les entreprises qui souhaitent introduire le desk sharing en Allemagne, un logiciel de desk sharing fiable est essentiel pour favoriser l'acceptation au sein de l'équipe. Car ce qui n'est pas appris jeune ne l'est jamais.

Le desk sharing s'accompagne toutefois aussi de défis, qui peuvent être consultés dans l'article de blog « Avantages et inconvénients du desk sharing » .

Bonnes pratiques : Étiquette du bureau partagé

Pour que le desk sharing fonctionne, une étiquette du bureau partagé est nécessaire. En effet, avec l'introduction des bureaux partagés ou du hot-desking, les bureaux doivent être laissés de manière à ce que l'on puisse travailler de façon ordonnée et sans le désordre du prédécesseur. Ces points sont particulièrement inévitables pour la mise en place du desk sharing :

1. Politique du bureau propre: 

Laisser le poste de travail tel qu'on l'a trouvé. Car qui voudrait des miettes de son collègue sur le clavier ? Les documents et le matériel informatique doivent être rangés après utilisation du poste de travail. Afin de ne pas avoir à emporter ces objets, comme un disque dur ou un ordinateur portable professionnel, à la maison, on pourrait saisir l'opportunité de placer tout ce qui sera nécessaire le lendemain dans un casier. Avec Flexopus, il est facile d'utiliser un casier grâce aux SmartLocks : ainsi, tous les documents, dossiers et le matériel informatique sont bien rangés et en sécurité.

2. Neutralité au bureau : 

Les objets personnels doivent être emportés après la journée de travail ou, comme mentionné au point 1, rangés correctement et en toute sécurité. Par exemple, dans un casier, un coffre-fort ou des armoires prévues à cet effet.

3. Respect mutuel : 

C'est une évidence, mais il est essentiel de faire preuve de considération envers les collègues et d'éviter toute perturbation inutile dans l'espace partagé. Les conversations bruyantes et les ateliers d'équipe peuvent avoir lieu dans des zones dédiées ou dans des salles de réunion ou des cabines téléphoniques désignées, qui peuvent également être gérées via Flexopus.

4. Vérification technique : 

Les appareils doivent être manipulés correctement, mis à jour conformément aux directives de l'entreprise et entretenus. Avec le principe du bureau partagé, il est important que les défauts soient signalés directement à l'administrateur responsable afin que le poste de travail puisse être utilisé confortablement et de manière entièrement fonctionnelle par tous.

Desk Sharing : Introduction et guide étape par étape

L'introduction du desk sharing est un processus de changement qui nécessite une bonne communication du changement. Comme on dit si bien : l'être humain est une créature d'habitudes ! Mais avec les bonnes étapes, cela se déroule sans accroc :

1. Analyser son propre espace

‍Pour comprendre les besoins de votre équipe, il faut d'abord s'informer sur ses habitudes, déterminer la configuration standard minimale des postes de travail et calculer le nombre moyen de jours que l'équipe passe au bureau par semaine.

Cette analyse est incroyablement importante pour déterminer le nombre adéquat de bureaux et permettre un travail efficace avec le hot-desking. Si un nombre arbitraire de bureaux est introduit sans données, le partage de bureaux peut rapidement entraîner frustration et résistance. Par conséquent : commencez par définir les espaces et élaborez un concept personnalisé !‍

2. Développer votre propre concept

‍Les données de l'analyse permettent ainsi de définir des zones pour la collaboration, les appels téléphoniques et vidéo, les réunions et les pauses. Comment disposer les bureaux pour que le travail individuel soit idéalement réalisable, tout en permettant des échanges occasionnels ? Ce concept est la pierre angulaire du partage de bureaux.‍

3. Communication du changement

‍Pour obtenir l'adhésion de l'équipe, le projet doit être communiqué clairement. Mettez en avant tous les avantages du partage de bureaux et embarquez votre équipe dans l'aventure du bureau intelligent et moderne. ‍

4. Sélection du logiciel et phase de test conjointe

‍Le partage de bureaux ne fonctionne qu'avec l' introduction d'un outil de réservation de bureaux, afin de rendre les postes de travail facilement réservables en quelques clics. Ne laissez pas toute la responsabilité à l'équipe, car cela peut rapidement engendrer rivalité et frustration.
Choisissez le logiciel le plus adapté, comparez les prix, définissez des exigences claires et lancez un projet pilote avec un petit groupe. Ces enseignements sont importants pour l'introduction du partage de bureaux.

4. Mettre en œuvre le logiciel

‍Choisissez un système de réservation de postes de travail ou, mieux encore, un logiciel complet de gestion de l'espace de travail comme Flexopus, et mettez-le en œuvre de manière contrôlée. Donnez vie à votre concept grâce aux plans d'étage de Flexopus et dessinez toutes les zones, les bureaux, les salles et peut-être même les places de parking. Impliquez votre équipe, pensez à une communication adéquate et instaurez la confiance.‍

5. Retour d'expérience des employés

‍Recueillez les retours après le premier mois de mise en œuvre et prenez très au sérieux les critiques et les éloges. La plupart des préoccupations ont des raisons valables, pour lesquelles il existe une solution qui augmentera considérablement l'efficacité et l'acceptation. Flexopus propose également des fonctionnalités gratuites telles que la réservation de services de restauration et de services généraux, ainsi que la gestion d'événements. Grâce aux retours de votre équipe, vous découvrirez peut-être que vous pouvez optimiser davantage les processus internes (gratuitement).‍

6. Mesurer les résultats

‍Après six mois, les données d'analyse de Flexopus permettent déjà de procéder à de premières optimisations et restructurations. Peut-être y a-t-il des zones de bureau peu utilisées, l'équipement de certains bureaux est insuffisant, il y a trop peu de cabines téléphoniques pour les appels ou un enregistrement des postes est nécessaire. Avec Flexopus, vous pouvez optimiser en continu votre bureau intelligent avec votre équipe.‍

7. Faire évoluer les résultats et réduire les coûts

‍Vous avez d'autres sites où le desk sharing est pertinent ? Fort des enseignements des derniers mois, il est possible de poursuivre le déploiement. En plus de la réservation de postes de travail, de salles de réunion et de places de parking, Flexopus propose également la gestion des visiteurs y compris le terminal borne et l'impression de badges, ainsi que la gestion des actifs pour l'inventaire du matériel informatique et de la flotte de véhicules.
Tout cela peut être géré de manière tout-en-un.

Liste de contrôle pour le Desk Sharing / Guide de mise en œuvre

Téléchargez la liste de contrôle pour la mise en œuvre du desk sharing et trouvez la solution optimale pour votre entreprise !

Conclusion

Le desk sharing est au cœur des bureaux modernes. C'est une réponse durable aux exigences des environnements de travail modernes, qui sont de plus en plus numériques. Avec un guide de desk sharing bien conçu et le bon logiciel, ce modèle peut être mis en œuvre avec succès.

Les entreprises bénéficient d'économies de coûts, de flexibilité et d'une utilisation efficace de l'espace. En même temps, il faut des règles claires et une communication ouverte, afin d'éviter les inconvénients. Il est clair que la culture d'entreprise détermine en grande partie le succès ou l'échec. La confiance, la délégation de responsabilités et l'implication de l'équipe dans des processus définis sont tout aussi importantes qu'un bon concept et le bon logiciel.

Pour cela, il est impératif de créer une liste de contrôle personnalisée, basée sur les points énumérés ici pour la mise en œuvre via un guide. Flexopus vous y aidera volontiers. Contactez-nous sans engagement ici!

Flexopus est l'une des principales solutions de partage de bureaux en Allemagne. Grâce à notre logiciel de partage de bureaux convivial, la réservation des postes de travail, des salles de réunion, des places de parking et du matériel informatique devient un jeu d'enfant. De plus, les visiteurs peuvent être enregistrés en toute conformité avec la protection des données. 100 % conforme à la protection des données, sécurisé et flexible.