Le guide du desk sharing Flexopus

Le travail flexible n'est plus une simple tendance, mais une réalité pour de nombreuses entreprises. Les modèles de travail hybrides posent de nouveaux défis aux organisations : comment optimiser l'utilisation des espaces de travail lorsque les collaborateurs ne sont pas tous au bureau chaque jour ? C'est précisément là que le desk sharing entre en jeu. Dans ce guide, nous expliquons ce que signifie le partage de bureau, à quoi ressemble un concept de desk sharing, quels sont les défis et facteurs de réussite, et pourquoi une Logiciel de desk sharing solution est indispensable.

Pourquoi un guide sur le desk sharing est-il important ?

Le terme au flex office désigne un modèle de travail dans lequel plusieurs collaborateurs se partagent un même bureau. En clair : il n'y a plus de poste de travail fixe pour chaque employé, mais une utilisation flexible des bureaux. Le desk sharing est souvent assimilé à des termes comme « shared desk » ou « hot desking », mais il s'agit fondamentalement du même concept. Vous trouverez plus d'informations sur la définition dans notre lexique.

Pour que le desk sharing fonctionne, il faut un concept bien pensé. Un guide de desk sharing définit les règles du jeu et le cadre de travail afin d'éviter que cette organisation ne tourne au chaos, entre tableaux Excel et collaborateurs frustrés.

Composantes d'un guide de desk sharing et questions à se poser :

• Analyse de l'utilisation des espaces: combien de collaborateurs sont réellement présents au bureau en même temps et combien de postes de travail sont nécessaires ?
• Allocation des ressources : quelles zones sont prévues pour quelles équipes ? Les places doivent-elles être réservées à des équipes spécifiques, c'est-à-dire organisées en Les zones dédiées « zones » ?
• Règles et directives: propreté, effets personnels, durées de réservation – la politique de « bureau propre » (Clean Desk Policy) est indispensable. Quelles règles sont nécessaires ?
• Communication : tous les collaborateurs doivent comprendre les avantages et accepter ce changement. Comment la mise en place est-elle communiquée ?

Un bon concept de desk sharing ne prend pas seulement en compte les espaces de bureau, mais aussi la culture d'entreprise culture d'entreprise et les besoins de tous les collaborateurs.

Le desk sharing au quotidien

Le flex-office est difficilement envisageable sans support numérique. C'est là que Logiciel de desk sharing entre en jeu.

Ce logiciel permet de gérer les postes de travail. Les collaborateurs voient en temps réel quels bureaux sont libres ou réservés, ce qui leur permet d'organiser leur journée de travail idéale.

Les raisons pour lesquelles le flex-office est indispensable à un bureau moderne sont multiples : grâce à une réservation claire des postes via une logiciel de gestion de l'espace de travail,, il est clairement défini qui s'assoit où et quand. Cela permet une meilleure planification et évite toute frustration lors de la recherche d'un bureau. De plus, la simplicité de gestion pour les administrateurs, accompagnée de fonctions d'analyse détaillées, est un atout majeur : il est possible d'optimiser précisément l'espace et, dans le meilleur des cas, de réaliser des économies de surface.

La transparence sur le taux d'occupation et les besoins en espace est bénéfique tant pour l'environnement que pour le budget de l'entreprise. En outre, le flex-office permet une répartition équitable des ressources de travail, que les collègues arrivent au bureau le matin ou seulement l'après-midi. Si la ressource est réservée via un logiciel de flex-office, l'équité est préservée. Un autre point intéressant est l'intégration dans l'environnement de travail existant grâce à des connexions avec Outlook,Teams,Google et bien d'autres encore.

Pour les entreprises qui souhaitent introduire le flex-office en Allemagne, un logiciel fiable est crucial pour garantir l'adhésion des équipes. Comme le dit l'adage, il est difficile de changer les vieilles habitudes.

Le flex-office comporte toutefois aussi des défis, que vous pouvez découvrir dans l'article de blog « Avantages et inconvénients du flex-office » .

Bonnes pratiques : l'étiquette du bureau partagé

Pour que le flex-office fonctionne, il faut établir une étiquette de bureau partagé. Avec l'introduction du flex-office ou du hot-desking, les bureaux doivent être laissés de manière à ce que chacun puisse travailler efficacement, sans être encombré par les affaires de son prédécesseur. Ces points sont particulièrement incontournables pour la mise en place du flex-office :

1. politique de bureau propre (Clean Desk Policy): 

Laisser le poste de travail tel qu'on l'a trouvé. Qui voudrait retrouver les miettes de son collègue sur son clavier ? Les documents et le matériel informatique doivent être rangés après l'utilisation du poste. Pour éviter de devoir ramener chez soi des objets comme un disque dur ou un ordinateur portable, il est possible de tout ranger dans un casier pour le lendemain. Avec Flexopus, vous pouvez facilement utiliser un casier grâce aux SmartLocks : tous vos documents, dossiers et matériel informatique sont ainsi bien rangés et en sécurité.

2. Neutralité du bureau : 

Les objets personnels doivent être repris après la journée de travail ou, comme mentionné au point 1, rangés correctement et en toute sécurité. Par exemple dans un casier, un coffre-fort ou des armoires prévues à cet effet.

3. Respect mutuel : 

Il va de soi, mais il est essentiel de faire preuve de considération envers ses collègues et d'éviter toute perturbation inutile dans les espaces partagés. Les conversations bruyantes et les ateliers d'équipe peuvent se dérouler dans des zones prévues à cet effet, dans des salles de réunion ou dans des cabines téléphoniques dédiées, que vous pouvez également gérer via Flexopus.

4. Vérification technique : 

Les appareils doivent être manipulés avec soin, mis à jour conformément aux directives de l'entreprise et entretenus. Dans le cadre du principe de bureau partagé (Shared Desk), il est important de signaler immédiatement tout défaut à l'administrateur responsable afin que le poste de travail reste confortable et pleinement fonctionnel pour tous.

Partage de bureau : introduction étape par étape et guide pratique

L'introduction du partage de bureau est un processus de changement qui nécessite une communication adaptée. Comme le dit l'adage, l'être humain est un animal d'habitudes ! Avec les bonnes étapes, cette transition se déroulera sans accroc :

1. Analyser ses propres espaces

‍Pour comprendre les besoins de votre équipe, commencez par interroger ses habitudes, déterminez la configuration standard minimale requise pour les postes de travail et calculez le nombre moyen de jours que l'équipe passe au bureau chaque semaine.

Cette analyse est cruciale pour déterminer le nombre adéquat de bureaux et permettre un travail efficace grâce au flex-office. Si vous introduisez un nombre arbitraire de bureaux sans données préalables, le partage de bureau peut rapidement engendrer frustration et résistance. Par conséquent : définissez d'abord vos espaces et élaborez un concept personnalisé !‍

2. Développer son propre concept

‍Grâce aux données issues de l'analyse, vous pouvez définir des zones dédiées à la collaboration, aux appels téléphoniques et vidéo, aux réunions et aux pauses. Comment disposer les bureaux pour permettre un travail concentré tout en autorisant des échanges ponctuels ? Ce concept est le cœur même du partage de bureau.‍

3. Communication sur le changement

‍Pour obtenir l'adhésion de l'équipe, le projet doit être communiqué de manière claire et transparente. Mettez en avant tous les avantages du partage de bureau et embarquez votre équipe dans cette transition vers un environnement de travail moderne et intelligent. ‍

4. Sélection du logiciel et phase de test commune

‍Le partage de bureau ne fonctionne qu'avec la Mise en place d'un outil de réservation de bureaux, afin de rendre la réservation des postes de travail simple et rapide, en un ou quelques clics. Ne laissez pas toute la responsabilité à l'équipe, car cela créerait rapidement des rivalités et de la frustration.
Choisissez le logiciel le plus adapté, comparez Tarifs, définissez des exigences précises et lancez un projet pilote avec un petit groupe. Ces enseignements sont essentiels pour la réussite de l'introduction du partage de bureau.

4. Introduire le logiciel

‍Sélectionnez un système de réservation de postes de travail ou, idéalement, un logiciel complet de gestion de l'espace de travail comme Flexopus, et introduisez-le de manière contrôlée. Donnez vie à votre concept grâce aux plans d'étage de Flexopus en y intégrant toutes les zones, bureaux, salles et peut-être même les places de parking. Impliquez votre équipe, soignez votre communication et instaurez un climat de confiance.‍

5. Feedback des collaborateurs

‍Recueillez les avis après le premier mois de mise en œuvre et prenez les critiques comme les éloges très au sérieux. La plupart des préoccupations ont des causes pour lesquelles il existe des solutions susceptibles d'améliorer considérablement l'efficacité et l'adhésion. Flexopus propose également des fonctionnalités gratuites telles que la réservation de services de restauration et d'installations, ainsi que la gestion d'événements. Le feedback de votre équipe pourrait vous révéler des opportunités d'optimiser davantage vos processus internes sans frais supplémentaires.‍

6. Mesurer les résultats

‍Après six mois, les données d'analyse de Flexopus permettent déjà de procéder aux premières optimisations et restructurations. Il se peut que certaines zones de bureaux soient peu utilisées, que l'équipement de certains postes soit insuffisant, qu'il y ait trop peu de cabines téléphoniques pour les appels ou qu'un système d'enregistrement aux postes soit nécessaire. Avec Flexopus, vous pouvez optimiser votre bureau intelligent en continu avec votre équipe.‍

7. Mettre à l'échelle les résultats et réaliser des économies

‍Vous disposez d'autres sites où le partage de bureaux (desk sharing) serait pertinent ? Grâce aux enseignements tirés ces derniers mois, vous pouvez poursuivre le déploiement. En plus d'un système de réservation de postes de travail,système de réservation de sallesetsystème de réservation de parkings , Flexopus propose également un système de gestion des visiteurs incluant un terminal borne et l'impression de badges, ainsi qu'un Gestion des actifs module pour l'inventaire du matériel informatique et du parc automobile.
Tout cela peut être géré au sein d'une solution tout-en-un.

Check-list / Guide pour la mise en place du partage de bureaux

Téléchargez la check-list pour l'introduction du partage de bureaux et trouvez la solution optimale pour votre entreprise !

Conclusion

Le partage de bureaux est au cœur des bureaux modernes. C'est une réponse durable aux exigences des environnements de travail actuels, qui deviennent de plus en plus numériques. Avec un guide de partage de bureaux bien pensé et le logiciel adéquat, ce modèle peut être mis en œuvre avec succès.

Les entreprises bénéficient d'économies de coûts, de flexibilité et d'une utilisation efficace de l'espace. Parallèlement, il est nécessaire d'établir des règles claires et une communication ouverte, afin d'éviter les inconvénients. Une chose est sûre : la culture d'entreprise détermine en grande partie la réussite du projet. La confiance, la délégation des responsabilités et l'implication de l'équipe dans les processus définis sont tout aussi importantes que la qualité du concept et le choix du logiciel.

Veillez impérativement à créer une check-list personnalisée, en vous appuyant sur les points mentionnés ici pour la mise en place via un guide. Flexopus se fera un plaisir de vous accompagner dans cette démarche. Contactez-nous sans engagement ici!

Flexopus est l'une des solutions de partage de bureaux leaders en Allemagne. Grâce à notre logiciel de gestion d'espace de travail convivial, il est facile de réserver et de gérer des postes de travail, des salles de réunion, des places de parking et d'autres ressources. Des modules complémentaires pour la gestion des actifs, la gestion des visiteurs, la restauration et la gestion d'événements font de Flexopus une solution globale pour le bureau moderne. Sécurisé, flexible et conforme au RGPD, avec un hébergement en Allemagne.