De handleiding voor het delen van Flexopus-bureaus

Flexibel werken is niet langer een trend, maar een realiteit in veel bedrijven. Vooral hybride werkmodellen stellen bedrijven voor nieuwe uitdagingen: hoe kunnen werkplekken optimaal worden gebruikt als niet alle werknemers elke dag op kantoor zijn? Hier komt het delen van bureaus om de hoek kijken. In deze gids leggen we uit wat shared desk betekent, hoe een concept voor het delen van bureaus eruit ziet, welke uitdagingen en succesfactoren er zijn en waarom een Software voor het delen van bureaus is essentieel.

Waarom is een handleiding voor het delen van bureaus belangrijk?

De term Bureaus delen beschrijft een werkmodel waarin meerdere medewerkers een bureau delen. Dit betekent dat er niet langer een vaste werkplek is voor alle medewerkers, maar dat bureaus flexibel worden gebruikt. Desk sharing wordt vaak gebruikt met termen zoals shared desk of Hotdesking Gelijkgesteld, maar in wezen wordt hetzelfde concept bedoeld. Meer informatie over de definitie is te vinden in lexicon.

Desk sharing vereist een goed doordacht concept om het delen van bureaus te laten werken. Een gids voor het delen van bureaus definieert de spelregels en randvoorwaarden zodat de manier van werken niet eindigt in chaos met Excel-spreadsheets en gefrustreerde medewerkers.

Onderdelen van een handleiding voor het delen van bureaus en vragen die je jezelf moet stellen:

• Analyse van landgebruik: Hoeveel werknemers zijn er eigenlijk tegelijkertijd op kantoor, hoeveel werkplekken zijn er nodig?
• Toewijzing van middelen: Welke gebieden zijn bedoeld voor welke teams? Moeten plaatsen alleen voor bepaalde teams worden ontgrendeld, dat wil zeggen verdeeld in zogenaamde thuiszones?
• Regels en richtlijnen: Hygiëne, persoonlijke spullen, reserveringstijden — Het Clean Desk-beleid is essentieel. Welke regels zijn er nodig?
• Communicatie: Alle werknemers moeten de voordelen begrijpen en de wijziging accepteren. Hoe wordt de introductie gecommuniceerd?

Een goed concept voor het delen van bureaus houdt niet alleen rekening met kantoorruimte, maar ook met de bedrijfscultuur en behoeften van alle werknemers.

Bureaudeling in het dagelijkse werk

Zonder digitale ondersteuning is het delen van bureaus nauwelijks mogelijk. Hier komt Software voor het delen van bureaus in het spel.

Deze software maakt het mogelijk om werkstations te beheren. Medewerkers kunnen in realtime zien welke stoelen vrij of gereserveerd zijn en kunnen zo hun ideale werkdag creëren.

Er zijn veel redenen waarom het delen van bureaus essentieel is voor een modern kantoor: Met een duidelijke werkplekboeking via een Software voor werkplekbeheer, Het is duidelijk omschreven wie waar en wanneer zit. Dit maakt planning mogelijk en er is geen frustratie bij het zoeken naar een bureau. Bovendien valt de eenvoudige administratie voor beheerders op, inclusief gedetailleerde analysefuncties: u kunt het gebied nauwkeurig optimaliseren en in het beste geval zelfs ruimte besparen. De transparantie over bezetting en ruimtevereisten is interessant voor zowel het milieu als de bedrijfsportefeuille. Het delen van bureaus maakt ook een billijke verdeling van de werkmiddelen mogelijk, ongeacht of collega's's ochtends of pas's middags op kantoor aankomen. Als de bron is geboekt met software voor het delen van bureaus, blijft het redelijk. Een ander interessant punt is de integratie in de bestaande werkomgeving via verbindingen met Outlook, teams, googlen en nog veel meer.

Betrouwbare software voor het delen van bureaus is met name cruciaal voor bedrijven die desk sharing in Duitsland willen introduceren om teamacceptatie te creëren. Trouw aan het motto „Wat Hänschen niet leert, leert Hans nooit meer.”

Er zijn echter ook uitdagingen met het delen van bureaus, die te vinden zijn in het blogartikel „Voor- en nadelen van het delen van bureaus” zich laten voorlezen.

Beste praktijken: etiquette voor gedeelde bureaus

Om het delen van bureaus te laten werken, is een gedeeld bureaulabel vereist. Want met de introductie van shared desks of hotdesking moeten de tafels zo worden achtergelaten dat je overzichtelijk en zonder de ballast van de voorganger kunt werken. Met name deze punten zijn onvermijdelijk voor de invoering van het delen van bureaus:

1. Clean Desk-beleid:

Laat je werkplek achter zoals je hem hebt gevonden. Wie wil tenslotte de kruimels van een collega op het toetsenbord? Documenten en IT-hardware moeten na gebruik van de werkplek worden opgeborgen. Om ervoor te zorgen dat u deze voorwerpen niet mee naar huis hoeft te nemen, zoals een harde schijf of werklaptop, kunt u hier van de gelegenheid gebruik maken en alles wat u de volgende dag weer nodig hebt in een kluisje plaatsen. Met Flexopus kunt u eenvoudig een locker gebruiken met SmartLocks: dit betekent dat alle documenten, mappen en IT-hardware goed zijn opgeslagen en veilig zijn.

2. Neutraliteit aan de balie:

Persoonlijke bezittingen moeten na het werk worden teruggenomen of, zoals vermeld onder punt 1, goed en veilig worden opgeborgen. Bijvoorbeeld in een kluisje, kluis of in daarvoor bestemde kasten.

3. Wederzijds respect:

Het spreekt voor zich, maar het is essentieel dat er rekening wordt gehouden met collega's en dat er geen onnodige verstoringen zijn in de gedeelde ruimte. Luide gesprekken en teamworkshops kunnen plaatsvinden in hiervoor ingerichte zones of in vergaderruimten of aangewezen telefooncellen, die ook via Flexopus kunnen worden weergegeven.

4. Technische controle:

Apparaten moeten op de juiste manier worden gebruikt, bijgewerkt in overeenstemming met het bedrijfsbeleid en worden onderhouden. Met het shared desk-principe is het belangrijk dat defecten rechtstreeks aan de verantwoordelijke beheerder worden gemeld, zodat de werkplek door iedereen gemakkelijk en volledig functioneel kan worden gebruikt.

Bureaudeling: stapsgewijze introductie en handleiding

De introductie van desk sharing is een veranderingsproces dat goede veranderingscommunicatie vereist. Hoe zeg je: De mens is een gewoontedier! Met de juiste stappen kan dit echter soepel worden gedaan:

1. Analyseer je eigen gebied

‍Om inzicht te krijgen in de behoeften van uw eigen team, moet u eerst vragen stellen over de gewoonten van het team, en moet u ook de minimale standaardindeling berekenen die de functies moeten hebben bepaald en de gemiddelde dagen die het team per week op kantoor doorbrengt. Deze analyse is ongelooflijk belangrijk om het juiste aantal bureaus te bepalen en om efficiënt met hotdesking te kunnen werken. Wanneer een samengesteld aantal tabellen zonder gegevens wordt geïntroduceerd, kan Shared Desk snel leiden tot frustratie en weerstand. Definieer daarom eerst gebieden en werk een individueel concept uit!‍

2. Ontwikkel je eigen concept

‍Met de gegevens uit de analyse kunnen zones voor samenwerking, telefoongesprekken en videogesprekken, vergaderingen en pauzes worden gedefinieerd. Hoe kunnen de tafels zo worden opgezet dat borstvoedingswerk ideaal is, maar dat er tussendoor toch gesprekken kunnen plaatsvinden? Dit concept vormt de kern van het delen van bureaus.‍

3. Communicatie wijzigen

‍Om door het team geaccepteerd te worden, moet het project duidelijk worden gecommuniceerd. Ontdek alle voordelen van het delen van bureaus en neem je team mee op de reis naar het moderne slimme kantoor. ‍

4. Softwareselectie en gezamenlijke testfase

‍Desk sharing werkt alleen met de introductie van software om werkplekken eenvoudig boekbaar te maken met slechts een paar of één klik. Laat niet alle verantwoordelijkheid over aan het team, want dat zorgt al snel voor rivaliteit en frustratie.
Kies de meest geschikte software, vergelijk tarieven, stel bewuste eisen en lanceer met een kleine groep een testballon. Deze bevindingen zijn belangrijk voor de introductie van desk sharing.

4. Software introduceren

‍Selecteer een boekingssysteem voor werkplekken of, in het beste geval, een uitgebreide software voor werkplekbeheer zoals Flexopus en implementeer deze op een gecontroleerde manier. Laat uw concept tot leven komen met Flexopus-plattegronden en teken in alle zones, tafels, kamers en misschien zelfs parkeerplaatsen. Betrek je team, denk na over de juiste communicatie en creëer vertrouwen.‍

5. Feedback van medewerkers

‍Verzamel feedback na de eerste maand van implementatie en neem kritiek en complimenten zeer serieus. De meeste zorgen hebben redenen waarom er een oplossing is en zullen de efficiëntie en acceptatie aanzienlijk verhogen. Flexopus biedt ook functies die gratis zijn, zoals reserveringen voor catering en facilitaire diensten en evenementenbeheer. Misschien kom je er uit de feedback van je team achter dat je interne processen verder kunt optimaliseren (gratis).‍

6. Resultaten meten

‍Na slechts een half jaar kunnen de eerste optimalisaties en herstructureringen worden uitgevoerd met behulp van Flexopus-analysegegevens. Misschien zijn er kantoorruimtes die niet graag worden gebruikt, is de uitrusting van sommige tafels ontoereikend, zijn er te weinig telefooncellen om te bellen of moeten stoelen worden ingecheckt. Met Flexopus kunt u samen met uw team uw slimme kantoor continu optimaliseren.‍

7. Resultaten schalen en kosten besparen

‍Heb je andere locaties waar het delen van je Bureau zinvol is? Met de bevindingen van de afgelopen maanden is het mogelijk om verder op te schalen. Naast een werkplek, vergaderruimte en het boeken van parkeerplaatsen biedt Flexopus ook de Bezoekersbeheer Inclusief kioskterminal en badgedruk en de Vermögensbeheer voor IT-hardware en parkeerinventarisatie.
Alles kan op een kaart worden gebracht.

checklist/ introductiegids voor de onderdelen van kantoren

Download de checklist voor de introductie van desk sharing en vind de ideale oplossing voor jouw bedrijf!

Conclusie

Het delen van bureaus vormt de kern van moderne kantoren. Het is een duurzaam antwoord op de eisen van moderne werkplekken, die steeds digitaler werden. Met een duidelijk weloverwogen handleiding voor het delen van bureaus en de juiste software kan het model met succes worden geïmplementeerd.

Bedrijven profiteren van kostenbesparingen, flexibiliteit en efficiënt ruimtebeheer. Tegelijkertijd moet het Duidelijke regels en open communicatieOver naalden om te vermijden. Eén ding is duidelijk: de bedrijfscultuur bepaalt voor een groot deel of het werkt of niet. Vertrouwen, delegatie van verantwoordelijkheid en de betrokkenheid van het team bij gedefinieerde processen zijn net zo belangrijk als een goed concept en de juiste software.

Zorg ervoor dat u een individuele checklist maakt op basis van de hier vermelde punten voor introductie aan de hand van een richtlijn. Flexopus helpt je daar graag bij. Neem hier vrijblijvend contact met ons op!

Flexopus is een van de toonaising-oplossingen voor de onderdelen van kantoren in Duitsland. Met onze gebruiksvriendelijke software voor de onderdelen van kantoren zijn er werkplekken, parkeerplaatsen en IT-hardware eenvoudig te boeken. Bovendien kan worden aangeschaft in overeenstemming met de regelgeving voor gegevensbescherming. 100% compatibel met gevensbescherming, veilig en flexibel.