De handleiding voor het delen van Flexopus-bureaus

Flexibel werken is allang geen trend meer, maar realiteit in veel bedrijven. Juist hybride werkmodellen stellen bedrijven voor nieuwe uitdagingen: Hoe kunnen werkplekken optimaal worden benut als niet alle medewerkers elke dag op kantoor zijn? Precies hier komt desk sharing om de hoek kijken. In deze gids leggen we uit wat een shared desk inhoudt, hoe een desk sharing concept eruitziet, welke uitdagingen en succesfactoren er zijn en waarom een desk sharing software onmisbaar is.

Waarom is een desk sharing gids belangrijk?

De term desk sharing beschrijft een werkmodel waarbij meerdere medewerkers een bureau delen. Dat betekent: er is niet langer voor alle werknemers een vaste werkplek, maar bureaus worden flexibel gebruikt. Vaak wordt desk sharing gelijkgesteld aan termen als shared desk of hot desking maar in de kern wordt hetzelfde concept bedoeld. Meer informatie over de definitie vindt u in het lexicon. 

Om desk sharing te laten werken, is een doordacht concept nodig. Een desk sharing gids definieert de spelregels en randvoorwaarden, zodat de werkwijze niet eindigt in chaos met Excel-tabellen en gefrustreerde medewerkers.

Onderdelen van een desk sharing gids en vragen die u uzelf moet stellen:

• Analyse van het ruimtegebruik: Hoeveel medewerkers zijn er daadwerkelijk tegelijkertijd op kantoor, hoeveel werkplekken zijn er nodig?
• Toewijzing van middelen: Welke gebieden zijn bestemd voor welke teams? Moeten plaatsen alleen voor specifieke teams worden vrijgegeven, dus worden ingedeeld in zogenaamde homezones ?
• Regels en richtlijnen: Netheid, persoonlijke spullen, reserveringstijden – De Clean Desk Policy is onmisbaar. Welke regels zijn er nodig?
• Communicatie: Alle medewerkers moeten de voordelen begrijpen en de verandering accepteren. Hoe wordt de invoering gecommuniceerd?

Een goed desk sharing concept houdt niet alleen rekening met de kantoorruimtes, maar ook met de bedrijfscultuur en de behoeften van alle medewerkers.

Desk sharing in de dagelijkse praktijk

Zonder digitale ondersteuning is desk sharing nauwelijks praktisch. Hier komt desk sharing software in beeld.

Deze software maakt het mogelijk om werkplekken te beheren. Medewerkers zien in realtime welke plekken vrij of gereserveerd zijn, en kunnen zo hun ideale werkdag indelen.

De redenen waarom desk sharing onmisbaar is voor een modern kantoor zijn divers: Bij een overzichtelijke werkplekreservering via een workplace management software, is duidelijk gedefinieerd wie waar wanneer zit. Zo is er planbaarheid en ontstaat er geen frustratie bij het zoeken naar een bureau. Bovendien valt het eenvoudige beheer voor admins, inclusief gedetailleerde analysefuncties, op: men kan nauwkeurige optimalisaties van de ruimte uitvoeren en in het beste geval zelfs ruimte besparen.

De transparantie over bezettingsgraad en ruimtebehoefte is interessant voor zowel het milieu als de bedrijfskas. Bovendien maakt desk sharing een eerlijke verdeling van arbeidsmiddelen mogelijk, ongeacht of collega's 's ochtends of pas 's middags op kantoor verschijnen. Als de bron wordt geboekt met desk sharing software, blijft het eerlijk. Een ander interessant punt is de integratie in de bestaande werkomgeving door koppelingen met Outlook, Teams, Google en nog veel meer.

Vooral voor bedrijven die desksharing in Duitsland willen invoeren, is betrouwbare desksharing software cruciaal om acceptatie bij het team te creëren. Vrij naar het motto: 'Wat je jong niet leert, leer je oud niet meer'.

Bij desksharing zijn er echter ook uitdagingen, deze kunnen in het blogartikel “Voordelen en nadelen van desksharing” worden nagelezen.

Best Practices: Shared Desk Etiquette

Om desksharing te laten werken, is er een shared desk etiquette nodig. Want met de introductie van shared desks of hotdesking moeten de bureaus zo worden achtergelaten dat men overzichtelijk en zonder de rommel van de voorganger kan werken. Vooral deze punten zijn onvermijdelijk voor de invoering van desksharing:

1. Clean Desk Policy: 

De werkplek zo achterlaten zoals je hem hebt aangetroffen. Want wie wil er nu de kruimels van een collega op het toetsenbord? Documenten en IT-hardware moeten na gebruik van de werkplek worden opgeruimd. Om deze spullen, zoals een harde schijf of de werklaptop, niet mee naar huis te hoeven nemen, kan men de mogelijkheid benutten om alles wat de volgende dag weer nodig is in een kluisje te plaatsen. Met Flexopus kan men eenvoudig een kluisje gebruiken via SmartLocks: zo zijn alle documenten, mappen en IT-hardware goed opgeborgen en veilig.

2. Neutraliteit aan het bureau: 

Persoonlijke spullen moeten na werktijd weer worden meegenomen of, zoals vermeld onder punt 1, correct en veilig worden opgeborgen. Bijvoorbeeld in een kluisje, kluis of in daarvoor bestemde kasten.

3. Wederzijds respect: 

Het spreekt voor zich, maar het is essentieel dat er rekening wordt gehouden met collega's en dat er geen onnodige verstoringen ontstaan op de gedeelde ruimte. Luide gesprekken en teamworkshops kunnen plaatsvinden in daarvoor ingerichte zones of in vergaderruimtes of aangewezen telefooncellen, die men eveneens via Flexopus kan beheren.

4. Techniekcheck: 

Apparaten moeten correct worden behandeld, geüpdatet volgens bedrijfsrichtlijnen en onderhouden. Bij het shared desk principe is het belangrijk dat defecten direct worden gemeld aan de verantwoordelijke beheerder, zodat de werkplek door iedereen comfortabel en volledig functioneel kan worden gebruikt.

Desksharing: Stap voor stap introductie en leidraad

De introductie van desksharing is een veranderingsproces dat goede communicatie over veranderingen vereist. Zoals men zo mooi zegt: de mens is een gewoontedier! Met de juiste stappen verloopt dit echter soepel:

1. De eigen ruimte analyseren

‍Om de behoeften van het eigen team te begrijpen, moeten eerst de gewoonten van het team worden nagevraagd, de standaardopstelling die de werkplekken minimaal moeten hebben worden vastgesteld en ook de gemiddelde dagen die het team per week op kantoor doorbrengt worden berekend.

Deze analyse is ongelooflijk belangrijk om het juiste aantal bureaus te bepalen en efficiënt werken met hotdesking mogelijk te maken. Als zonder gegevens een willekeurig aantal bureaus wordt geïntroduceerd, kan shared desk snel leiden tot frustratie en weerstand. Daarom geldt: definieer eerst de ruimtes en werk een individueel concept uit!‍

2. Het eigen concept ontwikkelen

‍Met de gegevens uit de analyse kunnen zo zones voor samenwerking, telefoongesprekken en videogesprekken, vergaderingen en pauzes worden gedefinieerd. Hoe kunnen de bureaus worden geplaatst zodat stil werk ideaal mogelijk is, maar er toch ook tussendoor gesprekken kunnen plaatsvinden? Dit concept is de kern van desk sharing.‍

3. Communicatie over de verandering

‍Om acceptatie binnen het team te krijgen, moet het project zorgvuldig worden gecommuniceerd. Breng alle voordelen van desk sharing naar voren en neem uw team mee op de reis naar het moderne smart office. ‍

4. Softwareselectie en gezamenlijke testfase

‍Desk sharing werkt alleen met de introductie van een desk booking tool, om werkplekken ontspannen met een paar klikken of één klik boekbaar te maken. Laat de volledige verantwoordelijkheid niet bij het team, want zo ontstaat er snel rivaliteit en frustratie.
Kies de meest geschikte software, vergelijk prijzen, stel bewuste eisen en lanceer een proefballon met een kleine groep. Deze inzichten zijn belangrijk voor de introductie van desk sharing.

4. Software implementeren

‍Kies een werkplekboekingssysteem of, nog beter, direct een complete Workplace Management Software zoals Flexopus en implementeer deze gecontroleerd. Breng uw concept tot leven met de plattegronden van Flexopus en teken alle zones, bureaus, ruimtes en misschien zelfs parkeerplaatsen in. Betrek uw team, denk aan de juiste communicatie en creëer vertrouwen.‍

5. Feedback van medewerkers

‍Verzamel feedback na de eerste maand van implementatie en neem kritiek en lof zeer serieus. De meeste opmerkingen hebben een reden waarvoor een oplossing bestaat en die de efficiëntie en acceptatie aanzienlijk zullen verhogen. Flexopus biedt bovendien gratis functies aan, zoals catering- en facility serviceboekingen en eventmanagement. Misschien ontdekt u door de feedback van uw team dat u interne processen (gratis) verder kunt optimaliseren.‍

6. Resultaten meten

‍Na een half jaar kunnen met behulp van de Flexopus analysedata al de eerste optimalisaties en herstructureringen worden doorgevoerd. Misschien zijn er kantoorruimtes die niet graag worden gebruikt, is de uitrusting van sommige bureaus onvoldoende, zijn er te weinig telefooncellen voor gesprekken of is er behoefte aan een check-in voor de werkplekken. Met Flexopus kunt u uw slimme kantoor continu samen met uw team optimaliseren.‍

7. Resultaten schalen en kosten besparen

‍Heeft u nog andere locaties waar desk sharing zinvol is? Met de inzichten van de afgelopen maanden kan verder worden geschaald. Naast het boeken van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen biedt Flexopus ook nog het bezoekersbeheer inclusief kiosk-terminal en badge-printing en het Asset Management voor de IT-hardware en wagenparkinventarisatie aan.
Dit alles kan all-in-one worden beheerd.

Desk Sharing Checklist / Leidraad voor de introductie

Download de checklist voor de introductie van desk sharing en vind de optimale oplossing voor uw bedrijf!

Conclusie

Desk Sharing is het hart van moderne kantoren. Het is een duurzaam antwoord op de eisen van moderne werkomgevingen, die steeds digitaler worden. Met een goed doordachte desk sharing leidraad en de juiste software kan het model succesvol worden geïmplementeerd.

Bedrijven profiteren van kostenbesparingen, flexibiliteit en efficiënt ruimtegebruik. Tegelijkertijd zijn er duidelijke regels en open communicatie, om nadelen te voorkomen. Eén ding is duidelijk: de bedrijfscultuur bepaalt in hoge mate of het slaagt of niet. Vertrouwen, delegatie van verantwoordelijkheden en de betrokkenheid van het team bij gedefinieerde processen zijn hiervoor net zo belangrijk als een goed concept en de juiste software.

Stel hiervoor zeker een individuele checklist op, gebaseerd op de hierboven genoemde punten voor de introductie aan de hand van een leidraad. Flexopus helpt u hier graag bij. Neem hier vrijblijvend contact op!

Flexopus is een van de toonaangevende desk sharing oplossingen in Duitsland. Met onze gebruiksvriendelijke desk sharing software wordt het boeken van werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en IT-hardware kinderspel. Bovendien kunnen bezoekers privacyvriendelijk worden geregistreerd. 100% privacyvriendelijk, veilig en flexibel.