De Flexopus desk sharing handleiding

Flexibel werken is allang geen trend meer, maar de realiteit in veel bedrijven. Vooral hybride werkmodellen stellen bedrijven voor nieuwe uitdagingen: hoe kunnen werkplekken optimaal worden benut als niet alle medewerkers elke dag op kantoor zijn? Precies hier komt desksharing om de hoek kijken. In deze handleiding leggen we uit wat shared desk betekent, hoe een desksharing-concept eruitziet, wat de uitdagingen en succesfactoren zijn en waarom desksharing-software onmisbaar is.

Waarom is een handleiding voor desksharing belangrijk?

De term desksharing beschrijft een werkmodel waarbij meerdere medewerkers een bureau delen. Dit betekent: er is niet langer voor elke werknemer een vaste werkplek, maar bureaus worden flexibel gebruikt. Vaak wordt desksharing gelijkgesteld aan termen als shared desk of hot desking, maar in de kern gaat het om hetzelfde concept. Meer informatie over de definitie vindt u in het lexicon.

Om desksharing te laten slagen, is een doordacht concept nodig. Een handleiding voor desksharing definieert de spelregels en randvoorwaarden, zodat de werkwijze niet eindigt in een chaos van Excel-bestanden en gefrustreerde medewerkers.

Onderdelen van een handleiding voor desksharing en vragen die u uzelf moet stellen:

• Analyse van het ruimtegebruik: hoeveel medewerkers zijn er daadwerkelijk tegelijk op kantoor en hoeveel werkplekken zijn er nodig?
• Toewijzing van middelen: welke zones zijn bedoeld voor welke teams? Moeten plekken alleen voor bepaalde teams worden vrijgegeven, oftewel worden ingedeeld in zogenaamde homezones?
• Regels en richtlijnen: netheid, persoonlijke eigendommen, reserveringstijden – het clean desk-beleid is onmisbaar. Welke regels zijn nodig?
• Communicatie: alle medewerkers moeten de voordelen begrijpen en de verandering accepteren. Hoe wordt de invoering gecommuniceerd?

Een goed desksharing-concept houdt niet alleen rekening met de kantoorruimte, maar ook met de bedrijfscultuur en de behoeften van alle medewerkers.

Desksharing in de dagelijkse werkpraktijk

Zonder digitale ondersteuning is desksharing nauwelijks praktisch uitvoerbaar. Hier komt desksharing-software van pas.

Deze software maakt het mogelijk om werkplekken te beheren. Medewerkers zien in realtime welke plekken vrij of gereserveerd zijn en kunnen zo hun ideale werkdag vormgeven.

De redenen waarom desksharing onmisbaar is voor een modern kantoor zijn divers: bij een overzichtelijke werkplekboeking via workplace management-software is duidelijk gedefinieerd wie waar en wanneer zit. Zo is er planning mogelijk en ontstaat er geen frustratie bij het zoeken naar een bureau. Bovendien valt het eenvoudige beheer voor beheerders, inclusief gedetailleerde analysefuncties, op: men kan de ruimte nauwkeurig optimaliseren en in het beste geval zelfs ruimte besparen.

Die Transparenz über Auslastung und Flächenbedarf ist sowohl die Umwelt als auch den Unternehmensgeldbeutel interessant. Zudem ermöglicht Desk Sharing die gerechte Verteilung von Arbeitsressourcen, unabhängig davon, ob Kolleginnen und Kollegen morgens oder erst mittags im Büro erscheinen. Wird die Ressource mit einer Desk Sharing Software gebucht, bleibt es fair. Ein weiterer spannender Punkt ist die Integration ins bestehende Arbeitsumfeld durch Anbindungen an Outlook, Teams, Google und viele mehr.

Besonders für Unternehmen, die Desk Sharing in Deutschland einführen wollen, ist eine zuverlässige Desk Sharing Software entscheidend, um Akzeptanz beim Team zu schaffen. Frei nach dem Motto “Was Hänschen nicht lernt, lernt Hans nimmermehr”.

Beim Desk Sharing erwarten einen jedoch ebenso Herausforderungen, diese können im Blogartikel “Vorteile und Nachteile von Desk Sharing” nachgelesen werden.

Best practices: shared desk-etiquette

Om desksharing te laten slagen, is een shared desk-etiquette nodig. Want met de invoering van shared desks of hotdesking moeten de bureaus zo worden achtergelaten dat men overzichtelijk en zonder de ballast van de voorganger kan werken. Vooral deze punten zijn onvermijdelijk bij het invoeren van desksharing:

1. Clean desk-beleid:

Laat de werkplek achter zoals je deze hebt aangetroffen. Want wie wil er nu de kruimels van een collega op het toetsenbord? Documenten en IT-hardware moeten na gebruik van de werkplek worden opgeruimd. Om spullen zoals een harde schijf of de werklaptop niet mee naar huis te hoeven nemen, kun je de mogelijkheid benutten om alles wat de volgende dag weer nodig is in een kluisje te leggen. Met Flexopus kun je via SmartLocks eenvoudig een kluisje gebruiken: zo zijn alle documenten, mappen en IT-hardware goed opgeborgen en veilig.

2. Neutraliteit aan het bureau:

Persoonlijke eigendommen moeten na werktijd weer worden meegenomen of, zoals vermeld in punt 1, op de juiste en veilige manier worden opgeborgen. Bijvoorbeeld in een locker, kluis of in daarvoor bestemde kasten.

3. Wederzijds respect:

Het spreekt voor zich, maar het is essentieel dat er rekening wordt gehouden met collega's en dat er geen onnodige overlast ontstaat op de gedeelde werkvloer. Luide gesprekken en teamworkshops kunnen plaatsvinden in de daarvoor ingerichte zones, in vergaderruimtes of in speciale belcellen, die ook via Flexopus kunnen worden gereserveerd.

4. Techniek-check:

Apparatuur moet correct worden behandeld, volgens bedrijfsrichtlijnen worden bijgewerkt en worden onderhouden. Bij het principe van shared desks is het belangrijk dat defecten direct aan de verantwoordelijke beheerder worden gemeld, zodat de werkplek voor iedereen comfortabel en volledig functioneel kan worden gebruikt.

Desk sharing: stapsgewijze introductie en handleiding

De invoering van desk sharing is een veranderingsproces dat een goede communicatie vereist. Zoals het gezegde luidt: de mens is een gewoontedier! Met de juiste stappen verloopt dit echter soepel:

1. De eigen ruimte analyseren

‍Om de behoeften van het eigen team te begrijpen, moeten eerst de gewoontes van het team in kaart worden gebracht, de standaarduitrusting worden bepaald die de werkplekken minimaal moeten hebben, en het gemiddelde aantal dagen dat het team per week op kantoor doorbrengt worden berekend.

Deze analyse is ontzettend belangrijk om het juiste aantal bureaus te bepalen en efficiënt werken met hotdesking mogelijk te maken. Als er zonder data een willekeurig aantal bureaus wordt ingevoerd, kan shared desk snel leiden tot frustratie en weerstand. Daarom geldt: definieer eerst de ruimtes en werk een individueel concept uit!‍

2. Het eigen concept ontwikkelen

‍Met de gegevens uit de analyse kunnen zones voor samenwerking, telefoongesprekken en videocalls, vergaderingen en pauzes worden gedefinieerd. Hoe kunnen de bureaus worden geplaatst zodat geconcentreerd werken ideaal uitvoerbaar is, maar er toch tussendoor gesprekken kunnen plaatsvinden? Dit concept vormt de kern van desk sharing.‍

3. Communicatie over de verandering

‍Om draagvlak in het team te creëren, moet het plan helder worden gecommuniceerd. Benadruk alle voordelen van desk sharing en neem uw team mee op de reis naar het moderne smart-office. ‍

4. Softwareselectie en gezamenlijke testfase

‍Desk sharing werkt alleen met de invoering van een desk booking tool, om werkplekken eenvoudig met één of enkele klikken boekbaar te maken. Laat niet de volledige verantwoordelijkheid bij het team, want dat leidt snel tot rivaliteit en frustratie.
Kies de meest geschikte software, vergelijk prijzen, stel bewuste eisen en start een proefperiode met een kleine groep. Deze inzichten zijn belangrijk voor de invoering van desk sharing.

4. Software invoeren

‍Kies een werkplekreserveringssysteem of, in het beste geval, een volledige workplace management-software zoals Flexopus en voer deze gecontroleerd in. Laat uw concept tot leven komen met de plattegronden van Flexopus en teken alle zones, bureaus, ruimtes en misschien zelfs parkeerplaatsen in. Betrek uw team erbij, denk aan de juiste communicatie en creëer vertrouwen.‍

5. Feedback van medewerkers

‍Verzamel na de eerste maand na de introductie feedback en neem kritiek en complimenten zeer serieus. De meeste zorgen hebben redenen waarvoor een oplossing bestaat, die de efficiëntie en acceptatie aanzienlijk zullen vergroten. Flexopus biedt bovendien gratis functies aan, zoals catering- en facilitaire boekingen en eventmanagement. Misschien ontdekt u door de feedback van uw team dat u interne processen (gratis) verder kunt optimaliseren.‍

6. Resultaten meten

‍Na een half jaar kunnen er op basis van de Flexopus-analysedata al eerste optimalisaties en herstructureringen worden doorgevoerd. Misschien zijn er kantoorruimtes die nauwelijks worden gebruikt, is de uitrusting van sommige bureaus ontoereikend, zijn er te weinig belcellen voor gesprekken of is er behoefte aan een check-in voor de werkplekken. Met Flexopus kunt u uw smart office continu samen met uw team optimaliseren.‍

7. Resultaten schalen en kosten besparen

‍Heeft u meer locaties waar desk sharing zinvol is? Met de inzichten van de afgelopen maanden kan er verder worden geschaald. Naast het boeken van werkplekken, vergaderruimtes en parkeerplaatsen biedt Flexopus ook bezoekersbeheer inclusief kiosk-terminal en badge-printing, evenals asset management voor de inventarisatie van IT-hardware en het wagenpark.
Dit alles kan in één alles-in-één oplossing worden ondergebracht.

Checklist voor desk sharing / handleiding voor de introductie

Download de checklist voor de introductie van desk sharing en vind de optimale oplossing voor uw bedrijf!

Conclusie

Desk sharing is het hart van moderne kantoren. Het is een duurzaam antwoord op de eisen van de moderne werkomgeving, die steeds digitaler wordt. Met een goed doordachte desk sharing-handleiding en de juiste software kan het model succesvol worden geïmplementeerd.

Bedrijven profiteren van kostenbesparingen, flexibiliteit en efficiënt ruimtegebruik. Tegelijkertijd zijn duidelijke regels en open communicatie nodig om nadelen te voorkomen. Eén ding is zeker: de bedrijfscultuur bepaalt in grote mate of het slaagt of niet. Vertrouwen, het delegeren van verantwoordelijkheid en het betrekken van het team bij gedefinieerde processen zijn hiervoor net zo belangrijk als een goed concept en de juiste software.

Stel hiervoor zeker een individuele checklist op, gebaseerd op de hier genoemde punten voor de introductie via een handleiding. Flexopus helpt u hier graag bij. Neem hier vrijblijvend contact op!

Flexopus is een van de toonaangevende desk sharing-oplossingen in Duitsland. Met onze gebruiksvriendelijke desk sharing-software worden werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en IT-hardware kinderlijk eenvoudig boekbaar. Bovendien kunnen bezoekers AVG-conform worden geregistreerd. 100% privacyconform, veilig en flexibel.