De Flexopus desk sharing handleiding

Flexibel werken is allang geen trend meer, maar de realiteit in veel bedrijven. Vooral hybride werkmodellen stellen bedrijven voor nieuwe uitdagingen: hoe kunnen werkplekken optimaal worden benut als niet alle medewerkers elke dag op kantoor zijn? Precies hier komt desksharing om de hoek kijken. In deze gids leggen we uit wat shared desk betekent, hoe een desksharing-concept eruitziet, wat de uitdagingen en succesfactoren zijn en waarom een Desksharing-software onmisbaar is.

Waarom is een desksharing-gids belangrijk?

De term desk sharing beschrijft een werkmodel waarbij meerdere medewerkers een bureau delen. Dat betekent: er is niet langer voor alle werknemers een vaste werkplek, maar bureaus worden flexibel gebruikt. Vaak wordt desksharing gelijkgesteld aan termen als shared desk of hot desking , maar in de kern wordt hetzelfde concept bedoeld. Meer informatie over de definitie vindt u in het lexiconzitten.

Om desksharing te laten slagen, is een doordacht concept nodig. Een desksharing-gids definieert de spelregels en randvoorwaarden, zodat de werkwijze niet eindigt in een chaos van Excel-tabellen en gefrustreerde medewerkers.

Onderdelen van een desksharing-gids en vragen die u uzelf moet stellen:

• Analyse van het ruimtegebruik: Hoeveel medewerkers zijn daadwerkelijk tegelijkertijd op kantoor en hoeveel werkplekken zijn er nodig?
• Toewijzing van middelen: Welke ruimtes zijn bedoeld voor welke teams? Moeten plekken alleen voor bepaalde teams worden vrijgegeven, oftewel worden ingedeeld in zogenaamde Homezones ?
• Regels en richtlijnen: Hygiëne, persoonlijke eigendommen, reserveringstijden – het clean desk-beleid is onmisbaar. Welke regels zijn er nodig?
• Communicatie: Alle medewerkers moeten de voordelen begrijpen en de verandering accepteren. Hoe wordt de introductie gecommuniceerd?

Een goed desksharing-concept houdt niet alleen rekening met de kantoorruimte, maar ook met de bedrijfscultuur en de behoeften van alle medewerkers.

Desksharing in de dagelijkse werkpraktijk

Zonder digitale ondersteuning is desk sharing nauwelijks praktisch uitvoerbaar. Hier komt Desksharing-software om de hoek kijken.

Deze software maakt het mogelijk om werkplekken te beheren. Medewerkers zien in realtime welke plekken vrij of gereserveerd zijn en kunnen zo hun ideale werkdag vormgeven.

De redenen waarom desk sharing onmisbaar is voor een modern kantoor zijn divers: bij een overzichtelijke werkplekreservering via een Workplace Management Software,is duidelijk gedefinieerd wie waar en wanneer zit. Dit zorgt voor planbaarheid en voorkomt frustratie bij het zoeken naar een bureau. Bovendien springt het eenvoudige beheer voor beheerders, inclusief gedetailleerde analysefuncties, in het oog: men kan de ruimte nauwkeurig optimaliseren en in het beste geval zelfs besparen op kantooroppervlakte.

Transparantie over bezettingsgraad en ruimtebehoefte is zowel voor het milieu als voor de bedrijfsfinanciën interessant. Daarnaast maakt desk sharing een eerlijke verdeling van werkplekken mogelijk, ongeacht of collega's 's ochtends of pas 's middags op kantoor verschijnen. Als de werkplek wordt geboekt met desk sharing-software, blijft het eerlijk. Een ander interessant punt is de integratie in de bestaande werkomgeving door koppelingen met Outlook,Teams,Google en nog veel meer.

Vooral voor bedrijven die desk sharing in Duitsland willen invoeren, is betrouwbare desk sharing-software cruciaal om draagvlak binnen het team te creëren. Jong geleerd is immers oud gedaan.

Bij desk sharing krijgt men echter ook te maken met uitdagingen; deze kunnen worden nagelezen in het blogartikel “Vorteile und Nachteile von Desk Sharing” .

Best practices: Shared desk-etiquette

Om desk sharing te laten slagen, is een shared desk-etiquette nodig. Bij de invoering van shared desks of hotdesking moeten de bureaus namelijk zo worden achtergelaten dat men overzichtelijk en zonder de rommel van de voorganger kan werken. Vooral deze punten zijn onvermijdelijk bij de invoering van desk sharing:

1. Clean Desk Policy: 

Laat de werkplek achter zoals je deze hebt aangetroffen. Want wie wil er nu de kruimels van een collega op zijn toetsenbord? Documenten en IT-hardware moeten na gebruik van de werkplek worden opgeruimd. Om te voorkomen dat je spullen zoals een harde schijf of je laptop mee naar huis moet nemen, kun je alles wat je de volgende dag weer nodig hebt in een kluisje leggen. Met Flexopus kun je via SmartLocks eenvoudig een kluisje gebruiken: zo zijn alle documenten, mappen en IT-hardware netjes en veilig opgeborgen.

2. Neutraliteit aan het bureau: 

Persoonlijke spullen moeten na werktijd weer worden meegenomen of, zoals onder punt 1 vermeld, op de juiste en veilige manier worden opgeborgen. Bijvoorbeeld in een kluisje, safe of in daarvoor bestemde kasten.

3. Wederzijds respect: 

Het spreekt voor zich, maar het is essentieel om rekening te houden met collega's en onnodige overlast op de gedeelde werkvloer te voorkomen. Luide gesprekken en teamworkshops kunnen plaatsvinden in daarvoor bestemde zones, vergaderruimtes of speciale belcellen, die je eveneens via Flexopus kunt inrichten.

4. Techniek-check: 

Apparatuur moet zorgvuldig worden behandeld, volgens bedrijfsrichtlijnen worden bijgewerkt en worden onderhouden. Bij het shared desk-principe is het belangrijk dat defecten direct aan de verantwoordelijke beheerder worden gemeld, zodat de werkplek voor iedereen comfortabel en volledig functioneel kan worden gebruikt.

Desk sharing: stapsgewijze introductie en handleiding

De invoering van desk sharing is een veranderingsproces dat een goede communicatie vereist. Zoals het gezegde luidt: de mens is een gewoontedier! Met de juiste stappen verloopt dit echter soepel:

1. Analyseer je eigen werkvloer

‍Om de behoeften van je team te begrijpen, moet je eerst de gewoonten van het team in kaart brengen, de standaarduitrusting bepalen waarover de werkplekken minimaal moeten beschikken en het gemiddeld aantal dagen berekenen dat het team per week op kantoor doorbrengt.

Deze analyse is ontzettend belangrijk om het juiste aantal bureaus te bepalen en efficiënt werken met hotdesking mogelijk te maken. Als er zonder data een willekeurig aantal bureaus wordt ingevoerd, kan shared desk snel leiden tot frustratie en weerstand. Daarom geldt: definieer eerst de ruimtes en werk een individueel concept uit!‍

2. Ontwikkel je eigen concept

‍Met de gegevens uit de analyse kunnen zones voor samenwerking, telefoongesprekken en videocalls, vergaderingen en pauzes worden gedefinieerd. Hoe kunnen de bureaus worden opgesteld zodat geconcentreerd werken ideaal mogelijk is, maar er toch tussendoor overleg kan plaatsvinden? Dit concept vormt het hart van desk sharing.‍

3. Communicatie over de verandering

‍Om draagvlak in het team te creëren, moet het plan helder worden gecommuniceerd. Benadruk alle voordelen van desk sharing en neem je team mee op de reis naar het moderne smart-office. ‍

4. Softwareselectie en gezamenlijke testfase

‍Desk sharing werkt alleen met de invoering van een desk booking tool, om werkplekken eenvoudig met één of enkele klikken boekbaar te maken. Laat niet alle verantwoordelijkheid bij het team, want dat leidt snel tot rivaliteit en frustratie.
Kies de meest geschikte software, vergelijk Prijzen, stel bewuste eisen en start een proefproject met een kleine groep. Deze inzichten zijn belangrijk voor de succesvolle invoering van desk sharing.

4. Software invoeren

‍Kies een systeem voor het boeken van werkplekken of, nog beter, een volledige workplace management-software zoals Flexopus en voer deze gecontroleerd in. Breng je concept tot leven met de plattegronden van Flexopus en teken alle zones, bureaus, ruimtes en misschien zelfs parkeerplaatsen in. Betrek je team erbij, denk aan de juiste communicatie en creëer vertrouwen.‍

5. Feedback van medewerkers

‍Verzamel na de eerste maand van de implementatie feedback en neem zowel kritiek als complimenten zeer serieus. De meeste zorgen hebben een achterliggende reden waarvoor een oplossing bestaat, wat de efficiëntie en het draagvlak aanzienlijk zal vergroten. Flexopus biedt bovendien gratis functies aan, zoals het boeken van catering en facilitaire diensten, evenals eventmanagement. Misschien ontdekt u via de feedback van uw team dat u interne processen (kosteloos) verder kunt optimaliseren.‍

6. Resultaten meten

‍Na een half jaar kunnen de analysedata van Flexopus al worden gebruikt voor de eerste optimalisaties en herstructureringen. Misschien zijn er kantoorruimtes die nauwelijks worden gebruikt, is de uitrusting van sommige bureaus ontoereikend, zijn er te weinig belcellen voor gesprekken of is er behoefte aan een incheckprocedure voor werkplekken. Met Flexopus kunt u uw slimme kantoor continu samen met uw team optimaliseren.‍

7. Resultaten schalen en kosten besparen

‍Heeft u nog meer locaties waar desksharing zinvol is? Met de inzichten van de afgelopen maanden kunt u verder opschalen. Naast een werkplekboekingssysteem,ruimteboekingssysteemenparkeerplaatsboekingssysteem biedt Flexopus bovendien een bezoekersbeheersysteem inclusief kiosk-terminal en badge-printing, en daarnaast Assetmanagement voor de inventarisatie van IT-hardware en het wagenpark.
Dit alles kan in één alles-in-één oplossing worden ondergebracht.

Checklist / handleiding voor de invoering van desksharing

Download de checklist voor de invoering van desksharing en vind de optimale oplossing voor uw bedrijf!

Conclusie

Desksharing vormt het hart van moderne kantoren. Het is een duurzaam antwoord op de eisen van de moderne werkomgeving, die steeds digitaler wordt. Met een goed doordachte handleiding voor desksharing en de juiste software kan dit model succesvol worden geïmplementeerd.

Bedrijven profiteren van kostenbesparingen, flexibiliteit en een efficiënt gebruik van de ruimte. Tegelijkertijd zijn duidelijke regels en open communicatienodig om nadelen te voorkomen. Eén ding is zeker: de bedrijfscultuur bepaalt in grote mate of het slaagt of niet. Vertrouwen, het delegeren van verantwoordelijkheid en het betrekken van het team bij gedefinieerde processen zijn hiervoor net zo belangrijk als een goed concept en de juiste software.

Stel hiervoor zeker een individuele checklist op, gebaseerd op de hier genoemde punten voor de invoering via een handleiding. Flexopus helpt u hier graag bij. Neem hier vrijblijvend contact op!

Flexopus is een van de toonaangevende desksharing-oplossingen in Duitsland. Met onze gebruiksvriendelijke software voor werkplekbeheer kunnen werkplekken, vergaderruimtes, parkeerplaatsen en andere middelen eenvoudig worden geboekt en beheerd. Aanvullende modules voor assetmanagement, bezoekersbeheer, catering en eventmanagement maken van Flexopus een totaaloplossing voor het moderne kantoor. Veilig, flexibel en AVG-conform – met hosting in Duitsland.