Desk sharing: de moderne oplossing voor hybride bedrijven
In een werkomgeving die steeds meer draait om flexibiliteit, hybride modellen en efficiënt gebruik van ruimte, wordt desk sharing voor veel bedrijven een belangrijke strategie. In plaats van vaste bureaus kiezen moderne bedrijven voor flexibele werkplekken. Dat bespaart niet alleen geld, maar stimuleert ook teamwork, duurzaamheid en een toekomstgerichte werkcultuur. In deze gids lees je hoe desk sharing er in de praktijk uitziet, welke modellen er zijn – van hot desking tot activity based working – en met welke tools, zoals Flexopus, je de verandering succesvol kunt doorvoeren.
Inhoud
In een wereld waar flexibiliteit en hybride modellen steeds belangrijker worden, is desk sharing een topoplossing voor bedrijven: het zorgt ervoor dat kantoorruimte efficiënter wordt gebruikt, bevordert samenwerking en bespaart geld.
Maar desk sharing is veel meer dan alleen het delen van bureaus – het vraagt om slimme technologieën, doordachte regels en een goed begrip van de juiste randvoorwaarden. In deze complete gids laten we je zien hoe je desk sharing succesvol in je bedrijf kunt invoeren en welke tools en strategieën je daarbij kunnen helpen.
Wat is desk sharing?
Desk sharing is een manier van werken waarbij mensen geen vaste bureaus meer hebben, maar flexibele werkplekken gebruiken. Het idee is om kantoorruimtes niet leeg te laten staan, vooral nu hybride werkmodellen zoals thuiswerken en mobiel werken steeds populairder worden.
Want het is voor veel bedrijven gewoon zo dat er op bepaalde dagen veel werkplekken leeg blijven staan, en dat zorgt voor onnodig hoge bedrijfs- en huurkosten. Het doel is om met desk sharing-oplossingen een moderne, dynamische werkcultuur te creëren waarin de bezettingsgraad van het kantoor wordt geoptimaliseerd.
Maar het succesvol invoeren van desk sharing vraagt natuurlijk om wat nieuwe dingen van de organisatie. Daarom is het extra belangrijk om desk sharing-software of een desk sharing-app te hebben waarmee je medewerkers van tevoren hun plek kunnen reserveren. Zo kun je makkelijk en gericht leegstand en dus kosten verminderen en je kantoorruimte flexibel en naar behoefte gebruiken.
Concepten voor het delen van bureaus
Desk sharing betekent echter niet alleen het delen van bureaus. Het omvat verschillende concepten en modellen die je kunt gebruiken, afhankelijk van je bedrijfsstructuur en je eigen behoeften. Deze veelzijdigheid maakt desk sharing-systemen super flexibel.
Hot desking
Hot desking is waarschijnlijk het bekendste model voor het delen van bureaus. Hier worden werkplekken niet van tevoren gereserveerd, maar gewoon op basis van wie het eerst komt, het eerst maalt. Dit model is vooral handig voor dynamische teams met veel ploegen en dus een steeds wisselende samenstelling. Het vraagt wel veel organisatie om alles soepel te laten lopen en ervoor te zorgen dat iedereen een geschikte werkplek heeft.
Desk sharing met thuiswerken
Dit model combineert het delen van bureaus met vaste thuiswerkdagen. Als je mensen op bepaalde dagen thuis zijn, is het makkelijker om flexibele werkplekken te delen. Bij dit concept is het handig om desk sharing-software aan te bieden, zodat je teams van tevoren de gewenste werkplek kunnen reserveren.
Bureau reserveren
Desk Booking, ook wel Hotelling genoemd, laat je je kantoorruimte nog beter organiseren. In tegenstelling tot het klassieke hot desking kunnen je medewerkers hun werkplek van tevoren voor een langere periode reserveren. Dit zorgt voor een duidelijke structuur en voorkomt dat er 's ochtends chaos ontstaat wanneer iedereen tegelijkertijd op zoek is naar een vrije plek.
Homezones
Homezones geven het concept van desk sharing een persoonlijk tintje. Terwijl klassieke desk sharing-modellen sterk inzetten op wisselende werkplekken, geven homezones je medewerkers een stukje vertrouwdheid terug. Teams of afdelingen krijgen vaste zones toegewezen waar ze flexibel kunnen werken zonder elke dag op zoek te moeten naar een nieuwe plek.
Voor je medewerkers betekent dit dat ze weten waar ze gaan werken en zich ondanks desk sharing niet als bezoekers in hun eigen kantoor voelen. Tegelijkertijd blijft het basisidee van het flexibele werkplekmodel gewoon staan.
Activiteitgericht werken
Activity Based Working gaat een stapje verder dan de klassieke desk sharing-modellen, omdat het werkplekken niet alleen op basis van beschikbaarheid categoriseert, maar ook op basis van activiteiten. Het idee is dat je medewerkers precies die werkplek gebruiken die bij hun huidige taak past – of dat nu een rustige plek is om geconcentreerd te werken of een creatieve ruimte voor teamwork en brainstormen.
Dit zorgt niet alleen voor een hogere productiviteit, maar ook voor meer tevredenheid, omdat iedereen kan werken in een omgeving die aansluit bij zijn of haar individuele behoeften. Door verschillende werkzones in te richten, zoals plekken om even weg te zijn, ruimtes om samen te werken en technisch uitgeruste zones, creëer je een werkomgeving die flexibiliteit en structuur combineert.
Voorbeelden van desk sharing
_11zon.jpeg)
Desk sharing is meer dan alleen een trend – het biedt echte oplossingen voor de uitdagingen waar moderne bedrijven elke dag mee te maken hebben. Het handige is dat desk sharing flexibel kan worden aangepast aan de branche, de manier van werken en de doelen. Hier zijn een paar voorbeelden van hoe je het kunt gebruiken:
Gebruiksscenario 1: Projectteams met steeds andere eisen
Projectteams hebben echt veel baat bij een systeem van desk sharing. Je medewerkers kunnen elkaar ontmoeten in werkzones met de perfecte omstandigheden voor hun taken, of dat nu in creatieve ruimtes is of in rustige plekken waar ze even kunnen ontsnappen. Zo vinden je teams altijd de juiste plek om snel en effectief resultaten te boeken.
Gebruiksscenario 2: Bedrijven met hybride werkmodellen
Als je bedrijf vaste thuiswerkdagen heeft, blijven veel bureaus ongebruikt – maar niet met Desk Sharing. Want het doel van desk sharing is om je kantoorruimte zo goed mogelijk te benutten. Medewerkers reserveren hun werkplek alleen voor de dagen dat ze op kantoor zijn, waardoor een roulatiesysteem voor bureaus mogelijk is. Als een deel van het team thuis werkt, neemt de rest de werkplekken op kantoor over. Zo kun je je kantoorruimte slim verkleinen, zelfs met hybride werkmodellen.
Gebruiksscenario 3: Bedrijven met weinig kantoorruimte
Vooral in steden met hoge huurprijzen is het belangrijk om kantoorruimte efficiënt te gebruiken en zijn grote kantoren niet echt een optie – vooral voor nieuwe bedrijven en start-ups is desk sharing daarom de perfecte oplossing. Met een goed georganiseerd desk sharing-systeem kun je de beschikbare werkplekken optimaal benutten zonder dat je medewerkers er last van hebben. Zo creëer je meer ruimte voor groei zonder extra ruimte te hoeven huren.
De voor- en nadelen van desk sharing
Desk sharing biedt bedrijven een heleboel voordelen:
- Efficiëntie en kostenbesparing: door flexibel gebruik te maken van bureaus kun je je kantoorruimte optimaal benutten en tegelijkertijd de huur- en exploitatiekosten verlagen.
- Flexibiliteit: je medewerkers kunnen hun werkplek kiezen op basis van wat ze nodig hebben en wat ze doen – een pluspunt voor de productiviteit van je team.
- Moderne manieren van werken stimuleren: met een Desk Sharing Organizer en een duidelijk plan kun je hybride werkmodellen, zoals thuiswerken en op kantoor, makkelijk invoeren.
- Duurzaamheid: minder banen betekent minder gebruik van grondstoffen – goed voor het milieu en je portemonnee.
Kortom: desk sharing laat zien dat je als bedrijf flexibel, innovatief en toekomstgericht bent. Ondanks de voordelen brengt desk sharing ook uitdagingen met zich mee die bedrijven niet mogen negeren:
- Verlies van persoonlijke ruimte: mensen die gewend zijn aan een vaste werkplek, kunnen het delen van werkplekken als onpersoonlijk ervaren. Dit kan leiden tot minder werkplezier, vooral in sectoren waar een persoonlijke werkomgeving belangrijk is.
- Organisatorische complexiteit: zonder een goed werkend reserveringssysteem voor desk sharing kan het snel rommelig worden en wordt de kantoorruimte niet efficiënt gebruikt. Tools zoals Flexopus zijn daarom onmisbaar om beschikbaarheid duidelijk te laten zien en reserveringen mogelijk te maken.
- Hygiëne en orde: in een omgeving waar meerdere mensen aan dezelfde bureaus werken, zijn regels zoals het 'clean desk'-beleid super belangrijk om rommel en ruzie te voorkomen.
Door deze uitdagingen vroeg aan te pakken en de juiste oplossingen te vinden, kun je ervoor zorgen dat desk sharing in je bedrijf goed wordt geaccepteerd en een succes wordt.
Beoordelingsmatrix voor desk sharing
Hier zie je in één oogopslag hoe de verschillende werkmodellen zich tot elkaar verhouden:
|
Criteria
|
|
Optie 1: Desk Sharing
|
Optie 2: Hybride werken | Optie 3: Vaste werkplekken |
|---|---|---|---|---|
| kostenbesparing | 40% | 5 (heel goed) | 4 (goed) | 2 (slecht) |
| tevredenheid van medewerkers | 30% | 4 (goed) | 5 (heel goed) | 3 (voldoende) |
| Flexibiliteit | 20% | 5 (heel goed) | 4 (goed) | 1 (slecht) |
| Duurzaamheid | 10% | 4 (goed) | 3 (voldoende) | 2 (slecht) |
| algemene beoordeling | 100% | 4,5 | 4,3 | 2,4 |
Tools voor het delen van bureaus
_11zon.jpg)
Zoals je ziet, is het super belangrijk om de juiste technologieën te gebruiken zodat desk sharing in jouw bedrijf soepel verloopt. De volgende tools maken het organiseren makkelijker, zorgen voor een duidelijk beheer van je werkplekken en houden je medewerkers tevreden:
Software voor het reserveren van werkplekken
Als je chaos op kantoor wilt voorkomen, kun je niet zonder software voor werkplekreserveringen. Steeds meer bedrijven kiezen voor Flexopus, een superhandige desk sharing-software die speciaal is gemaakt om het beheer van flexibele werkplekken makkelijker te maken.
Je medewerkers kunnen heel makkelijk werkplekken reserveren via de handige Desk Sharing-app, of dat nu van tevoren is of last minute. Het realtime overzicht zorgt ervoor dat vrije plaatsen snel en zonder verwarring worden gevonden. Flexopus heeft ook handige analyse tools waarmee je waardevolle info kunt krijgen – perfect om op lange termijn kosten te besparen en efficiënter te werken.
Papierloos kantoor
Een papierloos kantoor helpt desk sharing duurzamer te maken. Scan-tools digitaliseren documenten snel en betrouwbaar, zodat je medewerkers er altijd en overal bij kunnen. Dematerialisatie zorgt er ook voor dat je minder afhankelijk bent van fysieke werkmaterialen en maakt het makkelijker om dingen te organiseren in een omgeving zonder vaste werkplekken. Tegelijkertijd helpt een papierloos kantoor mee aan duurzaamheid door minder papier te gebruiken en de kosten voor archivering te verlagen.
Displays en sensoren
Sensoren op bureaus helpen je team om te zien welke werkplekken bezet zijn en welke vrij zijn. Ze laten in realtime zien welke plekken nu in gebruik zijn, zodat je je kantoorruimte op een transparante manier kunt beheren. Displays kunnen ook gebruiksgegevens verzamelen die je kunt gebruiken om je desk sharing-concept te verbeteren. Deze technologie is vooral handig in open kantoren of als je Activity Based Working wilt integreren.
QR-codes
Als je niet per se in dure sensoren wilt investeren, kunnen QR-codes het boeken en beheren van werkplekken in je desk sharing-systeem makkelijker maken. Zo kunnen je medewerkers gewoon een QR-code op hun werkplek scannen om deze als bezet te markeren of te boeken. Deze methode is makkelijk te snappen, snel en perfect voor bedrijven die een simpele manier zoeken om de beschikbaarheid van werkplekken te regelen.
Cloud-aanbieders
Een betrouwbare cloudprovider is super belangrijk om al je bestanden en apps op één plek te hebben, want alleen dan kunnen je teams overal goed hun werk doen. Vooral als je medewerkers regelmatig thuiswerken , moeten ze ook daar makkelijk bij hun werkmateriaal kunnen. Natuurlijk moeten veiligheid en naleving van de AVG voorop staan bij het kiezen van een aanbieder.
communicatiesoftware
Goede communicatiesoftware is ook belangrijk om teams in een desk sharing-model met elkaar te verbinden, vooral als je hybride werkt. Tools zoals Microsoft Teams, Slack of Zoom maken soepele communicatie, virtuele vergaderingen en efficiënte samenwerking mogelijk, ongeacht waar je medewerkers zich bevinden. Deze programma's stimuleren ook de teamdynamiek en zorgen ervoor dat iedereen altijd op de hoogte blijft.
IT-spullen zoals laptops, smartphones, headsets, toetsenborden
Desk sharing vraagt om flexibele en mobiele IT-apparatuur, zodat je medewerkers op elke werkplek kunnen werken alsof ze op kantoor zitten. Lichte, krachtige laptops, ergonomische toetsenborden en headsets met ruisonderdrukking zorgen voor een productieve werkomgeving, of je nu thuis werkt of op een drukke kantoorvloer. De juiste spullen maken het makkelijker om te schakelen tussen kantoor, thuis en onderweg – en nemen weinig ruimte in beslag als je naar je werk gaat.
VPN
Een Virtual Private Network (VPN) is super belangrijk om je gegevens veilig te houden als je een bureau deelt. Want als je medewerkers vanaf verschillende plekken toegang moeten hebben tot bedrijfsgegevens, heb je een veilige verbinding nodig. Een VPN beschermt gevoelige info tegen mensen van buitenaf en zorgt ervoor dat je teams ook op open netwerken wat veiliger kunnen werken – of je nu met gevoelige en persoonlijke gegevens werkt of niet.
Privacyfolies
In een flexibele werkomgeving zorgen zichtbeschermingsfolies voor extra privacy. Je zorgt ervoor dat gevoelige info niet door anderen op beeldschermen kan worden gezien – een simpele maar effectieve manier om de vertrouwelijkheid te beschermen.
Desk sharing-percentage
Wil je desk sharing invoeren om je huurkosten te verlagen, maar weet je niet hoeveel kantoorruimte je eigenlijk nodig hebt? De berekening van je persoonlijke desk sharing-quote geeft antwoord op deze vraag.
De desk sharing-ratio geeft de verhouding aan tussen het aantal medewerkers en de beschikbare werkplekken in een kantoor. Het doel is om minder werkplekken beschikbaar te hebben dan er medewerkers zijn, omdat door thuiswerken, zakenreizen, vakantie of andere afwezigheden nooit iedereen tegelijk op kantoor is.
Een goed doordachte desk sharing quota helpt je om de voordelen van desk sharing optimaal te benutten. Om dit te garanderen, moet je rekening houden met de volgende dingen:
- Kijk eens hoe vaak je mensen echt op kantoor zijn. Onderzoek laat zien dat mensen gemiddeld maar 2,5 dag per week fysiek op kantoor zijn.
- Bedenk welke teamleden vaste thuiswerkdagen hebben en hoe dit de bezetting van het kantoor beïnvloedt.
- Sommige afdelingen of functies moeten vaker fysiek op kantoor zijn dan andere. Houd rekening met deze vereisten.
- Zorg ervoor dat de ruimte genoeg flexibiliteit biedt om het gewenste percentage desk sharing te halen, maar dat de ergonomische eisen voor de werkplekken nog steeds worden gehaald.
Hoe bereken je het desk sharing percentage?
De berekening van het desk sharing-percentage is gebaseerd op hoe druk het kantoor is. Het wordt berekend volgens deze formule:
Desk Sharing Quote = aantal medewerkers / aantal beschikbare bureaus
Maar wat zegt het berekende percentage dan?
- Verhouding groter dan 1: je hebt meer mensen dan werkplekken. Perfect voor bedrijven met hybride werkmodellen of veel thuiswerkers.
- Verhouding van 1: elk teamlid heeft een vaste werkplek. Dit is een traditioneel werkplekmodel.
- Verhouding kleiner dan 1: Er zijn meer bureaus dan werknemers, wat wijst op overcapaciteit.
In principe moet je streven naar een desk sharing-ratio van meer dan 1, omdat dit zorgt voor een efficiënt gebruik van de kantoorruimte en je helpt kosten te besparen. Tegelijkertijd moet dit percentage wel goed georganiseerd zijn – dus met dit percentage kun je echt niet zonder de juiste desk sharing software.
Desk sharing-onderzoeken
De voordelen van desk sharing in hybride werkmodellen worden niet alleen door praktijkvoorbeelden bevestigd, maar ook door gedegen onderzoek.
Een onderzoek laat zien dat bedrijven door desk sharing tot wel 30% op hun kosten kunnen besparen door hun kantoorruimte efficiënter te gebruiken. Deze besparing heeft direct invloed op de bedrijfskosten, zoals huur, energie en onderhoud. Dit maakt desk sharing vooral in stedelijke gebieden met hoge kantoorprijzen een economisch aantrekkelijke oplossing.
Langdurige studies van de Heinrich-Heine-Universiteit in Düsseldorf hebben laten zien dat mensen die thuis werken niet alleen productief zijn, maar zelfs beter presteren. Volgens de resultaten is de productiviteit flink gestegen, vooral omdat het nu rustiger is op het werk en iedereen zijn eigen ritme kan vinden. Deze resultaten laten zien hoe belangrijk hybride werkmodellen zijn, die thuiswerken en op kantoor werken combineren.
Volgens een onderzoek van Deloitte is twee derde van de Duitse bedrijven van plan om flexibele werkmodellen zoals desk sharing of hybride werken permanent te integreren. De reden: medewerkers vinden het fijn dat ze flexibel hun werktijden en -plekken kunnen kiezen. Bedrijven die dit soort modellen aanbieden, merken dat hun mensen tevredener zijn en dat hun beste mensen langer blijven hangen.
Tegelijkertijd laat een onderzoek van het Instituut voor Arbeid en Gezondheid van de Duitse Wettelijke Ongevallenverzekering zien dat het delen van bureaus ook psychische stress kan veroorzaken. Stress door elke dag naar een baan te zoeken of je aan te passen aan een nieuwe omgeving zijn een paar van de grootste uitdagingen die je tegenkomt. De proefpersonen vonden het ook jammer dat ze niet konden meebeslissen over de invoering van desk sharing.
Regels voor het delen van bureaus: zo werkt flexibel werken goed
Om desk sharing soepel te laten verlopen, is het belangrijk om duidelijke regels op te stellen. Natuurlijk zijn de regels per bedrijf anders, maar twee dingen zijn altijd belangrijk: hoe je met elkaar omgaat en dat je je aan de regels houdt voor een opgeruimd bureau.
Desk sharing-etiquette: rekening houden met anderen en respect tonen
Een fijne werkplek is waar iedereen rekening met elkaar houdt. Desk sharing betekent dat je flexibel moet zijn, maar ook respectvol omgaat met het delen van je werkplek. Dit omvat:
- Medewerkers moeten hun plek achterlaten zoals ze die graag zouden willen vinden: netjes en zonder persoonlijke spullen.
- In gedeelde werkruimtes is het belangrijk om stil te zijn, zodat je anderen niet stoort.
- Het werkplekreserveringssysteem moet worden gerespecteerd. Om problemen te voorkomen, moet je alleen plaatsen gebruiken die je van tevoren hebt gereserveerd.
- Een vriendelijke en respectvolle cultuur is super belangrijk om het beste uit desk sharing te halen.
Clean Desk Policy: orde als principe
Het beleid voor een opgeruimd bureau is een belangrijk onderdeel van desk sharing. Medewerkers moeten ervoor zorgen dat ze aan het einde van de werkdag geen persoonlijke spullen of gevoelige info op hun bureau laten liggen.
Met een duidelijk omschreven Clean Desk Policy zorg je voor transparantie en dat iedereen een nette werkplek heeft en dat je gegevens goed beschermd zijn.
Desk Sharing Recht
De juridische kantjes van desk sharing zijn best belangrijk, dus let daar goed op. Van gegevensbescherming tot individuele eisen, er zijn belangrijke dingen waar bedrijven op moeten letten.
Privacy bij desk sharing
Bij desk sharing is het beschermen van gevoelige gegevens super belangrijk. Omdat werkplekken door verschillende mensen worden gebruikt, is het super belangrijk om de regels voor gegevensbescherming te volgen om info te beschermen tegen mensen die er niet bij horen. Als bedrijf moet je de juiste stappen nemen om ervoor te zorgen dat documenten, apparaten en digitale systemen vertrouwelijk blijven.
Een belangrijk punt is het invoeren van een 'schone bureau'-beleid. Als extraatje kun je privacyfolie op je monitoren plakken om te voorkomen dat anderen meekijken.
Het is ook super belangrijk om je mensen regelmatig te trainen in privacyregels en veiligheidsmaatregelen, omdat dit hen helpt om verantwoord met gegevens om te gaan.
Betrokkenheid van de werknemersvertegenwoordiging
Bij de invoering van desk sharing moet je de werknemersvertegenwoordiging er vroeg bij halen, want zoals gezegd is inspraak een belangrijk punt voor je teams. De ondernemingsraad moet altijd worden geraadpleegd bij het opstellen van de arbeidsvoorwaarden, zodat rekening kan worden gehouden met de belangen en behoeften van je personeel. Want een open dialoog helpt om weerstand weg te nemen en acceptatie te creëren.
Wettelijk recht op een baan
Een veelbesproken punt is of werknemers wettelijk recht hebben op een vaste werkplek. Volgens het arbeidsrecht is dit niet echt vastgelegd. Werkgevers moeten er wel voor zorgen dat er genoeg werkplekken zijn voor alle medewerkers en dat die aan bepaalde eisen voldoen, ook bij hybride modellen.
Met de juiste tools, duidelijke regels en een zorgvuldige planning wordt desk sharing een succesmodel dat zowel aan de behoeften van de medewerkers als aan de eisen van de werkomgeving voldoet. Flexopus is je partner voor het soepel en privacyvriendelijk plannen, boeken en beheren van je werkplekken – probeer het nu!
vragen en antwoorden
