Desk sharing: de moderne oplossing voor hybride bedrijven

In een werkomgeving die steeds meer draait om flexibiliteit, hybride modellen en efficiënt gebruik van ruimte, wordt desk sharing voor veel bedrijven een belangrijke strategie. In plaats van vaste bureaus kiezen moderne bedrijven voor flexibele werkplekken. Dat bespaart niet alleen geld, maar stimuleert ook teamwork, duurzaamheid en een toekomstgerichte werkcultuur. In deze gids lees je hoe desk sharing er in de praktijk uitziet, welke modellen er zijn – van hot desking tot activity based working – en met welke tools, zoals Flexopus, je de verandering succesvol kunt doorvoeren.

U kunt ook werkstations beheren met Flexopus Desk Sharing Software.

In een werkomgeving die steeds meer wordt gekenmerkt door flexibiliteit en hybride modellen wordt desksharing een centrale oplossing voor bedrijven: het maakt efficiënter gebruik van kantoorruimte mogelijk, bevordert samenwerking en verlaagt tegelijkertijd de kosten. 

Maar desksharing is veel meer dan alleen het delen van bureaus – het vereist slimme technologieën, doordachte regels en bewustzijn van geschikte randvoorwaarden. In deze uitgebreide gids laten we u zien hoe u desksharing succesvol in uw bedrijf implementeert en welke tools en strategieën u daarbij helpen.

Wat is desksharing?

De definitie van desksharing (ook wel desk sharing of desk-sharing) verwijst naar een werkplekmodel waarbij medewerkers geen vaste bureaus meer hebben, maar gebruikmaken van flexibele werkplekken of shared desks. Het concept is erop gericht om kantoorruimtes niet leeg te laten staan – vooral in tijden waarin hybride werkmodellen zoals thuiswerken en mobiel werken steeds populairder worden. 

Want dat veel werkplekken op bepaalde dagen ongebruikt blijven, is voor tal van bedrijven de realiteit – en dat zorgt voor onnodig hoge bedrijfs- en huurkosten. Het doel is om door middel van desksharing-oplossingen een moderne, dynamische werkcultuur te creëren, waarin de bezettingsgraad van het kantoor wordt geoptimaliseerd. 

Maar de succesvolle implementatie van desksharing stelt natuurlijk nieuwe eisen aan de organisatie. Des te belangrijker is het om een desksharing software of een desksharing app aan te bieden, waarmee uw medewerkers hun werkplek van tevoren kunnen reserveren. Zo kunt u eenvoudig en gericht leegstand en daarmee kosten reduceren en een flexibel en behoeftegericht gebruik van uw kantoorruimtes realiseren.

Overzicht van desksharingmodellen

Desksharing betekent echter niet zomaar het delen van bureaus. Het omvat verschillende concepten en modellen die u kunt toepassen, afhankelijk van uw bedrijfsstructuur en individuele behoeften. Deze diversiteit maakt desksharingsystemen bijzonder flexibel.

Hot desking

Hot desking is waarschijnlijk het bekendste desksharingmodel. Hier worden werkplekken niet van tevoren gereserveerd, maar gebruikt volgens het 'wie het eerst komt, wie het eerst maalt'-principe. Dit model is bijzonder geschikt voor dynamische teams met veel diensten en dus een constant wisselende bezetting. Het vereist echter een hoge mate van organisatie, zodat alles soepel verloopt en iedereen een geschikte werkplek vindt.

Desksharing met thuiswerken

Dit model combineert desksharing met vaste thuiswerkdagen. Als uw medewerkers op bepaalde dagen thuis zijn, maakt dit het eenvoudiger om flexibele werkplekken te delen. Bij dit concept is het handig om desksharingsoftware aan te bieden, zodat uw teams de gewenste werkplek van tevoren kunnen reserveren.

Deskbooking

Deskbooking, ook bekend als hotelling, biedt u de mogelijkheid om uw kantoorruimtes nog gerichter te organiseren. In tegenstelling tot klassiek hot desking kunnen uw medewerkers hun werkplek van tevoren voor een langere periode boeken. Dit zorgt voor een duidelijke structuur en voorkomt dat er 's ochtends chaos ontstaat wanneer iedereen tegelijkertijd op zoek is naar een vrije plek.

Homezones

Homezones voegen een persoonlijk tintje toe aan het desksharingconcept. Terwijl klassieke desksharingmodellen sterk gericht zijn op wisselende werkplekken, geven homezones uw medewerkers een stukje vertrouwdheid terug. Teams of afdelingen krijgen vaste zones toegewezen waar ze flexibel kunnen werken , zonder elke dag naar een nieuwe plek te hoeven zoeken.

Voor uw medewerkers betekent dit: ze weten waar ze zullen werken en voelen zich ondanks desksharing niet als bezoekers in hun eigen kantoor. Tegelijkertijd blijft het basisidee van het flexibele werkplekmodel behouden.

Activity Based Working

Activity Based Working gaat een stap verder dan klassieke desksharingmodellen door werkplekken niet alleen op basis van beschikbaarheid, maar ook op basis van activiteiten te categoriseren. Het idee is dat uw medewerkers precies de werkplek gebruiken die past bij hun huidige taak – of het nu een quiet area is voor geconcentreerd werken of een creative space voor teamwork en brainstormen.

Dit zorgt niet alleen voor een hogere Productiviteit, maar ook voor meer tevredenheid, omdat iedereen kan werken in een omgeving die aan hun individuele behoeften voldoet. Door verschillende werkzones in te richten, zoals stiltezones, samenwerkingsruimtes en technisch uitgeruste ruimtes, creëert u een werkomgeving die flexibiliteit en structuur combineert.

Desk Sharing Gebruiksscenario's: Toepassingsvoorbeelden voor moderne bedrijven

Desk sharing is meer dan alleen een trend – het biedt echte oplossingen voor de dagelijkse uitdagingen waar moderne bedrijven mee te maken hebben. Het voordeel is dat desk sharing flexibel kan worden aangepast aan de branche, werkwijze en doelen. Hier zijn enkele toepassingsvoorbeelden:

Gebruiksscenario 1: Projectteams met wisselende behoeften

Projectgebaseerde teams profiteren enorm van een desk sharing systeem. Uw medewerkers kunnen elkaar ontmoeten in werkzones met optimale omstandigheden voor hun taken, of het nu in creatieve ruimtes is of in rustige stiltezones. Zo vinden uw teams altijd de juiste ruimte om snel en effectief resultaten te boeken.

Gebruiksscenario 2: Bedrijven met hybride werkmodellen

Als uw bedrijf vaste thuiswerkdagen hanteert, blijft een groot deel van de bureaus ongebruikt – maar niet met desk sharing. Het doel van desk sharing is namelijk om de bezettingsgraad van uw kantoorruimte te maximaliseren. Medewerkers boeken hun werkplekken alleen op de dagen dat ze op kantoor zijn, wat een rotatie van bureaus mogelijk maakt. Als een deel van het team thuiswerkt, bezet het andere deel de werkplekken op kantoor. Zo kunt u uw kantoorruimte ondanks hybride werkmodellen slim reduceren.

Gebruiksscenario 3: Bedrijven met beperkte kantoorruimte

Vooral in steden met hoge huurkosten is efficiënt gebruik van kantoorruimte essentieel en kantoortuinen nauwelijks haalbaar – vooral voor nieuwe bedrijven en start-ups is desk sharing daarom de ideale oplossing. Met een goed georganiseerd desk sharing systeem kunt u de beschikbare werkplekken optimaal benutten, zonder de tevredenheid van uw medewerkers te beïnvloeden. Zo creëert u meer ruimte voor groei, zonder extra ruimte te hoeven huren.

De voor- en nadelen van desk sharing

Desk sharing kan bedrijven helpen kantoorruimte efficiënter te benutten, kosten te verlagen en flexibele werkmodellen mogelijk te maken. Tegelijkertijd brengt het concept organisatorische en culturele uitdagingen met zich mee, zoals de beschikbaarheid van werkplekken, teamcohesie of de omgang met persoonlijke werkmaterialen.

Of en hoe desk sharing zinvol kan worden geïmplementeerd, hangt sterk af van factoren zoals werkwijze, teamstructuur en technische ondersteuning. Een gedetailleerde analyse van de voor- en nadelen van desk sharing, inclusief concrete praktijkvoorbeelden, typische valkuilen en oplossingen, vindt u in ons uitgebreide blogartikel over de voor- en nadelen van desk sharing.

Tools voor succesvolle desk sharing

Zoals u ziet, is het essentieel om de juiste technologieën te implementeren, zodat desk sharing in uw bedrijf soepel functioneert. De volgende tools vergemakkelijken de organisatie, zorgen voor een transparant beheer van uw werkplekken en waarborgen de tevredenheid van uw medewerkers:

Software voor werkplekreservering

Als u chaos op kantoor wilt vermijden, is software voor werkplekreservering onmisbaar. Steeds meer bedrijven kiezen voor Flexopus, krachtige desk sharing software die speciaal is ontwikkeld om het beheer van flexibele werkplekken te vereenvoudigen. 

Uw medewerkers kunnen werkplekken eenvoudig boeken via de intuïtieve desk sharing app, zowel vooraf als spontaan. Het realtime overzicht zorgt ervoor dat vrije plaatsen snel en zonder verwarring worden gevonden. Bovendien overtuigt Flexopus met waardevolle analysetools, waarmee u waardevolle inzichten kunt verkrijgen – ideaal om op lange termijn kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen.

Papierloos kantoor

Een papierloos kantoor ondersteunt de duurzaamheid van desk sharing. Scan-tools digitaliseren documenten snel en betrouwbaar, zodat uw medewerkers er altijd en overal toegang toe hebben. De dematerialisatie minimaliseert bovendien de afhankelijkheid van fysieke werkmaterialen en vergemakkelijkt de organisatie in een omgeving zonder vaste werkplekken. Tegelijkertijd draagt een papierloos kantoor bij aan duurzaamheid door papierverbruik en archiveringskosten te verminderen.

Displays en sensoren

Sensoren die aan bureaus zijn bevestigd, helpen uw team om het overzicht te bewaren over bezette en beschikbare werkplekken. Ze tonen in realtime welke plaatsen momenteel in gebruik zijn, waardoor een transparant beheer van uw kantoorruimte mogelijk wordt. Displays kunnen bovendien gebruiksgegevens verzamelen die u kunt gebruiken voor het optimaliseren van uw desk sharing concept. Vooral in open space kantoren of bij de integratie van Activity Based Working is deze technologie bijzonder praktisch.

QR-codes

Als u niet per se in dure sensoren wilt investeren, kunnen QR-codes het boeken en beheren van werkplekken in uw desk sharing systeem vereenvoudigen. Uw medewerkers scannen dan eenvoudig een QR-code bij de werkplek om deze als bezet te markeren of te boeken. Deze methode is intuïtief, snel en ideaal voor bedrijven die een ongecompliceerde oplossing zoeken om de beschikbaarheid van werkplekken te organiseren.

Cloudprovider

Een betrouwbare cloudprovider is onmisbaar om alle bestanden en applicaties centraal beschikbaar te maken – want alleen zo kunnen uw teams hun werk effectief overal vandaan uitvoeren. Vooral wanneer uw medewerkers regelmatig in het thuiskantoor

Communicatiesoftware

Effectieve communicatiesoftware is ook essentieel om teams in een desksharingmodel met elkaar te verbinden – vooral bij hybride werken. Tools zoals Microsoft Teams, Slack of Zoom maken naadloze communicatie, virtuele vergaderingen en efficiënte samenwerking mogelijk, ongeacht waar uw medewerkers zich bevinden. Deze programma's bevorderen bovendien de teamdynamiek en zorgen ervoor dat alle betrokkenen altijd op de hoogte blijven.

IT-uitrusting zoals laptops, smartphones, headsets, toetsenborden

Desksharing vereist flexibele en mobiele IT-uitrusting, zodat uw medewerkers op elke werkplek kunnen werken alsof ze op kantoor zijn. Lichte, krachtige laptops, ergonomische toetsenborden en headsets met noise-cancelling-functie zorgen voor een productieve werkomgeving – zowel thuis als op een druk kantoor. De juiste uitrusting vergemakkelijkt de overgang tussen kantoor, thuiswerken en onderweg – en neemt weinig ruimte in beslag bij het woon-werkverkeer.

VPN

Een Virtual Private Network (VPN) is cruciaal om de gegevensbeveiliging bij desksharing te waarborgen. Want als uw medewerkers vanuit verschillende locaties toegang krijgen tot bedrijfsgegevens, heeft u een veilige verbinding nodig. Een VPN beschermt gevoelige informatie tegen externe toegang en zorgt ervoor dat uw teams ook in openbare netwerken veiliger kunnen werken – ongeacht of u in uw bedrijf met gevoelige en persoonsgegevens werkt of niet.

Privacyfolies

In een flexibele werkomgeving zorgen privacyfolies voor extra gegevensbescherming. Ze voorkomen dat gevoelige informatie op schermen door anderen kan worden ingezien – een eenvoudige, maar effectieve maatregel om de vertrouwelijkheid te waarborgen. 

Desksharingquote

De desksharingquote geeft aan hoeveel werkplekken een bedrijf daadwerkelijk nodig heeft in verhouding tot het aantal medewerkers – een belangrijke succesfactor voor hybride werken en efficiënt kantoorgebruik. Het helpt om desksharing zinvol te plannen en de kantoorbezetting realistisch in te schatten.

Een volledige uitleg van de desksharingquote, inclusief berekening, praktijkvoorbeelden en typische voorwaarden, vindt u in ons lexiconartikel over de desksharingquote.

Studies over desksharing

De voordelen van desksharing bij hybride werkmodellen kunnen niet alleen met praktijkvoorbeelden, maar ook met gedegen studies worden aangetoond. 

Een studie toont aan dat bedrijven door desksharing tot 30% van hun kosten kunnen besparen door hun kantoorruimte efficiënter te benutten. Deze besparing heeft directe gevolgen voor de bedrijfskosten, waaronder huur, energie en onderhoud. Dit maakt desksharing een economisch aantrekkelijke oplossing, vooral in stedelijke gebieden met hoge kantoorhuurprijzen. 

Langetermijnstudies van de Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf hebben aangetoond dat medewerkers die thuiswerken niet alleen productief zijn, maar hun prestaties zelfs kunnen verbeteren. Volgens de resultaten nam de productiviteit aanzienlijk toe, wat vooral te danken is aan een rustigere werkomgeving en de mogelijkheid om het eigen werkritme aan te passen. Deze resultaten onderstrepen het belang van hybride werkmodellen die thuiswerken en kantoorwerk combineren.

Volgens een Deloitte-studie is twee derde van de Duitse bedrijven van plan om flexibele werkmodellen zoals desksharing of hybride werken permanent te integreren. De reden: medewerkers waarderen de flexibiliteit die hen in staat stelt hun werktijden en -locaties individueel in te richten. Bedrijven die dergelijke modellen aanbieden, profiteren van een hogere medewerkerstevredenheid en een sterkere binding van hun talenten.

Tegelijkertijd toont een onderzoek van het Instituut voor Arbeid en Gezondheid van de Duitse wettelijke ongevallenverzekering aan dat desksharing ook psychische belasting kan veroorzaken. Stress door de dagelijkse zoektocht naar een werkplek of aanpassingsproblemen aan wisselende omgevingen behoren tot de meest voorkomende uitdagingen die overwonnen moeten worden. De proefpersonen klaagden bovendien dat ze geen mogelijkheid hadden om deel te nemen aan de invoering van desksharing. 

Desksharing regels: Zo werkt flexibel werken succesvol

Om desksharing soepel te laten verlopen, zijn duidelijke desksharing regels cruciaal – met name de desksharing etiquette en een clean desk policy.

Desksharing etiquette omvat rekening houden met anderen, respectvol omgaan met gedeelde werkplekken en het naleven van het boekingssysteem. De clean desk policy zorgt ervoor dat werkplekken netjes en conform de privacywetgeving worden gebruikt.

Juridische grondslagen in het bedrijf met desksharing

De juridische aspecten van desksharing mogen niet worden onderschat. Van gegevensbescherming tot individuele aanspraken, er zijn belangrijke punten waar bedrijven rekening mee moeten houden.

Gegevensbescherming bij desksharing

Bij desksharing speelt de bescherming van gevoelige gegevens een centrale rol. Aangezien werkplekken door verschillende medewerkers worden gebruikt, is het bijzonder belangrijk om de voorschriften voor gegevensbescherming na te leven om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Als bedrijf moet u passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid van documenten, apparaten en digitale systemen te waarborgen.

Een centraal punt is de invoering van een Clean Desk Policy. Aanvullend kunnen privacyfilters voor monitoren worden gebruikt om inkijk door derden te voorkomen.

Regelmatige trainingen voor medewerkers over gegevensbeschermingsregels en veiligheidsmaatregelen zijn bovendien essentieel, omdat ze het bewustzijn voor een verantwoorde omgang met gegevens bevorderen.

Betrokkenheid van de ondernemingsraad

Bij de invoering van desk sharing moet u de ondernemingsraad vroegtijdig betrekken – want zoals eerder vermeld, is medezeggenschap een belangrijk aspect voor uw teams. De ondernemingsraad moet altijd worden geraadpleegd bij het vormgeven van de arbeidsomstandigheden, zodat de belangen en behoeften van uw personeel kunnen worden meegenomen. Een transparante dialoog helpt namelijk om weerstand te verminderen en acceptatie te creëren.

Wettelijk recht op een werkplek

Een veelvoorkomend discussiepunt is of werknemers een wettelijk recht hebben op een vaste werkplek. Volgens het arbeidsrecht is dit niet expliciet geregeld. Werkgevers moeten echter wel zorgen dat er voor alle medewerkers voldoende werkplekken beschikbaar zijn en dat deze aan bepaalde eisen voldoen, ook bij hybride modellen. 

Met de juiste tools, duidelijke regels en een zorgvuldige planning wordt desk sharing een succesvol model dat zowel aan de behoeften van de medewerkers als aan de eisen van de arbeidsmarkt voldoet. Flexopus is uw partner om de planning, boeking en het beheer van uw werkplekken soepel en AVG-conform te implementeren – probeer het nu uit!