Desk sharing: de moderne oplossing voor hybride bedrijven

U kunt ook werkstations beheren met Flexopus Desk Sharing Software.

In een werkende wereld die steeds meer afhankelijk is van flexibiliteit en hybride modellen wordt gekenmerkt, wordt het delen van bureaus een centrale oplossing voor bedrijven: het maakt een efficiënter gebruik van kantoorruimte mogelijk, bevordert samenwerking en verlaagt tegelijkertijd de kosten.

Maar het delen van bureaus is veel meer dan het delen van bureaus — het vereist slimme technologieën, goed doordachte regels en een besef van geschikte randvoorwaarden. In deze uitgebreide gids laten we u zien hoe u met succes desk sharing in uw bedrijf kunt introduceren en welke tools en strategieën u daarbij kunnen helpen.

Desk sharing definiëren

Desk sharing beschrijft een werkplekmodel waarbij werknemers geen vaste bureaus meer hebben maar flexibele werkplekken gebruiken. Het concept is erop gericht om kantoorruimte leeg te houden — vooral in tijden waarin hybride werkmodellen zoals Kantoor aan huis en mobiel werken steeds populairder worden.

Want het feit dat veel werkplekken op bepaalde dagen ongebruikt blijven, is voor veel bedrijven een realiteit — en dit leidt tot onnodig hoge bedrijfs- en huurkosten. Het doel is om oplossingen voor het delen van bureaus te gebruiken om een moderne, dynamische werkcultuur te creëren waarin het kantoorgebruik wordt geoptimaliseerd.

Maar de succesvolle implementatie van desk sharing stelt natuurlijk nieuwe eisen aan de organisatie. Het is des te belangrijker om een Software voor het delen van bureaus of bied een app voor het delen van bureaus aan waarmee uw medewerkers hun werkplek vooraf kunnen reserveren. Op deze manier kunt u eenvoudig en specifiek vacatures en dus kosten verminderen en een flexibele en gepast gebruik van je kantoorruimte bereiken.

Concepten om bureaus te delen

Desk sharing betekent echter niet alleen het delen van bureaus. Het omvat verschillende concepten en modellen die u kunt gebruiken, afhankelijk van uw bedrijfsstructuur en uw individuele vereisten. Deze diversiteit maakt systemen voor het delen van bureaus bijzonder aanpasbaar.

Hotdesking

Hotdesking is waarschijnlijk het meest bekende model voor het delen van bureaus. Hier worden werkplekken niet vooraf gereserveerd, maar worden ze gebruikt volgens het principe „wie het eerst komt, het eerst maalt”. Dit model is met name geschikt voor dynamische teams met veel ploegendiensten en dus een constant veranderende cast. Het vereist echter een hoge mate van organisatie zodat alles op rolletjes loopt en iedereen een geschikt bureau vindt.

Een bureau delen met een thuiskantoor

Dit model combineert het delen van bureaus met vaste kantoordagen thuis. Als uw werknemers op bepaalde dagen thuis zijn, is het makkelijker om flexibele werkplekken te delen. Met dit concept is het handig om software voor het delen van bureaus aan te bieden, zodat uw teams van tevoren de gewenste werkplek kunnen reserveren.

Boeking van een bureau

Boeking van een bureau, ook wel hotelling genoemd, biedt je de mogelijkheid om je kantoorruimte nog specifieker in te richten. In tegenstelling tot klassieke hotdesking kunnen uw medewerkers hun werkplek van tevoren boeken over een langere periode. Dit zorgt voor een duidelijke structuur en voorkomt dat er chaos ontstaat in de ochtend wanneer iedereen tegelijkertijd op zoek is naar een vrije ruimte.

Thuiszones

Thuiszones vertegenwoordigen een persoonlijk tintje in het concept voor het delen van bureaus. Terwijl klassieke modellen voor het delen van bureaus sterk afhankelijk zijn van wisselende werkplekken, zorgen thuiszones ervoor dat uw werknemers weer vertrouwd raken. Teams of afdelingen krijgen vaste zones toegewezen waarin ze flexibel kunnen werken zonder elke dag naar een nieuwe plek te hoeven zoeken.

Voor uw werknemers betekent dit dat ze weten waar ze gaan werken en zich ondanks het delen van hun bureau geen bezoekers in hun eigen kantoor voelen. Tegelijkertijd blijft het basisidee van het flexibele werkplekmodel behouden.

Op activiteiten gebaseerd werken

Op activiteiten gebaseerd werken gaat nog een stap verder dan klassieke modellen voor het delen van bureaus door werkplekken niet alleen in te delen op basis van beschikbaarheid, maar ook op basis van activiteiten. Het idee is dat uw medewerkers precies de werkplek gebruiken die past bij hun huidige taak — of het nu een rustige omgeving is om geconcentreerd te werken of een creatieve ruimte om samen te werken en te brainstormen.

Dit zorgt niet alleen voor hogere productiviteit, maar ook voor meer voldoening, omdat iedereen kan werken in een omgeving die aan zijn of haar individuele behoeften voldoet. Door verschillende werkzones in te richten, zoals retraites, samenwerkingsruimten en technisch uitgeruste ruimtes, creëer je een werkomgeving die flexibiliteit en structuur combineert.

Gebruiksvoorbeelden voor het delen van bureaus

Desk sharing is meer dan alleen een trend — het biedt echte oplossingen voor de uitdagingen waarmee moderne bedrijven elke dag worden geconfronteerd. Het praktische is dat het delen van bureaus flexibel kan worden aangepast, afhankelijk van de branche, werkmethoden en doelen. Hier zijn enkele voorbeelden van toepassingen:

Use case 1: Projectteams met veranderende vereisten

Projectteams hebben enorm veel baat bij een systeem voor het delen van bureaus. Uw medewerkers kunnen vergaderen in werkzones met optimale omstandigheden voor hun taken, of het nu gaat om creatieve ruimtes of rustige retraites. Op deze manier vinden uw teams altijd het juiste gebied om snel en effectief succes te boeken.

Use Case 2: Bedrijven met hybride werkmodellen

Als uw bedrijf afhankelijk is van vaste kantoordagen aan huis, blijven de meeste bureaus ongebruikt, maar niet als u een bureau deelt. Omdat het doel van het delen van bureaus is om het gebruik van uw kantoorruimte te maximaliseren. Werknemers boeken hun werkplek alleen op de dagen dat ze op kantoor zijn, waardoor bureaus kunnen rouleren. Wanneer het ene deel van het team thuis werkt, bezet het andere deel de werkplekken op kantoor. Zo kun je je kantoorruimte ondanks hybride werkmodellen Verminder vakkundig.

Use Case 3: Bedrijven met beperkte kantoorruimte

Vooral in steden met hoge huurkosten is een efficiënt gebruik van kantoorruimte essentieel en kantoren met open indeling Moeilijk te implementeren — desk sharing is daarom de ideale oplossing, vooral voor nieuwe bedrijven en start-ups. Met een overzichtelijk systeem voor het delen van bureaus kunt u de beschikbare werkplekken optimaal benutten zonder dat dit ten koste gaat van de medewerkerstevredenheid. Op deze manier creëer je meer ruimte voor groei zonder dat je extra ruimte hoeft te huren.

De voor- en nadelen van het delen van bureaus

Bureaus delen biedt bedrijven een breed scala aan voordelen:

• Efficiëntie en kostenreductie: Door bureaus flexibel in te zetten, kunt u het gebruik van uw kantoorruimte maximaliseren en tegelijkertijd de huur- en bedrijfskosten verlagen.
• flexibiliteit: Uw werknemers kunnen een baan kiezen op basis van hun behoeften en activiteiten — een voordeel voor de productiviteit in uw team.
• Bevordering van moderne manieren van werken: Met een organizer voor het delen van bureaus en een duidelijk concept kunnen hybride werkmodellen, zoals de combinatie van thuiskantoor en kantoor, soepel worden geïmplementeerd.
• duurzaamheid: Minder banen betekent een lager verbruik van hulpbronnen — goed voor het milieu en uw budget.

Kortom, desk sharing laat zien dat je als bedrijf flexibel, innovatief en toekomstgericht bent. Ondanks de voordelen biedt het delen van bureaus echter ook uitdagingen die bedrijven niet mogen negeren:

• verlies van persoonlijke ruimte: Werknemers die gewend zijn aan een vast bureau kunnen het delen van werkplekken onpersoonlijk vinden. Dit kan leiden tot een daling van het werkplezier, met name in sectoren waar individuele werkomgevingen belangrijk zijn.
• Complexiteit van organisaties: Zonder een goed functionerend boekingssysteem voor het delen van bureaus kan er snel chaos en inefficiënt gebruik van kantoorruimte ontstaan. Tools zoals Flexopus zijn daarom essentieel om beschikbaarheid transparant te presenteren en reserveringen mogelijk te maken.
• Hygiëne en orde: In een omgeving waar bureaus door meerdere mensen worden gebruikt, zijn normen zoals de Clean Desk Policy essentieel om wanorde en conflicten te voorkomen.

Door deze uitdagingen in een vroeg stadium aan te pakken en passende oplossingen te integreren, kunt u zorgen voor de acceptatie en het succes van het delen van bureaus in uw bedrijf.

Evaluatiematrix voor het delen van bureaus

Hier is een overzicht van hoe de verschillende werkmodellen zich verhouden:

Hulpmiddelen voor het delen van bureaus

Zoals u ziet, is het essentieel om de juiste technologieën te implementeren om het delen van bureaus in uw organisatie soepel te laten verlopen. De volgende tools maken de organisatie eenvoudiger, zorgen voor een transparant beheer van uw werkplekken en zorgen voor medewerkerstevredenheid:

Software voor het boeken van werkplekken

Als je chaos op kantoor wilt vermijden, kun je niet om software voor het boeken van werkplekken heen. Steeds meer bedrijven richten zich op Flexopus, een krachtige software voor het delen van bureaus die speciaal is ontworpen om het beheren van flexibele werkplekken eenvoudiger te maken.

Uw medewerkers kunnen eenvoudig vooraf of spontaan werkplekken boeken via de intuïtieve app voor het delen van bureaus. Het realtime overzicht zorgt ervoor dat vacante stoelen snel en zonder verwarring worden gevonden. Flexopus maakt ook indruk met waardevolle analysetools, waarmee u waardevolle inzichten kunt verkrijgen — ideaal om kosten te verlagen en de efficiëntie op lange termijn te verhogen.

papierloos kantoor

Een papierloos kantoor ondersteunt de duurzaamheid van het delen van bureaus. Scanhulpmiddelen digitaliseren documenten snel en betrouwbaar, zodat uw medewerkers er altijd en overal toegang toe hebben. Sterven Dematerialisatie Het minimaliseert ook de afhankelijkheid van fysiek werkmateriaal en maakt de organisatie eenvoudiger in een omgeving zonder vaste werkplekken. Tegelijkertijd draagt een papierloos kantoor bij aan duurzaamheid door het papierverbruik en de archiveringskosten te verminderen.

Displays en sensoren

Sensoren die op bureaus zijn bevestigd, helpen uw team om de bezette en beschikbare werkplekken bij te houden. Ze laten in realtime zien welke ruimtes momenteel worden gebruikt en maken zo een transparant beheer van uw kantoorruimte mogelijk. Displays kunnen ook gebruiksgegevens verzamelen, die u kunt gebruiken om uw concept voor het delen van bureaus te optimaliseren. Net binnen Kantoren in de open ruimte of bij de integratie van Activity-Based Working is deze technologie bijzonder praktisch.

QR-codes

Als u niet per se in dure sensoren wilt investeren, kunnen QR-codes het gemakkelijker maken om werkstations te boeken en te beheren in uw systeem voor het delen van bureaus. Zo kunnen uw medewerkers eenvoudig een QR-code op hun werkplek scannen om deze als bezet te markeren of te boeken. Deze methode is intuïtief, snel en ideaal voor bedrijven die op zoek zijn naar een eenvoudige oplossing om de beschikbaarheid van werkplekken te organiseren.

Cloud-provider

Een betrouwbare cloudprovider is essentieel om alle bestanden en applicaties centraal beschikbaar te maken — omdat dit de enige manier is waarop uw teams vanaf elke locatie effectief hun werk kunnen doen. Vooral als uw werknemers regelmatig werken in Kantoor aan huis , ze moeten daar ook gemakkelijk toegang hebben tot hun werkmateriaal. Natuurlijk moeten beveiliging en naleving van de AVG van het grootste belang zijn bij het kiezen van een provider.

communicatiesoftware

Effectieve communicatiesoftware is ook belangrijk om teams met elkaar te verbinden in het model voor het delen van bureaus, vooral wanneer hybride werk. Tools zoals Microsoft Teams, Slack of Zoom maken naadloze communicatie, virtuele vergaderingen en efficiënte samenwerking mogelijk, ongeacht waar uw werknemers zich bevinden. Deze programma's bevorderen ook de teamdynamiek en zorgen ervoor dat alle betrokkenen op de hoogte blijven.

IT-apparatuur zoals laptops, smartphones, headsets, toetsenborden

Voor het delen van bureaus is flexibele en mobiele IT-apparatuur nodig, zodat uw werknemers op elke werkplek kunnen werken alsof ze op kantoor zijn. Lichtgewicht, krachtige laptops, ergonomische toetsenborden en headsets met ruisonderdrukkingsfuncties zorgen voor een productieve werkomgeving — of u nu thuis werkt of in een druk kantoor. De juiste apparatuur maakt het makkelijker om te schakelen tussen kantoor, thuiskantoor en onderweg — en neemt weinig ruimte in beslag wanneer Pendelen naar het werk.

VPN

Een virtueel privénetwerk (VPN) is cruciaal om de gegevensbeveiliging tijdens het delen van bureaus te waarborgen. Want als uw werknemers vanaf verschillende locaties toegang hebben tot bedrijfsgegevens, hebt u een beveiligde verbinding nodig. Een VPN beschermt gevoelige informatie tegen externe toegang en zorgt ervoor dat uw teams zelfs in open netwerken wat veiliger kunnen werken — ongeacht of u in uw bedrijf met gevoelige en persoonlijke gegevens werkt of niet.

privacyfilms

In een flexibele werkomgeving bieden privacyfilms extra gegevensbescherming. Ze voorkomen dat gevoelige informatie op beeldschermen door anderen wordt bekeken — een eenvoudige maar effectieve manier om de vertrouwelijkheid te bewaren.

Quota voor het delen van bureaus

U wilt desk sharing implementeren om uw huurkosten te verlagen, maar u weet niet hoeveel kantoorruimte Heb je het idealiter nodig? Het berekenen van uw individuele quotum voor het delen van bureaus biedt antwoorden op deze vraag.

Het percentage voor het delen van bureaus geeft de verhouding weer tussen het aantal werknemers en de beschikbare werkplekken in een kantoor. Het doel is om minder banen beschikbaar te hebben dan er werknemers zijn, omdat nooit iedereen tegelijkertijd op kantoor is vanwege een thuiskantoor, zakenreizen, vakanties of andere afwezigheden.

Een goed doordacht quotum voor het delen van bureaus helpt u ten volle te profiteren van de voordelen van het delen van bureaus. Om dit te garanderen, moet u rekening houden met de volgende aspecten:

• Analyseer hoe vaak uw medewerkers daadwerkelijk op kantoor zijn. Studies tonen aan dat werknemers gemiddeld slechts 2,5 dag per week fysiek aanwezig zijn.
• Bedenk welke teamleden vaste thuiswerkdagen hebben en welke invloed dit heeft op de werkdruk op kantoor.
• Sommige afdelingen of functies vereisen vaker fysieke aanwezigheid op kantoor dan andere. Houd rekening met deze vereisten.
• Zorg ervoor dat de ruimte voldoende flexibiliteit biedt om het gewenste quotum voor het delen van bureaus te implementeren, maar de ergonomie Er wordt echter voldaan aan de vereisten op de werkplek.

Berekening van het tarief voor het delen van bureaus

De berekening van Quota voor het delen van bureaus is gebaseerd op een analyse van de kantoorbelasting. Het wordt uitgevoerd met behulp van de volgende formule:

Tarief voor het delen van bureaus = aantal medewerkers/aantal beschikbare bureaus

Maar wat zegt het berekende quotum dan?

• Ratio groter dan 1: Je hebt meer werknemers dan banen. Ideaal voor bedrijven met hybride werkmodellen of veel thuiskantoorgebruik.
• Quote van 1: Elk teamlid heeft een vast bureau. Dit is in lijn met een traditioneel werkplekmodel.
• Tarief minder dan 1: Er zijn meer bureaus dan werknemers, wat wijst op overcapaciteit.

In principe moet u streven naar een gedeeld bureau van meer dan 1, omdat dit zorgt voor een efficiënt gebruik van kantoorruimte en u in staat stelt de kosten te verlagen. Tegelijkertijd vereist dit quotum echter ook een optimale organisatie van het concept voor het delen van bureaus — met dit quotum mag u dus de juiste software voor het delen van bureaus niet missen.

Onderzoeken voor het delen van bureaus

De voordelen van het delen van bureaus in hybride werkmodellen kunnen niet alleen worden bewezen aan de hand van praktijkvoorbeelden, maar ook aan de hand van goed onderbouwde onderzoeken.

Een onderzoek toont aan dat bedrijven hun kosten tot 30% van hun kosten kunnen verlagen door hun kantoorruimte efficiënter te gebruiken door hun kantoorruimte te delen. Deze besparing heeft een directe invloed op de bedrijfskosten, waaronder huur, energie en onderhoud. Dit maakt het delen van bureaus een economisch aantrekkelijke oplossing, vooral in stedelijke gebieden met hoge kantoorhuurprijzen.

Langdurige onderzoeken van de Heinrich Heine Universiteit Düsseldorf hebben aangetoond dat thuiswerkende werknemers niet alleen productief werken, maar zelfs hun prestaties kunnen verbeteren. Volgens de resultaten is de productiviteit Dit komt vooral door een stillere werkomgeving en de mogelijkheid om je eigen werkritme aan te passen. Deze resultaten onderstrepen het belang van hybride werkmodellen die thuiswerk en kantoorwerk combineren.

Volgens een onderzoek van Deloitte is twee derde van de Duitse bedrijven van plan om flexibele werkmodellen zoals het delen van bureaus of hybride werken permanent te integreren. De reden: werknemers waarderen de flexibiliteit waarmee ze hun werktijden en locaties individueel kunnen regelen. Bedrijven die dergelijke modellen aanbieden, profiteren van een hogere medewerkerstevredenheid en een groter behoud van hun talenten.

Tegelijkertijd toont een onderzoek van het Instituut voor Werk en Gezondheid van de Duitse Sociale Ongevallenverzekering aan dat het delen van bureaus ook psychologische stress kan veroorzaken. Stress veroorzaakt door het dagelijks zoeken naar werk of moeilijkheden om zich aan te passen aan veranderende omgevingen behoren tot de meest voorkomende uitdagingen die moeten worden overwonnen. De proefpersonen klaagden ook dat ze geen mogelijkheid hadden om deel te nemen aan de introductie van desk sharing.

Regels voor het delen van bureaus: Hoe flexibel werken succesvol werkt

Om het delen van bureaus soepel te laten verlopen, is het belangrijk om duidelijke regels vast te stellen. Natuurlijk verschillen de regels van bedrijf tot bedrijf, maar voor iedereen gelden twee centrale aspecten: de etiquette in de omgang met elkaar en de naleving van een clean desk-beleid.

Etiquette voor het delen van bureaus: aandacht en respect

Een prettige werkomgeving is afhankelijk van wederzijdse aandacht. Voor het delen van bureaus moeten werknemers flexibel maar ook respectvol zijn wanneer ze werkplekken samen gebruiken. Dit omvat:

• Werknemers moeten hun zitplaats achterlaten zoals ze die graag zouden willen hebben: opgeruimd en vrij van persoonlijke bezittingen.
• Discretie is belangrijk in gedeelde werkruimtes om anderen niet te storen.
• Het boekingssysteem voor de werkplek moet worden gerespecteerd. Alleen vooraf gereserveerde plaatsen mogen worden gebruikt om conflicten te voorkomen.
• Een vriendelijke en respectvolle cultuur is essentieel om het volledige potentieel van het delen van bureaus te benutten.

Clean Desk-beleid: bestellen als principe

Sterven Clean Desk-beleid is een essentieel onderdeel van het delen van bureaus. Werknemers mogen aan het einde van de werkdag geen persoonlijke spullen of gevoelige informatie op hun bureau achterlaten.

Met een duidelijk geformuleerd clean desk-beleid creëert u transparantie en zorgt u ervoor dat alle werknemers profiteren van een fatsoenlijke werkomgeving en dat de gegevensbescherming gegarandeerd is.

Wetgeving inzake het delen van bureaus

De juridische aspecten van het delen van bureaus mogen niet worden onderschat. Van gegevensbescherming tot individuele vereisten, er zijn belangrijke punten waar bedrijven rekening mee moeten houden.

Gegevensbescherming tijdens het delen van bureaus

De bescherming van gevoelige gegevens speelt een centrale rol bij het delen van bureaus. Aangezien werkstations door verschillende werknemers worden gebruikt, is het bijzonder belangrijk om te voldoen aan de gegevensbeschermingsvereisten om informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang. Als bedrijf moet u passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid van documenten, apparaten en digitale systemen te waarborgen.

Een belangrijk punt is de invoering van een clean desk-beleid. Daarnaast kunnen privacyfolies voor beeldschermen worden gebruikt om te voorkomen dat derden ze kunnen zien.

Regelmatige training voor werknemers op het gebied van Privacybeleid en veiligheidsmaatregelen zijn ook essentieel omdat ze het bewustzijn over verantwoord gebruik van gegevens bevorderen.

Werknemersvertegenwoordigers betrekken

Wanneer u het delen van bureaus introduceert, moet u de werknemersvertegenwoordigers er in een vroeg stadium bij betrekken, want zoals gezegd is het recht op inspraak een belangrijk aspect voor uw teams. De ondernemingsraad moet altijd worden geraadpleegd bij het ontwerpen van de arbeidsomstandigheden, zodat rekening kan worden gehouden met de belangen en behoeften van uw personeel. Omdat een transparante dialoog helpt om weerstand te verminderen en acceptatie te creëren.

Wettelijk recht op een baan

Een veelvoorkomend discussiepunt is of werknemers wettelijk recht hebben op een vaste baan. Volgens de arbeidswetgeving is dit niet expliciet geregeld. Werkgevers moeten er echter voor zorgen dat er voldoende banen beschikbaar zijn voor alle werknemers en dat ze aan bepaalde vereisten voldoen, zelfs met hybride modellen.

Met de juiste tools, duidelijke regels en een zorgvuldige planning wordt het delen van bureaus een succesvol model dat zowel voldoet aan de behoeften van werknemers als aan de eisen van de werkende wereld. Flexopus is uw partner voor het soepel plannen, boeken en beheren van uw werkplekken en in overeenstemming met de voorschriften inzake gegevensbescherming — probeer het nu uit!